10 esempi di modelli di e-mail di fattura

Pubblicato: 2023-02-07

Per le aziende, disporre di un modello di e-mail di fattura professionale può rendere semplice ed efficiente la comunicazione delle aspettative di pagamento ai clienti. Abbiamo compilato 10 dei migliori esempi di modelli di e-mail di fattura che sono facili da personalizzare e assicurano che le fatture vengano inviate rapidamente, con tutte le informazioni importanti incluse. Con questi modelli, puoi fornire ai clienti promemoria accurati, note amichevoli e dettagli di fatturazione precisi. Iniziamo!

Che cos'è un'e-mail di fatturazione?

Un'e-mail di fattura è un messaggio automatico inviato ai clienti che include l'importo del pagamento previsto e altri dettagli rilevanti. Le e-mail di fatturazione possono essere utilizzate per ricordare ai clienti i loro obblighi di pagamento, fornire loro informazioni di fatturazione dettagliate e tenere traccia delle fatture nel tempo.

Automatizzando questo processo, le aziende possono risparmiare tempo prezioso, garantire pagamenti accurati e mantenere un rapporto professionale con i propri clienti.

Perché dovresti utilizzare un modello di fattura e-mail?

L'utilizzo di modelli di fattura e-mail può aiutarti a semplificare il processo di fatturazione e fatturazione per te come imprenditore. Con un modello di fattura e-mail, puoi creare facilmente fatture complete da inviare ai clienti con un semplice clic.

I modelli di fattura e-mail forniscono inoltre maggiore accuratezza e trasparenza in termini di pagamenti poiché gli ordini, i costi, la spedizione e le informazioni di pagamento possono essere tutti tracciati automaticamente. Questo aiuta a garantire che il cliente riceva fatture accurate che non solo garantiscono pagamenti tempestivi, ma riducono anche i pagamenti in ritardo.

modello di e-mail fattura

Come scrivere modelli di e-mail di fattura

Scrivere un modello di e-mail di fattura efficace per la tua azienda può aiutarti a semplificare il processo di fatturazione e fatturazione. Di seguito sono riportati cinque suggerimenti da considerare durante la creazione di un modello di e-mail di fattura:

Includi importanti dettagli del cliente. Assicurati di includere le informazioni di contatto e sull'identità del cliente, nonché i dettagli dell'ordine come le descrizioni dei prodotti e i costi, le informazioni sulla spedizione e le tasse, nonché le date di scadenza del pagamento.
Usa un tono professionale. Mantieni un linguaggio neutro ed educato pur mantenendo un tono professionale appropriato per la comunicazione aziendale.
Personalizza le email. Personalizza i modelli aggiungendo il nome del cliente o altri tocchi personali per farli sentire più personalizzati.
Doppio controllo per la precisione. Prima di inviare le e-mail, ricontrolla tutte le informazioni incluse per verificarne l'accuratezza per evitare complicazioni in futuro.
Includi opzioni di pagamento. Assicurati di includere istruzioni di pagamento, opzioni o altri dettagli su come il cliente può effettuare i pagamenti in modo tempestivo.

Esempi utili di modelli di email per fatture

È disponibile una varietà di modelli di e-mail di fattura che si rivolgono a diversi tipi di attività e possono essere personalizzati per soddisfare le esigenze e le preferenze specifiche di ciascuna attività. Con questi modelli, le aziende possono risparmiare tempo ed energia creando fatture puntuali e precise in pochi clic. Diamo un'occhiata ad alcune e-mail di fatturazione che puoi utilizzare nella tua attività come ispirazione per scrivere un'e-mail di fattura o utilizzare così com'è...

Modello di email per fattura di presentazione del cliente

Quando si presenta un nuovo cliente ai propri servizi, è necessario utilizzare un messaggio di posta elettronica per la fattura di presentazione del cliente. Ecco un esempio:

Oggetto: Benvenuto a bordo __________!

Caro __________,

Siamo lieti di presentarvi i nostri servizi. Offriamo __________ a prezzi competitivi.

