Fatturazione per i progettisti: 8 semplici passaggi per essere pagati in tempo

I designer sono sempre desiderosi di fornire la migliore soluzione per i loro clienti. Tuttavia, non è un segreto che la stessa fascia di professionisti impegnati presta meno attenzione a tenere traccia dei propri pagamenti e gestire le proprie fatture. La realtà è che utilizzare gli strumenti e i processi giusti qui è importante quanto disporre degli strumenti giusti per il lavoro di progettazione.

La gestione del flusso di cassa è parte integrante di un'azienda: quando non vieni pagato in tempo per il lavoro che hai già completato, avrà un impatto importante sui tuoi profitti. Per i designer, generare fatture per i clienti o ricordare loro i ritardi di pagamento non è la parte più piacevole del loro lavoro. Preferiresti dedicare il tuo tempo a capire la prossima soluzione di design. Tuttavia, tenere traccia delle fatture e registrare i pagamenti è essenziale se gestisci un'agenzia di progettazione.

In questo articolo, esaminiamo come i designer possono padroneggiare l'arte della fatturazione in otto semplici modi. Diamo un'occhiata:

1. Decidi il tuo prezzo

"Quanto dovrei addebitare a un cliente?" è la domanda da un milione di dollari, a volte anche letteralmente. Il prezzo è sempre un elemento che i designer non possono trascurare e in base all'esperienza, alla concorrenza, al livello di servizio (soprattutto alla velocità del servizio) e alla posizione, i designer possono decidere un prezzo.

Anche se il prezzo sembra essere fisso per alcuni progetti, è sempre negoziabile. I designer tendono a pensare che la negoziazione faccia parte del loro gioco, ma la maggior parte delle volte i clienti si rifiutano semplicemente di farlo. Tuttavia, la maggior parte dei designer considera il processo di negoziazione pratico perché ti aiuta a comunicare meglio con il tuo cliente e a creare un impatto positivo sulla tua relazione con lui o lei, una situazione vantaggiosa per entrambe le parti.

L'utente di Hiveage e Fondatore di RC Design, Rachel Christmas, ha dichiarato:

La parte più importante della fatturazione ai clienti del design grafico è essere molto in anticipo sui costi, quindi non ci sono sorprese e non sottovalutare il tuo talento quando lo fai. Mi assicuro di essere molto dettagliato su ogni elemento pubblicitario (ricerca, modifiche, costi sostenuti per i designer) in modo che realizzino il pieno valore del servizio.

Detto questo, il design è una professione che ha bisogno di molte abilità e talenti. Ci vogliono anni per padroneggiare il tuo occhio per scegliere la combinazione di colori perfetta o disegnare il layout ideale. Quindi è importante addebitare ciò che vali veramente: non limitarti alla percezione che perderai i tuoi clienti se addebiti una commissione più alta. Non è mai facile lavorare con clienti che richiedono sempre l'opzione più economica. Negozia il tuo prezzo, o addirittura offri uno sconto significativo, agli utenti con i quali vedi un valore maggiore nel mantenere i tuoi clienti.

2. Crea condizioni migliori

Quando un cliente ti contatta inizialmente per i tuoi dettagli, non garantisce che otterrai il progetto. Per garantire l'affare, devi definire i termini e le condizioni di pagamento adeguati per il tuo cliente: devi fare le tue ricerche per creare un preventivo/stima che fornisca informazioni chiare al tuo cliente sui tuoi termini. Ancora più importante, quei termini dovrebbero riflettere anche le tue capacità e talenti.

Secondo questo articolo, questi sono alcuni dei termini di base che devi includere in un preventivo:

• Il tuo prezzo finale
• Scadenza del pagamento
• Tipo di pagamento
• Commissione per ritardi di pagamento
• Anticipo: totale o parziale?
• Numero di revisioni incluse
• Politica di rimborso

Menzionare questi termini importanti eviterà confusioni e sorprese durante il progetto. È più probabile che tu venga pagato in ritardo (o forse nemmeno un centesimo) se continui a sorprendere il tuo cliente con aggiunte in ritardo.

Stabilire aspettative chiare con il tuo cliente è essenziale per una relazione fornitore/cliente felice e sana. Pertanto, il passaggio più importante che un progettista dovrebbe seguire quando fattura a un cliente è essere chiaro in cosa è incluso nel progetto per il quale è prevista la fattura. Cose come quali formati di file verranno consegnati, quanti cicli di revisioni sono inclusi e i termini di pagamento sono solo alcuni degli elementi che dovresti toccare durante la consegna della fattura. Più sei diretto e diretto su ciò che è incluso, meno spazio c'è per comunicazioni errate e false ipotesi. Alla fine, più dettagliata è la tua fattura, meglio è.

