Centinaia di professionisti della cura del prato si affidano a Connecteam per le esigenze aziendali e gestionali quotidiane

La gestione di un'attività di cura del prato richiede che tu sia sempre in cima a varie attività. Dalla comunicazione con il personale e i clienti alla manutenzione delle attrezzature, alla programmazione degli orari e al marketing della tua attività, l'elenco è infinito. E sei anche in balia del tempo, per esempio se c'è un forte acquazzone, non puoi tagliare l'erba.

Fondamentalmente, desideri più ore al giorno per affrontare ogni attività. Questo è esattamente il motivo per cui abbiamo deciso di intervistare centinaia di professionisti della cura del prato che utilizzano Connecteam ogni singolo giorno per affrontare queste comuni sfide quotidiane. Questo blog mette in mostra le migliori pratiche per aiutare a superare queste sfide.

Sfide che le aziende di cura del prato hanno dovuto affrontare prima di Connecteam:

• Un programma organizzato che funziona su tutta la linea

"Sento di perdere molto tempo a creare il programma di lavoro, non è nemmeno una delle mie principali responsabilità ma occupa sempre tutto il mio tempo."

"Se un dipendente chiama, perdo molto tempo a trovare un sostituto perché sto cercando nella pianificazione e scovando le informazioni di contatto per un potenziale sostituto: è piuttosto estenuante".

• Comunicare efficacemente con il mio team

"Comunicare aggiornamenti e annunci con il mio team richiede molto tempo e non è un processo semplice: dall'invio di un'e-mail o di un messaggio di testo all'organizzazione di una teleconferenza, perdo molto tempo".

"Se invio un messaggio, non ho modo di tenere traccia di chi ha aperto e letto il messaggio, il che significa che non so se tutti sono allineati!"

• Tenere traccia di liste di controllo e rapporti

“Gestire e tenere traccia dei rapporti di riparazione delle apparecchiature può richiedere ore o giorni. È sempre un casino attraversarlo. E se mi accorgo di un errore, ci vuole ancora più tempo per farlo".

"Ci sono molti file cartacei che devo rivedere, quindi è difficile capire se tutto è stato fatto nel modo giusto e in tempo."

• Tempo di tracciamento accurato

“Il monitoraggio del tempo e il libro paga possono richiedere un giorno o due interi perché sto esaminando centinaia di fogli Excel o scarabocchi su carta. Il più delle volte, prendo un errore. Ho bisogno di un modo più efficiente per tenere traccia del tempo.

"Gioco sempre a ping pong con i miei dipendenti perché possono capitare errori o ho bisogno di qualcuno che prenda più ore o ci sono sempre domande sugli straordinari".

• Formazione nuovi assunti

“Portare il mio team a una sessione di formazione richiede molto tempo: non solo è una seccatura trovare un giorno adatto a tutti, ma spesso ai miei dipendenti non piace perdere un giorno per imparare un nuovo metodo. E ad essere onesto, non mi piace allestire questi giorni!

“Nella cura del prato, ho molti dipendenti temporanei e stagionali e di solito le persone si licenziano entro i primi tre mesi. Ciò significa che perdo molto tempo e risorse per l'onboarding e la formazione del mio personale. Quello che voglio davvero è un modo efficiente e rapido per completare la formazione.

Come Connecteam ti aiuta ad affrontare le sfide comuni

Automatizza le liste di controllo e i report giornalieri

Le aziende di cura del prato si affidano a liste di controllo e rapporti per mantenere le operazioni quotidiane in modo da ridurre l'attrito, automatizzare il flusso di informazioni e ottenere una migliore supervisione. Tipici elenchi di controllo e report creati su Connecteam includono:

• Biglietto dell'ordine di riparazione
• Ordine di magazzino
• Rapporto di riepilogo del servizio
• Verbale di incidente
• Denuncia incidente stradale
• Rimborso spese
• Revisione delle prestazioni dei dipendenti

Inoltre, tutte le voci inviate dai dipendenti vengono registrate digitalmente, possono essere inviate automaticamente a un indirizzo e-mail predefinito come copia PDF e possono essere esportate in un foglio Excel.

Programmazione del lavoro

Le aziende di cura del prato devono gestire costantemente esigenze di programmazione complesse, ma con Connecteam è un compito molto più semplice da gestire:

• Assegna i dipendenti alle chiamate di assistenza in base alle diverse località e alle esigenze dei clienti.
• Tieni traccia degli orari e della posizione di check-in e check-out con timbri GPS.
• I dipendenti possono aggiungere note e commenti sui turni per ulteriori spiegazioni quando necessario.
• Consenti ai dipendenti di accettare e rifiutare i turni.

