20 esempi efficaci di messaggi fuori sede per ispirarti
Pubblicato: 2023-07-10Un messaggio fuori sede, o messaggio OOO in breve, è una parte cruciale delle comunicazioni aziendali. Quando sei in vacanza, per malattia o per qualsiasi motivo non sei in ufficio, puoi impostare un messaggio di risposta automatica che risponda a ogni nuova email, informandoli che non ci sei. Sono utili per comunicare informazioni e far sapere al destinatario come mettersi in contatto con te.
Vedremo cosa sono i messaggi fuori sede e alcuni esempi per aiutarti a creare la tua risposta automatica.
Sommario
Cos'è un messaggio Fuori sede?
Un messaggio di assenza dall'ufficio è una risposta automatica che puoi impostare dal tuo client di posta elettronica se ti capita di essere fuori sede e non hai la possibilità di controllare il tuo account di posta elettronica. Ad esempio, puoi organizzarne uno in anticipo perché hai acquistato un biglietto per una conferenza nel giorno più economico per volare e sai che non sarai disponibile quel giorno.
Puoi farlo funzionare per un periodo di tempo specifico e aggiungere date esatte in modo che le risposte automatiche vengano inviate solo durante quelle date. Il messaggio fuori sede verrà inviato automaticamente ai messaggi in arrivo nelle date in cui decidi di eseguire il messaggio automatico.
Quando è necessario un messaggio fuori sede?
Esistono diversi motivi per cui è necessario un messaggio di assenza dall'ufficio per le comunicazioni aziendali. In particolare, è bello far sapere alle persone che non sarai disponibile a rispondere in determinati orari ed è una buona etichetta e-mail.
L'e-mail fuori sede può anche dire ai potenziali clienti quanto velocemente dovrebbero aspettarsi una risposta da te e fornire loro le istruzioni su come contattarti al meglio in caso di emergenza.
Ecco alcuni dei principali motivi per cui avresti bisogno di un OOM:
- Viaggi di lavoro: i messaggi fuori sede sono necessari quando sei fuori dall'ufficio per viaggi di lavoro. Ciò consente alle persone di sapere che non riceveranno una risposta immediata e offre loro un punto di contatto alternativo, come un collega di lavoro o un supervisore.
- Vacanze: prendersi del tempo libero per le vacanze è importante per ricaricarsi e rilassarsi, ma far sapere alle persone che sei via è altrettanto importante. Un messaggio di assenza dall'ufficio può far sapere alle persone che sei in vacanza e quando tornerai.
- Non disponibile: se devi prenderti una pausa a causa di una malattia o di un'emergenza, un messaggio di assenza dall'ufficio manterrà i tuoi contatti informati sulla situazione e su quando tornerai.
- Riunioni con i clienti: i messaggi fuori sede sono ottimi per far sapere alle persone che sei assente per una riunione con un cliente e quando aspettarti un aggiornamento o una risposta da parte tua.
- Corsi di formazione: se stai frequentando un corso di formazione, fallo sapere ai tuoi contatti, in modo che non pensino che li stai ignorando
Assicurati di controllare il video per "Come impostare un fuori sede su Microsoft Teams" dopo aver finito di leggere:
Come inventare un fantastico messaggio OOO
Vuoi che il tuo messaggio fuori sede sia gradevole e informativo. Ecco alcuni suggerimenti su come far risaltare la tua email fuori sede:
Passaggio 1: mantienilo breve e dolce
Un messaggio fuori sede dovrebbe essere breve, conciso e far capire il punto. Nessuno vuole leggere un messaggio lungo solo per scoprire che non risponderai immediatamente.
Passaggio 2: sii gentile
Vuoi che il tuo messaggio sia educato e professionale, quindi evita di usare frasi come "fuori dall'ufficio fino a nuovo avviso", in quanto può sembrare un po' sprezzante.
Passaggio 3: rendilo personale
Se sei in vacanza o per un evento, valuta la possibilità di aggiungere qualcosa di personale su ciò che farai. Questo aiuterà il tuo messaggio a risaltare e mostrerà che proviene da una persona reale, non da un sistema automatizzato.