Come parte del nostro accordo standard, il pagamento è dovuto entro __________ giorni/settimane dalla consegna della fattura. Accettiamo pagamenti tramite __________. Ci sarà una penale per ritardato pagamento di __________ se riceviamo il pagamento dopo la data di scadenza.

In caso di domande, non esitare a contattarci all'indirizzo __________ o accedere al nostro sito Web all'indirizzo __________.

Grazie per aver dedicato del tempo a prendere in considerazione i nostri servizi e non vediamo l'ora di lavorare presto con voi!

Cordiali saluti,

__________

Modello di email per fattura di sollecito di pagamento in arrivo

Un modello di e-mail di fattura di sollecito di pagamento imminente dovrebbe essere utilizzato per ricordare ai clienti un pagamento imminente o scaduto. Diamo un'occhiata a un esempio:

Riga oggetto: sollecito di pagamento fattura n. __________

Caro __________,

Questo è un amichevole promemoria che il pagamento per la fattura n. __________ è dovuto il __________.

La fattura include quanto segue:

Descrizione del prodotto/servizio: __________
Costo: __________
Spedizione e informazioni fiscali: __________

Accettiamo pagamenti tramite __________. I pagamenti in ritardo saranno soggetti a una penale di __________. Se hai domande o hai bisogno di assistenza con il pagamento, contattaci all'indirizzo __________.

Grazie per la vostra pronta attenzione a questa questione e non vediamo l'ora di continuare a lavorare con voi!

Cordiali saluti,

__________

Modello email per fatture scadute

Le e-mail delle fatture scadute devono essere utilizzate per ricordare educatamente ai clienti un pagamento scaduto. Ecco un modello di esempio:

Riga oggetto: la fattura n. __________ è scaduta

Caro __________,

Questo è un amichevole promemoria che il pagamento per la fattura n. __________ è scaduto. Accettiamo pagamenti tramite __________. Assicurati di includere una penale di __________ con il tuo pagamento.

Non esitate a contattarci al __________ se avete domande o avete bisogno di assistenza con il vostro pagamento.

Apprezziamo la vostra pronta attenzione a questa questione e non vediamo l'ora di continuare il nostro rapporto d'affari.

Distinti saluti,

__________

[Nome della ditta]

Modello e-mail di fattura scaduta

Questo modello è utilizzato al meglio per solleciti di pagamenti scaduti da più di due settimane. Ecco un esempio:

Riga oggetto: la fattura n. __________ è scaduta

Caro __________,

Volevamo ricordarti che la fattura n. __________ è scaduta da oltre due settimane. Il pagamento è richiesto da __________ per evitare ulteriori sanzioni e commissioni. Accettiamo pagamenti tramite __________.

Per qualsiasi domanda, contattaci al __________.

Vi ringraziamo per la vostra attenzione a questa questione e apprezzeremmo un pagamento tempestivo.

Cordiali saluti,

__________

Modello e-mail di fattura con informazioni sui pagamenti scaduti

Quando le informazioni di pagamento di un cliente sono scadute o sono diventate obsolete, è necessario utilizzare un modello di e-mail di fattura con informazioni di pagamento scadute. Diamo un'occhiata a un esempio qui sotto:

Riga oggetto: Informazioni sul pagamento richieste per la fattura n. __________

Caro __________,

Questo è un promemoria che le informazioni di pagamento registrate per la fattura n. __________ sono scadute o sono diventate obsolete. Si prega di fornire le informazioni più recenti entro __________ al fine di elaborare il pagamento ed evitare penali per il ritardo o altre sanzioni. Accettiamo pagamenti tramite __________.

Se hai domande o hai bisogno di assistenza, contattaci al __________.

Apprezziamo la vostra pronta attenzione a questa questione.

