Ruoli chiave dei servizi per i processi aziendali nel 2023

Sebbene i Business Process Services (BPS) siano spesso considerati meno significativi rispetto alle competenze chiave di un'organizzazione, è innegabile che questi processi svolgano un ruolo cruciale. Mentre le competenze chiave di un'azienda definiscono la sua proposta di valore unica, la gestione efficiente delle operazioni aziendali è altrettanto vitale per ottenere un flusso di lavoro regolare e promuovere una migliore collaborazione.

I Business Process Services comprendono una serie di attività che supportano il funzionamento complessivo di un'organizzazione. Questi servizi possono includere aree come finanza e contabilità, risorse umane, servizio clienti, approvvigionamento e gestione della catena di approvvigionamento. Sebbene queste funzioni possano non contribuire direttamente ai prodotti o servizi primari di un'azienda, sono essenziali per mantenere l'efficienza operativa e garantire il buon funzionamento dell'azienda.

Una gestione efficace delle operazioni aziendali comporta la semplificazione dei processi, l'ottimizzazione dell'allocazione delle risorse e l'implementazione di sistemi e tecnologie robusti. Gestendo in modo efficiente queste attività secondarie, le organizzazioni possono concentrare le proprie energie e risorse sulle proprie competenze fondamentali, migliorando così il proprio vantaggio competitivo sul mercato.

Inoltre, una gestione efficiente dei processi aziendali consente una migliore collaborazione tra i diversi reparti e team all'interno dell'organizzazione. Quando i processi sono ben definiti, le attività sono chiaramente assegnate e i canali di comunicazione sono stabiliti, si promuove un coordinamento senza soluzione di continuità e si migliora la produttività. Questa collaborazione porta a un migliore processo decisionale, una più rapida risoluzione dei problemi e un'efficacia organizzativa complessiva.

Differenza tra BPS e BPO

Tecnicamente parlando, Business Process Services (BPS) e Business Process Outsourcing (BPO) sono spesso usati in modo intercambiabile per fare riferimento ai vari processi aziendali richiesti all'interno di un'organizzazione. Tuttavia, a un esame più attento, ci sono sottili distinzioni che possono essere identificate tra i due.

Mentre sia BPS che BPO comprendono l'esternalizzazione dei processi aziendali, BPS incorpora un ulteriore livello di tecnologia. È una miscela completa di persone, processi e tecnologia che lo distingue dai BPO tradizionali. Questa integrazione della tecnologia consente alle organizzazioni di semplificare le proprie operazioni, automatizzare le attività ripetitive e migliorare l'efficienza complessiva.

Negli ultimi anni, c'è stata un'evoluzione nella terminologia del settore. Il termine BPO è passato a BPS e, a partire dal 2023, è ora denominato Business Process Management (BPM). Il cambiamento nella terminologia riflette una maggiore attenzione all'aspetto gestionale dei processi aziendali. BPM pone l'accento sulla gestione strategica dei processi commerciali, con l'obiettivo di ottimizzarli e automatizzarli per raggiungere gli obiettivi organizzativi.

Con l'avvento di tecnologie avanzate come l'intelligenza artificiale, l'automazione robotica dei processi e l'analisi dei dati, il BPM è emerso come un approccio completo alla gestione e al miglioramento dei processi aziendali. Implica la progettazione di flussi di lavoro efficienti, l'implementazione di un'automazione intelligente, il monitoraggio delle prestazioni e il miglioramento continuo dei processi per favorire la produttività e la competitività.

L'obiettivo primario di BPM è gestire e automatizzare i processi commerciali di un'organizzazione, consentendole di operare in modo più efficiente ed efficace. Sfruttando la tecnologia e allineando i processi con gli obiettivi organizzativi, il BPM consente alle aziende di raggiungere livelli più elevati di produttività, risparmio sui costi e soddisfazione del cliente.

In conclusione, mentre BPS e BPO sono spesso usati in modo intercambiabile, BPS comprende una fusione di persone, processi e tecnologia. La terminologia del settore si è spostata verso il Business Process Management (BPM), che si concentra sulla gestione e l'automazione dei processi commerciali per guidare il successo organizzativo nel panorama aziendale moderno.

Da BPS a BPaaS

Le aziende hanno beneficiato della trasformazione digitale, e come! La tecnologia ha avvantaggiato le aziende, portando ai servizi cloud. Business Process as a Service o BPaaS è un servizio cloud completamente configurabile che aiuta le aziende a rimanere al passo con i migliori processi e pratiche del settore. Porta i processi aziendali a un livello superiore aumentando l'efficienza e riducendo i costi e i tempi di inattività. Le imprese beneficiano di:

• Migliore consegnabilità di prodotti e servizi

L'implementazione di BPaaS consente alle aziende di migliorare la fornitura di prodotti e servizi sfruttando tecnologie avanzate basate su cloud. Con BPaaS, le aziende possono semplificare i propri processi aziendali, automatizzare le attività ripetitive e garantire flussi di lavoro più fluidi. Eliminando gli errori manuali e ottimizzando le operazioni, BPaaS migliora la qualità complessiva e la tempestività della fornitura di prodotti e servizi. Inoltre, la natura configurabile di BPaaS consente alle aziende di allineare i propri processi alle best practice del settore, migliorando ulteriormente la soddisfazione e la fidelizzazione dei clienti.

