Numero fattura: cosa devi sapere

L'invio delle fatture è una parte importante ed essenziale del fare affari: è, dopo tutto, come vieni pagato (facilitando il processo di contabilità fornitori del tuo cliente). Pertanto, gestire bene il processo di fatturazione è importante per gestire la salute finanziaria della tua attività. In questo articolo, discutiamo di un elemento chiave in una fattura: il numero di fattura.

Che cos'è un numero di fattura? Perché è importante? Che formato dovrebbe prendere? Queste sono alcune delle domande a cui risponderemo in dettaglio. Tieni presente che questo è un articolo supplementare alla nostra guida su come scrivere una fattura.

Che cos'è un numero di fattura?

Il numero della fattura, a volte indicato come ID fattura, è un numero o codice univoco assegnato a ciascuna fattura inviata. Lo scopo del numero di fattura è identificare la fattura particolare tra tutte le fatture inviate dall'utente.

Il numero della fattura può essere alfanumerico e talvolta può utilizzare caratteri speciali come il trattino o il trattino. Insieme agli altri dettagli nella fattura, come la ragione sociale del mittente e i dettagli di contatto, il numero della fattura rende più facile sia per il venditore che per il cliente fare riferimento alla transazione finanziaria senza alcun malinteso.

Ad esempio, due dei tuoi clienti potrebbero acquistare lo stesso identico prodotto o servizio. Saresti in grado di identificare facilmente ogni transazione semplicemente dal numero di fattura associato, senza dover esaminare altri dettagli della fattura. I tuoi clienti potranno anche comunicare facilmente con te in merito ai loro pagamenti ecc. facendo riferimento al numero sulla fattura che hanno ricevuto da te.

Perché la numerazione delle fatture è importante?

Come abbiamo già sottolineato, i numeri di fattura sono essenziali per trovare e identificare facilmente le tue transazioni. Nel processo di fare affari, invierai numerosi documenti, inclusi preventivi, fatture e ordini di acquisto. Il modo più semplice per fare riferimento a ciascuno di questi sarebbe i numeri o gli ID che assegni loro: per le fatture, sarebbe l'ID fattura.

In molte giurisdizioni, è anche obbligatorio per legge avere le fatture numerate. Potrebbero anche richiedere una sequenza specifica da assegnare come sistema di numerazione delle fatture. Prima di fornire i numeri di fattura alla tua attività oa ciascun progetto, verifica i requisiti legali e professionali del tuo paese o stato.

Anche la numerazione delle fatture è essenziale per il tuo sistema contabile. Sia che tu utilizzi servizi di contabilità professionale o assumi un contabile interno, richiederanno i numeri di fattura per gestire i tuoi record finanziari.

Che aspetto ha un numero di fattura?

Per tenere traccia della tua fatturazione, ogni fattura dovrebbe avere un numero univoco che segue una sequenza. Pertanto, ogni numero di fattura sarà distinto, ma ci sarà una sequenza facilmente comprensibile per come vengono assegnati alle fatture.

Un numero di fattura può essere puramente un numero o una combinazione di numeri e lettere e l'esatta composizione dipende da come scegli di organizzare e assegnare i numeri di fattura. Ad esempio, se organizzi le fatture per anno, un numero potrebbe leggere 2020-2435: le prime quattro cifre qui si basano sull'anno e il resto del codice rappresenta la posizione della fattura nella sequenza. Se utilizzi un software di fatturazione online come Hiveage, questa sequenza di numeri di fattura può essere definita una volta e poi gestita automaticamente durante la creazione delle fatture.

Dove trovo il numero di fattura?

Il layout delle fatture varia tra i fornitori, ma seguono tutti uno standard generale comune. Una fattura includerà il nome della tua azienda, il nome del cliente, la data della fattura, la data o le date di scadenza del pagamento, l'importo totale da pagare, i prodotti o servizi offerti, tasse e altre commissioni. . . e il numero di fattura.

Il numero della fattura dovrebbe apparire in un punto facile da trovare, di solito nella parte superiore della fattura. Il loro posizionamento dovrebbe essere coerente nelle tue fatture in modo che sia tu che il cliente non siate obbligati a cercarlo. Alcune fatture potrebbero avere il numero in più punti della fattura, ma questo non è un requisito.

Con quale numero di fattura dovrei iniziare?

Non esiste una regola specifica su come impostare il formato del numero di fattura. In una sezione successiva discuteremo diverse opzioni. Se utilizzi un software di fatturazione online come Hiveage, avrai la possibilità di scegliere tra una serie di opzioni standard o di definirne di tue. Il software si occuperà anche di incrementare automaticamente la sequenza numerica delle fatture, in modo da non duplicare mai accidentalmente il numero delle fatture.