In O Design includiamo sempre una nota personalizzata nel piè di pagina della nostra fattura. Questa nota ringrazia il cliente per la sua attività e rafforza i metodi di pagamento preferiti e i termini di pagamento. Pensiamo che questo ci aiuti con pagamenti rapidi da parte dei nostri clienti e la nota personalizzata aiuta a dimostrare che apprezziamo la loro abitudine.

Avere termini di pagamento adeguati sin dall'inizio garantirà un rapporto sano con i tuoi clienti, ha affermato Kay Mankoo di Delve Design:

I termini di pagamento consentiranno al tuo cliente di sapere esattamente come e quando prevede il pagamento. Questi termini dovrebbero includere la fatturazione oraria o in base al progetto quando un cliente ha bisogno di pagarti e le conseguenze che deve affrontare se manca una data di pagamento. Come azienda, abbiamo bisogno di un flusso di cassa costante e impostare i nostri termini di pagamento in questo modo nel nostro processo di fatturazione ci aiuta davvero a essere pagati in tempo.

Concedi un certo lasso di tempo a partire da tale data affinché i clienti effettuino il pagamento e sii chiaro se ci sono commissioni se non pagano in tempo. Questo aiuta tutti a sapere esattamente cosa ci si aspetta e quando e significa che è molto più probabile che tu venga pagato in tempo poiché hai impostato una data specifica. Mi piace far sapere ai miei clienti che invierò loro una fattura con un po' di anticipo, quindi niente è una sorpresa!

3. Scegli un servizio di fatturazione online

L'utilizzo di un software di fatturazione online per progettisti ti aiuterà a controllare lo stato delle tue fatture in movimento e a gestirle in modo efficiente. Salire a bordo con tali servizi accelererà sempre le tue faccende relative alla fatturazione. Al contrario della gestione di fogli di calcolo o documenti manuali, un servizio online offre una migliore organizzazione e un'elevata precisione dei dati finanziari, riducendo notevolmente sia i costi che i tempi. Hiveage è un servizio di fatturazione online facile da usare con potenti funzionalità che ti aiuteranno a inviare fatture e preventivi, tenere traccia di tempi, spese e chilometraggio, utilizzando un'unica piattaforma.

4. Progetta fatture dall'aspetto professionale

Perché non usare le tue straordinarie capacità di progettazione per evocare una fattura che sembra bellissima? Una fattura ben documentata con un design elegante ma semplice non solo ti segnerà come un grande designer, ma anche come un uomo d'affari ben organizzato con acume professionale. Prenditi qualche minuto dalla tua fitta agenda per mettere a punto il tuo design. La tua fattura parla di te e del tuo brand: non prenderla alla leggera.

Una buona fattura deve riflettere con chiarezza tutto ciò che è stato promesso di essere consegnato durante un progetto. Gli elementi elencati dovrebbero essere familiari al cliente, altrimenti potrebbero imbattersi in qualcosa per cui non era d'accordo sull'essere addebitato. Inutile dire che un buon sistema di fatturazione funziona solo se la comunicazione che porta ad esso viene eseguita correttamente. Ecco perché un designer dovrebbe sempre lavorare su un preventivo, una proposta o una dichiarazione di lavoro perfettamente chiari. Questo primo passaggio renderà la fatturazione un gioco da ragazzi una volta terminato il lavoro.

Creare una buona esperienza per i clienti non finisce solo quando il lavoro finisce; i messaggi che scriviamo nelle nostre fatture sono un'altra opportunità per entrare in contatto con i nostri clienti. Mi piace personalizzare i messaggi che includo quando invio una fattura. Far sapere ai clienti che non vedo l'ora di lavorare di nuovo con loro e che sono entusiasta dei loro progetti è un passo verso la costruzione di una relazione più forte.

5. Prepara rapidamente le fatture

Dopo un frenetico progetto di design, molti designer vorrebbero prendersi una meritata pausa. Quello che succede di solito con queste lunghe pause è che i designer tendono a dimenticare la fattura che hanno dovuto inviare qualche giorno indietro al cliente. Ciò comporterà ritardi nei pagamenti e spiacevoli scontri con il cliente. Hai solo te stesso da incolpare perché non hai inviato la fattura in tempo.

Per Arika Yager di Arika Kay Designs, la fatturazione è stata una lotta per un po' di tempo. Dopo tante prove ed errori, ha scoperto l'importanza di completare una fattura in quel momento piuttosto che rimanerci sopra per molto tempo:

Ho scoperto che quando qualcuno chiede un preventivo o io prendo un progetto è importante per me quella sera sedermi e fare la fattura. Il passaggio più importante è fatturare regolarmente. Una volta creato, lo spedisco o aspetto fino a quando non sono più avanti nel mio processo e richiedo il pagamento prima del completamento.