Cordiali saluti,

__________

Modello e-mail per fattura di più articoli

Questo modello è utilizzato al meglio per solleciti di pagamenti dovuti per più articoli. Ecco un modello di esempio che puoi utilizzare nella tua attività:

Riga oggetto: Prossimo sollecito di pagamento per __________

Ciao __________,

Questa fattura serve a ricordarti che i pagamenti dei tuoi acquisti recenti devono essere effettuati entro il __________. Gli articoli inclusi in questa fattura sono i seguenti:

Prodotto/Servizio 1: __________
Prodotto/Servizio 2: __________
Prodotto/Servizio 3: __________

Distinti saluti,

__________

Modello email fattura fatture ricorrenti

Per le fatture ricorrenti, è necessario inviare regolari solleciti ai clienti. Ecco un modello di esempio per te:

Riga oggetto: __________ Promemoria di pagamento ricorrente

Ciao __________,

Questa e-mail è per ricordarti che il pagamento ricorrente della fattura per __________ deve essere effettuato entro il __________. Accettiamo __________ pagamenti online o per telefono.

Hai domande sul tuo pagamento? Contattaci al __________.

Cordiali saluti,

__________

Modello e-mail di fattura di acconto

Se richiedi ai clienti di effettuare un acconto prima di evadere il loro ordine, questo modello aiuterà a ricordare loro i pagamenti in sospeso.

Riga oggetto: Acconto dovuto per __________

Caro __________,

Questo è un promemoria amichevole che l'acconto per il tuo ordine di __________ è dovuto entro __________. Puoi effettuare il pagamento online tramite __________.

Se hai domande o hai bisogno di assistenza con il pagamento, contattaci all'indirizzo __________.

Grazie,

__________

Modello email di fattura di pagamento avanzato

Quando i clienti devono effettuare un pagamento anticipato, un'e-mail di sollecito può aiutarli a rimanere in pista. Ecco un esempio di messaggio e-mail di fattura che puoi utilizzare:

Riga oggetto: Pagamento anticipato richiesto per __________

Caro __________,

Questo è un amichevole promemoria che il pagamento anticipato per il tuo ordine di __________ è dovuto entro __________. Puoi effettuare il pagamento online al numero __________ o chiamando il numero __________.

Grazie per la vostra pronta attenzione a questa questione! Vi preghiamo di contattarci al __________ se avete bisogno di assistenza.

Cordiali saluti,

__________

Modello e-mail di fattura per clienti a contratto

Per i clienti con contratto, invia solleciti di pagamento in scadenza utilizzando questo modello:

Riga oggetto: sollecito di pagamento per il contratto n. __________

Ciao __________,

Questa e-mail serve come promemoria che il pagamento per il contratto n. __________ è dovuto entro __________.

Puoi pagare rapidamente e facilmente online al numero __________ o chiamandoci al numero __________ MF tra le ore __________.

Se hai bisogno di aiuto, non esitare a contattarci via e-mail all'indirizzo __________ o chiamando il servizio clienti al numero __________.

Grazie,

__________

Come si invia cortesemente una fattura via e-mail?

Quando le piccole imprese inviano fatture, devono assicurarsi di includere un messaggio breve ma informativo che spieghi perché la fattura viene inviata e quali metodi di pagamento sono accettati insieme alla fattura allegata. Avere la fattura allegata rende più facile per i clienti visualizzare e pagare immediatamente senza dover cercare le informazioni in un'e-mail o sito web separato.

Cosa dovresti includere in una fattura e-mail?

Una fattura e-mail dovrebbe includere i dettagli chiave come il nome del mittente, le informazioni di contatto, le informazioni sull'azienda, i dettagli dei beni o servizi forniti, il costo totale e la data di scadenza del pagamento. Dovrebbe essere inclusa anche una chiara descrizione di come pagare la fattura. Per facilitare l'elaborazione, includi un numero di fattura per il prodotto/servizio offerto e prendi in considerazione l'utilizzo di software di fatturazione o software di contabilità. Al fine di garantire un pagamento tempestivo, è necessario mantenere un tono informativo ma educato nel corpo dell'e-mail.

Come si invia per e-mail una fattura scaduta?

Quando si invia un'e-mail ai clienti sulle fatture scadute, è importante annotare la scadenza o la data di scadenza del pagamento, eventuali commissioni maturate in ritardo e un cortese sollecito a pagare l'intero importo il prima possibile. Dovresti usare un tono amichevole ma fermo quando richiedi il pagamento per mantenere la professionalità e incoraggiarli a pagare. È vantaggioso fornire più opzioni di pagamento come carte di credito o trasferimenti elettronici.

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Immagine: Elementi Envato