La guida definitiva alla gestione dei dipendenti remoti

Il lavoro a distanza prima della pandemia era spesso considerato un vantaggio, offerto da un numero limitato di datori di lavoro in circostanze limitate. Ora, è diventata la norma e sembra continuare, con un recente studio di Mercer che ha rilevato che l'83% dei datori di lavoro intende continuare a fornire il lavoro a distanza su scala più ampia dopo la pandemia.

La gestione dei dipendenti remoti, tuttavia, richiede un approccio diverso rispetto alle strategie tradizionali basate sull'ufficio. In questo articolo, diamo un'occhiata alle sfide e alle opportunità presentate dal modello di lavoro a distanza e a come gestire i lavoratori a distanza e i dipendenti fuori sede.

Il lavoro a distanza presenta sfide

Le sfide della gestione dei dipendenti remoti includono:

• Mancanza di interazione faccia a faccia . Il modo in cui i dipendenti interagiscono con i colleghi e i manager cambia inevitabilmente quando lavorano in remoto. Senza le interazioni quotidiane attorno al refrigeratore d'acqua, i dipendenti remoti possono sentirsi isolati, con un impatto sul loro coinvolgimento e motivazione. Dal punto di vista gestionale, la mancanza di interazione di persona può sembrare un ostacolo al monitoraggio della produttività.
• "Zoom fatica". Mentre le videochiamate possono affrontare la mancanza di interazione diretta, passare ore in riunioni di team virtuali può essere altrettanto dannoso. Il termine "stanchezza dello zoom" è stato coniato diversi mesi dopo la pandemia per descrivere gli impatti negativi dell'uso continuo di video. In un sondaggio, oltre il 49% degli intervistati ha segnalato esaurimento a causa dell'uso della webcam. Le politiche generali "camera accesa" possono anche far sentire i dipendenti come se fossero osservati, creando un senso di sfiducia.
• Indebolimento dei legami di squadra . I dipendenti in genere apprezzano le conversazioni spontanee, le interazioni sociali e le relazioni professionali con i colleghi. Ma c'è il rischio che questi legami si indeboliscano quando si lavora a distanza, acuito dall'isolamento sociale che può creare un passaggio al lavoro a distanza. Questi fattori possono minare il senso di appartenenza di un dipendente al proprio team e organizzazione.
• Problemi di comunicazione . Un ambiente di lavoro remoto lascia meno spazio alle comunicazioni rapide e improvvisate che si verificano in un ufficio quando i dipendenti desiderano chiedere chiarimenti a un collega o supervisore. Anche con la tecnologia, è possibile che i messaggi istantanei o le e-mail vengano trascurati. Il processo di raccolta delle informazioni può richiedere più tempo, il che può essere frustrante per i dipendenti e influire sulla produttività. Soprattutto quando hai team che lavorano in fusi orari diversi, gestire con successo i membri del team remoti può diventare una sfida.
• Distrazioni . La distrazione del lavoro dall'ambiente domestico è spesso una delle principali preoccupazioni della direzione con il lavoro a distanza. Le faccende domestiche, le consegne e l'assistenza all'infanzia possono interrompere la giornata lavorativa di un dipendente, compromettendo il suo impegno.

Ma offre anche opportunità

Il rovescio della medaglia, il lavoro a distanza offre anche alle organizzazioni diverse opportunità come:

• Potenziali riduzioni dei costi. Il lavoro a distanza riduce le spese generali associate alla manutenzione di un ufficio fisico, come elettricità, cancelleria, pulizie e spese di viaggio. Di conseguenza, le organizzazioni potrebbero essere in grado di trasferirsi in spazi più piccoli o rinunciare del tutto a un ufficio. Il lavoro a distanza riduce anche l'impronta di carbonio di un'organizzazione, riducendo le emissioni di anidride carbonica dovute al pendolarismo, all'uso di energia e allo smaltimento dei rifiuti solidi.
• Aumenta la produttività . È un'idea sbagliata comune che i lavoratori remoti siano meno produttivi di quelli in loco. I lavoratori a distanza sono generalmente più felici grazie alla maggiore libertà, flessibilità e autonomia di cui dispongono. La mancanza di pendolarismo gioca un ruolo significativo in questo: uno studio ha rilevato che il 79% degli intervistati ha citato evitare il pendolarismo come il più grande vantaggio del lavoro a distanza. Di conseguenza, il 52% dei datori di lavoro segnala un miglioramento della produttività dei dipendenti da quando lavora in remoto.
• Aumenta la soddisfazione sul lavoro e il coinvolgimento dei dipendenti . Il lavoro a distanza è stato collegato a una maggiore soddisfazione sul lavoro. È più probabile che i dipendenti soddisfatti rimangano più a lungo nella loro organizzazione, riducendo i tassi di abbandono e facendo risparmiare denaro all'organizzazione in generale. La flessibilità del lavoro a distanza aumenta anche il coinvolgimento dei dipendenti, con luoghi di lavoro impegnati che godono del 41% in meno di assenteismo e del 21% in più di redditività.
• Accesso a una forza lavoro più diversificata. Il lavoro a distanza consente ai datori di lavoro di accedere a un pool di talenti più ampio, offrendo alle organizzazioni una scelta più ampia per trovare la persona giusta per il lavoro. Con il 54% dei lavoratori che afferma che cambierebbe lavoro per la scelta di lavorare da remoto, il lavoro a distanza è anche una strategia chiave per attrarre e trattenere i talenti.

8 strategie per gestire efficacemente i dipendenti remoti

All'inizio della pandemia, oltre 7 datori di lavoro su 10 hanno riferito di avere difficoltà ad adattarsi al lavoro a distanza. Ecco alcuni suggerimenti per la gestione dei team remoti.

Un criterio di lavoro a distanza fornisce un quadro su come e quando il lavoro a distanza verrà gestito nell'organizzazione. Stabilisce chi può lavorare in remoto, i relativi processi di approvazione e come verrà gestito il lavoro in remoto all'interno di un team.

Se utilizzi un modello di lavoro ibrido, la tua politica dovrebbe anche spiegare i casi in cui i dipendenti devono essere presenti in ufficio, ad esempio per motivi di sicurezza o pratici.

Quando comunichi con un team remoto, non puoi adottare un approccio adatto a tutti. Al contrario, adattati agli stili di comunicazione dei singoli dipendenti. Alcuni potrebbero aver bisogno di un contatto quotidiano, mentre altri devono connettersi solo una volta alla settimana o quando si verifica un problema particolare.

Come lavorare in un ambiente d'ufficio, a un certo punto dovrai avere conversazioni difficili con i tuoi dipendenti remoti, ad esempio sulla gestione delle prestazioni o su questioni disciplinari. C'è la possibilità che queste conversazioni diventino a forma di pera quando ci si affida alla tecnologia e in assenza di segnali non verbali.

Ecco perché dovresti usare una gamma di strumenti diversi per comunicare con e tra i tuoi dipendenti. Le videochiamate sono utili per conversazioni più sensibili, mentre la messaggistica istantanea può essere utile per lavorare su un progetto collaborativo o condividere informazioni urgenti.

Per rispondere a eventuali dubbi sulla produttività, è necessario stabilire aspettative chiare sugli accordi di lavoro a distanza dei dipendenti e sull'output lavorativo. Sii chiaro su tempi, priorità e tappe fondamentali e assicurati di essere disponibile a rispondere a qualsiasi domanda i tuoi dipendenti potrebbero avere.

È quindi possibile monitorare questi obiettivi, formalmente o informalmente. Invece di tenere sotto controllo, il monitoraggio delle prestazioni dei dipendenti ti aiuta a identificare eventuali problemi potenziali, come il burnout. È quindi possibile affrontare il problema sia a livello organizzativo che individuale, ove necessario.

