Gestione della forza lavoro mobile: la guida completa

La forza lavoro mobile comprende 2,7 miliardi di dipendenti a livello globale e include coloro che non lavorano alla scrivania come parte del loro ruolo. I lavoratori deskless includono tassisti, infermieri, lavoratori dei servizi pubblici, lavoratori forestali, autisti di camion, soccorritori e altri che svolgono un lavoro cruciale senza lavorare da una posizione centrale.

I dipendenti mobili possono aiutare le aziende a migliorare la soddisfazione dei clienti offrendo servizi ai clienti e possono consentire il completamento di attività che semplicemente non possono essere eseguite da una posizione centrale. Tuttavia, come tutta la forza lavoro, i lavoratori deskless e i loro manager hanno bisogno degli strumenti di gestione giusti. In effetti, poiché i lavoratori senza scrivania potrebbero non avere sempre accesso alle risorse di un ufficio tradizionale, sono più importanti tecnologie e soluzioni efficaci per la gestione della forza lavoro mobile.

Che cos'è la gestione della forza lavoro mobile?

La gestione della forza lavoro mobile (MWM) si riferisce agli strumenti, alla tecnologia e all'approccio utilizzati dalle aziende per gestire i team sul campo, le flotte e i lavoratori deskless. Può includere soluzioni software per la gestione della forza lavoro mobile, app, servizi e altre soluzioni progettate per aiutare manager, leadership e lavoratori mobili a comunicare e lavorare insieme in modo efficace, anche a distanza.

Le grandi sfide della gestione della forza lavoro mobile e le soluzioni

La forza lavoro deskless ha bisogno di un approccio diverso, eppure molte aziende della Silicon Valley si sono concentrate in modo sproporzionato sui lavoratori in ufficio durante lo sviluppo di soluzioni per la gestione del team e delle attività. Queste opzioni non funzionano per la gestione dei servizi mobili e sul campo, perché i lavoratori senza scrivania sono spesso lontani dai dirigenti. Sebbene i lavoratori senza scrivania possano avere maggiore autonomia e libertà nei loro ruoli, richiedono comunque comunicazioni affidabili, accesso a database e informazioni per svolgere il proprio lavoro e supporto gestionale aggiuntivo.

I team mobili devono inoltre affrontare sfide uniche che richiedono le proprie soluzioni di gestione della forza lavoro mobile.

La sfida: il disimpegno

I lavoratori mobili potrebbero non avere la stessa interazione sociale sul posto di lavoro come i dipendenti in ufficio, rendendo più difficile per loro sentirsi parte del team. Ciò può portare a un fatturato elevato, che è costoso: le aziende spendono in media l'equivalente del 70% dello stipendio annuo di un lavoratore per sostituire un membro del team. Anche le aziende con disimpegno sono superate di circa il 20% da una forza lavoro altamente impegnata.

Le soluzioni

• Rendi mobile il tuo posto di lavoro: usa un'app mobile per mantenere impegnato il tuo team mobile invece di chiedere ai lavoratori di utilizzare un PC o di completare attività in una posizione dell'ufficio (come il timbratura) che ora possono essere eseguite da remoto.
• Crea spazi sociali online: usa la tecnologia per creare comitati virtuali o gruppi di chat sociali online. Dare ai lavoratori uno spazio per socializzare online tramite chat di testo o video li aiuta a conoscersi, il che è particolarmente importante se il tuo team si incontra raramente di persona. Conoscere il team più numeroso aiuta i lavoratori a sentirsi parte di qualcosa di più grande e ti aiuta a ricreare parte del cameratismo che può venire naturale quando si lavora faccia a faccia.
• Riconosci i dipendenti: a tutti piace essere riconosciuti. In un sondaggio, il 40% dei lavoratori ha affermato che si sarebbe impegnato di più se fosse stato riconosciuto sul posto di lavoro più spesso. Con i lavoratori mobili, è importante utilizzare la gestione della forza lavoro mobile o un altro sistema per assicurarti di riconoscere pubblicamente un buon lavoro e non trascurare i lavoratori che potrebbero non essere in ufficio o il cui lavoro potresti non vedere tutti i giorni.

Istituire un programma di riconoscimento dei dipendenti come un regolare "dipendente del mese" o un altro riconoscimento formale per assicurarsi che questi lavoratori si sentano visti e apprezzati.