Il numero della fattura è uguale al numero della fattura?

Si noti che un numero di fattura è diverso da un numero di fattura. Un numero di fattura è la somma totale di denaro dovuta alla tua azienda. La somma di denaro sulla fattura deriva dal totale di tutte le fatture.

Ad esempio, supponiamo che tu stia realizzando un progetto che richiede materiali da diverse aziende. Al termine del lavoro, è necessario fatturare al cliente tutti i materiali più la manodopera. Ciascuno di questi articoli può essere sulla propria fattura, con il proprio numero di fattura. Sarebbe più conveniente creare poi un'unica fattura con tutte quelle cifre, con un proprio numero, in modo che il cliente possa fare riferimento a un unico documento anziché a più fatture separate.

Che cos'è una copia della fattura?

Una copia della fattura è proprio quello che sembra: è semplicemente una copia di una fattura esistente, utilizzata per generare i dettagli per una transazione identica. Ad esempio, se hai un cliente che acquista regolarmente lo stesso prodotto o servizio, invece di creare nuove fatture per ogni acquisto, puoi semplicemente creare una copia della fattura originale. Quindi gli articoli acquistati, la quantità, il prezzo e le tasse rimarranno gli stessi.

In Hiveage facilitiamo questo con la funzione "Duplica fattura".

Migliori pratiche quando si tratta di numeri di fattura

Di seguito sono riportati alcuni suggerimenti per generare i tuoi numeri di fatturazione: renderanno la comunicazione tra i tuoi clienti e te più semplice e meno ambigua.

Cosa fare

• Assicurati che i tuoi numeri di fattura siano ordinati in sequenza
• Crea un formato numerico che abbia senso ora e in futuro
• Usa il software di fatturazione quando possibile (Hiveage offre anche un piano gratuito)
• Controlla le leggi locali per la tenuta dei registri finanziari
• Rendi il numero della fattura facile da trovare sulla fattura
• Metti il ​​numero della fattura nello stesso posto su ogni fattura (di solito nell'intestazione della fattura)
• Includi il numero di fattura su tutte le richieste di pagamento del tuo cliente per facilitare la comunicazione e la contabilità
• Mantieni il layout e la struttura della fattura coerenti
• Includere la data di scadenza dei pagamenti e fare in modo che la fatturazione futura segua una sequenza corretta

Non farlo

• Non complicare troppo il formato del numero di fattura
• Non assegnare numeri di fattura arbitrariamente
• Non modificare il numero di fattura a metà transazione

Diversi modi per organizzare i numeri di fattura

Non esiste un approccio unico per tutti i sistemi di numerazione delle fatture. Questo è vero anche se utilizzi un software di fatturazione.

Di seguito sono riportati alcuni metodi comuni che è possibile utilizzare per assegnare i numeri di fattura. Trova quello che funziona per te e poi attieniti ad esso. La continua modifica della metodologia del numero di fattura univoco crea confusione per te e i tuoi clienti.

Sistema di numerazione delle fatture in sequenza semplice

Il modo più semplice per numerare le fatture sarebbe iniziare da 1 e aumentare in poi per le fatture successive. È una pratica comune fare in modo che il numero della fattura sia lungo alcune cifre, quindi potrebbe apparire come 001, 002, 003 e così via. Puoi anche aggiungere un prefisso per le fatture, per separarle da altri tipi di documenti (es. preventivi). L'opzione predefinita in Hiveage utilizza INV come prefisso del numero di fattura per le fatture. Una semplice sequenza di numeri di fattura basata su quanto sopra sarebbe: INV-001, INV-002, INV-003 . . .

Assegna numeri di fattura per cliente

Un'opzione che puoi scegliere è quella di fornire a ciascun cliente un codice univoco. Ad esempio, potrebbe essere un numero come 760 o un codice alfabetico basato sul nome del cliente. Ogni volta che si fattura a quel particolare cliente, 760 può essere il prefisso nel numero della fattura. Il primo numero di fattura per quel cliente potrebbe essere 760-001, con i numeri successivi 760-002, 760-003 e così via.

Numeri di fattura per data o anno

Un altro modo comune per creare numeri di fattura è per data. Questo può essere un modo semplice per aiutarti a tenere traccia delle tue fatture indicando anche quando le fatture sono state emesse. Una di queste opzioni consiste nell'utilizzare la data come prefisso, nel formato AAAAMMGG (ad es. 20201025-001).

Questo, tuttavia, crea numeri di fattura lunghi. Puoi scegliere di accorciarli semplicemente utilizzando l'anno come prefisso. Tale sequenza potrebbe assumere la forma di 2020-001, 2020-002 e così via.