• Tecnologia all'avanguardia a costi ridotti

Uno dei vantaggi significativi di BPaaS è la sua capacità di fornire accesso a tecnologie all'avanguardia a costi ridotti. Sfruttando l'infrastruttura e le risorse basate su cloud offerte dai provider BPaaS, le aziende possono attingere a tecnologie all'avanguardia che altrimenti sarebbero costose da implementare e mantenere da sole. BPaaS elimina la necessità di significativi investimenti iniziali in hardware e software, rendendolo una soluzione conveniente. Le aziende possono beneficiare degli ultimi progressi come intelligenza artificiale, apprendimento automatico, analisi dei dati e strumenti di automazione, consentendo loro di rimanere competitivi nel panorama digitale senza sostenere spese sostanziali.

• Soddisfare le mutevoli esigenze aziendali

La flessibilità e la scalabilità di BPaaS lo rendono una soluzione ideale per soddisfare le mutevoli esigenze aziendali. Man mano che le aziende crescono o sperimentano cambiamenti nella domanda, BPaaS può facilmente aumentare o diminuire le dimensioni per soddisfare i requisiti in continua evoluzione. La capacità di adattare e adeguare rapidamente le risorse e le capacità garantisce un'efficienza e un rapporto costo-efficacia ottimali. Che si tratti di potenziamento durante l'alta stagione o di ridimensionamento durante i periodi più lenti, BPaaS consente alle aziende di allineare le proprie operazioni alle dinamiche di mercato. Questa agilità aiuta le organizzazioni a rimanere agili, reattive e meglio attrezzate per gestire le mutevoli esigenze dei loro clienti e del settore.

La flessibilità operativa e l'agilità uniche di BPaaS ne hanno fatto uno dei servizi cloud preferiti insieme all'infrastruttura distribuita come servizio (IaaS) e alla piattaforma distribuita come servizio (PaaS). Si può dire che il futuro di BPS sia BPaaS.

Ruoli chiave dei servizi per i processi aziendali

La tecnologia sta cambiando la natura fondamentale delle imprese. Le organizzazioni stanno ora cedendo il passo a modelli di business innovativi guidati dalla tecnologia new age guidati da dinamiche di nuova generazione. Il panorama aziendale in evoluzione e le aspettative dei clienti sconvolgono i tradizionali servizi di processi aziendali orientati al costo rispetto alla manodopera. BPS è utilizzato in diversi settori. Ecco alcuni ruoli critici dei servizi dei processi aziendali in piedi nel 2023:

• Inserimento dati: l'inserimento dati comporta l'inserimento e la gestione di vari tipi di dati in sistemi informatici o database in modo accurato ed efficiente. Include attività come l'inserimento di informazioni sui clienti, l'aggiornamento di record o la trascrizione di dati da documenti fisici a formati digitali.
• Supporto e-mail: il supporto e-mail si riferisce alla fornitura di assistenza e alla risoluzione di domande o dubbi dei clienti tramite comunicazioni e-mail. Implica la risposta tempestiva alle richieste dei clienti, la fornitura di informazioni pertinenti, la risoluzione dei problemi e la garanzia della soddisfazione del cliente tramite corrispondenza e-mail.
• Progettazione Web: la progettazione Web comporta la creazione di siti Web visivamente accattivanti e funzionali. Implica la progettazione di layout, la selezione di combinazioni di colori, la creazione di grafica e la codifica di pagine Web per offrire un'esperienza online coinvolgente e di facile utilizzo.
• Scrittura di contenuti: la scrittura di contenuti comporta la creazione di materiale scritto per vari scopi, come contenuti di siti Web, articoli di blog, post sui social media e materiali di marketing. Gli autori di contenuti ricercano, scrivono e modificano contenuti informativi, coinvolgenti e personalizzati per il pubblico di destinazione.
• Processi vocali: i processi vocali si riferiscono alla gestione delle interazioni con i clienti tramite telefonate. Include attività come l'assistenza clienti, il telemarketing, le vendite e la risoluzione di reclami o problemi dei clienti per telefono.
• Scrittura tecnica: la scrittura tecnica comporta la creazione di documenti che spiegano concetti o procedure tecniche complessi in modo chiaro e conciso.Gli scrittori tecnici producono manuali per l'utente, guide didattiche e documentazione per software, hardware o prodotti scientifici.
• Trascrizione medica: la trascrizione medica comporta la conversione di referti medici registrati a voce dettati da operatori sanitari in documenti scritti.I trascrittori ascoltano le registrazioni audio e le trascrivono accuratamente in referti medici, garantendo la riservatezza e il rispetto delle linee guida specifiche del settore.
• Esternalizzazione dei processi legali: l'esternalizzazione dei processi legali si riferisce alla delega di attività di supporto legale a fornitori di servizi esterni.Include ricerca legale, revisione di documenti, redazione di contratti, supporto per controversie legali e altre attività amministrative legali, consentendo agli studi legali e ai dipartimenti legali di semplificare le loro operazioni e ridurre i costi.
• Outsourcing del processo educativo: l'outsourcing del processo educativo comporta l'esternalizzazione di vari compiti e servizi educativi. Può includere lo sviluppo del curriculum, la creazione di corsi online, i servizi di supporto agli studenti, il tutoraggio, la valutazione e le attività amministrative per migliorare l'efficienza e l'efficacia delle istituzioni educative.
• Esternalizzazione del processo di conoscenza: l'esternalizzazione del processo di conoscenza comporta l'esternalizzazione di attività specializzate basate sulla conoscenza, che spesso richiedono competenze e competenze specifiche del dominio.Include servizi come analisi dei dati, ricerca e sviluppo, gestione della proprietà intellettuale, ricerche di mercato e consulenza.
• Esternalizzazione del processo di reclutamento: l'esternalizzazione del processo di reclutamento si riferisce all'esternalizzazione di tutto o di parti specifiche del processo di assunzione e reclutamento a fornitori di servizi esterni. Comprende compiti come annunci di lavoro, screening dei candidati, colloqui, controlli dei precedenti e onboarding, con l'obiettivo di semplificare e migliorare il processo di reclutamento.

Settori bancari sui servizi di processo aziendale

Mentre la maggior parte delle aziende esternalizza i processi per concentrarsi sulle proprie competenze chiave, alcuni settori si affidano principalmente all'outsourcing. Di seguito sono riportati i settori industriali in cui vi è un'elevata prevalenza di servizi di processo in outsourcing:

IT: il settore IT si affida ampiamente ai servizi dei processi aziendali per semplificare le operazioni, gestire lo sviluppo del software, fornire supporto tecnico e gestire la gestione dei dati e la sicurezza informatica.

Banche: le banche esternalizzano vari processi, tra cui l'assistenza clienti, la gestione degli account, l'elaborazione dei prestiti e la conformità, per migliorare l'efficienza, ridurre i costi e migliorare l'esperienza del cliente.

Compagnie aeree: le compagnie aeree esternalizzano processi come l'emissione di biglietti, le prenotazioni, la gestione dei bagagli e il servizio clienti per garantire operazioni fluide, migliorare l'esperienza dei passeggeri e concentrarsi sulle funzioni aeronautiche fondamentali.

Telecom: le società di telecomunicazioni esternalizzano processi come l'assistenza clienti, la gestione della rete, la fatturazione e il supporto tecnico per ottimizzare le operazioni, migliorare la qualità del servizio e gestire i rapidi progressi tecnologici.

Assicurazioni: le compagnie assicurative esternalizzano l'elaborazione dei sinistri, l'amministrazione delle polizze, la sottoscrizione e il servizio clienti per aumentare l'efficienza operativa, gestire normative complesse e migliorare la soddisfazione dei clienti.

Agenzie di viaggio : le agenzie di viaggio esternalizzano attività come la gestione delle prenotazioni, la pianificazione degli itinerari, l'emissione dei biglietti e il servizio clienti per semplificare le operazioni, espandere le offerte e migliorare l'esperienza del cliente.

Gestione patrimoniale: le società di gestione patrimoniale esternalizzano i processi di back-office, tra cui la contabilità del portafoglio, il regolamento commerciale, la rendicontazione e la conformità, per migliorare l'efficienza operativa, ridurre i costi e concentrarsi sulle strategie di investimento.

Settori governativi: i settori governativi esternalizzano vari processi amministrativi, tra cui la gestione delle buste paga, l'elaborazione dei documenti, i servizi IT e l'assistenza clienti, per semplificare le operazioni e migliorare l'erogazione dei servizi pubblici.

Sanità e farmaceutica: le industrie farmaceutiche e sanitarie esternalizzano processi come la codifica medica, la fatturazione, la trascrizione, le sperimentazioni cliniche e la gestione dei dati per migliorare l'efficienza, la conformità e concentrarsi sulla cura e sulla ricerca del paziente.

In che modo l'automazione aiuta i processi aziendali?