Passaggio 4: dare istruzioni chiare
Assicurati di fornire istruzioni chiare su come le persone possono contattarti in caso di emergenza o se hanno bisogno di qualcosa con urgenza.
Passaggio 5: aggiungi un po 'di umorismo
Se ti senti creativo, perché non aggiungere un po' di umorismo al tuo messaggio? Ciò contribuirà a distinguerlo dalla massa e può persino stimolare conversazioni con i tuoi contatti.
Inoltre, non dimenticare di aggiungere le seguenti informazioni al messaggio e-mail di risposta automatica:
- Perché sei fuori ufficio
- Quando tornerai, incluso l'intervallo di date (data di inizio, data di ritorno, ecc.) per quando sei fuori sede
- Altri modi per raggiungerti, ad esempio un numero di cellulare, se applicabile. Potresti inserire qualcosa come "Se hai bisogno di assistenza immediata, per favore contatta (il tuo numero di cellulare)" nei tuoi messaggi e-mail di risposta automatica.
- Altri punti di contatto che il destinatario può raggiungere in tua assenza in caso di assistenza immediata, incluso un altro indirizzo e-mail di contatto, numero di telefono e/o sito web aziendale.
Cosa non scrivere in un messaggio fuori sede
- Evita di aggiungere troppi dettagli alla tua risposta fuori sede: potresti essere tentato di aggiungere una lunga spiegazione, come se fossi a un pranzo di lavoro , ma è meglio evitare di inserire troppi dettagli. Invece, mantieni il tuo messaggio e-mail di auto-office breve e conciso.
- Non includendo altre informazioni di contatto: se possibile, dovrebbe esserci sempre un altro punto di contatto incluso nel messaggio per sapere con chi contattare se necessario.
- Trasmettere troppi dettagli personali: l'inserimento di informazioni in eccesso nelle e-mail rende più difficile per i lettori raccogliere le informazioni di cui hanno bisogno. Inoltre, l'aggiunta di troppi dettagli personali che il mondo può vedere può essere un problema di sicurezza, soprattutto se fai sapere alle persone che sarai lontano da luoghi come il tuo ufficio a casa.
- Non ottenere il permesso di impegnare un collega: se hai bisogno di impegnare un collega in tua assenza, ottieni il suo permesso prima di farlo.
- Aggiungendo che risponderai non appena tornerai in ufficio: dire a tutti che risponderai non appena tornerai può essere una mina. Sebbene questa sia un'ottima indicazione di come ti stai prendendo cura dei tuoi clienti e colleghi di lavoro, può volerci del tempo per tornare da tutti coloro che ti hanno contattato mentre eri via. Mantieni le cose realistiche, così nessuno si sentirà ignorato quando torni.
Ecco una tabella di questi passaggi per una rapida consultazione:
| Fare un passo | Descrizione | Suggerimenti chiave |
|---|---|---|
| 1 | Sii breve e dolce | Il tuo messaggio dovrebbe essere conciso, fornire le informazioni necessarie senza essere eccessivamente lungo. |
| 2 | Sii gentile | Mantieni sempre un tono educato e professionale. Evita frasi come "fuori dall'ufficio fino a nuovo avviso", perché potrebbero sembrare sprezzanti. |
| 3 | Rendilo personale | Se sei in vacanza o a un evento, aggiungi un tocco personale a quello che stai facendo. Aiuta il messaggio a sembrare più umano e meno automatizzato. |
| 4 | Dare istruzioni chiare | Includi istruzioni su come le persone possono contattarti in caso di emergenza o se hanno bisogno di assistenza urgente. |
| 5 | Aggiungi un po' di umorismo | Se appropriato, infondi un tocco di umorismo nel tuo messaggio. Questo può aiutarlo a distinguersi e persino a stimolare conversazioni. |
| 6 | Spiega la tua assenza | Dichiara chiaramente perché sei fuori dall'ufficio. Che tu sia in vacanza o a una conferenza, i tuoi contatti meritano di essere informati. |
| 7 | Indica la tua data di ritorno | Fornisci le date (inizio e fine) di quando sarai fuori sede in modo che le persone sappiano quando aspettarsi una risposta. |
| 8 | Fornire altre opzioni di contatto | Includi modi alternativi per raggiungere te o qualcun altro in azienda per un'assistenza immediata. Includi un'altra email di contatto, un numero di telefono e/o un sito web aziendale. |
20 fantastici esempi di messaggi fuori sede
Se non sei sicuro di come strutturare il tuo messaggio fuori sede, abbiamo creato un esempio di messaggio fuori sede per diverse situazioni per aiutarti .
