Guida alla distinta di imballaggio: definizione, cosa includere + modello gratuito

Una bolla di accompagnamento potrebbe non essere un termine alieno nel settore dell'e-commerce, ma non è nemmeno qualcosa di noto. Sia i commercianti che i clienti dell'e-commerce possono scambiarlo per un'etichetta di spedizione. Quindi, in questo articolo, analizziamo tutti gli elementi che compongono una bolla di accompagnamento e il suo valore con la nostra esclusiva guida alla bolla di accompagnamento.

1) Documento di trasporto: un resoconto dei dettagli della spedizione

Nel dizionario della logistica, una bolla di accompagnamento è un documento contenente i dettagli di tutti i prodotti contenuti all'interno di un pacco. Le sue dimensioni abituali sono 4 "× 6" o 8,5 "× 11" per un foglietto di carta o una carta in modalità orizzontale.

Una bolla di accompagnamento in genere include il peso, le dimensioni e il numero di SKU (Stock Keeping Units) nel pacco. Tuttavia, possono essere dinamici e avere molto spazio per le personalizzazioni se un marchio lo desidera.

Alcuni ne approfittano per includere i loghi del proprio marchio, un invito all'azione (CTA), un codice coupon e un collegamento ai social media. In questo modo, i documenti di trasporto diventano un ottimo strumento per il branding.

Di solito, i documenti di trasporto sono pieni di informazioni per semplificare i processi che seguono l'imballaggio e la consegna di un ordine. Quando viene stampato presso il magazzino o il centro logistico, aiuta il personale addetto all'imballaggio ad assicurarsi di imballare l'ordine in modo accurato. In alternativa, aiuta l'acquirente a verificare se il pacco contiene tutti i prodotti che ha ordinato.

2) Vista granulare di un modello di bolla di accompagnamento

Un documento di trasporto include tutti i dettagli granulari di spedizione di ogni SKU che un cliente ha ordinato. Tuttavia, un'azienda può scegliere di includere informazioni che aiutano con il riconoscimento del marchio. Ecco un elenco dei fatti e degli elementi più comuni presenti in un modello di bolla di accompagnamento:

2.1) Dettagli di spedizione

I dettagli di spedizione sono la parte più essenziale di una bolla di accompagnamento. Ci sono molti componenti che rientrano in questa categoria. Prima vengono i dettagli del marchio come il nome del marchio, l'indirizzo, il sito Web e le informazioni di contatto.

Poi arriva il numero d'ordine o l'ID dell'ordine di acquisto, che è una serie di numeri univoci che identificano un particolare ordine. Il terzo elemento comprende la data dell'ordine e l'ora dell'effettuazione dell'ordine.

La quarta parte contiene il metodo di spedizione, come USPS Priority Mail o UPS Ground. Questa sezione contiene i dettagli che aiutano i clienti a tenere traccia del loro ordine e incrociano le informazioni di spedizione quando ricevono il pacco.

2.2) Informazioni di contatto del cliente

Dopo la stampa delle informazioni di spedizione iniziali, la successiva serie critica di informazioni riguarda il cliente o il destinatario. Questa sezione contiene l'account completo dei clienti, come nome, indirizzo, numero di telefono e indirizzo e-mail.

A volte, i marchi menzionano anche l'indirizzo di restituzione nel caso in cui il cliente effettui una richiesta di reso o cambio. Questa sezione include la destinazione della spedizione. Questo può tornare utile se il pacco è inteso come regalo, fornendo così al destinatario le informazioni del mittente.

2.3) Articoli ordinati e Prodotti esauriti

La terza sezione è fondamentale e include un elenco dettagliato degli SKU ordinati. Ci sono un paio di varianti nell'elenco. Alcuni marchi includono i nomi dei prodotti, mentre altri elencano lo SKU o l'UPC (Universal Product Number).

Oltre agli articoli in consegna, la distinta di imballaggio contiene anche informazioni sugli articoli esauriti e che non è stato possibile consegnare. Questo importante dettaglio aiuta i clienti a tenere traccia dei prodotti ordinati. Possono sollevare una domanda con il marchio sugli articoli esauriti, se necessario.

Proprio come il nome del prodotto, la quantità e il prezzo di ogni articolo SKU sono presentati su un documento di trasporto. Pertanto, accanto a ciascun nome di prodotto o numero SKU, vengono menzionate le quantità e il prezzo.

Generalmente, un formato tabellare viene adottato dai marchi che contengono le colonne: quantità, numero SKU, nome del prodotto, prezzo e prezzo totale. Il dettaglio del prezzo totale può essere suddiviso in prezzi degli articoli, tasse, sconti, ecc.

