Come creare una fattura PayPal per essere pagati rapidamente (e in modo sicuro)

Ci sono molti modi diversi per essere pagato come libero professionista. Esistono programmi software automatizzati, bonifici bancari programmati per trattenimento, fatture PayPal, semplici trasferimenti digitali e una miriade di altre opzioni. Ho anche uno o due clienti che tagliano ancora gli assegni cartacei e me li inviano per posta.

Finché i soldi finiscono nel mio conto a un certo punto, sono totalmente aperto a qualsiasi metodo di pagamento sia conveniente per le persone con cui lavoro.

Sebbene Venmo e servizi simili siano alle calcagna, una delle vie di pagamento più comuni è ancora PayPal. Se hai lavorato come libero professionista per un certo periodo di tempo, è probabile che ti sia stato chiesto di inviare una fattura PayPal.

Oltre a dover tenere traccia di tutti i tuoi diversi account e mantenere tutto al sicuro su tutte le piattaforme, non c'è molto svantaggio nel consentire ai clienti di utilizzare una fattura PayPal per pagarti.

Questo articolo ti guiderà attraverso il processo, in modo che quando qualcuno ti chiede inevitabilmente "Puoi fatturarmi tramite fattura PayPal?" avrai la tua risposta (e il tuo account) pronta e in attesa.

Che cos'è una fattura PayPal?

Gli utenti casuali di PayPal hanno probabilmente una certa familiarità con l'invio e la ricezione di dollari tramite il servizio. Ma per le aziende, sapevi che puoi inviare fatture ufficiali invece di una semplice richiesta di denaro? (Se non hai dimestichezza con la fatturazione in generale, ripassa qui prima di continuare a leggere.)

La fattura PayPal è più o meno come sembra: una fattura generata tramite PayPal. Se hai acquistato qualcosa da un venditore online, potresti anche averne visto uno e averlo utilizzato per pagare il conto.

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È semplice da usare e in realtà piuttosto conveniente.

Una fattura PayPal è la stessa di una richiesta di denaro PayPal?

Una richiesta di denaro PayPal è qualcosa che invii che mostra solo l'importo dovuto e forse una descrizione di 1 riga di cosa serve.

A differenza di una richiesta di denaro, una fattura PayPal ha campi per includere tutti i tipi di informazioni, come il lavoro per cui stai fatturando, l'importo, la data di scadenza, una breve descrizione e tutte le note che desideri includere per il cliente.

Puoi aggiungere il tuo logo, addebitare tasse, utilizzare la stessa fattura per fatturare più clienti e persino caricare allegati come file artistici o un ordine di acquisto. Tutte queste informazioni vengono inviate al cliente tramite PayPal e possono pagare direttamente da un collegamento incorporato che va al tuo account.

Certo, è più veloce inviare una richiesta di denaro, ma una fattura PayPal è incredibilmente versatile e ti aiuta a tenere traccia della tua attività in modo più dettagliato.

Quando utilizzare una fattura PayPal

L'utilizzo di una fattura PayPal è un modo più professionale per fare affari rispetto alla semplice richiesta di pagamento, ma ciò non significa che ogni volta che si fattura a un cliente, è necessario utilizzare una fattura PayPal.

Ci sono tonnellate di opzioni software di fatturazione per i liberi professionisti ed è una buona idea fare le tue ricerche prima di impegnarti su un singolo mezzo. Ecco alcune cose da considerare su quando utilizzare una fattura PayPal:

Pro di PayPal:

• PayPal è un modo abbastanza semplice per inviare una fattura, senza quasi nessuna configurazione di back-end per te. Devi solo configurare il tuo account, compilare alcuni campi preimpostati e sei a posto.
• È integrato con il tuo conto bancario, quindi puoi essere pagato più velocemente. Quando i clienti ti pagano tramite PayPal, puoi lasciare il denaro lì e utilizzarlo per altri acquisti, oppure trasferirlo alla tua banca e utilizzarlo come preferisci. Ci vogliono alcuni giorni per effettuare il trasferimento, quindi pianifica di conseguenza.
• La maggior parte dei clienti conoscerà PayPal. Il servizio è in circolazione da molto tempo, quindi molte persone e aziende sono già impostate per utilizzarlo. Questo può aiutare a bypassare la burocrazia necessaria per ottenere un taglio degli assegni o un'altra opzione di pagamento approvata.
• Hai la possibilità di accettare carte di credito. Se invii la tua fattura e aspetti semplicemente di essere pagato, potresti avere un lungo ritardo mentre aspetti un assegno o un cliente frustrato che tiene traccia delle spese aziendali tramite una carta di credito. L'utilizzo di un servizio come PayPal risolve questo problema.