1. Semplice esempio di messaggio fuori sede
Questo è breve, dolce e va al punto:
Grazie per il vostro messaggio. Sono assente dall'ufficio senza accesso alla posta elettronica fino al (data), risponderò al mio ritorno in ufficio. Apprezzo la tua comprensione.
Cordiali saluti,
(nome)
2. Messaggio professionale fuori sede
Un messaggio OOO professionale è ottimo per colleghi, clienti e contatti commerciali:
Grazie per il vostro messaggio. Sono fuori sede dal (data) al (data) con accesso limitato alla posta elettronica. Se hai bisogno di assistenza immediata, contattami al mio cellulare (numero) o alla mia segretaria XX al (numero di telefono).
Distinti saluti
(nome)
3. Divertenti messaggi fuori sede
Un divertente messaggio fuori sede può dare un tocco personale e aiutare i tuoi contatti a sapere che sei ancora vivo e vegeto e a non prenderti troppo sul serio. Ecco un esempio:
Grazie per il messaggio, ma questo è un robot che ti risponde poiché (nome) è attualmente fuori ufficio e si sta davvero sforzando di non controllare la posta elettronica dell'ufficio. Torneranno entro (data), quindi sentiti libero di metterti in contatto allora!
Grazie
Il robot della posta elettronica
4. Messaggi e-mail di risposta automatica fuori sede
Se devi inviare un messaggio di risposta automatica fuori sede mentre sei in vacanza o altrimenti non disponibile, ecco un esempio:
Questo è un messaggio di posta elettronica di risposta automatica dell'ufficio poiché non sono disponibile e non controllo la posta elettronica. Risponderò alla tua email quando tornerò in ufficio.
Questo è un messaggio OOO automatico perché non sono in ufficio fino al (data). Risponderò prontamente al tuo messaggio al mio ritorno. Se hai bisogno di assistenza immediata, contatta XX all'indirizzo (e-mail) per ulteriori dettagli.
5. Esempio di messaggio di congedo per malattia fuori sede
Il congedo medico è un momento per riposare e recuperare. Assicurati di far sapere ai tuoi colleghi e contatti che non sarai disponibile con un messaggio come questo:
Grazie per il tuo messaggio, ma al momento sono in congedo per malattia o per motivi di salute e non posso rispondere alle e-mail. Se hai bisogno di assistenza immediata, non esitare a metterti in contatto con l'ufficio al XX.
Grazie per la vostra comprensione
(nome)
6. Messaggio di vacanza fuori sede
Se stai andando via per le vacanze, ecco un messaggio e-mail informativo del risponditore automatico per i tuoi contatti:
Grazie per la vostra email. Al momento sono in vacanza e non posso rispondere a telefonate o messaggi fino al mio ritorno il (data). Se la tua questione è urgente, puoi contattare XX per assistenza all'indirizzo (e-mail). In alternativa, puoi inviare un'e-mail a (e-mail aziendale generica) e qualcuno del team ti contatterà.
Migliore,
(nome)
Inoltre, se vuoi elevare il tuo messaggio, includi una speciale risposta automatica per renderlo più divertente per il lettore. Puoi farlo collegandoti a una GIF nella tua risposta fuori sede.
7. Messaggio di congedo di maternità fuori orario
Prendi il congedo di maternità e non vuoi agitarti? Le risposte automatiche come questo messaggio OOO di esempio qui sotto possono aiutare a far sapere ai tuoi contatti quando tornerai in ufficio, ridurre la pressione per rispondere ai messaggi e darti tranquillità:
Grazie per il vostro messaggio. Attualmente sono in congedo di maternità senza accesso a e-mail o telefonate fino al (data). Se la tua questione è urgente, ti preghiamo di contattare (e-mail). In alternativa, puoi contattare il team più ampio all'indirizzo (e-mail del team) e qualcuno dell'azienda ti assisterà il prima possibile.