• Creare opportunità per i lavoratori di incontrarsi di persona: se possibile, creare eventi in cui i lavoratori possano incontrarsi di persona regolarmente, sia per l'interazione sociale con i loro coetanei che per lo sviluppo professionale. Può essere prezioso per la cultura e la connessione che i tuoi dipendenti si incontrino per drink o cene regolari dopo il lavoro, feste, riunioni a tutti i costi, ritiri aziendali e altri eventi. Andare offline per un po' di tempo aiuta la tua squadra a sentirsi una squadra.

La sfida: l'accesso alle informazioni

I lavoratori mobili hanno bisogno di informazioni per svolgere il proprio lavoro, ma a differenza degli impiegati non hanno accesso a una bacheca centrale, a uno schedario o ad altri lavoratori a cui possono chiedere informazioni. Una buona gestione della forza lavoro mobile significa assicurarsi che i tuoi dipendenti possano accedere facilmente a ciò di cui hanno bisogno per le loro attività lavorative, a cominciare da una buona tecnologia o da una potente app in grado di contenere tutti i documenti, le liste di controllo, i modelli, i moduli e qualsiasi altro strumento di cui i tuoi dipendenti hanno bisogno .

Le soluzioni

• Creare una base di conoscenza: secondo un sondaggio, i lavoratori possono dedicare fino al 19% del tempo di lavoro alla ricerca di informazioni. Per chi lavora in ufficio, questo significa stare comodamente seduti al computer al chiuso. Tuttavia, per i lavoratori mobili questo può significare più tempo all'aperto con vari tipi di tempo, più tempo sul campo e una notevole frustrazione mentre cercano informazioni sui loro dispositivi mobili. Disponi di uno spazio crittografato online che consenta ai lavoratori mobili di accedere a documenti specifici dell'attività, al manuale del dipendente, ai manuali delle procedure, alle politiche aziendali, ai moduli e altro ancora.

Uno strumento come la Knowledge Base di Connecteam può essere utile perché è progettato specificamente per i lavoratori deskless ed è pronto per essere popolato con i tuoi documenti pur essendo completamente personalizzabile. Puoi impostare le autorizzazioni in modo che i team possano accedere ai documenti di cui hanno bisogno senza dover scorrere informazioni irrilevanti e puoi organizzare i documenti in modo che siano facili da trovare.

• Gestione delle attività e degli ordini di lavoro: quando i tuoi dipendenti sono sul campo, utilizza una funzione di gestione delle attività sulla piattaforma di gestione della forza lavoro mobile per assegnare attività, allegare i documenti necessari per ciascuna attività, impostare scadenze e altro ancora. Puoi ottenere aggiornamenti sullo stato e comunicare sulle attività, consentendo ai lavoratori di rimanere organizzati e in pista.
• Gestione della pianificazione: se i tuoi dipendenti non vengono in ufficio, ti starai chiedendo come puoi sapere quando sono disponibili a lavorare e quando hanno effettuato il loro ingresso. Allo stesso modo, i dipendenti devono sapere quando dovrebbero iniziare i loro turni e cosa ci si aspetta da loro. Una piattaforma come Connecteam risolve questo problema. Crea e condividi gli orari online, verifica che non si sovrappongano e crea persino "turni aperti" che i tuoi dipendenti possono rivendicare.

La funzione di timbratura consente ai lavoratori di timbrare quando arrivano in loco, anche se stanno lavorando lontano dai tuoi uffici principali. Puoi persino impostare posizioni georecintate, ricevere notifiche quando i lavoratori entrano e impostare limiti per controllare gli straordinari in modo da poter risparmiare denaro aziendale.

La sfida: l'accesso alla tecnologia

In un sondaggio, il 75% dei lavoratori senza scrivania intervistati ha riferito di utilizzare la tecnologia almeno la metà del tempo in cui è al lavoro. Tuttavia, l'80% ha anche riferito di aver ricevuto laptop dal proprio posto di lavoro invece di tecnologie più appropriate, come i dispositivi mobili. In alcuni casi, i dipendenti hanno lavorato autonomamente alla protezione della tecnologia mobile in modo da disporre degli strumenti necessari per svolgere il proprio lavoro.

