Fattura vs ricevuta: qual è la differenza?

Le aziende di tutte le dimensioni in diversi settori richiedono l'uso di fatture e ricevute per la documentazione finanziaria cruciale. Qual è la differenza tra fattura e ricevuta di pagamento? Quali sono gli elementi univoci di una fattura? Cosa rende diversa una ricevuta?

Sia le fatture che le ricevute sono correlate ai pagamenti effettuati a un'azienda per i suoi prodotti o servizi, siano essi effettuati ad hoc o in base a una pianificazione. In questo articolo, discuteremo cosa sono le fatture e le ricevute, le somiglianze e le differenze tra di loro e quali dovrebbero essere utilizzate quando.

Che cos'è una fattura?

Una fattura è una richiesta di pagamento. È un documento commerciale inviato a un cliente da un fornitore di servizi. Le fatture specificano i servizi o prodotti offerti, l'importo da pagare, i termini di pagamento e la modalità di pagamento preferita. È una "fattura di vendita" per i venditori, mentre è una "fattura di acquisto" per gli acquirenti. Questi possono essere emessi tramite trasmissione cartacea o elettronica. Molte aziende oggi preferiscono emettere e ricevere fatture elettronicamente a causa dei vantaggi quali costi di produzione inferiori, flessibilità e riservatezza delle informazioni per tutte le parti.

Le fatture sono essenziali per mantenere i registri finanziari sia per gli acquirenti che per i venditori di prodotti o servizi. Molti diversi tipi di industrie utilizzano le fatture (ad esempio, costruzioni, produttori, tipografi, editori e servizi professionali come agenzie e studi legali) sia per le transazioni tra imprese che tra imprese e consumatori. Le fatture sono un mezzo per il finanziamento diretto, che gli conferisce un vantaggio negli accordi riservati tra imprese private. Infine, le fatture fungono anche da promemoria dei pagamenti dovuti dagli acquirenti ai venditori.

Che cos'è una ricevuta?

Una ricevuta è la prova del pagamento per tutti i prodotti o servizi che sono stati ottenuti. Consente a chi ha effettuato il pagamento di conoscere l'importo totale pagato. Questa prova di pagamento è particolarmente utile per i documenti fiscali per tenere traccia del pagamento di beni o servizi. Una ricevuta in genere include un elenco degli articoli acquistati, il nome dell'azienda da cui l'hai acquistato, le informazioni di contatto dell'azienda e il prezzo. Un cliente può anche mostrare una ricevuta a un'azienda per un rimborso se il prodotto non è quello che si aspettava. Le ricevute contengono anche un'imposta sulle vendite per gli articoli acquistati, che dipende dallo stato in cui vivi.

Alcune ricevute hanno anche pubblicità per prodotti o offerte speciali. Ad esempio, alcune aziende con programmi fedeltà stampano la quantità di punti premio che un cliente ha quando emette una ricevuta. Di conseguenza, le ricevute possono essere utili per la commercializzazione di prodotti o servizi rilevanti. Possono anche elencare eventuali garanzie, offerte di reso e coupon forniti dall'azienda. I rivenditori sono legalmente obbligati a offrire la ricevuta al cliente o, per lo meno, a dargli la possibilità di ottenerne una.

Differenza tra fattura e ricevuta nel processo di vendita

In poche parole, una fattura è una richiesta di pagamento, mentre una ricevuta ti informa che il pagamento è stato effettuato. L'importo totale del pagamento deve essere indicato sia per fattura che per ricevuta. Un imprenditore utilizza sia una fattura che una ricevuta per tenere traccia delle transazioni.

Ecco alcuni esempi di come utilizzare una fattura e come utilizzare una ricevuta per illustrarlo ulteriormente.

Esempio di fattura

Supponiamo che un'agenzia di design venga assunta per svolgere un compito specifico per un cliente, per il quale devono ricevere un pagamento anticipato e un pagamento al termine. L'agenzia utilizza poi le fatture per comunicare l'importo dovuto al cliente in ciascuna delle fasi: prima dell'inizio dei lavori, specificando l'importo dovuto a quel punto, e poi, alla fine, per l'importo residuo.

Le fatture possono avere metodi di pagamento integrati. Le fatture digitali con la possibilità di pagare tramite PayPal (come quelle che puoi inviare con Hiveage), hanno un pulsante che consente al cliente di effettuare un pagamento online. Ciò richiede che il venditore disponga di un conto PayPal collegato al proprio software di fatturazione. Il cliente può quindi effettuare il pagamento direttamente sulla fattura stessa.

Le fatture devono contenere tutti i dettagli essenziali per effettuare un pagamento: i nomi commerciali del cliente e del venditore, le informazioni di contatto, le informazioni di fatturazione, la descrizione della merce e una data di scadenza. Esistono modelli di fattura che puoi utilizzare per aiutarti a scrivere una fattura professionale, oltre a strumenti come il nostro generatore di fatture online gratuito: puoi semplicemente compilare i campi con le informazioni necessarie e verrà creata una fattura per te.

Esempio di ricevuta

Se dovessi andare in un ristorante e ordinare del cibo, un cameriere ti dà un conto alla fine del pasto. Dopo aver pagato l'importo totale dovuto, riceverai una ricevuta o una prova d'acquisto. Questo in genere assume la forma di un piccolo pezzo di carta stampata che ti informa che è stato effettuato un pagamento.

Questo esempio mostra anche perché una fattura non è una fattura. Il server del ristorante ti dà un conto per il pagamento immediato. È dopo che ottieni una ricevuta. Una fattura consente a un'azienda di sapere che il denaro è dovuto e che ha un certo periodo di tempo per effettuare il pagamento.

