Fattura vs ricevuta: le differenze principali e quando inviarli

Come libero professionista, ti dedichi spesso a molte attività e le attività di contabilità, come il monitoraggio delle spese, l'invio di fatture e la fornitura di ricevute, sono tutte parti importanti per mantenere a galla la tua attività di freelance.

Devi fare soldi, giusto?

Il gergo aziendale può intimidire, soprattutto per qualcuno che è diventato un libero professionista per usare le proprie capacità creative. È facile confondersi tra cose simili, come fatture e ricevute. Entrambi hanno a che fare con la fatturazione e i pagamenti dei clienti, ma hanno uno scopo leggermente diverso.

Mai aver paura! In questo articolo, analizzeremo le differenze tra una fattura e una ricevuta. Vedremo a cosa serve ciascuno e quando è necessario inviarli. Ti daremo anche idee su come dovrebbero essere quei documenti.

Fattura vs scontrino: come sono diversi

Parliamo di fattura vs scontrino.

Una fattura è una documentazione di una transazione. Descrive in dettaglio il lavoro che hai svolto e quanto il tuo cliente ha accettato di pagarlo. La fattura rappresenta una chiara registrazione a cui entrambe le parti possono fare riferimento per tenere traccia di entrate e spese. (Puoi leggere di più sullo scopo delle fatture qui.)

Una ricevuta, invece, rappresenta uno scambio di denaro. Mostra che un cliente ti ha pagato una certa somma di denaro in una certa data. Non tutti i clienti richiederanno una ricevuta, ma alcuni lo faranno.

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In breve, fattura vs ricevuta = richiesta di pagamento vs ricevuta di pagamento.

Le fatture vengono inviate prima di ricevere il pagamento, le ricevute vengono inviate successivamente.

L'importanza di fatture e ricevute

Non puoi fare affari senza alcune scartoffie.

L'invio di fatture è l'unico modo per essere pagato nella maggior parte dei casi. È un segnale che i lavori sono stati completati e il pagamento è dovuto. Ma essere pagato non è l'unico motivo per cui dovresti usare un sistema di fatturazione.

Le fatture aiutano a tenere traccia delle informazioni finanziarie per entrambe le parti. Le fatture, rispetto alle ricevute, possono avere tutti i dettagli di cui hai bisogno o che desideri includere: date, servizi offerti, costi eccedenti, ecc. In questo modo, se in futuro devi fare riferimento alle entrate, hai tutte le informazioni disponibili.

Le fatture sono importanti anche ai fini fiscali. Anche se hai solo bisogno di un totale parziale per un semplice modulo fiscale, se sei mai verificato o se hai una controversia tra il rapporto di un cliente sul tuo reddito e il tuo rapporto, puoi fare riferimento a fatture dettagliate per capire cosa è successo.

Se questo non è abbastanza per convincerti dell'importanza delle fatture, considera tutte le informazioni che forniscono. Se tieni traccia di tutto in un formato leggibile, come un foglio di calcolo o utilizzando un popolare software di fatturazione, puoi imparare molto sulla tua attività.

Quali sono i clienti più redditizi? Chi paga in tempo? Chi non lo fa? I tuoi clienti tendono a provenire da un particolare settore? Dove trascorri ore che non ripagano? Ci sono attività con un grande margine di profitto che potresti esternalizzare e liberare più ore fatturabili? Tutte queste informazioni possono essere utilizzate per far crescere la tua attività in modi significativi.

Quindi che dire di fatture e ricevute? Le ricevute sono ugualmente importanti per dimostrare che il pagamento è avvenuto, sia per te che per il tuo cliente.

Le ricevute sono più di una semplice registrazione dei servizi resi, sono la prova che è avvenuto un pagamento. Se emetti una ricevuta formale ai clienti dopo ogni cambio di denaro, non possono aver luogo controversie.

Le ricevute offrono protezione legale sia a te che alle aziende o alle persone con cui lavori. Se un cliente desidera contestare un pagamento, può dimostrare di aver già pagato l'importo concordato. Aiutano anche i tuoi clienti a tenere traccia delle proprie spese.

Come creare una fattura corretta

Allora qual è il metodo migliore per creare una fattura?

Esistono essenzialmente due modi per farlo: manualmente con un modello o utilizzando un servizio software.

Per le piccole aziende o i liberi professionisti che assumono solo pochi clienti alla volta, creare fatture manualmente potrebbe non essere un grosso problema. Puoi utilizzare un programma come Excel, Numbers o anche Fogli Google per creare un modello che può essere compilato con le informazioni appropriate. Questi programmi eseguiranno calcoli di base per te e sono economici o addirittura gratuiti da usare.

Se segui questa strada, assicurati solo di esportarli in un formato universale, come un PDF, così i tuoi clienti non avranno problemi a leggere il file. E mantieni registri meticolosi su ciò che è stato inviato dove e quando, così è facile trovare le informazioni di cui hai bisogno.

