Organizzare la tua giornata lavorativa: come migliorare la tua efficienza

Essere il capo di te stesso può essere fantastico, ma può essere difficile adattarsi al fatto che devi essere effettivamente il capo di te stesso. Coloro che hanno un impiego tradizionale hanno spesso i loro compiti stabiliti per loro: coloro che lavorano per se stessi devono organizzare i propri; poi devono completarli.

Tuttavia, non tutte le attività possono essere completate in un giorno o anche in una settimana. In quanto tali, la definizione delle priorità, la struttura e la disciplina sono la chiave del successo. I freelance a tempo pieno e part-time stanno diventando sempre più popolari: una solida organizzazione può metterti davanti alla curva.

In questo post parleremo dell'importanza dell'efficienza e ti daremo alcuni semplici consigli su come organizzare al meglio la tua giornata lavorativa. Presenteremo anche alcuni strumenti che ti aiuteranno a gestire il saldo. Entriamo!

Perché è importante massimizzare la tua efficienza

L'inefficienza è un termine usato frequentemente nel mondo aziendale per descrivere cose come il personale in eccesso e le procedure ridondanti. Anche se la tua azienda potrebbe non aver bisogno di "tagliare il grasso" allo stesso modo, gli elementi essenziali dell'inefficienza sono veri dall'avvio alla multinazionale: scarsa comunicazione, scarso uso del tempo e scarso uso del denaro.

Se sei un lavoratore autonomo, puoi avere giornate singole improduttive per quasi tutti i motivi; anche una brutta notte di sonno può avere il suo pedaggio. Tuttavia, la continua inefficienza è generalmente dovuta a un problema più ampio. Ciò può includere qualsiasi cosa, dall'avere uno spazio di lavoro disordinato o può dipendere da una scarsa comunicazione con il cliente e una cattiva pianificazione.

Diciamo che ti svegli lunedì e ti butti in un lavoro entusiasmante in arrivo mercoledì. Nella fretta, ti dimentichi di lavorare a un lavoro veloce in arrivo lunedì pomeriggio, il che porta a una scadenza mancata e a un cliente arrabbiato. Anche i più lucidi possono commettere un errore del genere, ma errori come questi possono essere evitati da una semplice organizzazione.

I problemi in corso con l'organizzazione possono costare caro alle piccole imprese e ai privati. Non solo può avere un impatto negativo sulla tua relazione con i tuoi clienti, ma può anche ridurre la qualità del tuo lavoro e danneggiare i tuoi profitti.

3 modi per organizzare la tua giornata lavorativa

Facendo alcune semplici considerazioni sulla pianificazione e sulla struttura, puoi tenere il passo con i tuoi compiti. Ecco tre consigli per iniziare!

1. Sii realistico riguardo al tuo flusso di lavoro

Essere realistici su ciò che puoi e non puoi fare, sia come azienda che come essere umano, ti semplificherà la vita. Sebbene sia doloroso rifiutare un lavoro, un progetto affrettato si rifletterà molto peggio sulla tua attività a lungo termine che rifiutarlo educatamente. Se non puoi fare un lavoro, potresti considerare di consigliare qualcuno che può farlo: un giorno potrebbe restituire il favore.

Impostandoti parametri semplici e realistici, non morderai mai più di quanto tu possa masticare. Pertanto, pensa alle ore in cui vuoi lavorare, al tempo che impiegheranno i tuoi progetti e mantieni le scadenze in primo piano in ogni giornata lavorativa.

Una volta che hai pensato al tuo carico di lavoro, è utile impostarlo visivamente. Evernote è un ottimo strumento per farlo. Manterrà i tuoi progetti in un unico posto e ti aiuterà a stabilire con calma le priorità e chiarirli.

Se stai cercando di delegare o pianificare un lavoro in più fasi, potresti provare Trello. Questo pratico programma ti consente di coordinare i progetti tramite post-it virtuali, spostandoli, assegnandoli e attivandoli secondo necessità, o conservandoli sul backburner fino a una data successiva.

2. Crea obiettivi e programmi (e rispettali)

Con il tuo flusso di lavoro quotidiano curato, è tempo di guardare al quadro più ampio: cosa vuoi ottenere questo mese, o anche quest'anno? Forse vuoi conquistare un determinato cliente, finire una grande quantità di lavoro o guadagnare una certa somma. Qualunque sia l'obiettivo, fissare obiettivi (e programmi per raggiungerli) è un ottimo modo per scivolare dolcemente verso il traguardo.

Un semplice Google Calendar ti assicurerà di tenere d'occhio il proverbiale premio, indipendentemente dal fatto che manchi una settimana o un anno. È facile da annotare e funziona brillantemente su più dispositivi, quindi puoi accedervi anche se non sei alla tua scrivania.

Un altro strumento utile è wunderlist.com, che ti aiuterà a sminuire lentamente i tuoi compiti e farti muovere verso i tuoi obiettivi. Dopo aver impostato le tue liste di cose da fare e le date di scadenza, riceverai utili aggiornamenti e notifiche per tenerti aggiornato. Inoltre, puoi facilmente classificare i tuoi elenchi e condividerli con altri.

3. Utilizzare uno strumento di gestione del tempo

Infine, l'utilizzo di uno strumento di gestione del tempo ti assicurerà di ridurre al minimo le distrazioni e di tenere traccia del tempo in cui stai effettivamente lavorando. Questo è importante per assicurarti di fatturare correttamente, lavorare in modo produttivo e mantenere i tuoi record.

Uno di questi strumenti è Focus Booster, che suddivide tutto il lavoro in blocchi di 25 minuti. Questa è anche conosciuta come la Tecnica del Pomodoro e può aiutarti a rimanere concentrato sul tuo lavoro e mantenere un sano equilibrio tra lavoro e vita. La sua dashboard visualizzerà anche dove c'è spazio per migliorare la tua efficienza.

Quando si tratta di garantire che il tuo tempo sia registrato e fatturabile correttamente, il Time Tracker integrato di Hiveage è solo il biglietto. Ti consente di tenere traccia delle tue ore, comprese spese, chilometraggio e tariffe, prima di convertirle senza problemi in una fattura.

Conclusione

La disorganizzazione e l'inefficienza possono avere un impatto molto negativo sulla tua attività, creando un ciclo di perdite di tempo e opportunità perse. Mantenendoti al passo con il tuo flusso di lavoro e la gestione del tempo, sarai in grado di essere il capo di te stesso!

In questo articolo abbiamo discusso di come puoi migliorare la tua efficienza e organizzare al meglio la tua giornata lavorativa. Per fare ciò, dovrai:

1. Sii realistico riguardo al tuo flusso di lavoro.
2. Crea obiettivi/programmi e rispettali.
3. Equipaggiati con strumenti di gestione del tempo.

Hai domande su come gestire il tuo tempo in modo efficace? Fatecelo sapere nella sezione commenti qui sotto!