Molti designer suggeriscono che dovresti iniziare a lavorare sulla tua fattura prima di finirla effettivamente. Ovviamente, non sembrerebbe completo al 100% ma ci vorrebbero solo 10-15 minuti del tuo tempo per aggiungere il resto dei dettagli al completamento del progetto. È anche meglio per il tuo flusso di cassa fatturare rapidamente e raccogliere i soldi dal tuo cliente.

L'utente e designer di Hiveage Margaret Weinberg ritiene importante avere un programma per la fatturazione e attenersi ad esso.

In passato lo rimandavo perché mi sembrava di intralciare il mio lavoro creativo. Tuttavia, procrastinare la fatturazione è un disservizio per i miei clienti e alla fine può screditare il mio status di professionista, provocando clienti infastiditi e mancato pagamento. Ora faccio uno sforzo concertato per fatturare mensilmente e fatturare immediatamente ai clienti se lo richiedono. È importante quanto qualsiasi scadenza di progettazione.

6. Assicurati di aggiungere tutti i dettagli necessari

Consenti ai tuoi clienti di cercare facilmente i tuoi dati aggiungendoli nel corpo dell'e-mail. Assicurati di inserirli anche nella fattura in modo che sia facile per loro pagarti rapidamente.

Alcuni dei dettagli da aggiungere in fattura:

• Le tue coordinate bancarie
• Termini di pagamento
• Scadenza del pagamento
• Spese per ritardato pagamento

I dettagli rilevanti in una fattura creano una piattaforma per una migliore comunicazione tra te e il cliente. Se il cliente evita i tuoi pagamenti, quegli stessi dettagli possono essere utilizzati per scopi legali.

“Il passaggio più importante nella fatturazione ai miei clienti per la mia attività di progettazione è una descrizione completa degli articoli di fatturazione. Vuoi rimuovere qualsiasi mistero che circonda il processo di progettazione e ottimizzazione descrivendo completamente il lavoro che hai eseguito, quanto tempo ci è voluto per eseguire il lavoro e quanto sarà l'addebito. "

Nella fattura, è necessario menzionare quali servizi sono stati eseguiti per il cliente e anche gli addebiti di tali servizi. Per il cliente, mostrerà chiaramente cosa hai fatto per lui, lo aiuterà a identificare gli elementi per cui è stato fatturato e ciò che ha già pagato. Per te, ti aiuterà a gestire i tuoi record e conoscere i dettagli dei clienti che sono già stati fatturati.

Millicent Flynn, fondatrice di Millicent Design, ha condiviso i suoi pensieri sull'essere chiari sui dettagli che condividerai con il tuo cliente.

Il passaggio più importante quando si fattura a un cliente è giustificare il valore dei propri servizi comunicando chiaramente nella descrizione della fattura ciò che è stato ottenuto. Dobbiamo ricordare che i nostri clienti non sono designer e potrebbero contestare la tua fattura se non pensano che stai fornendo risultati immediati. Dalla generazione di idee alla ricerca di mercato fino alla concettualizzazione: includi tutto. Questo aiuterà il cliente a riconoscere il processo e il valore del design. È meno probabile che contestino la tua fattura e più propensi a pagare in tempo!

La cosa più importante è essere trasparenti. Il cliente dovrebbe essere in grado di riprodurre ciò per cui sta pagando, quindi includo sempre una breve descrizione del pacchetto di lavoro per il quale sto addebitando al cliente. Se si utilizza un sistema di ticketing come JIRA, faccio sempre riferimento al numero del ticket nella descrizione, in modo che possa ottenere la descrizione completa nel sistema di ticketing.

Jason Bumblis di Pacer Studios ha affermato che la fatturazione dettagliata ha sicuramente aiutato la sua organizzazione a essere pagata più velocemente.

“Il passaggio più importante quando si fattura a un cliente è prendersi il tempo e fornire i dettagli. A nessuno piace pagare quando non è sicuro di cosa sta pagando. Nel corso degli anni abbiamo scoperto che quando siamo dettagliati con la nostra fatturazione che ci fa pagare più velocemente e si traduce in meno richieste da parte dei clienti su a cosa servono gli addebiti. "

È estremamente importante dettagliare i tuoi servizi in una fattura. Non limitarti a dire "lavoro di progettazione": i clienti vogliono sapere esattamente per cosa stanno pagando.

Un articolo in Entrepreneur discute l'importanza di inserire tutti i dettagli necessari in una fattura, usando il linguaggio giusto. Può ridurre significativamente il tuo tempo per essere pagato e crea anche una connessione con il tuo cliente, definisce un processo per essere pagato e rimuove gli ostacoli che altrimenti ostacolerebbero il pagamento.