La combinazione fattura e ricevuta è particolarmente utile per gli acquisti con carta di credito, poiché sono a prova di acquisti non autorizzati. Ogni volta che utilizzi una carta di credito, assicurati di avere una ricevuta per ciò che hai acquistato. Detto questo, non utilizzare gli estratti conto della carta di credito come prova d'acquisto: puoi organizzare meglio le tue tasse con le ricevute.

Quando utilizzare una fattura rispetto a una ricevuta

Un altro modo per comprendere fatture e ricevute è il seguente: quando è richiesto un pagamento per beni o servizi, la fattura è ciò che accade prima del pagamento, mentre la ricevuta è ciò che accade dopo il pagamento. In altre parole, dopo aver inviato una fattura, ti aspetti di essere pagato; se invii una ricevuta, significa che sei già stato pagato.

Come accennato in precedenza, molti settori utilizzano le fatture come un efficace strumento finanziario per il pagamento. Non solo tengono traccia delle informazioni necessarie, ma tengono anche sotto controllo le transazioni commerciali correnti. Ma le ricevute possono anche servire per fare previsioni finanziarie, come prevedere le vendite future attraverso l'uso di dati storici. Infine, entrambi sono utili ai fini fiscali poiché l'IRS li esamina per informazioni.

Importanza delle ricevute per un'azienda

Le ricevute sono un mezzo importante per monitorare con precisione le vendite e le entrate di un'azienda. Ciò è particolarmente vero per le dichiarazioni dei redditi e la documentazione delle operazioni commerciali. L'Internal Revenue Service utilizza le ricevute per questo scopo esplicito. Nelle aziende più grandi le ricevute sono conservate dall'ufficio contabilità per la redazione dei rendiconti finanziari.

Le ricevute sono anche un modo per registrare gli acquisti effettuati per conto della tua attività, in modo che tu possa essere adeguatamente rimborsato.

Una fattura può fungere da ricevuta?

No, una fattura non è intercambiabile con una ricevuta. Ricorda, una fattura è una richiesta di pagamento, mentre una ricevuta è la documentazione di un pagamento. Se devi restituire un articolo a un'azienda a causa di servizi scadenti, non mostri la fattura che hai ricevuto, utilizzi la ricevuta per richiedere il rimborso del pagamento originale.

Una fattura è una prova d'acquisto?

Anche in questo caso, le fatture non funzionano come ricevute di pagamento. La prova di acquisto è la prova che un cliente acquista un prodotto. È particolarmente utile per qualsiasi vendita o sconto che le aziende utilizzano. Una fattura include i dettagli di quanto contante ti aspetti dal pagamento, ma non è una prova di acquisto per nulla.

I rivenditori hanno diversi mezzi per accettare la prova d'acquisto. Alcuni utilizzano numeri di riferimento, mentre altri utilizzano e-mail di conferma inviate loro. In ogni caso, le ricevute sono il mezzo più efficace per provare l'acquisto.

Qual è il significato della copia della fattura?

Una copia della fattura è una versione dettagliata dell'originale. Questo può essere in formato digitale o cartaceo.

Una fattura dovrebbe avere un numero a scopo identificativo e la copia lo rifletterà. Il numero di fattura è ciò che un'azienda assegna in modo univoco a ciascuna fattura. Il numero della fattura è spesso alfanumerico.

Le fatture specificano anche la data e le informazioni di contatto della particolare attività commerciale che le emette, il che consente di datare la fattura e i beni o servizi dell'attività. Dovresti sempre conservare copie delle fatture che invii o ricevi per tenere traccia delle tue transazioni finanziarie.

Che cos'è una ricevuta corretta?

Una ricevuta corretta registra il nome, l'indirizzo e il numero di telefono dell'azienda che lo offre e l'importo del pagamento ricevuto per l'elenco di prodotti o servizi. Dovrebbe esserci anche una data in cui è avvenuta la transazione. L'informazione più importante di una ricevuta è l'importo pagato.

Dovresti sempre conservare una copia di qualsiasi ricevuta per gli articoli che acquisti. Sono pezzi di carta leggeri se li stampi, ma spesso puoi riceverli anche tramite SMS o e-mail. Alcune aziende ti danno questa opzione al registro, dove puoi inserire un numero di telefono o un indirizzo e-mail. Una regolare ricevuta contiene tutte le informazioni necessarie per registrare l'acquisto.

È possibile utilizzare ricevute corrette per motivi fiscali. Se hai bisogno di richiedere un'eventuale detrazione, puoi utilizzare le tue ricevute come prova di acquisto. Monitorano tutte le tue spese deducibili in modo da poter separare il reddito imponibile e non imponibile per te e la tua famiglia. La prossima volta che prepari una dichiarazione dei redditi, assicurati di utilizzare queste ricevute per ulteriori vantaggi. Rende molto più facile preparare un rendiconto finanziario per le tue tasse.

Conclusione: quando creare fatture, richiedere il pagamento e generare ricevute

Abbiamo discusso le differenze tra fatture e ricevute: una fattura richiede di inviare preventivamente una notifica di pagamento e l'altra documenta il pagamento in seguito. Una fattura non è una ricevuta, ma le fatture forniscono le informazioni necessarie per effettuare un pagamento. Una fattura è un mezzo efficace per comunicare i pagamenti dovuti ai clienti. Gli scontrini trovano il loro utilizzo nella prova d'acquisto, che è sempre utile con rimborsi fiscali e franchigie. È fondamentale comprendere queste differenze in modo da poter gestire correttamente i dati finanziari in modo sicuro e protetto.