11 errori più comuni nella scrittura di affari da evitare

Trovi che inviare proposte commerciali sia un peso che ti porta alle lacrime?

Se sei come la maggior parte degli uomini d'affari, invii innumerevoli e-mail, proposte e rapporti ogni giorno, quindi il pensiero di scriverli ti rende riluttante.

Tuttavia, elaborare le "carte burocratiche" in termini di quantità non serve a nulla se la qualità è sciatta.

Se la scrittura della tua attività è complessa, formale e soffocante, ciò può portare a molti accordi commerciali interrotti.

Questo è esattamente l' opposto di ciò che vuoi ottenere e un "No Go" .

Vuoi che tutta la tua attività di scrittura porti risultati , sia che si tratti di aumentare le vendite o di creare fiducia con i clienti.

Quindi cosa rende una buona scrittura commerciale e come puoi assicurarti che la tua copia raggiunga i suoi obiettivi?

Oggi ti guideremo attraverso alcuni suggerimenti e trucchi dei migliori esperti di marketing che possono aiutarti a evitare gli errori più comuni nella scrittura commerciale.

Seguendo questi suggerimenti puoi migliorare la tua scrittura, sembrare più professionale e ottenere affari di maggior successo nel tuo piatto .

Immergiamoci!

Una buona scrittura è una scrittura efficace

Una corrispondenza efficace e consolidata con i tuoi lettori è una parte essenziale di qualsiasi attività commerciale di successo.

Per diventare il maestro della scrittura commerciale di successo è necessario formare un determinato insieme di obiettivi che si desidera raggiungere:

• Per convincere un dirigente a investire nella tua idea
• Per aumentare il traffico verso il tuo sito web
• Per aumentare le tue vendite
• Per creare contenuti che convertono
• Per far ridere qualcuno

Concentrarti sull'obiettivo ti aiuterà a scrivere in modo chiaro e conciso, in modo che i tuoi lettori sappiano esattamente cosa dovrebbero fare dopo aver letto la tua proposta, annuncio o email.

Nel mondo degli affari solo una cosa conta per lettori, potenziali acquirenti o partner: rispondere alla domanda "Cosa c'è per me?"

Per raggiungere questi obiettivi, è fondamentale aggirare gli errori comuni nella scrittura di affari e capire come usare le parole che influenzeranno i tuoi lettori a compiere le azioni desiderate.

11 errori nella scrittura di affari da evitare

Ora che sappiamo come stabilire il nostro obiettivo principale nella scrittura commerciale, controlliamo cosa evitare nel processo.

Ecco il nostro elenco degli 11 errori più comuni nella scrittura commerciale e come gestirli per ottenere risultati aziendali di maggior successo.

# 1 Parole o frasi confuse

Uno degli errori più comuni che gli scrittori di affari fanno è usare parole e frasi confuse.

Molte persone che scrivono per vivere non pensano molto alle loro scelte di parola, e questo può danneggiare il loro lavoro.

Ad esempio, se stai chiedendo a qualcuno di partecipare a un progetto oa una campagna, non usare la parola "richiesta", ma usa i verbi "chiedi" o "invita".

Entrambe queste parole hanno connotazioni più positive di "richiesta", che può sembrare burocratica.

Inoltre, evita parole eccessivamente descrittive come:

• Partecipa ⇒ Partecipa

• Usa ⇒ Usa

• Fai uno sforzo ⇒ Prova

Verifichiamolo su esempi concreti:

Nota: per essere efficaci nella scrittura di affari, è importante scegliere parole e frasi che abbiano i significati più forti e non confondano i lettori.

# 2 Utilizzo di un tono informale o eccessiva familiarità

La scrittura di affari è spesso più formale delle e-mail di tutti i giorni ad amici, familiari e colleghi.

Questo non significa che non puoi usare contrazioni o gergo, ma un'e-mail aziendale non è il posto giusto per essere casual o eccessivamente familiare con il tuo lettore.