[Una stima] fornisce al cliente una portata precisa di ciò per cui deve pagare. Inoltre, questo (si spera) allevierà qualsiasi confusione o ambiguità su quali siano le aspettative e i doveri del progettista e, naturalmente, su ciò per cui il cliente sta pagando. In sostanza, ci vuole il lavoro di congettura e trovo che i clienti siano più inclini a rimettere il pagamento quando sanno esattamente cosa stanno ricevendo!

7. Semplifica il pagamento per i tuoi clienti

Fornisci ai tuoi clienti la possibilità di completare il pagamento non appena ricevono la fattura. Quando aggiungi tutti i dettagli rilevanti nella fattura come menzionato sopra, è solo questione di tempo per ricevere il pagamento sul tuo conto bancario.

Elisa Gutierrez di Elisa Design ha raccomandato che il pagamento sia suddiviso in diversi elementi nelle diverse fasi della fatturazione. Ecco cosa ha detto:

Ad esempio, se il pagamento è suddiviso in tre parti, il primo pagamento sarà previsto quando sarà stata approvata la direzione del progetto. Quindi, subito dopo l'approvazione della direzione progettuale, dovrebbe essere inviata una notifica al cliente, avvertendolo che la prima fattura sarà inviata e che è in scadenza immediatamente. Il secondo pagamento sarà fatturato alla presentazione della prima prova completa del progetto. Anche in questo caso, una nota potrebbe essere inviata prima della presentazione della prova, avvertendo il cliente che verrà inviata una nuova fattura. Infine, il pagamento finale verrà fatturato una volta che i file sono stati approvati e pronti, ma prima che i file siano stati inviati alla stampante.

Perché non provare un metodo di pagamento online? Puoi facilmente abilitare un gateway di pagamento nella tua fattura per rendere conveniente per il tuo cliente pagarti. L'abilitazione di questi gateway ti consentirà di accettare pagamenti con carta di credito o addebito diretto senza dover impostare strutture speciali con la tua banca. Hiveage supporta una serie di gateway di pagamento online e ti consente di accettare pagamenti online dai tuoi utenti.

8. Follow-up per evitare ritardi nei pagamenti

Quando fai un'attività, trovi clienti che sono piuttosto negligenti nel pagare le fatture e un'altra fascia di loro che scomparirà senza pagare affatto. È abbastanza frustrante.

Quando le tue fatture non pagate si avvicinano alla data di scadenza, questo articolo di Vandelay Design ti suggerisce di dedicare un momento al follow-up con il cliente, ricordarglielo e vedere se il pagamento è in arrivo o se ci sono problemi. Invia loro un'e-mail casuale. Chiedi loro come stanno e ricorda loro il pagamento molto educatamente, usando parole come "per favore" e "grazie". Puoi anche continuare con una telefonata educata. Non essere scortese e chiedi soldi: fai solo una chiacchierata amichevole con loro e cogli il momento perfetto per ricordare il pagamento.

Ramon Thompson di Newsaturday Design Studio ha dichiarato:

I clienti, a differenza di noi, si preoccupano di un milione di altre cose relative alla loro attività. Aiuta a inviare un promemoria per mantenere la fattura in primo piano, riducendo la possibilità che un pagamento venga perso. Ho avuto clienti che mi hanno ringraziato per l'invio di promemoria e insistono affinché continui a farlo perché dimenticheranno.

Se tutti questi non funzionano, sii molto fermo e chiedi il pagamento. Non dimenticare di ricordare loro quanto velocemente hai reso loro il tuo servizio senza domande e lo stesso dovrebbe essere fatto quando ti paghi per i servizi offerti.

Conclusione: fatturazione online per pagamenti più rapidi

La fatturazione non solo ti aiuta a far crescere la tua attività e ad essere pagato in tempo come designer, ma anche a creare professionalità nel fare affari con i tuoi clienti. In questo articolo, abbiamo approfondito 8 suggerimenti semplici ma efficaci che ogni designer dovrebbe seguire per essere pagato in tempo fatturando correttamente i propri clienti. Sono:

1. Decidi una strategia di prezzo
2. Crea condizioni pratiche per i tuoi clienti
3. Scegli un servizio di fatturazione online
4. Progetta bellissime fatture
5. Agire tempestivamente per completare le fatture
6. Aggiungi tutti i dettagli rilevanti
7. Abilita metodi di pagamento facili
8. Seguire lo stato di avanzamento del pagamento

Hai altri suggerimenti che renderanno la fatturazione un'esperienza piacevole per i designer? Facci sapere i tuoi pensieri nella sezione commenti qui sotto!