L'uso di software come FreshBooks, Bonsai o AND.CO può avere una curva di apprendimento e qui investirai dei soldi, ma se invii più di una manciata di fatture ogni mese, a lungo termine potrebbe valerne la pena .

Pagherai una commissione per questi servizi, ma ti aiuteranno a sembrare professionale. La maggior parte dei servizi invierà fatture ai clienti proprio lì nel programma e alcuni eseguiranno follow-up automatici per riscuotere il pagamento. Un buon software di fatturazione terrà anche traccia di tutto ciò di cui hai bisogno, facilitando il reperimento di informazioni in un secondo momento, dire la differenza tra una fattura e una ricevuta o persino generare moduli fiscali.

Non dimenticare di includere:

• Data di creazione della fattura
• Termini di scadenza
• Una descrizione del lavoro completato
• L'ammontare totale
• Informazioni sul cliente
• Un numero di tracciabilità della fattura
• Imposta sulle vendite, se applicabile
• Altre informazioni necessarie come ad esempio se la fattura è stata parzialmente pagata, se ci sono ritardi, sconti, ecc.

Dovresti concordare in anticipo il tipo di pianificazione delle fatture con il tuo cliente. Per progetti più grandi, potresti voler inviare fatture mensilmente, trimestralmente o quando vengono raggiunti traguardi importanti. Per i progetti più piccoli, è consuetudine inviare la fattura quando un progetto è completo.

Cosa dovrebbero includere le tue ricevute

Quando si confronta una fattura con una ricevuta, una ricevuta è molto più semplice. Lo scopo principale di una ricevuta è semplicemente quello di mostrare la prova del pagamento.

Non esiste una definizione legale di cosa sia una ricevuta o cosa debba includere. Detto questo, vuoi che la ricevuta offra le protezioni legali sopra menzionate, quindi ha senso includere qualcosa in più del semplice "Il mio cliente ha pagato XX dollari".

Se guardi una fattura rispetto a una ricevuta e togli la maggior parte delle informazioni, in pratica ti rimane come dovrebbe essere una ricevuta. Tuttavia, una ricevuta dovrebbe includere almeno alcuni dettagli. È necessario elencare il servizio per il quale è stato pagato, la data in cui è stato pagato e il metodo di pagamento. Non includere numeri di carta di credito o informazioni personali, ma dire se si trattava di un assegno, carta di credito, Venmo, PayPal, Stripe o qualcos'altro è utile in seguito.

Dovresti anche fornire una firma manoscritta o elettronica di qualche tipo per convalidare la prova del pagamento. Anche in questa era digitale, una firma ha valore legale.

Se lo desideri, una ricevuta può essere facile come prendere una fattura, contrassegnarla in qualche modo come "pagata" e inviarla al tuo cliente.

Uno dei modi migliori e più semplici per creare la ricevuta perfetta è semplicemente chiedere al tuo cliente quali informazioni sono necessarie per i suoi scopi. In questo modo non ci sarà alcun avanti e indietro o frustrazione.

Se stai utilizzando un software di contabilità, le ricevute possono generalmente essere generate automaticamente proprio come una fattura. Assicurati solo di inviare il documento corretto al momento opportuno, in modo che i tuoi clienti non vengano confusi da una fattura rispetto a una ricevuta.

Le soluzioni software generalmente inviano una ricevuta non appena viene ricevuto il pagamento, quindi se stai utilizzando un modello manuale, assicurati di inviare la ricevuta in modo tempestivo. È anche utile contrassegnare chiaramente le e-mail: quando i clienti pagano rapidamente le fatture, potrebbe essere difficile identificare una fattura rispetto a una ricevuta.

Conclusione

Se hai eseguito la fatturazione o il monitoraggio delle spese, sai che le fatture e le ricevute hanno entrambe il loro posto nel mondo degli affari. Familiarizzare con ciò che ciascuno comporta e come utilizzarli a tuo vantaggio è fondamentale per espandere le tue offerte di freelance.

Se la domanda su fattura e ricevuta sembra ancora frustrante, probabilmente è nel tuo interesse procurarti un software di contabilità facile da usare che farà tutto il lavoro pesante per te.

La linea di fondo nella fatturazione è che devi tenere traccia di tutto. Prestare attenzione ai dettagli come quando devi inviare una fattura rispetto a una ricevuta ti aiuta a strutturare la tua attività in modo intelligente. Conserva i registri delle vendite, i registri dei pagamenti, i registri delle spese, i registri dei mancati pagamenti e i registri di quanto tempo impiega un progetto.

Tutte queste informazioni richiedono solo pochi minuti per essere inserite in un foglio di calcolo o in un software di contabilità e possono rivelarsi preziose sul back-end.

Ecco qua, fatture vs ricevute, demistificato. Ora hai una cosa in meno con cui destreggiarti: tornare al lavoro.

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