Contro di PayPal:

• Ci sono commissioni associate a PayPal: PayPal prende una piccola percentuale di ogni transazione commerciale in PayPal. Varia in base al paese, ma negli Stati Uniti è di circa il 3%. È più alto per le transazioni internazionali. Non c'è modo di evitare una commissione di transazione quando si utilizza una fattura PayPal, ma questo è abbastanza standard per le soluzioni di pagamento e-commerce.
• Le fatture non sono personalizzabili in base al tuo marchio. Puoi caricare un logo se vuoi, ma non puoi cambiare font, colori o layout di base. Questo non è necessariamente un rompicapo, ma è qualcosa che influisce sulla tua attività. Ti consiglio di caricare almeno il tuo logo. Ricorda, ogni possibilità di avere il tuo nome davanti ai clienti è un'opportunità!
• PayPal utilizza il proprio sistema di numerazione delle fatture interno, quindi se utilizzi altre forme di fatturazione, non corrisponderà. Puoi risolverlo con una buona tenuta dei registri, ma è un passaggio in più nel tuo processo. E sappiamo tutti, il tempo è denaro.

Sicurezza

Un ottimo motivo per utilizzare una fattura PayPal invece di inviarne una propria è la sicurezza integrata. PayPal ti consente di essere pagato direttamente senza rivelare le tue informazioni finanziarie. Monitorano le transazioni e aiutano a ridurre le frodi.

Per i venditori c'è anche una protezione contro i reclami infondati. Questo vale principalmente per i beni fisici, ma i liberi professionisti che fanno pagare il loro tempo possono essere protetti se possono mostrare la prova dell'adempimento. Dovresti comunque pensare a come proteggerti in modo indipendente, ma questo può essere un ulteriore livello di tranquillità.

Come creare e inviare una fattura PayPal in 8 passaggi

Sia che tu scelga di utilizzare PayPal per tutte le tue transazioni, sia che tu ne abbia solo bisogno in tasca per quei clienti che lo richiedono specificamente, è fantastico essere armati della conoscenza di come creare una fattura PayPal.

È abbastanza semplice:

1. Crea un conto PayPal. Per utilizzare la funzione fattura, è necessario scegliere l'opzione conto "aziendale". Non preoccuparti, non ci sono costi aggiuntivi per le piccole imprese.

2. Una volta effettuato l'accesso, dovrai aggiungere le tue informazioni bancarie al tuo conto in modo da poter essere pagato.

3. Ora che sei pronto, seleziona "Strumenti" dal menu in alto. Troverai "Fatturazione" in questo menu a discesa. Questo ti porterà alla schermata di fatturazione generale, dove puoi creare bozze, tenere traccia delle fatture inviate e vedere cosa è in ritardo.

4. Quando sei pronto per inviare la fattura PayPal, premi il pulsante blu "Crea" sul lato destro.

5. Inserisci l'indirizzo email del tuo cliente. CONTROLLA DOPPIA QUESTA INFORMAZIONE. Non vuoi inviare la fattura al cliente PayPal sbagliato e finire per ritardare il pagamento o peggio, essere pagato dalla persona sbagliata e dover risolvere quel pasticcio! Puoi espandere questo menu per includere il nome e l'indirizzo del cliente, se lo desideri.

6. Immettere l'intero costo della fattura. Puoi scegliere quanti dettagli includere: ore lavorate, una descrizione, note aggiuntive, ecc.

7. Visualizza l'anteprima della fattura PayPal. Credimi, non importa quante volte hai inviato una fattura, a volte ci saranno degli errori. È sempre meglio visualizzare in anteprima la fattura completa prima di inviarla a un cliente.

8. Premi "invia" e il gioco è fatto! I clienti possono pagarti direttamente dall'e-mail che ricevono. È un gioco da ragazzi per te e per loro.

Se sei più uno studente visivo o non hai ancora chiaro il processo, PayPal ha un ottimo video esplicativo che copre le basi. Ha anche un'utile sezione sul monitoraggio delle fatture una volta che sono state inviate. Se hai tre minuti, vale la pena dare un'occhiata:

Conclusione

L'acquisto e la vendita con una fattura PayPal è un modo comune per gli appaltatori di lavorare ed essere pagati.

Laddove non esiste una soluzione di pagamento perfetta , PayPal è almeno una soluzione molto semplice che copre molte esigenze sia dei liberi professionisti che delle persone che li assumono.

È sicuro, consente l'utilizzo di carte di credito ed è sufficientemente personalizzabile da includere tutte le informazioni di cui hai bisogno. E se espandi la tua attività per includere una sorta di reddito passivo (che consiglio vivamente), PayPal è spesso facilmente integrabile con i siti Web del mercato.

Per lo meno, ogni libero professionista dovrebbe avere un conto aziendale PayPal e avere familiarità con la piattaforma. PayPal è ancora il più grande processore di pagamento online al mondo. Che tu lavori con aziende grandi o piccole, è quasi inconcepibile che a un certo punto non ti venga chiesto di utilizzare una fattura PayPal.

Finché hai un buon sistema di contabilità in atto per tenere traccia di tutti i tuoi pagamenti, aggiungere PayPal al tuo repertorio di strumenti aziendali è praticamente un gioco da ragazzi.

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