Le soluzioni

• Prendi in considerazione l'idea di offrire la tecnologia aziendale: l'acquisto di smartphone o tablet di qualità per il tuo team mobile garantisce che tutti utilizzino una tecnologia moderna e sicura. Puoi anche assicurarti che tutti i membri del tuo team abbiano la tecnologia a portata di mano per svolgere il proprio lavoro ed eseguire la piattaforma di gestione della forza lavoro mobile.
• Consenti ai dipendenti di utilizzare la propria tecnologia: alcune aziende consentono ai dipendenti di utilizzare i propri dispositivi mobili. Sebbene ciò possa sollevare ulteriori problemi di sicurezza, può aiutare a controllare i costi. Se i lavoratori utilizzano la propria tecnologia, l'utilizzo di un'app mobile sicura per la gestione della forza lavoro è importante per garantire la sicurezza dei dati aziendali.
• Aggiorna regolarmente: assicurati di eseguire le ultime app per la forza lavoro mobile con gli aggiornamenti correnti. Se offri dispositivi aziendali, come i tablet, aggiornali regolarmente in modo che i lavoratori dispongano di strumenti affidabili sul campo e in movimento.

La sfida: la gestione della flotta

Se disponi di una forza lavoro deskless, spesso non devi solo gestire il personale. Devi anche gestire la tua flotta e l'esperienza cliente fornita dal tuo team mobile. A seconda della tua attività, ciò può significare inviare il tuo team a compiti urgenti o richiesti, tenere traccia delle spedizioni e del personale, mantenere i programmi di manutenzione del veicolo e altro ancora. Essere in grado di completare queste attività in modo efficace può far risparmiare tempo e denaro alla tua azienda e può migliorare le esperienze dei clienti.

Le soluzioni

• Usa un localizzatore GPS: un localizzatore GPS, come quello disponibile con Connecteam, ti consente di vedere dove si trova la tua flotta in tempo reale e tiene traccia di velocità e distanza. Ti consente anche di riprodurre i percorsi che i conducenti hanno intrapreso in giorni specifici e ti aiuta a rispettare le regole sugli orari di servizio gestendo le ore di guida.
• Utilizza un'app per i dipendenti per la spedizione: un'app come Connecteam ti consente di pianificare i turni, ma ti consente anche di rispedire i camion o di apportare modifiche dell'ultimo minuto secondo necessità. Poiché è combinato con una funzione di chat, tu e i tuoi team o piloti potete rimanere facilmente in contatto quando è necessario apportare modifiche.

Lo stesso sistema ti consente di individuare facilmente il membro del team più vicino quando viene effettuata una richiesta e di inviarlo a qualsiasi lavoro urgente. Ti consente persino di coordinare i team, in modo da poter inviare diversi tipi di soccorritori di emergenza su una scena o inviare sia i tecnici che un team di consegna allo stesso indirizzo, ad esempio.

• Crea un sistema per la gestione dell'inventario: la tua flotta non è l'unica cosa che devi gestire. Potrebbe anche essere necessario garantire che gli strumenti e le attrezzature di lavoro vengano restituiti in tempo e in buone condizioni.

Una piattaforma di gestione può aiutarti a creare liste di controllo per gli strumenti e l'inventario relativi alle attività e ti consente persino di raccogliere le firme elettroniche dei dipendenti quando gli strumenti e le attrezzature vengono restituiti. Se l'attrezzatura è danneggiata, un buon sistema mobile consente ai lavoratori di caricare immagini dell'attrezzatura interessata in modo che possa essere riparata prima che sia nuovamente necessaria.

La sfida: problemi di comunicazione

I lavoratori sul campo potrebbero non avere sempre accesso a Internet e potrebbero essere lontani dai team, lavorare da soli o con i clienti. Comunicare con gli altri sul posto di lavoro è più impegnativo e richiede più livelli di comunicazione.

Le soluzioni

• Rendi la comunicazione asincrona: per i lavoratori sul campo, impegnati con un cliente o fuori dalla portata di un ripetitore cellulare, la comunicazione asincrona consente loro di svolgere il proprio lavoro e quindi di controllare e restituire i messaggi una volta che sono in grado di farlo. Quando tieni riunioni o invii messaggi, tieni presente che alcuni membri del tuo team mobile potrebbero ricevere questi messaggi in un secondo momento e guadagnare tempo per le risposte.
• Offri un unico spazio per tutte le comunicazioni in modo che nulla venga perso: una piattaforma mobile di gestione del posto di lavoro come Connecteam è mobile e consente ai dipendenti di accedere a documenti, moduli, criteri, gruppi di chat e tutte le forme di comunicazione in un unico posto. In questo modo, i dipendenti non devono chiedersi dove sia ospitata un'importante lista di controllo e non devono inviare messaggi istantanei e richieste di chat attraverso più piattaforme. Con un sistema, è chiaro dove si trova tutto.
• Utilizzare un sistema mobile first: è importante che la piattaforma o l'app di gestione del posto di lavoro mobile non supporti solo le comunicazioni mobili, ma sia progettata pensando specificamente ai dispositivi mobili e ai lavoratori deskless. Una buona app può consentire ai lavoratori di contattare la sede centrale o un manager o coordinatore in tempo reale, senza dover conoscere le loro informazioni di contatto.