Questo è il secondo errore più comune nella scrittura commerciale.

Il tono che usi dovrebbe essere formale e corretto perché non sai mai chi leggerà la tua email.

Ad esempio, se stai scrivendo un'e-mail a una persona, potresti rivolgerti a lei come "Cara signora Smith" o "Cara signora Smith".

Se si tratta di una grande azienda, indirizzala come "Egregi Signori" o "Gentili Signore e Signori".

Se non sei sicuro di chi rivolgerti nella tua email, fai qualche ricerca sull'azienda prima di scriverla e scopri chi è il tuo pubblico di destinazione.

Vediamo la differenza tra scrittura formale e informale:

Ricorda sempre che inviare e-mail è diverso dal parlare al telefono o dall'incontro faccia a faccia.

Potresti conoscere molto bene la persona a cui stai scrivendo, ma non dimenticare che stai ancora corrispondendo con un capo o un cliente.

Nota: ignorare questo fattore può portare a un'impressione errata e non ottenere i risultati desiderati .

# 3 Linguaggio vago

Nella scrittura commerciale, è meglio evitare un linguaggio vago come "deve", "potrebbe" e "potrebbe".

Invece, sii specifico e usa verbi che raccontano come le persone stanno facendo le cose piuttosto che parole che descrivono ciò che stanno facendo.

Ad esempio, invece di dire "Dobbiamo annullare l'ordine", di' "Abbiamo dovuto annullare l'ordine".

Controlliamolo sull'esempio di Walmart:

Nota: informa i tuoi lettori sullo stato attuale dell'azione in corso ed elimina ogni loro dubbio.

# 4 Voce passiva

La voce passiva è un altro errore comune nella scrittura di affari che molte persone fanno.

La voce passiva è inefficace e fastidiosa .

Fa sembrare un'affermazione meno diretta, a volte anche meno autorevole.

La voce passiva suona come se il soggetto di una frase non compie un'azione ma la riceve da un'altra fonte.

Ad esempio: "L'articolo è stato scritto da John".

Questa frase dovrebbe essere con voce attiva perché John non si è limitato a scrivere il rapporto.

Quando ti accorgi di usare la voce passiva, prenditi un momento per riconsiderare la tua frase e riscriverla in modo che suoni chiara e convincente:

Passivo: il manoscritto è stato inviato in tempo dai nostri editori.

Attivo: i nostri editori hanno inviato il manoscritto in tempo.

Nota: scrivi le tue frasi con voce attiva in modo che siano più facili da leggere e il loro significato sia chiaro al lettore. La voce attiva interagisce con il lettore e puoi utilizzare HemingayApp per identificare e correggere tutte le voci passive.

# 5 Troppi punti esclamativi

Non usare i punti esclamativi alla fine di ogni frase solo per fare un punto.

Dovresti usarli solo se vuoi trasmettere un'idea con forza o se vuoi esprimere un'eccitazione estrema.

Ad esempio: “Questa è un'idea eccellente!!!”, “Facciamolo!!!”

Invece di usare i punti esclamativi, inizia a usare numeri, fatti interessanti o statistiche per aggiungere credibilità alla tua argomentazione.

Per esempio:

"Utilizzando il nostro software puoi velocizzare il tuo lavoro fino al 65% e semplificare il processo di calcolo."

Ecco un esempio di come fare un punto usando fatti che vendono:

Nota: per aumentare la tua credibilità e sembrare più convincente, evita i punti esclamativi e dimostra le tue affermazioni con i fatti.

# 6 Errori di ortografia e grammatica

È difficile da credere, ma alcune persone commettono ancora errori di ortografia e grammatica durante la scrittura.

La soluzione è semplice: correggere le bozze !

