8 modi per ottimizzare la pianificazione dei turni dei dipendenti nel 2022

La pianificazione dei turni dei dipendenti dovrebbe essere un gioco da ragazzi, giusto?! Non vuoi che la pianificazione richieda molto del tuo tempo, ma lo fa comunque. Il tuo manager medio trascorre 3,14 ore a settimana per comporre il programma dei dipendenti . Anche i grandi marchi e le grandi aziende subiscono enormi emicranie di pianificazione ed è noto che commettono errori da un milione di dollari nella pianificazione dei turni dei dipendenti.

Se i grandi, con tutta la loro esperienza e budget, commettono errori, allora ti aspetteresti che per la gestione dei dipendenti di una piccola impresa, la pianificazione dei turni dei dipendenti sarebbe condannata fin dall'inizio. Ma non deve essere così.

Pensa alla pianificazione del tuo turno come a una macchina con molte parti mobili che devono lavorare tutte insieme affinché la macchina funzioni correttamente e, per la maggior parte, automaticamente. Se una parte fallisce, le altre devono recuperare il gioco. Se falliscono, la tua macchina ha solo bisogno di una riparazione.

Per quanto riguarda le macchine, quelle buone raramente richiedono manutenzione mentre alcune sono a malapena tenute insieme da nastro adesivo e buone intenzioni. Se la pianificazione dei turni dei tuoi dipendenti è una di quelle vecchie pianificazioni arrugginite basate su fogli di calcolo o (Dio non voglia) la pianificazione manuale, invece di un moderno software di pianificazione dei turni, i problemi comuni possono costarti un bel soldo.

Cosa è successo alla pianificazione dei dipendenti di RyanAir

Nel settembre 2017, la compagnia aerea è stata costretta a cancellare 20.000 voli a causa di problemi di turnazione , lasciando la più grande compagnia aerea d'Europa per numero di passeggeri incapace di ospitare i piloti sugli aerei. Il risultato è stato una tempesta di clienti furiosi, migliaia di sterline in pagamenti di rimborsi e multe, molti piloti che lasciavano il lavoro per i concorrenti e la necessità di aumentare sostanzialmente la paga e migliorare le condizioni per il resto di loro per rimanere.

Non sorprende che RyanAir sia stata sorpresa con le cinture di sicurezza slacciate. Non è un buon piano di volo per una compagnia il cui slogan è "Always Getting Better".

Gli errori di programmazione sono costosi

Penso che possiamo essere tutti d'accordo sul fatto che gli errori di pianificazione possono finire per costarti. Quanto? Bene, RyanAir è stata costretta a promettere ai piloti un miglioramento della retribuzione e delle condizioni, che afferma di superare quelle offerte dai rivali. Tuttavia, ciò non sarà sufficiente per evitare che ciò accada in futuro . Ecco perché la compagnia sta assumendo centinaia di piloti sperando di portare il suo rapporto di equipaggio a 11,0 piloti per aeromobile, da 10,5, in tempo per le vacanze estive europee.

RyanAir ha anche investito nell'ottimizzazione della programmazione dei turni e della registrazione delle assenze, inclusa una nuova app per il controllo dell'equipaggio . L'ottimizzazione dei processi e l'adozione di app mobili per i dipendenti non fanno notizia nei comunicati stampa, ma sono altrettanto parte integrante del piano di RyanAir per evitare i quasi incidenti di gestione del programma pilota.

Come risparmiare denaro sulla programmazione dei turni (non essere un altro RyanAir )

1. Pianifica gli orari dei turni con largo anticipo

Il tempismo è tutto. Ad esempio, puoi ridurre le assenze e le richieste di assenza semplicemente fornendo ai dipendenti in anticipo gli orari di lavoro . Più tempo per preparare e scambiare i turni offre ai dipendenti la flessibilità di cui hanno bisogno per spostare le cose in base ai loro orari dei turni.

Dare a tutti molto spazio per pianificare e adattare è anche destinato a ridurre il tasso di rimescolamento dell'ultimo minuto per trovare sostituti. Sai quale: quello che consuma le ore di lavoro del manager.

Più facile a dirsi che a farsi?

Certo, pianificare la rotazione dei dipendenti con due o tre settimane di anticipo può sembrare un compito arduo. Tuttavia, avere un'app mobile per consentire ai dipendenti di inserire in anticipo le loro preferenze di turno e visualizzare gli orari pianificati e aggiornati alcune settimane prima, aiuta a ridurre lo stress e la tensione complessivi associati alla pubblicazione degli orari dell'ultimo minuto.