Monitoraggio accurato del tempo

Quando si tratta di un monitoraggio accurato del tempo e dei fogli paga, le aziende di cura del prato utilizzano Connecteam per garantire che sia un processo regolare.

• Per timbrare i turni in entrata e in uscita con un timbro di posizione GPS.
• Invio di notifiche push per ricordare ai dipendenti di timbrare l'ingresso o l'uscita.
• Utilizza note e tag per soddisfare esigenze specifiche (come il filtro per cliente o date specifiche).
• Esporta i fogli paga, per turno o come totale.
• Visualizza le schede attività correnti e passate.
• Richiesta di ferie: i dipendenti ricevono un avviso nel momento in cui una richiesta viene approvata o rifiutata.

Razionalizzazione della comunicazione

È essenziale per i professionisti della cura del prato comunicare all'istante, ma non è un compito facile da completare. Tuttavia, gli strumenti di comunicazione di Connecteam rendono questo più facile da raggiungere.

• Directory dei dipendenti: trova facilmente i dettagli di contatto corretti di colleghi, manager e altro ancora.Cerca semplicemente per nome, ruolo lavorativo, dipartimento e altro.
• Gruppi e canali di chat: semplifica la comunicazione quotidiana in modo semplice ed efficiente, parla dell'impiegato del mese, delle cattive condizioni meteorologiche, del percorso migliore per raggiungere il luogo di lavoro, delle ottime recensioni dei clienti e altro ancora.Avvia una chat individuale o crea gruppi specifici separati per posizione, competenze, ecc.
• Notifiche push e aggiornamenti in tempo reale: invia annunci formali e informali, inclusi cambiamenti di servizio, aggiornamenti delle risorse umane, annunci, distribuzione di informazioni, rapporti sulla sicurezza e altro ancora.
• Sondaggi periodici: che si tratti di un semplice sondaggio di feedback a due domande o di un solido sondaggio sulla soddisfazione dei dipendenti, i responsabili della cura del prato utilizzano Connecteam per consentire ai dipendenti di condividere il proprio feedback con facilità ed efficienza.
• Casella dei suggerimenti: consente ai membri del team di condividere facilmente le proprie idee e pensieri in tempo reale.

Tutti gli strumenti di comunicazione facilitano anche l'aumento del coinvolgimento dei dipendenti poiché i dipendenti sono in prima linea e al centro.

Rendere la sicurezza e la consapevolezza una priorità

Connecteam rende facile per le aziende di cura del prato aumentare la consapevolezza e gli standard poiché la sicurezza è un aspetto cruciale nelle operazioni quotidiane.

• Reportistica semplice e veloce : i dipendenti possono inviare istantaneamente report mentre sono in movimento, in modo che il manager interessato possa valutare e rispondere in tempo reale.Ad esempio segnalare un incidente.
• Risorse digitali sulla sicurezza : assicurati che i protocolli di sicurezza, i suggerimenti e le risorse siano disponibili con il semplice tocco di un pulsante, inclusi materiali chiave come "lezioni apprese", risultati sugli incidenti e suggerimenti periodici sulla sicurezza.
• Formazione continua sulla sicurezza : i manager devono sapere chi ha terminato un corso o un quiz e possono persino inviare promemoria a coloro che non hanno terminato una sessione di formazione sulla sicurezza richiesta.Questo aiuta a garantire che tutti i professionisti della cura del prato abbiano le competenze richieste su base continuativa.
• Safety first communication: è facile distribuire e comunicare aggiornamenti e protocolli relativi alla sicurezza, come rapporti sulla ricerca di incidenti, aggiornamenti procedurali in tempo reale o fattori di rischio come condizioni meteorologiche avverse o percorsi chiusi.

I protocolli aziendali sono immediatamente disponibili

Le aziende di cura del prato devono disporre di risorse comuni immediatamente disponibili per tutti i membri del team per garantire la conformità:

• Procedure operative standard (SOP)
• Protocolli di sicurezza e di emergenza
• Il manuale dell'impiegato
• Codice etico
• Politica sulle molestie sessuali
• Politica uniforme

Formazione di tutti i dipendenti

Con Connecteam, i responsabili della cura del prato offrono formazione attraverso l'app per garantire che i dipendenti siano raggiunti regolarmente. Inoltre, puoi tenere traccia dei progressi ed eseguire la formazione in qualsiasi momento e i dipendenti possono completare il materiale nel loro tempo libero.

• Formazione su salute e sicurezza
• Formazione sulle molestie sessuali
• Uso e manutenzione delle attrezzature
• Test e quiz.

Tuttavia, non si tratta solo di assumere nuove assunzioni, ma anche di migliorare costantemente le capacità professionali dei dipendenti "senior" per evitare lacune di conoscenza.

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