Una funzione di chat in tempo reale può offrire uno dei modi più rapidi per ottenere aiuto, mentre una directory aziendale può aiutare i lavoratori a trovare i membri del team che devono contattare. È utile anche una funzionalità come Aggiornamenti Connecteam. Questo feed simile ai social media consente ai lavoratori di vedere gli aggiornamenti a livello aziendale in tempo reale, con o senza video e immagini.

La sfida: la supervisione è più difficile

Come puoi gestire qualcuno che non puoi vedere, che potrebbe essere al lavoro a miglia di distanza dal suo manager o supervisore? I tuoi lavoratori mobili sono "lontane dalla vista, fuori dalla mente?" Sei in grado di fornire la supervisione e supportare la tua forza lavoro ha bisogno?

Le soluzioni

• Utilizza un potente strumento di gestione della flotta: strumenti di gestione della flotta come Connecteam semplificano il coordinamento delle complessità uniche di un team in movimento. Con la gestione della flotta, puoi vedere dove si trovano tutti, chi è più vicino a un lavoro richiesto e dove devono andare i membri del tuo team. Puoi persino vedere dove si sta dirigendo qualcuno, se si trova in un luogo di lavoro, e più responsabili delle informazioni potrebbero aver bisogno di supportare completamente un team.
• Offri molti strumenti e risorse: la formazione personalizzata può aiutare i lavoratori a sentirsi sicuri nel proprio lavoro e fornire loro le competenze di cui hanno bisogno per lavorare in modo autonomo, ovviamente con il supporto appropriato. Connecteam ti consente di creare quiz in modo da poter testare i lavoratori su ciò che hanno imparato.

Sistemi, liste di controllo e richieste di lavoro dettagliate aiutano i lavoratori a sapere esattamente cosa ci si aspetta da loro, consentendo loro di lavorare in modo efficiente con maggiore indipendenza. Le liste di controllo e altri strumenti in un sistema come Connecteam offrono anche ai manager informazioni sul lavoro svolto, in modo che possano gestire efficacemente team e attività in tempo reale.

• Offri un semplice supporto per la documentazione: può influire sull'esperienza del cliente se un lavoratore mobile non riesce a trovare il modulo corretto per completare un'attività. Una buona piattaforma dispone di documenti organizzati in modo che possano essere trovati in pochi minuti e aggiorna regolarmente i documenti in modo che i lavoratori possano accedere alle versioni corrette dei file e dei moduli di cui hanno bisogno.
• Condurre sondaggi regolari: è facile per i dirigenti pensare di sapere di cosa hanno bisogno i lavoratori senza scrivania, ma il modo migliore per scoprirlo è chiedere. L'utilizzo di una funzionalità come i sondaggi e i sondaggi Connecteam ti consente di valutare quanto bene la tecnologia sta funzionando per la tua forza lavoro mobile e se sono necessarie risorse aggiuntive.

La sfida: il lavoro mobile può essere imprevedibile

I lavoratori sul campo potrebbero aver bisogno di trattare con i clienti da soli o potrebbero incontrare condizioni meteorologiche o altre situazioni sul campo a cui devono reagire. Il lavoro mobile spesso avviene in un ambiente imprevedibile e i lavoratori nei settori dell'edilizia, dei trasporti, della risposta alle emergenze e di altri settori possono incontrare situazioni uniche e di emergenza.

Le soluzioni

• Disponi di sistemi di contatto di emergenza: consenti ai lavoratori di contattarti facilmente in caso di emergenza e utilizza una piattaforma o un'app con notifiche push, in modo da poter avvisare il tuo team di temporali in arrivo o altre condizioni pericolose. Avere politiche di sicurezza e procedure di emergenza in atto in modo che il tuo team sappia cosa fare quando si verifica un imprevisto.
• Pensa offline: avere del materiale scritto che i dipendenti possono portare con sé, soprattutto per le emergenze, può essere utile se si interrompe la corrente durante un temporale o se un lavoratore sul campo si trova in una zona morta. Un elenco di contatti di emergenza o una piccola guida di emergenza stampata offre ai lavoratori qualcosa a cui fare riferimento se i loro dispositivi mobili non sono accessibili.
• Offri flessibilità ove possibile: se il lavoro lo consente, dai ai lavoratori la libertà nel modo in cui completano i compiti. Quando si assegna un compito, spiegare in cosa consiste il lavoro, quando deve essere completato e qual è l'obiettivo del lavoro. Se puoi, concedi al lavoratore una certa libertà nel decidere come portare a termine quel compito. Ad esempio, il tuo dipendente potrebbe vedere condizioni sul campo che significano che potrebbero essere necessari adeguamenti al normale processo per completare un'attività.