Si tratta di creare routine e migliorare il tuo modo di lavorare. Come ogni bravo boy scout ti dirà, dedicare tempo alla preparazione ora ti farà risparmiare tempo in seguito e ti permetterà di entrare in un ritmo in cui i turni sono preparati con largo anticipo. In questo modo, anche se i cambiamenti arriveranno, e arriveranno, sarai pronto per loro.

Per non parlare del fatto che un programma prevedibile mantiene i tuoi dipendenti felici e coinvolti con la tua organizzazione. Possono mantenere una vita al di fuori del lavoro e per i genitori che lavorano questo significa molto. Un programma prevedibile potrebbe significare che i tuoi dipendenti decidono di rimanere con te molto più a lungo, risolvendo quello che probabilmente è il più grande disturbo del lavoro orario: il turnover dei dipendenti .

Secondo uno studio della PAC, il costo della sostituzione di un dipendente è di circa il 16% del suo stipendio annuo. Mantenere un programma prevedibile potrebbe finire per farti risparmiare più di un semplice pezzo di cambiamento, potrebbe essere un punto di svolta per la tua attività.

2. Dire No alla pianificazione della chiamata

La programmazione a chiamata è la pratica di richiedere ai dipendenti di chiamare prima dell'inizio del turno e verificare che siano effettivamente necessari. Programmare i dipendenti per un turno e poi rimandarli a casa se il turno è lento è una pratica dubbia nella migliore delle ipotesi e potrebbe effettivamente costarti più soldi di quanti ne risparmi. Molto correlato a quanto sopra, gli orari devono essere prevedibili, non solo per il bene del manager ma per il dipendente.

Fino a poco tempo, la maggior parte dei grandi rivenditori praticava la pianificazione del servizio di guardia, ma a causa della forte pressione normativa e pubblica The Gap, A&F, Starbucks e altri hanno promesso di interrompere la programmazione del servizio di chiamata. Tuttavia, questa è solo una piccola parte della storia. Quello che non ti stanno dicendo è che hanno azionisti a cui pensare e se ci fossero grandi profitti da ottenere nella pianificazione di chiamata, lo farebbero comunque.

Il vero problema è che la programmazione su chiamata non è solo un male per le PR, è una cattiva soluzione a un problema crescente, che è una programmazione non ottimizzata che finisce per costarti denaro in eccesso di personale. Esistono modi migliori e più convenienti per risolvere questo problema, ma è necessario che i manager siano molto orientati ai dati e tengano traccia di tutto ciò che accade nella loro attività.

3. Tieni d'occhio gli straordinari

Un programma ottimizzato non è solo per i rivenditori, è anche molto importante in altri settori. Quando si tratta di appaltatori, OT è dove stanno i soldi. C'è un malinteso comune secondo cui gli straordinari in realtà non ti costano nulla poiché tutte le spese generali fisse sono già contabilizzate in una settimana lavorativa standard di 40 ore . La retribuzione e le spese aggiuntive vengono compensate perché l'hai già contabilizzato come spese generali fisse.

Affinché funzioni, devi essere molto bravo a fare offerte ai tuoi clienti, da un lato, e a gestire la produttività dei tuoi dipendenti, dall'altro. Anche solo fare uno dei due può essere già abbastanza impegnativo. Se riesci a gestire entrambi su base continuativa, allora hai capito questa cosa del contratto.

Per tutti gli altri esseri umani questo è ciò che di solito accade (esempio per gentile concessione di WoodWeb):

Diciamo che hai un lavoro a prezzo fisso e, per qualsiasi motivo, sei un giorno indietro non per colpa tua e senza penalità (in altre parole, eri indietro per qualcosa tipo un ritardo di pioggia e non solo perché qualcosa ha richiesto più tempo del solito).

Lavoreresti il ​​fine settimana pagando il tuo personale OT anche se hai calcolato il lavoro alla tariffa normale, solo per poter iniziare un altro lavoro che avevi programmato in precedenza per iniziare lunedì e quindi rimandare l'inizio a martedì? La risposta è che lavori il fine settimana OT alla tariffa normale (è un lavaggio), ma poiché sei in grado di farlo, quindi inizi il lavoro successivo in tempo e non hai perso giorni di produttività.

Un secondo esempio illustra come è necessario contabilizzare gli straordinari nel modo più accurato possibile in anticipo o finiscono per costarti: ad esempio, le tue spese generali si basano su 320 ore uomo per il mese (2 uomini con 40 ore settimanali per 1 mese) e utilizzi solo 240 di quelle ore e 40 di queste 240 sono straordinari. In altre parole, lavori i tuoi due uomini per 60 ore ciascuno nella settimana 1 in base a una scadenza di lavoro, poi li mandi a casa per mancanza di qualcosa da fare per le settimane 2 e 3, quindi li lavori per 60 ore ciascuno nella settimana 4 , sempre in base alla scadenza del lavoro, ma forse privi di materiali e/o informazioni per iniziare durante le due settimane non hanno nulla da fare (non sarebbe mai così ovvio, ma per illustrare il mio punto, ho scelto questo esempio per semplicità).