Numeri di fattura per progetto

Se svolgi un lavoro basato su progetti, un altro modo per formattare il numero di fattura consiste nell'avere un codice progetto come prefisso. Pertanto, ciò richiede che ciascuno dei tuoi progetti abbia anche un codice univoco. Quindi, ciascuna delle fatture emesse per quel particolare progetto può avere il codice del progetto come prefisso del numero di fattura.

Ad esempio, se il codice del progetto è WAB25, la sequenza dei numeri di fattura per quel progetto assumerà la forma di WAB25-001, WAB25-002 e così via.

Gran parte di questo lavoro può essere facilmente automatizzato utilizzando un software di fatturazione come Hiveage: puoi semplicemente impostare il formato del numero di fattura con una qualsiasi delle opzioni precedenti, quindi continuare a creare le fatture senza doversi preoccupare di generare il numero corretto per ciascuna fattura. In questo modo, le tue fatture sono sempre numerate sistematicamente, facilitando la ricerca e l'aggiornamento di una fattura.

Come utilizzare i numeri di fattura in altri estratti conto

È probabile che i numeri di fattura compaiano in vari altri documenti oltre alla fattura finale. Ciò consente di identificare tutti i record associati a un lavoro specifico.

Ad esempio, supponiamo che tu prepari un preventivo per un cliente. Accettano il lavoro e ora si desidera monitorare e identificare un acquisto correlato a quel lavoro. Tutte le fatture create per il lavoro dovrebbero quindi fare riferimento all'ordine di acquisto menzionandone il numero. Inoltre, una volta inviato un pagamento finale o un pagamento parziale, vuoi essere certo che i tuoi record siano aggiornati. Ovunque sia registrata la transazione relativa alla fattura, vorresti avere il numero di fattura corretto menzionato per un facile riferimento incrociato.

Come funzionano i numeri di fattura in Hiveage

Il software di fatturazione può essere il modo più semplice per gestire la numerazione delle fatture. Hiveage ti consente di definire un formato di numerazione delle fatture per le tue fatture e lo incrementerà automaticamente ogni volta che crei una nuova fattura. Ciò elimina il fastidio di dover tenere traccia della sequenza di numerazione e ti consente di concentrarti sugli elementi chiave della fattura: il cliente e i prodotti o servizi per i quali stai fatturando. Tutto il resto, comprese tasse, sconti, spese di spedizione e metodi di pagamento, può essere preimpostato e applicato automaticamente a tutte le tue fatture.

Hiveage supporta anche la fatturazione ricorrente, in cui puoi impostare una pianificazione regolare delle fatture per un particolare cliente (ad esempio, abbonamenti mensili o annuali). In tali casi, Hiveage può utilizzare il successivo numero di fattura disponibile durante la generazione di tali fatture automatizzate oppure è possibile definire una sequenza di numerazione delle fatture separata per la pianificazione della fatturazione ricorrente. Pertanto, puoi avere sia una sequenza numerica di fattura predefinita sia profili ricorrenti che aderiscono ad essa o utilizzano sequenze proprie.

Una limitazione in Hiveage al momento è rappresentata da sequenze di numeri di fattura separate e basate sul progetto (quando non sono correlate a un profilo ricorrente). Questa è una delle funzionalità imminenti attualmente nella nostra tabella di marcia del prodotto, al momento della stesura di questo articolo.

L'automazione del numero di fattura è solo una delle tante comode funzionalità di Hiveage che rende la gestione delle tue finanze semplice e facile. Il nostro obiettivo, come sempre, è ridurre questi problemi amministrativi in ​​modo che tu possa concentrarti sulla crescita della tua carriera da freelance o di una piccola impresa. Prova Hiveage iscrivendoti a una prova gratuita completa (non è richiesta la carta di credito) e scopri come la fatturazione può essere resa molto più semplice.

Domande frequenti sul formato del numero di fattura

Che cos'è un numero di fattura?

È un numero univoco che viene assegnato a ciascuna delle tue fatture. Le fatture professionali hanno numeri di fattura sequenziali. Assicurati di evitare numeri di fattura duplicati. La maggior parte dei software di contabilità automatizza questo processo per te.

Ho bisogno di un numero di fattura?

Sì, per motivi contabili, legali e fiscali, l'assegnazione dei numeri di fattura è essenziale.

Come trovo un numero di fattura?

Il numero della fattura compare nell'intestazione della fattura ed è chiaramente indicato come tale.

Quante cifre ci sono in un numero di fattura?

Non ci sono regole per il sistema di numerazione delle fatture, a parte il fatto che sono alfanumeriche (possono includere numeri e lettere). I numeri di fattura in genere non contengono simboli o caratteri speciali. La maggior parte delle aziende numera le fatture da tre a quattro cifre.