Gestione delle finanze delle piccole imprese: migliori pratiche

Gestire una piccola impresa è un duro lavoro. Ci sono così tante cose di cui tenere traccia: dalle vendite e marketing allo sviluppo del prodotto e al personale. Ma uno degli aspetti più importanti della proprietà di una piccola impresa è la gestione finanziaria. Proteggere il proprio investimento significa prestare la giusta attenzione ai dettagli finanziari.

Non solo pratiche di gestione finanziaria efficienti aiuteranno ad aumentare i tuoi profitti, ma la tua diligenza può anche proteggere te e il tuo personale da problemi di conformità e problemi legali. Tali abitudini possono anche fornire un'importante rete di sicurezza finanziaria durante circostanze difficili, come . . . una pandemia globale!

Proteggere i tuoi profitti

Tenere d'occhio il flusso di cassa, i costi e le entrate è un must per qualsiasi azienda che cerca di aumentare i guadagni, espandersi, crescere e assumere ulteriore aiuto. Le organizzazioni senza scopo di lucro richiedono anche un'attenta sorveglianza delle donazioni, delle sovvenzioni in dollari e di tutti gli altri flussi di entrate al fine di mantenere la trasparenza e rendere conto di un audit o di un'indagine.

Se non capisci queste metriche finanziarie fondamentali, ci sono alcuni rischi evidenti: se la tua azienda ha investitori, sei responsabile di fornire loro tutte le informazioni finanziarie richieste in qualità di proprietario o gestore. Oltre a ciò, la cattiva gestione dei fondi può portare a carenze di flusso di cassa che possono causare interruzioni della catena di approvvigionamento o ritardi nell'ottenimento di forniture dai fornitori.

Migliori pratiche per gestire le finanze delle piccole imprese

Non è necessariamente difficile mantenere un budget per la tua attività, ma richiede impegno e dedizione. Ciò potrebbe spiegare in qualche modo come più della metà delle piccole imprese non riesce a sopravvivere al quinto anno di attività. Di seguito sono riportati alcuni suggerimenti che puoi seguire per garantire il successo finanziario a lungo termine della tua attività:

Prepara un bilancio

Un budget ti consente di tenere traccia di ogni piccola somma di denaro che entra ed esce dalla tua attività. Per iniziare, fai un elenco di tutte le fonti di reddito mensili previste, come vendite, interessi sugli investimenti, guadagni di proprietà in affitto e così via. I dati sul reddito possono essere trovati nel tuo conto economico, che sarà discusso in modo più approfondito in seguito.

Quindi, fai un elenco separato delle spese che prevedi che la tua attività avrà regolarmente. Acquisti di inventario, buste paga, premi assicurativi, tasse, utenze, commissioni e pagamenti di debiti sono solo alcune delle spese che potrebbero essere incluse in questa categoria.

Impara le basi della fatturazione e della contabilità

La contabilità è il processo per tenere traccia di tutte le transazioni finanziarie eseguite da un'azienda durante un periodo di tempo, solitamente mensile. Puoi scegliere di tenere la contabilità in modo tradizionale, utilizzando un libro mastro fisico.

Hai anche la possibilità di adottare un software di fatturazione basato su cloud come Hiveage. Abbiamo anche un piano gratuito ideale per le piccole imprese che hanno appena iniziato. Alcuni imprenditori scelgono di affidare l'intera attività a un contabile competente che potrebbe lavorare come appaltatore o dipendente part-time.

Tieni traccia del flusso di cassa

Un registro delle tue spese è una componente vitale per la gestione del denaro. Secondo uno studio, ben l'82% delle aziende fallite incolpa le difficoltà di flusso di cassa per il loro fallimento. Sfortunatamente questo si è dimostrato fin troppo comune con l'attuale pandemia di COVID-19.

Il rendiconto finanziario è un rapporto finanziario che descrive in dettaglio quanto denaro è stato speso e per quale scopo durante un determinato periodo di tempo. Aiuta a prevenire inutili scoperti di conto bancario, spese eccessive ed emorragie di liquidità. I fogli di lavoro del flusso di cassa sono prontamente disponibili online, proprio come lo sono i budget aziendali.

Preparare un conto profitti e perdite

Un conto profitti e perdite analizza le entrate, i guadagni e le perdite totali della tua azienda in un determinato periodo di tempo (ad esempio, trimestrale, annuale). La dichiarazione è fondamentale per ottenere capitale circolante o richiedere un prestito aziendale. È anche fondamentale per le aziende con investitori o azionisti poiché fornisce un quadro finanziario completo. Assicurati di mantenerlo aggiornato regolarmente in modo che sia pronto per l'uso quando necessario.

Mantieni il tuo bilancio

Il bilancio di una società è un documento che tiene traccia delle sue attività, passività ed equità. Il documento è anche fondamentale per mantenersi aggiornato e l'obiettivo generale è bilanciare attività e passività più patrimonio netto. I finanziatori e gli investitori prestano attenzione a questo documento, quindi assicurati di aggiornare regolarmente man mano che le tue finanze cambiano.

Prevedi le tue finanze

Qual è la tua percezione del prossimo futuro per il business? È fondamentale avere una buona idea di dove stai andando in modo da poter prendere decisioni informate sull'opportunità o meno di richiedere un prestito, nonché sull'opportunità o meno di ridurre le spese.

Esistono diversi metodi per preparare una previsione dei ricavi. Quando sei appena agli inizi, potrebbe essere utile lavorare con un professionista esperto per prendere dimestichezza con questo approccio.

Organizza le basi

Quando si tratta di gestione finanziaria, la tua lista di cose da fare potrebbe sembrare scoraggiante. Queste sono alcune cose di base di cui puoi occuparti per aumentare l'organizzazione, l'efficienza e la conformità.

1. Ottieni il tuo codice fiscale per l'azienda: come piccola impresa, probabilmente vorresti che l'azienda esistesse come entità a sé stante. Controlla le regole delle tue giurisdizioni per i dettagli. Negli Stati Uniti, ad esempio, puoi iniziare ottenendo un EIN dall'IRS.
2. Avere un conto bancario separato: tutti i fondi aziendali devono essere tenuti completamente separati dai fondi personali. Seguendo l'esempio sopra, una volta ricevuto il tuo EIN, apri un conto corrente commerciale presso una banca che ti senti a tuo agio nell'usarlo per farlo. Questo è un passaggio fondamentale: molti problemi fiscali possono essere evitati mantenendo le finanze aziendali separate da quelle personali.
3. Impostare correttamente le buste paga: se si dispone di personale, è necessario essere estremamente attenti a stabilire correttamente le buste paga. Considera anche lo sviluppo di un manuale per i dipendenti per ridurre al minimo i conflitti sul posto di lavoro (comprese le politiche relative ai permessi retribuiti, ai bonus e ad altre questioni).
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Tieni presente che il tuo paese, stato o governo locale potrebbe avere leggi commerciali aggiuntive che devi seguire, come ottenere una licenza commerciale o sottoporsi a un'ispezione. Essere consapevoli di questi requisiti renderà più chiaro l'intero processo di gestione finanziaria ed eviterai anche sanzioni e sanzioni inutili.