Per le aziende che forniscono ai propri dipendenti una retribuzione per gli straordinari, gli straordinari diventano quasi sempre un problema. La soluzione è semplice: basta dire no a OT . se hai dipendenti che hanno bisogno di lavorare più delle normali 40 ore settimanali, potrebbe valere la pena renderli dipendenti stipendiati. Spostare i lavoratori dall'essere idonei per gli straordinari a essere dipendenti stipendiati è stata una tattica impiegata da aziende come Walgreens.

4. Rispondi rapidamente

Scenario da incubo: metà dei dipendenti programmati per aprire il negozio domani si ammalano di quella brutta influenza che sta circolando. Oppure, immagina uno scenario felice e meraviglioso in cui la tua azienda riceve una recensione positiva inaspettata da una star dei social media e i clienti stanno brulicando . Quello che normalmente faresti è andare fuori di testa, farti prendere dal panico e poi procedere a chiamare ogni singolo dipendente, possibilmente offrendo loro una paga extra per il cambio di turno dell'ultimo minuto.

In entrambi i casi, è necessario rispondere rapidamente se si desidera disporre della manodopera necessaria per far funzionare le cose senza intoppi. Le telefonate frenetiche non sono certo il modo più efficace per affrontare i cambiamenti imprevisti nella rotazione pianificata. Idealmente, quando un turno diventa disponibile per i dipendenti da "reclamare", vengono automaticamente avvisati e possono scegliere di ritirarlo se sono liberi e possono utilizzare il turno extra.

Nella sezione 1 abbiamo già accennato ai vantaggi del coinvolgimento dei dipendenti e al modo in cui influisce positivamente sul turnover dei dipendenti. La tecnologia è anche tua amica quando si tratta di comunicare in modo efficace con i tuoi dipendenti . Esistono diversi strumenti che possono trasformare un incubo di comunicazione in un processo facile ed efficace anche se è necessario raggiungere personale di riserva oltre i dipendenti attuali.

5. Distribuzione dei turni equa (e intelligente).

Gli esseri umani hanno difficoltà a essere obiettivi. Quindi, quando si pianifica un programma di turni di un dipendente, possiamo essere influenzati dalle abitudini che abbiamo sviluppato nel tempo. Alcuni dipendenti sono scontenti perché (pensano) stai giocando ai preferiti. Altri ottengono meno turni o opzioni di straordinari più scarse.

In molti casi, il motivo è la differenza di abilità ed esperienza. Hai bisogno di almeno un dipendente che possa chiudere il negozio durante il turno serale, ma ciò può portare rapidamente gli stessi dipendenti a ottenere quel ruolo notte dopo notte, il che potrebbe essere una cosa buona o cattiva.

I computer non giocano ai preferiti. Basta impostare e partire. Puoi assegnare "ruoli" e competenze ai dipendenti mentre imposti il ​​turno perfetto per considerare anche le preferenze dei dipendenti e le esigenze della tua azienda.

Se non l'hai ancora fatto, procurati un software per turni, noto anche come software di gestione dei turni per aiutarti a ottimizzare i tuoi turni . Ce ne sono alcuni buoni là fuori che non sarà un grosso problema da configurare e non svuoteranno le tue tasche.

6. Semplifica l'allocazione dei turni

I cambi di turno e gli scambi manuali aggiungono un bel po' di spese generali sia ai dipendenti che ai dirigenti. L'abbiamo visto succedere tutti, un cambio di turno è richiesto o approvato di persona ma da qualche parte lungo il percorso viene dimenticato o comunicato male.

Un processo rapido ed efficace per i cambi di turno e le approvazioni può rendere le cose più facili per tutti, assicurando che ogni turno sia gestito da persone con le competenze e i "ruoli" necessari .

Crea gratuitamente un programma di turni perfetto per i tuoi dipendenti

7. In che modo l'analisi predittiva aiuta i gestori dei turni

I dettagli contano, basta chiedere a qualsiasi manager dei dipendenti. La carenza di personale significa che i tuoi clienti non ottengono il servizio che meritano e che i tuoi dipendenti stanno lavorando troppo. Troppo personale significa che stai perdendo soldi per salari non necessari per i dipendenti che stanno in giro sognando di partire per una vacanza (se i voli non vengono cancellati a causa di compagnie aeree a corto di personale). Devi farlo bene.

