Ridurre al minimo i rischi dell'utilizzo di WhatsApp al lavoro
Pubblicato: 2023-07-04
WhatsApp è diventata la principale piattaforma di messaggistica, con circa 2 miliardi di utenti globali che inviano collettivamente oltre 100 miliardi di messaggi ogni giorno.
Sebbene l'utilizzo di WhatsApp possa essere conveniente, non è progettato per comunicazioni interne sicure.
Le organizzazioni, in particolare nel settore sanitario, devono quindi riconoscere e affrontare i vasti rischi associati al suo utilizzo e considerare invece l'utilizzo di una piattaforma di comunicazione interna sicura e professionale.
Tuttavia, se stai attualmente utilizzando WhatsApp all'interno della tua organizzazione, puoi comunque agire immediatamente per ridurre questi rischi.
Esaminiamo le preoccupazioni principali e passiamo ai passaggi che puoi adottare per ridurle al minimo.
I principali rischi e come ridurli al minimo
Rischio 1: le organizzazioni non hanno il controllo amministrativo
WhatsApp manca di funzionalità e autorizzazioni amministrative essenziali, il che rende difficile gestire i gruppi di chat, controllare le capacità degli utenti e fornire supervisione man mano che le organizzazioni crescono.
Come minimizzare il rischio:
- Valuta regolarmente tutti i gruppi di chat: esegui una valutazione regolare per identificare i gruppi di chat WhatsApp esistenti della tua organizzazione. Raccogli informazioni dai membri del team per creare una panoramica di questi gruppi e determinare la loro rilevanza. Mantieni aggiornati gli elenchi dei partecipanti al gruppo, chiudi i gruppi non necessari e crea un elenco dei tuoi gruppi in Excel o Word per garantire la tracciabilità completa.
- Assegna ruoli di amministratore di gruppo chiari: definisci e designa chiaramente gli amministratori per ciascun gruppo di chat. Specificare le loro responsabilità, come la gestione delle attività del gruppo, l'approvazione di nuovi membri e l'applicazione delle linee guida sulla comunicazione. Ciò aumenta la responsabilità e la supervisione. Assicurati che gli amministratori siano membri del team affidabili in grado di riflettere correttamente l'organizzazione.
- Limita il numero di amministratori: mantieni al minimo il numero di amministratori per ogni gruppo. Avere troppi amministratori aumenta la probabilità di cattiva gestione o azioni non autorizzate.
Rischio 2: responsabilità per contenuti offensivi e inappropriati
L'impossibilità di rimuovere messaggi offensivi o inappropriati su WhatsApp espone la tua organizzazione al rischio di azioni legali, danni finanziari e di reputazione e perdita del morale dei dipendenti.
Come minimizzare il rischio:
- Stabilire le politiche di messaggistica di WhatsApp: definire e comunicare chiaramente le aspettative e le linee guida relative al comportamento di messaggistica accettabile. Sviluppa una politica che delinei i tipi di messaggi e comportamenti che non sono tollerati all'interno dei gruppi di WhatsApp.
- Comunicare le linee guida fin dall'inizio: informare tutti i membri del gruppo delle linee guida che devono seguire durante la creazione di nuovi gruppi. Utilizza la funzione di descrizione del gruppo WhatsApp per aggiungere un riepilogo delle regole di condotta come promemoria costante.
- Affronta tempestivamente i contenuti inappropriati: rispondi immediatamente a messaggi offensivi o inappropriati. Comunicare chiaramente che tali contenuti non sono consentiti, richiederne l'eliminazione e rafforzare l'impegno dell'organizzazione per una comunicazione rispettosa e responsabile.
Rischio 3: manutenzione manuale soggetta a errori
La gestione manuale dei gruppi di WhatsApp può portare a errori, ritardi nell'aggiunta e rimozione di dipendenti e perdita di controllo sui gruppi quando gli amministratori lasciano l'azienda.
Come minimizzare il rischio:
- Segui una procedura strutturata per l'aggiunta di nuovi dipendenti e la rimozione di ex dipendenti: aggiungi nuovi dipendenti ai gruppi WhatsApp aziendali come parte del processo di onboarding e rimuovi tempestivamente gli ex dipendenti dopo la loro partenza. Mentre gli ex membri mantengono l'accesso alle cronologie delle conversazioni, non dovrebbero più ricevere nuovi messaggi.
Poiché potresti aver bisogno di più amministratori per eseguire queste azioni, affida a una persona il compito di garantire che tutti gli amministratori svolgano questa attività.
- Assicurati che l'offboarding rifletta una revisione del ruolo dell'individuo: se il dipendente uscente è un amministratore di gruppo, assegna un nuovo amministratore come parte del processo di offboarding per garantire che il controllo di tutti i gruppi WhatsApp rimanga all'interno della tua organizzazione.