Ecco alcuni suggerimenti su come essere sempre in anticipo sui tuoi errori di ortografia e grammatica:

• Prenditi il ​​tuo tempo per trovare errori nella tua scrittura
• Chiedi a qualcun altro di ricontrollare le tue e-mail prima di inviarle
• Leggi i tuoi contenuti ad alta voce
• Usa strumenti di correzione di bozze come Grammarly

Sarebbe un vero peccato se qualcuno decidesse di mettere a tacere la tua offerta, solo perché non hai esaminato attentamente la tua proposta prima di inviarla.

Nota: quando invii e-mail, non dimenticare che gli errori di ortografia sono spesso correlati al phishing.

Non trascurare questo errore solo perché è semplice e stupido da fare.

# 7 Struttura poco chiara e flusso di idee

Molte aziende commettono questo errore comune per iscritto: non si prendono il tempo per pianificare il loro messaggio prima di scriverlo .

Presumono che, solo perché sanno cosa vogliono dire, il lettore capirà anche il loro significato.

Diamo un'occhiata a questo esempio: "In questo rapporto, discuteremo diverse questioni relative all'argomento in questione".

Questa frase non chiarisce quale sia l'argomento.

Un altro esempio è: "Il nostro team è stato in grado di completare la nostra attività nei tempi previsti e nel rispetto del budget, ma ci sono ancora alcune preoccupazioni su come sono state eseguite le attività. In questo rapporto discuteremo di tali preoccupazioni e formuleremo raccomandazioni su come affrontarle in futuro”.

È difficile capire in che modo queste due affermazioni siano correlate o se ci siano dubbi su tali attività completate.

Il tuo lettore deve seguire la tua linea di ragionamento: esegui il backup con un flusso pulito e un messaggio chiaro .

Ecco alcune idee su come realizzarlo:

• Fornire un chiaro riepilogo della discussione con punti elenco
• Scrivi paragrafi che contengano problemi e potenziali soluzioni
• Mantieni il concetto conciso, puntuale e diretto

Ecco un esempio di posta elettronica di buona scrittura commerciale:

Nota: spiega ai tuoi lettori perché stai dando un determinato suggerimento o raccomandazione passo dopo passo. In questo modo "suonerai" più professionale e guadagnerai la fiducia del lettore.

# 8 Non considerando il punto di vista del lettore

Non ricercare il tuo pubblico mirato è un "peccato mortale".

Non puoi aspettarti progressi positivi nella tua attività se non segui il processo naturale della domanda e della catena di approvvigionamento .

Uno è certo: non puoi vendere un trapano a una vecchia nonna che sostiene i biscotti per tutta la vita, giusto?

È importante analizzare il tuo pubblico prima di iniziare a scrivere qualsiasi tipo di contenuto.

Chiedilo a te stesso:

• Chi leggerà i miei contenuti?
• Cosa so di loro?
• Quali sono i loro bisogni?
• Cosa li impressionerà o li scioccherà?

Incorpora questo suggerimento nei tuoi scritti per attirare il giusto gruppo di persone per la tua attività.

Nota: se desideri che i tuoi contenuti siano efficaci, scegli come target il tuo pubblico e assicurati di soddisfare le sue esigenze.

# 9 Informazioni insufficienti

Non fornire informazioni di base adeguate è solo una scrittura pigra .

Ciò include tralasciare i fatti necessari per comprendere l'argomento e non fornire prove sufficienti per supportare un argomento, un prodotto o una proposta.

Ad esempio, supponiamo che tu stia scrivendo un articolo sul motivo per cui gli studenti universitari dovrebbero vivere a casa invece di vivere in un dormitorio del campus.

In questo caso, hai bisogno di informazioni di base sulla vita del college e del dormitorio per i tuoi lettori.

In questo modo, non devi spiegare tutto da zero o, peggio ancora, fare in modo che i tuoi lettori cerchino risposte altrove .

Invece, inizia ogni paragrafo con una frase tematica che indichi chiaramente di cosa tratta il paragrafo.

Nota: mantieni ogni frase focalizzata su un'idea in modo che il lettore possa seguirla facilmente.