Migliori pratiche per gestire i lavoratori mobili e il loro lavoro

Quando si sceglie un sistema di gestione della forza lavoro mobile, ci sono due fattori principali da considerare. Innanzitutto, è necessaria una potente app di gestione creata appositamente per i lavoratori deskless, che offra una soluzione all-in-one per operazioni, pianificazione, risorse umane e comunicazioni. In secondo luogo, è necessario un approccio gestionale che risponda alle esigenze dei lavoratori mobili. Di seguito sono riportate le best practice da introdurre durante l'implementazione del sistema di gestione:

• Fai sentire i lavoratori mobili parte del team: assicurati che celebrazioni, eventi aziendali, grandi annunci e opportunità siano disponibili allo stesso modo per i lavoratori mobili. Se stai tenendo una riunione in cui alcuni lavoratori si uniscono tramite video dal campo, ad esempio, assicurati che eventuali attività o rompighiaccio possano includerli.
• Misura i progressi e il coinvolgimento dei lavoratori mobili: crea una funzione di "consigli" online in cui i lavoratori mobili possono condividere ciò che funziona e ciò che non funziona. Porta queste idee alla leadership e lavora per implementarle, se possibile. Se un'idea non è possibile, può essere utile condividere perché e offrire alternative. Conduci regolarmente le revisioni dei dipendenti utilizzando i dati della tua piattaforma di gestione del posto di lavoro mobile, in modo da poter supportare i lavoratori nel miglioramento e nella crescita.
• Assicurati che le comunicazioni siano incentrate sui dispositivi mobili: incoraggia i lavoratori mobili a fare il check-in e pianificare riunioni individuali per discutere di come sta ogni lavoratore. Sebbene le riunioni di persona siano un ottimo modo per connettersi, quando ciò è impossibile, chat mobile, chat video e altre forme di comunicazione mobile possono garantire che le conversazioni con i lavoratori continuino. Crea una comunicazione diretta tra i lavoratori mobili e la leadership creando chat di gruppo e riunioni di check-in programmate regolarmente in modo che i lavoratori senza scrivania si sentano visti e ascoltati.
• Crea risorse mobili: i gruppi di risorse dei dipendenti, i comitati di cultura virtuale e le chat di gruppo offrono ai lavoratori mobili la possibilità di conoscersi e conoscersi in azienda. Questo ti aiuta a conoscere i lavoratori mobili del tuo team, in modo da sapere come puoi lavorare con le loro personalità uniche e potenziali contributi.
• Offrire tutoraggio e opportunità di crescita: le opportunità di sviluppo professionale e personale possono aiutare i lavoratori mobili a modellare i loro ruoli nelle posizioni che desiderano. Queste opportunità consentono loro anche di sviluppare nuove competenze che possono utilizzare sul lavoro e la possibilità di crescita all'interno di un ruolo può incoraggiare i lavoratori a rimanere.
• Usa i dati per gestire la tua forza lavoro senza scrivania: esaminare le ore lavorate, le recensioni dei clienti, i fogli di calcolo per la gestione dell'inventario, i risultati dei sondaggi sui clienti e altre metriche può darti un'idea di come stanno andando i lavoratori mobili. Rendi prioritario rivedere occasionalmente i dati aziendali e le metriche dei singoli lavoratori per assicurarti che tutti siano supportati.

Mobile Workforce Management è potenziamento del posto di lavoro

Gestire una forza lavoro mobile o mista significa lavorare con dipendenti più indipendenti. Quando la tua forza lavoro è sul campo, nelle case dei clienti o in altre località remote, la giusta tecnologia può fornire ai lavoratori tutto ciò di cui hanno bisogno per prosperare. Fornisce inoltre ai manager gli strumenti e i dati di cui hanno bisogno per fornire pieno supporto ai lavoratori e alla leadership.

Robusti strumenti mobili di gestione della forza lavoro offrono soluzioni reali e ti consentono di gestire le complessità del tuo posto di lavoro offrendo soluzioni pratiche alle tue sfide più grandi.