Essere in grado di tenere conto di tutti i costi e le entrate per turno è ciò che separa i buoni gestori di turno da quelli grandi. Prima di iniziare a pensare alla tecnologia, devi sapere come vuoi usarla. Analogamente al personale, non vuoi avere scorte insufficienti o scorte eccessive, tutto deve essere ottimizzato nel modo giusto. Ma, ed è qui che devi fare affidamento, deve essere ottimizzato non per il turno di ieri ma per il turno di domani e della prossima settimana.

Tu e i tuoi capiturno, project manager o capisquadra dovete essere maghi statistici e prevedere i vostri costi e ricavi futuri.

Che cos'è l'analisi predittiva?

In poche parole, la modellazione predittiva utilizza statistiche, come la cronologia delle entrate per un lavoro di installazione o le entrate per un turno di pranzo, per prevedere i risultati futuri.

Ad esempio, in qualità di appaltatore HVAC, puoi utilizzare un modello predittivo per analizzare i dati di tutti i lavori di installazione di condutture nell'ultimo anno, come il costo delle parti, le buste paga, i ricavi per ora lavorata e utilizzare questi dati per prevedere i costi il tuo prossimo lavoro di installazione dei condotti.

Cosa puoi fare con i modelli predittivi?

• Assumi posti di lavoro in segmenti industriali in crescita che saranno più redditizi in futuro
• Organizza i tuoi turni busto con dipendenti più numerosi e altamente qualificati
• Il personale riduce i tuoi turni lenti
• Prevedi con precisione costi e ricavi per lavoro/turno
• Prevedi le prestazioni dei tuoi dipendenti
• Prevedi il costo della crescita della tua attività e le entrate previste

I 3 principali modelli di analisi predittiva per l'ottimizzazione dei turni

Esistono tre modelli predittivi principali rilevanti per l'ottimizzazione dei turni:

1. Modelli di propensione: esamina le variabili esistenti per prevedere l'azione
2. Modelli di cluster: ordina gli utenti in modo algoritmico in segmenti in base al loro comportamento
3. Filtraggio collaborativo: utilizza le reti bayesiane per analizzare dati, semantica latente e altre tecniche per trovare elementi in comune (se ti piace Il Padrino , ti piacerà Scarface )

La maggior parte delle soluzioni software di pianificazione che offrono un modello di ottimizzazione funzionano con uno di questi modelli. Tuttavia, il software di pianificazione predittiva può essere molto costoso, quindi se desideri risparmiare denaro e imparare qualcosa di nuovo puoi saperne di più su come utilizzare ciascun modello facendo clic sui collegamenti sopra.

8. Abbandona la carta, passa al software

I passaggi precedenti per l'ottimizzazione della pianificazione dei dipendenti richiedono l'adozione della tecnologia e il superamento di tabelle di carta obsolete e fogli di calcolo inaffidabili. Con soluzioni software di pianificazione flessibili e intuitive disponibili per aziende di tutte le dimensioni, non c'è davvero alcun motivo per continuare a utilizzare metodi antiquati per la pianificazione dei turni nel 2018. In effetti, passare a un'app di pianificazione dei turni è destinato a farti risparmiare più denaro di è probabile che il software abbia un costo.

E la carta? Puoi ancora creare aeroplanini di carta da esso e farlo volare in giro per l'ufficio senza un pilota. Perché a differenza di RyanAir non è necessario gestire un roster di migliaia di piloti, tutti in cerca di una pausa per le vacanze. E, se i tuoi dipendenti non sono del tipo tecnico, ecco una guida utile che potrebbe aiutarti.

Conclusione sull'ottimizzazione del programma dei turni dei dipendenti

Se sei come il nostro manager medio di prima, probabilmente dedichi un bel po' di tempo a creare il tuo turno di turni. Ma non finisce qui. Che ne dici di scambiare i turni? modifiche alla programmazione? Immagina cosa potresti fare tu e il tuo team se poteste fare in modo che la pianificazione non faccia schifo! E se ti dicessi che puoi farlo eliminando le spese associate alle assenze non pianificate, nonché i costi della carenza di personale e del personale in eccesso.

1. Pianifica gli orari dei turni con largo anticipo
2. Dì no alla pianificazione della chiamata
3. Tieni d'occhio gli straordinari
4. Rispondi rapidamente
5. Distribuzione del turno equa (e intelligente).
6. Semplifica l'allocazione dei turni
7. In che modo l'analisi predittiva aiuta i gestori dei turni
8. Abbandona la carta, passa al software