# 10 Troppo linguaggio tecnico

La scrittura commerciale a volte può essere piena di parole d'ordine e acronimi specifici del settore.

E mentre questi termini sono a volte inevitabili e occasionalmente possono essere utili come abbreviazioni, spesso indicano un pensiero pigro o poco chiaro.

La scrittura commerciale dovrebbe essere il più diretta e semplice possibile.

Non usare un linguaggio tecnico a meno che il tuo pubblico non lo capisca e lo apprezzi.

Le seguenti sono alcune parole del linguaggio tecnico comunemente usate nella scrittura commerciale che dovrebbero essere generalmente evitate:

• Be That As It May - Questo significa lo stesso di "comunque".

Esempio: "Comunque sia, il prezzo è giusto".

Buon risultato: "Tuttavia, il prezzo è giusto".

• Sicuramente — Se sta per succedere qualcosa, non c'è bisogno di dirlo.

Usa invece "volontà".

Esempio: "Si farà sicuramente vivo".

Buon risultato: "Si farà vedere".

• Effettivamente — Capace di produrre il risultato desiderato.

Se qualcosa è stato fatto in modo efficace, è stato ovviamente fatto nel modo desiderato.

Esempio: "La macchina è stata effettivamente smontata".

Buon risultato: "La macchina è stata smontata".

Nota: vuoi che i tuoi contenuti siano chiari e informativi, ma non vuoi sopraffare il tuo pubblico con informazioni eccessive e acronimi confusi.

# 11 Scarsa organizzazione

Che tu stia scrivendo un articolo, una proposta, un annuncio o un'e-mail, la coerenza e una buona organizzazione nella scrittura sono importanti .

Se organizzi male la tua scrittura, rischi di perdere l'attenzione del lettore.

Usa le transizioni tra le idee per creare un flusso logico da un punto all'altro.

Esempi di transizione: "Ad esempio", " Inoltre", "D'altra parte", "Allo stesso tempo".

Una buona organizzazione include anche ordinare le informazioni dal più importante al meno importante, o dal meno controverso al più controverso, ecc.

Nota: Decidi quali informazioni nella tua scrittura aziendale sono critiche, desiderabili e non necessarie, quindi organizza la tua scrittura aziendale di conseguenza.

Usa gli strumenti dell'IA per evitare errori e accelerare il processo

Che tu stia creando una proposta, un'e-mail o un comunicato stampa, ci sono molte cose da considerare se vuoi evitare gli errori aziendali più comuni.

Tenendo presenti questi suggerimenti, ci auguriamo che sarai in grado di rendere la tua scrittura più efficace e coinvolgente per aumentare i tuoi risultati aziendali.

Ricorda che è essenziale sapere cosa stai cercando di ottenere con la tua scrittura.

Altrimenti, le tue parole cadranno piatte, e così anche il tuo successo.

Con questo in mente, la scrittura commerciale può essere un argomento difficile a causa delle molte variabili in gioco, ma non deve essere così.

Se vuoi evitare in modo permanente errori di scrittura ed espandere la tua efficienza creando più tipi di contenuti diversi nel 70% in meno di tempo, gli strumenti di scrittura AI possono essere il tuo perfetto alleato.

Questi strumenti sono progettati per aumentare la qualità dei contenuti , così puoi dedicare meno tempo alla correzione di bozze e più tempo ad altre attività importanti per la tua attività.

Alcuni di questi strumenti, come TextCortex, utilizzano un processo di apprendimento basato su moduli in grado di fornire un output simile a quello umano e di alta qualità in pochi secondi .

Dopo aver scaricato l'estensione di Chrome, tutto ciò che devi fare è andare con un'idea di 5 parole, evidenziarla e premere il pulsante " Post di lunga durata ".

Scegli l'output che fa per te e il tuo paragrafo è pronto.

L'implementazione di strumenti di intelligenza artificiale nella routine di scrittura aziendale può:

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• Automatizza l'intero processo di scrittura
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