2.4) Note sul marchio

Una nota sul marchio è una categoria facoltativa in una bolla di accompagnamento. Tuttavia, quando incluso, aggiunge un tocco di personalizzazione per il cliente. Le aziende possono includere qualsiasi messaggio per l'acquirente, da un augurio per il loro compleanno a un messaggio di gratitudine.

I marchi possono anche improvvisare per includere il messaggio del cliente per il destinatario nei casi in cui gli ordini sono regali. I documenti di trasporto possono quindi essere personalizzati in qualsiasi modo per includere l'identità del marchio, come il logo, e un'esperienza di unboxing personalizzata con un messaggio di auguri.

3) Utilità dei documenti di trasporto

3.1) Aiuta nella gestione degli ordini

Il processo di adempimento eCommerce è un processo noioso. Prima che un pacco venga sigillato, l'imballatore del magazzino deve verificare che tutti i prodotti imballati all'interno siano presenti nell'elenco degli ordini del cliente. Ciò include le quantità esatte degli SKU, il colore, le dimensioni, il peso e le dimensioni. Una bolla di accompagnamento dà quindi conferma all'imballatore che l'ordine è stato evaso in modo accurato.

Poiché il documento di trasporto registra e verifica il processo di evasione, si rivela particolarmente utile quando l'ordine è suddiviso in più spedizioni. Poiché un commissionatore di magazzino raccoglie più articoli SKU per un ordine cliente, ogni documento di trasporto racchiude i dettagli degli SKU imballati separatamente.

Lo scontrino può essere stampato in anticipo in modo da informare l'imballatore sugli articoli che devono essere raggruppati. Questo non solo semplifica il processo di imballaggio, ma anche le verifiche degli ordini quando tutti i pacchi arrivano al cliente.

3.2) Migliora l'esperienza del cliente dopo l'acquisto

Una bolla di accompagnamento può essere considerata uno strumento post-acquisto esplicitamente utilizzato per migliorare l'esperienza del cliente. Ha una serie di usi per migliorare il coinvolgimento del cliente post-acquisto.

In primo luogo, i documenti di trasporto aiutano a migliorare il feedback dei clienti sul marchio includendo una visualizzazione dettagliata degli ordini. In secondo luogo, crea un'esperienza di unboxing positiva quando i marchi scrivono messaggi personalizzati agli acquirenti. In terzo luogo, aiuta i clienti a riconoscere il marchio con un formato di bolla di accompagnamento con marchio.

3.3) Assiste nel monitoraggio dell'ordine

La bolla di accompagnamento viene fornita con una serie di dettagli critici che possono aiutare i clienti e il marchio a tenere traccia degli ordini. Ciò è particolarmente vero per le spedizioni frazionate in cui l'intero ordine del cliente viene suddiviso in ordini più piccoli. Di solito vengono spediti da magazzini diversi e il rivenditore può monitorarli con i documenti di trasporto.

Una bolla di accompagnamento contenente il numero dell'ordine di acquisto e gli SKU imballati in un pacco notifica all'acquirente lo stato attuale del proprio ordine. Possono tenere traccia della porzione arrivata e stimare il valore del segmento dell'ordine.

3.4) Supporta la conferma dell'ordine e verifica i danni

I documenti di trasporto aiutano le aziende e i clienti a confermare che l'ordine è stato accuratamente spedito e ricevuto. Un documento di trasporto aiuta i clienti a controllare, riferire e verificare tutti gli articoli con il prezzo, le dimensioni, la quantità e i dettagli successivi.

I documenti di trasporto aiutano anche gli acquirenti a sistemare e identificare gli articoli danneggiati nei casi in cui gli articoli si rompono durante il trasporto o si deformano. Il cliente può tracciare l'articolo ordinato con il suo numero SKU e verificare se l'articolo ha lo stesso aspetto durante l'estrazione del prodotto. In caso contrario, possono richiedere un rimborso o chiedere al marchio di cambiare il prodotto.

3.5) Aiuti in resi e cambi

I resi sono quasi sempre inevitabili nell'e-commerce e provocano mal di testa sia per l'acquirente che per l'azienda. Le richieste di reso possono essere avviate per una serie di motivi, come articoli danneggiati, difetti di fabbricazione, dimensioni e colori non corrispondenti. Una volta effettuata una richiesta di reso, crea una catena di eventi dalla verifica dell'articolo al rimborso.

Un documento di trasporto può essere utile per verificare i reclami dei clienti e accelerare il processo di rimborso. Ad esempio, quando un articolo non corrisponde o è danneggiato, un acquirente può effettuare un controllo incrociato del prodotto con il documento di trasporto e presentare una richiesta di reso o cambio. Quando un articolo manca dal pacco, possono portarlo all'avviso del marchio e richiedere un rimborso.