Rischio 4: fuga di informazioni sensibili
WhatsApp presenta un rischio di fuga di informazioni sensibili, soprattutto quando gli ex dipendenti hanno ancora accesso alle conversazioni WhatsApp a cui hanno partecipato, anche dopo essere stati rimossi.
Come minimizzare il rischio:
- Definisci politiche chiare su quali informazioni possono essere condivise su WhatsApp: idealmente, condividi esempi di informazioni che non dovrebbero essere condivise. Per le organizzazioni sanitarie, si consiglia di limitare la condivisione delle informazioni relative ai pazienti e utilizzare invece una piattaforma sicura attraverso la quale l'azienda può controllare e registrare i dati sensibili.
- Allena il team: includi un capitolo sull'uso di WhatsApp e sui suoi rischi nei tuoi programmi di formazione continua. Sottolinea che le informazioni condivise su WhatsApp non possono essere rimosse completamente e che tutti dovrebbero riflettere attentamente prima di condividere documenti, informazioni aziendali o informazioni sanitarie protette.
- Creare una chiara rappresentazione visiva per i gruppi: sebbene si possa fare poco dopo aver condiviso informazioni o immagini nel gruppo sbagliato, è possibile ridurre al minimo il rischio che ciò accada utilizzando nomi e immagini di gruppo chiari per catturare l'attenzione dell'utente prima di condividere qualsiasi informazione.
- Chiedi al tuo team di evitare di condividere i propri dispositivi: a casa o con gli amici, sottolinea l'importanza di non fornire ad altri l'accesso a un dispositivo che potrebbe contenere informazioni sensibili.
- Incoraggia l'uso delle impostazioni di sicurezza: assicurati che il tuo team attivi le impostazioni di sicurezza sui propri telefoni, come un passcode, il riconoscimento facciale o l'autenticazione delle impronte digitali, per mitigare i rischi che altri accedano a informazioni sensibili. Il dispositivo dovrebbe bloccarsi automaticamente poco dopo che non è stato utilizzato.
Rischio 5: Cause di lavoro e occupazione
L'utilizzo di WhatsApp per la comunicazione sul posto di lavoro espone le organizzazioni a rischi legati al lavoro e all'occupazione, poiché le cronologie complete delle conversazioni e le informazioni in possesso dei dipendenti possono essere utilizzate come prova in azioni legali.
Come minimizzare il rischio:
- Ridurre al minimo l'uso di WhatsApp per le comunicazioni relative al lavoro: quando possibile, limitare l'uso di WhatsApp e cercare di evitare questioni relative al lavoro come discutere di ore di lavoro straordinario, comunicazioni relative al licenziamento o annunci specifici.
- Fornire ai manager strumenti dedicati per la comunicazione relativa al lavoro: prendere in considerazione la possibilità di dotare i manager di strumenti specializzati progettati specificamente per la comunicazione relativa al lavoro. Questi strumenti dovrebbero facilitare una comunicazione efficace con i membri del loro team in merito alle informazioni quotidiane relative al lavoro.
- Rivedere le conversazioni al momento del licenziamento di un dipendente: prima di licenziare un dipendente, è utile rivedere le precedenti comunicazioni di WhatsApp con loro per identificare eventuali rischi di contenzioso sul lavoro, poiché una comprensione completa dell'intero contesto può aiutare a gestire efficacemente tali reclami.
Rischio 6: problemi di sicurezza e privacy
WhatsApp non ha impegni commerciali con le organizzazioni che utilizzano la sua versione consumer. Non comporta le responsabilità e gli obblighi di altri fornitori di software, come il backup e il ripristino dei dati o la segnalazione di violazioni della sicurezza.
Come minimizzare il rischio:
- Tieniti informato sulle vulnerabilità e sul loro stato attuale: tieniti aggiornato sulle ultime informazioni relative alle vulnerabilità nella piattaforma WhatsApp seguendo gli articoli di notizie e le pubblicazioni che seguono questi sviluppi.
- Valuta la possibilità di migrare verso strumenti di lavoro specializzati: tali piattaforme dovrebbero essere supportate da contratti legali e valutazioni approfondite, assicurando che loro e i loro fornitori abbiano responsabilità e impegni nei confronti della tua organizzazione.
La linea di fondo
Nel complesso, sebbene WhatsApp offra un'app comoda e ampiamente utilizzata, le organizzazioni devono essere consapevoli dei rischi associati al suo utilizzo sul posto di lavoro, in particolare in settori sensibili come l'assistenza sanitaria.
Tuttavia, se attualmente utilizzi l'app di messaggistica per comunicare con il tuo staff, utilizza i consigli di cui sopra per migliorare la sicurezza e ridurre al minimo i potenziali rischi associati all'utilizzo di WhatsApp al lavoro.
Si consiglia inoltre vivamente di esplorare soluzioni di comunicazione interna alternative che forniscano un migliore controllo sulla condivisione dei dati e siano progettate specificamente per soddisfare le esigenze aziendali.