Le aziende possono automatizzare i processi e velocizzare i flussi di lavoro. Ciò aumenta la produttività, riduce le ore lavorative e offre un vantaggio competitivo complessivo. Ecco alcuni esempi di come l'automazione dei servizi di processo può aiutare un'azienda:

1. I team di marketing e vendite possono facilmente automatizzare le e-mail di marketing e tenere traccia delle proposte e dei report di vendita.
2. Il dipartimento finanziario può gestire facilmente tutti i conti e i debiti con maggiore precisione.
3. I team di assistenza clienti e ORM possono recuperare i dati e i registri delle conversazioni in pochi secondi per intensificare i problemi.
4. Le risorse umane possono accelerare l'inserimento dei dipendenti, concentrandosi su altre attività essenziali.

Automazione nei servizi di processo aziendale

Alcuni servizi di processi aziendali devono essere automatizzati indipendentemente dal settore. Business Process Automation (BPA) è l'uso di software per automatizzare processi ripetuti e in più fasi che altrimenti richiederebbero lunghe ore e altre risorse. Rispetto ad altri tipi di automazione, il BPA è adattato alle esigenze specifiche dell'organizzazione.

Ma il BPA viene spesso confuso con la Robotic Process Automation (RPA). Mentre RPA utilizza il software per imitare passaggi ripetitivi, il software BPA tende a gestire attività più complesse. Inoltre, tre fattori distinguono tra i due processi: integrazione, prezzi e flussi di lavoro.

Esempi di RPA includono:

• Pagine di navigazione
• Accesso ai sistemi
• Copiare e incollare i dati
• Rimozione di duplicati e imprecisioni

Processi che le aziende devono automatizzare

Sebbene l'automazione dei processi aziendali possa sembrare ordinaria al giorno d'oggi, è iniziata con la catena di montaggio in movimento di Henry Ford per le sue auto Model T nel 1913. Avanti veloce di un secolo, la potenza di calcolo è aumentata di un trilione di volte, con il risultato di processi aziendali più rapidi, migliori ed efficienti automazione. Poiché i servizi dei processi aziendali vengono automatizzati in ogni fase della funzione organizzativa, alcuni processi richiedono raramente un intervento manuale. Ecco alcuni processi che le aziende automatizzano per una migliore efficienza dei costi e produttività:

• Analisi e pianificazione: l'automazione dei processi di analisi e pianificazione consente alle aziende di raccogliere e analizzare rapidamente i dati, prendere decisioni informate e sviluppare piani strategici per migliorare le prestazioni e la competitività.
• Gestione delle operazioni: l'automazione della gestione delle operazioni semplifica il flusso di lavoro, ottimizza l'allocazione delle risorse e migliora l'efficienza operativa complessiva, garantendo operazioni aziendali fluide e la consegna tempestiva di prodotti e servizi.
• Richieste di ordini di acquisto: l'automazione delle richieste di ordini di acquisto semplifica e accelera il processo di approvvigionamento, riducendo gli errori manuali, migliorando la gestione dell'inventario e consentendo migliori relazioni con i fornitori e controllo dei costi.
• Gestione dei social media: l'automazione delle attività di gestione dei social media come la pianificazione dei post, il monitoraggio del coinvolgimento e l'analisi delle metriche consente alle aziende di mantenere una presenza online coerente, interagire con il proprio pubblico in modo efficiente e condurre efficaci campagne di marketing sui social media.
• Assistenza clienti ed esperienza: l'automazione nell'assistenza clienti e nell'esperienza migliora i tempi di risposta, fornisce opzioni self-service e personalizza le interazioni, portando a una migliore soddisfazione, lealtà e fidelizzazione dei clienti.

Conclusione

I Business Process Services svolgono un ruolo cruciale nel mantenere l'efficienza dei processi organizzativi fondamentali. Sfruttando gli strumenti di marketing automatizzati, le aziende possono semplificare la comunicazione post-ordine, con conseguente semplificazione delle operazioni e riduzione degli ordini ad alto rischio. Questa automazione contribuisce a migliorare l'assistenza e l'esperienza dei clienti, poiché le aziende possono rispondere prontamente alle richieste e ai dubbi dei clienti. Nel mercato odierno, che pone una forte enfasi sulla fidelizzazione e sul coinvolgimento dei clienti, l'automazione dei servizi dei processi aziendali non è solo vantaggiosa, ma necessaria. Consente alle aziende di allocare le risorse in modo efficace, concentrarsi sulla costruzione di relazioni durature con i clienti e offrire esperienze eccezionali che favoriscono la fidelizzazione e la crescita. Abbracciando l'automazione, le aziende possono rimanere competitive, migliorare l'efficacia operativa e soddisfare le esigenze in continua evoluzione della loro base di clienti.

Chiamare all'azione !