Ti auguro il meglio,
(nome)
8. Messaggio fuori sede per viaggio d'affari
Se stai partendo per un viaggio di lavoro, questo esempio di messaggio di assenza dall'ufficio può aiutarti a comunicare la tua assenza e i dettagli di contatto:
Grazie per il vostro messaggio. Sono via per un viaggio di lavoro fino al (data) e tornerò in ufficio con accesso limitato alla posta elettronica. Per assistenza immediata, contatta il mio collega XX all'indirizzo (e-mail).
Saluti,
(nome)
9. Fuori sede sabbatico
Gli anni sabbatici sono un ottimo modo per ricaricarsi e tornare con nuove idee. Questo messaggio di assenza dall'ufficio può aiutarti a comunicare la tua assenza:
Grazie per il tuo messaggio. Mi prendo un anno sabbatico dal (data) al (data) e non sarò disponibile per e-mail o telefonate durante questo periodo. Se hai bisogno di assistenza, contatta XX all'indirizzo (e-mail). Non vedo l'ora di tornare presto!
Cordiali saluti,
(nome)
10. Messaggio fuori sede per emergenza personale
La vita può lanciare palle curve inaspettate. Questo messaggio di assenza dall'ufficio può aiutarti a comunicare eventuali emergenze personali:
Grazie per il vostro messaggio. Sono fuori sede per un'emergenza personale e non sarò disponibile fino al (data). Se la tua questione è urgente, contatta XX all'indirizzo (e-mail) per ricevere assistenza.
Ti auguro tutto il meglio,
(nome)
11. Formazione fuori sede
Andare a un corso di formazione? Questo messaggio di assenza dall'ufficio può aiutarti a comunicare i dettagli che i tuoi contatti devono conoscere:
Grazie per il tuo messaggio. Sono fuori sede per un corso di formazione fino al (data) e non sarò in grado di rispondere a e-mail o telefonate durante questo periodo. Se hai bisogno di aiuto, contatta XX all'indirizzo (e-mail).
Ti auguro il meglio,
(nome)
12. Fuori sede per appuntamento
Questo messaggio di assenza dall'ufficio può aiutarti a comunicare la tua assenza quando esci per un appuntamento:
Grazie per il tuo messaggio. Al momento sono fuori sede per un appuntamento e non sarò in grado di rispondere fino al (data). Se hai bisogno di assistenza, contatta XX all'indirizzo (e-mail).
Saluti,
(nome)
13. Messaggio di trasloco
Trasferirsi in un nuovo ufficio o casa? Questo messaggio di assenza dall'ufficio può aiutarti a comunicare la tua assenza durante il trasloco:
Grazie per il vostro messaggio. Sto trasferendo gli uffici e potrei non essere in grado di rispondere alle e-mail o alle telefonate fino al (data). Se hai bisogno di aiuto immediato, contatta il mio collega XX all'indirizzo (e-mail).
Occuparsi,
(nome)
14. Riunione fuori sede
Questo messaggio di assenza dall'ufficio può aiutarti a comunicare la tua assenza alle persone mentre partecipi a una riunione:
Grazie per il tuo messaggio. Sono fuori sede per partecipare a una riunione e non sarò in grado di rispondere fino al (data). Se hai bisogno di assistenza, contatta XX all'indirizzo (e-mail) per ulteriori informazioni.
Migliore,
(nome)
15. Messaggio di uscita fuori sede del team
Questo fuori sede è perfetto per le uscite di gruppo poiché può aiutarti a comunicare i dettagli pertinenti che le persone devono sapere:
Grazie per il tuo messaggio. Sono via con il mio team per una gita di un giorno e non sarò in grado di rispondere fino al (data). Per un aiuto immediato, contatta il mio collega XX all'indirizzo (e-mail) e contrassegna i messaggi urgenti come ad alta priorità.