Per superare la mancanza di interazione di persona, dedica del tempo al team building e all'interazione all'interno del tuo team remoto. Può trattarsi di una riunione di squadra regolare che inizia con una chat informale, un esercizio di team building dedicato o un recupero sociale, come un quiz del venerdì pomeriggio.

Lasciati guidare dal feedback dei tuoi dipendenti quando pianifichi l'interazione del team, in termini di quanto spesso vogliono incontrarsi e se vogliono usare la loro fotocamera. Gli eventi possono essere organizzati per telefono o tramite e-mail, messaggi o chiamate in videoconferenza. Non devono essere lunghi: per evitare l'affaticamento dello zoom, più corti possono essere più efficaci.

I dipendenti remoti devono disporre degli strumenti necessari per svolgere il proprio lavoro. Garantire che abbiano lo stesso accesso alla tecnologia e alle risorse fisiche dei dipendenti in loco, con adeguamenti effettuati ove necessario per riflettere le realtà pratiche del lavoro a distanza.

Ciò include l'accesso digitale a manuali di policy e procedure, modelli, file client e software, inclusi strumenti per conferenze e pianificazione. Potrebbero essere necessari anche strumenti fisici, come un laptop, una stampante e una carta di credito aziendale.

Dipendenti diversi richiedono risorse diverse, soprattutto quando si tratta di strumenti di comunicazione, quindi rispondi alle loro esigenze individuali.

Oltre agli eventi del team, dovresti anche programmare regolari check-in individuali con i dipendenti. Sebbene tu possa regolare la frequenza e la durata di questi in base alle esigenze del team e dell'individuo, la prevedibilità è fondamentale, quindi segui ogni check-in programmato.

Raggiungere i dipendenti individualmente ti consente di valutare il loro benessere generale, identificare eventuali problemi che stanno riscontrando e rispondere a qualsiasi domanda che potrebbero avere. Comunica anche il loro valore e aiuta a mantenerli motivati.

Questi check-in sono una buona fonte di feedback per lo sviluppo e il perfezionamento del tuo approccio alla gestione del tuo team remoto. Di tanto in tanto, puoi anche far circolare un breve sondaggio tra i dipendenti in modo che possano fornire feedback anonimi sull'esperienza di lavoro da casa.

Un buon modo per motivare i dipendenti e creare un senso di unione è raccogliere e condividere i consigli dei dipendenti con esperienza di lavoro a distanza, ad esempio tramite un video di testimonianza o un'e-mail.

Possono fornire approfondimenti e suggerimenti per la gestione del tempo, strategie per affrontare l'isolamento sociale e mantenere un equilibrio tra lavoro e vita privata mentre si lavora da casa.

Un'analisi di Gallup ha rilevato che i dipendenti che si sentono sottovalutati e sottovalutati hanno il doppio delle probabilità di dire che lasceranno entro i prossimi 12 mesi e le sfide del lavoro a distanza possono amplificare questo sentimento. Quando si gestisce un team remoto, il riconoscimento rimane una parte importante della strategia di fidelizzazione dei dipendenti di un'organizzazione.

Trova il modo di celebrare a distanza i risultati raggiunti sia dal personale che dal team, ad esempio inviando un'e-mail di ringraziamento al tuo team, rivolgendo un ringraziamento a un dipendente in una delle riunioni regolari del team o inviando un pacchetto di assistenza.

La linea di fondo sulla gestione di un team remoto

L'approccio migliore alla gestione di un team remoto è essere pazienti e flessibili: una strategia di lavoro a distanza di successo dovrebbe essere adattata alle esigenze individuali dei membri del tuo team.

Adottando i suggerimenti di cui sopra, puoi essere certo che i tuoi dipendenti remoti stanno lavorando in modo efficace e assicurarti di evitare di cadere nella trappola della microgestione.