Una bolla di accompagnamento ha un'immensa utilità per l'industria dell'abbigliamento nell'e-commerce, che ha elevati volumi di resi e cambi. Pertanto, possono personalizzare il documento di trasporto per includere informazioni sulle politiche di reso. Oppure, informa i clienti di un articolo esaurito e di un rimborso per ridurre l'ansia del cliente.

4) Il processo di creazione di una bolla di accompagnamento

I commercianti di e-commerce possono creare manualmente un documento di trasporto o utilizzare il loro strumento di gestione dell'inventario. In entrambi i casi, dovrebbero prima raccogliere alcuni dati come tutti i numeri SKU, i nomi dei prodotti, le dimensioni, il peso e i prezzi. Se utilizzano un software di gestione dell'inventario come ShipSation, tali dettagli dovrebbero essere già disponibili.

Dopo aver compilato i dati, il rivenditore può utilizzare un modello di documento di trasporto gratuito o compilare i dati. In alternativa, puoi anche selezionare qualsiasi modello disponibile nello strumento SaaS e inserire i dettagli. La maggior parte di questi software consente ai rivenditori di personalizzare lo scontrino in base alle proprie preferenze, come loghi e note del marchio.

Una volta che il modello del documento di trasporto è a posto, i commercianti possono salvarlo e stampare il documento da includere nel pacco. Nei casi in cui utilizzano il software, i rivenditori possono creare più modelli per diverse occasioni. Possono anche automatizzare il processo di stampa inserendo i dettagli dell'ordine nei modelli specifici.

5) Il documento di trasporto è diverso dalle fatture?

Dato che un documento di trasporto include dati quasi identici a un'etichetta di spedizione e alle fatture, non è raro considerare un documento di trasporto come un'etichetta di spedizione o una fattura. La differenza tra i tre sta nel loro scopo.

Una fattura è un documento finanziario che contiene il prezzo di vendita di ciascun prodotto, lo stato di pagamento dell'ordine, il metodo di pagamento e i termini. Pertanto, anche se un documento di trasporto contiene i dettagli del prezzo dell'articolo, non include i metodi di pagamento e qualsiasi pagamento in sospeso relativo alla spedizione.

Le fatture specificano l'importo che deve essere pagato dal destinatario quando i clienti utilizzano più metodi di pagamento. Ad esempio, quando i clienti pagano metà dell'importo tramite UPI e il resto viene ordinato in contanti. In tali circostanze, la fattura funge da cambiale per la persona responsabile della liquidazione del pagamento.

6) La bolla di accompagnamento è uguale a un'etichetta di spedizione?

No, ciò che distingue un documento di trasporto da un'etichetta di spedizione è lo scopo di quest'ultima. Un'etichetta di spedizione include l'indirizzo di fatturazione e di spedizione che indica l'origine della spedizione e i luoghi di consegna.

Può anche includere i dettagli dell'ordine come gli articoli SKU, il peso del pacco e il metodo di spedizione. Tuttavia, contiene un'etichetta e un numero di tracciabilità dell'ordine basati su QR che possono essere scansionati e tracciati. Questo è assente da una bolla di accompagnamento.

7) Conclusione

I documenti di trasporto sono un ottimo modo per garantire la verifica dell'ordine e l'accuratezza dell'evasione per un negozio di e-commerce. Questi piccoli foglietti di carta hanno anche la capacità di dare un'impressione positiva del marchio ai clienti. La versatilità della bolla di accompagnamento garantisce che le aziende possano includere qualsiasi personalizzazione del marchio oltre a menzionare i dettagli dell'ordine.

Avere una bolla di accompagnamento è come prendere due piccioni con una fava. Le aziende di e-commerce possono esercitare il controllo sul processo post-spedizione e sul coinvolgimento del cliente post-acquisto.

8) Domande frequenti

8.1) Quanto costa creare un documento di trasporto?

I documenti di trasporto possono essere creati gratuitamente nella maggior parte dei casi. Su Internet sono disponibili molti modelli di documenti di trasporto gratuiti che possono essere scaricati e utilizzati liberamente. In effetti, il software di gestione dell'inventario offre gratuitamente i documenti di trasporto. L'unico componente di costo riguarda la stampante, l'inchiostro e la carta utilizzati.

8.2) I documenti di trasporto sono ecologici?

I documenti di trasporto hanno un impatto sull'ambiente contribuendo allo spreco di carta. In questo senso, non è rispettoso dell'ambiente. Tuttavia, i marchi possono ancora includere documenti di trasporto con giudizio per spedizioni specifiche, pacchi internazionali e spedizioni frazionate. Inoltre, per le spedizioni a scatola singola, i rivenditori possono concentrarsi su una versione digitale del documento di trasporto e inviarlo per posta all'indirizzo e-mail del cliente.