Ti auguro tutto il meglio,
(nome)
16. Conferenza Messaggio fuori sede
Grazie per il vostro messaggio. Al momento sono via per partecipare a una conferenza e non sarò in grado di rispondere fino al (data). Se la tua questione è urgente, contatta XX all'indirizzo (e-mail) per ricevere assistenza.
Ti auguro il meglio,
(nome)
17. Messaggio fuori sede a breve termine
Molte volte i messaggi OOO sono personalizzati per un lungo periodo di tempo. Questo, invece, viene creato nel caso tu sia assente dall'ufficio per un breve periodo di tempo e include cosa mettere per chiunque abbia una questione urgente che non può aspettare:
Grazie per il tuo messaggio. Sono fuori sede per un breve periodo e non sarò in grado di rispondere fino al (data). Per questioni urgenti, si prega di contattare XX all'indirizzo (e-mail).
Saluti,
(nome)
18. Fuori portata Fuori sede
Questo è per coloro che sono lontani dal proprio ufficio e impossibilitati a rispondere, in genere a causa dell'accesso limitato:
Grazie per il vostro messaggio. Attualmente sono fuori ufficio oggi e non ho contatti e-mail e non sarò in grado di rispondere fino al (data). Per questioni urgenti, contatta XX all'indirizzo (e-mail) per ricevere assistenza.
Distinti saluti,
(nome)
19. Messaggi fuori sede durante le vacanze
Contrassegna questo messaggio OOO festivo dalla tua lista di cose da fare prima di fare una pausa con questo esempio per tutti gli usi:
Grazie per il vostro messaggio. Sono in vacanza dal (data) al (data). Per assistenza immediata, contatta XX all'indirizzo (e-mail).
Buone vacanze,
(nome)
20. Messaggio di lavoro fuori sede a distanza
Questo esempio di messaggio OOO è per coloro che non sono in ufficio ma lavorano ancora da remoto:
Grazie per il tuo messaggio. Attualmente sto lavorando da remoto e non sarò in grado di rispondere fino al (data). Per questioni urgenti, si prega di contattare XX all'indirizzo (e-mail).
Distinti saluti,
(nome)
Usa questi esempi di messaggi fuori sede per crearne uno tuo
I messaggi fuori sede forniti sopra sono solo un punto di partenza per crearne uno tuo. Quando scrivi il tuo messaggio, pensa a ciò che i clienti e i membri del team dovranno sapere e chi sarebbe la persona migliore del team per guidarli in tua assenza.
Questi esempi possono darti un'idea di quante informazioni includere (o escludere) e dei componenti importanti che contribuiscono alla creazione del messaggio.
Inoltre, non dimenticare di aggiornare i tuoi messaggi fuori sede non appena torni in ufficio in modo che i tuoi clienti ricevano risposte tempestive.
Qual è una buona risposta e-mail automatica? Uno che genererà contatti
Siate certi che esiste un'eccellente risposta automatica ai messaggi dell'ufficio per voi su Internet. Tuttavia, è davvero una buona idea pensare di personalizzare i tuoi messaggi fuori sede per la generazione di lead. Prima di tutto, la creazione di un messaggio di posta elettronica di risposta automatica fuori sede è importante e ancora più essenziale per l'email marketing.
La buona notizia è che è sorprendentemente facile creare un'opportunità di generazione di lead che raccolga un lead nel tuo risponditore. Inoltre, gli esempi di messaggi d'ufficio che raccolgono lead, includono un senso di urgenza, hanno un chiaro invito all'azione e fanno sorridere il lettore sono fondamentali.
Esistono modelli che puoi utilizzare per un'e-mail fuori sede?
Sì, online sono disponibili numerosi modelli che possono aiutarti a creare un messaggio fuori sede efficace. Ecco alcuni punti chiave da notare:
- Su piattaforme come Etsy, puoi trovare modelli di messaggi OOO a prezzi ragionevoli. Questi possono essere particolarmente utili se stai cercando un approccio più distinto o creativo.
- Questi modelli Etsy sono spesso dotati di opzioni di personalizzazione, che ti consentono di adattare il messaggio alla voce della tua azienda o al tuo stile personale.
- Amazon offre anche una selezione di risorse digitali, inclusi libri ed e-guide, che forniscono una varietà di modelli o campioni per i messaggi OOO.
- Esistono piattaforme online che offrono più di semplici modelli. Queste piattaforme forniscono un set completo di strumenti per aiutarti a progettare, scrivere e programmare i tuoi messaggi OOO. Alcune di queste piattaforme potrebbero includere la gestione della posta elettronica o software di automazione.
- Ricorda, l'obiettivo dell'utilizzo di un modello dovrebbe essere quello di guidarti nella creazione di un messaggio OOO che sia conciso, informativo e rifletta la tua professionalità. Un buon modello dovrebbe rendere questo processo più semplice, non più complicato.
È sempre consigliabile personalizzare questi modelli in base alla tua situazione, poiché l'obiettivo di un messaggio OOO non è solo quello di informare, ma anche di mantenere e migliorare le tue relazioni professionali.
Come faccio a mettere fuori sede sullo stato?
Per impostare lo stato Fuori sede, sarà necessario abilitare la risposta Fuori sede. Se utilizzi un client di posta elettronica basato sul Web come Gmail o Outlook, puoi farlo andando in Impostazioni e abilitando la funzione Fuori sede.
Potresti anche avere accesso a un risponditore automatico nelle tue impostazioni e-mail, che è un ottimo strumento per impostare il tuo stato Fuori sede. Se utilizzi un client di posta elettronica desktop, dovrai accedere alle impostazioni di quel programma specifico per attivare il messaggio Fuori sede.
Come faccio a impostare un messaggio fuori sede su Gmail?
Configurare un messaggio e-mail Fuori sede su Gmail è facile! Basta aprire le impostazioni di Gmail, selezionare la scheda "Risponditori automatici" e selezionare la casella per abilitare la funzione. Quindi, inserisci semplicemente la risposta desiderata, imposta una data di inizio e una data di fine per quando sarai assente dalla posta in arrivo e tornerai e salva le modifiche.
Puoi anche personalizzare il tuo messaggio Fuori sede per includere informazioni di contatto specifiche per richieste urgenti e qualsiasi altro dettaglio pertinente, come i tempi di risposta previsti.
Come si imposta un messaggio fuori sede in Outlook?
Anche impostare un messaggio e-mail Fuori sede in Outlook è un gioco da ragazzi! Basta aprire la scheda "File" e selezionare l'opzione "Invia risposte automatiche". Quindi, seleziona la casella per abilitarla, inserisci la risposta desiderata e salva le modifiche. È possibile personalizzare il messaggio Fuori sede per includere informazioni di contatto specifiche per richieste urgenti, nonché qualsiasi altro dettaglio pertinente, come i tempi di risposta previsti.
Ultimi controlli per il tuo risponditore automatico
Prima di partire, controlla quanto segue:
- Disponibilità: tutto nei tuoi messaggi di risposta automatica, incluso il risponditore automatico e l'intervallo di tempo come le date di inizio e di fine, non sono disponibili per te.
- Formattazione: a seconda del client di posta elettronica, a volte un messaggio di risposta automatica può presentare problemi di formattazione.
- Aspetto: assicurati di controllare e vedere come appaiono i tuoi messaggi di risposta automatica su desktop e dispositivi mobili prima che vengano inviati a clienti e membri del team.
- Contenuto: controlla e ricontrolla i tuoi messaggi di risposta automatica per assicurarti che siano accurati, chiari e professionali.
- Questioni urgenti: assicurati di includere informazioni di contatto alternative, come un numero di cellulare o un indirizzo e-mail, per questioni urgenti.
Una volta che il tuo messaggio Fuori sede è stato configurato e pronto per essere inviato, puoi rilassarti sapendo che tutte le e-mail inviate alla tua casella di posta riceveranno una risposta tempestiva. Con questi 20 esempi di messaggi fuori sede da Small Business Trends, sei sicuro di creare il messaggio perfetto e iniziare a raccogliere i contatti! Buona fortuna e felice trasferta!
PER SAPERNE DI PIÙ:
- messaggio di congedo di maternità fuori sede
- messaggio di congedo di paternità fuori sede
Immagine: Elementi Envato