Errori sui salari che ti costano denaro e come risolverli

Utilizzi ancora carta e penna per tenere traccia dei tempi dei dipendenti? Affidarsi agli orari dei turni per i calcoli delle buste paga? Quindi la tua azienda sta perdendo denaro e probabilmente sei aperto a cause legali e sanzioni IRS.

Se ti può consolare, non sei solo. Il 33% dei datori di lavoro commette errori sui salari che costano miliardi di dollari all'anno, secondo l'IRS. L'American Payroll Association mostra un tasso di errore compreso tra l'1 e l'8% della busta paga totale nelle aziende che utilizzano i cartellini tradizionali e circa il 40% delle piccole imprese incorre in una media di $ 845 all'anno in sanzioni IRS a causa di processi di busta paga mal gestiti.

"Gli errori accadranno", ha detto a CNBC Make It Bill Dunn, direttore delle relazioni con il governo per l'American Payroll Association. "Non sono comuni, ma accadono."

Sai già che gli errori sui salari danneggiano la tua attività dal punto di vista delle entrate nette. Tuttavia, non dimenticare che gli errori sui salari danneggiano ancora di più i tuoi dipendenti.

I dipendenti dovrebbero prestare attenzione a questi errori sui salari

Non perdere nessuno dei soldi per cui hai lavorato così duramente, assicurati invece di rivedere regolarmente la tua busta paga e presta particolare attenzione a:

• Guarda la retribuzione lorda o netta, vedi dei cambiamenti?
• I tuoi stipendi sono stati registrati correttamente? (Se lavori ad ore, sei stato pagato per tutte le ore lavorate? Se sei un lavoratore dipendente, il tuo stipendio è stato registrato correttamente per il periodo di paga?)
• Quali tasse sono state trattenute (federali e statali)?
• I tuoi contributi 401 (k) sono corretti?
• Gli altri benefici per i dipendenti, come l'assistenza sanitaria, l'assicurazione sulla vita, l'invalidità o i pendolari, vengono trattenuti correttamente?

Inoltre, tu e il tuo manager dovreste leggere le regole dell'orologio in modo da rispettare entrambi quanto richiesto dalla legge.

Se rilevi errori, puoi portarli alle risorse umane per correggere rapidamente l'errore e per evitare che futuri errori di busta paga si ripetano. Si tratta di correggere gli errori del libro paga prima che vadano fuori controllo.

Errori sui salari che i manager affrontano quotidianamente

In qualità di piccolo imprenditore, fai tutto ciò che è in tuo potere per gestire le buste paga in modo efficiente e senza errori. Beh, forse non tutto . Dopotutto, hai un'attività da gestire e c'è solo così tanto tempo che tu o il tuo team delle risorse umane (se ce n'è effettivamente uno) potete investire nel controllare e ricontrollare le schede attività dei dipendenti.

Tuttavia, alcuni degli errori nascosti in quella pila di schede attività ti stanno già costando denaro e potrebbero costare di più in futuro.

Questo è il motivo per cui così tante aziende stanno investendo nel software per le buste paga di Connecteam per ridurre gli errori sulle buste paga e automatizzare i processi di monitoraggio del tempo.

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Saperne di più

Ecco solo alcuni dei problemi che affliggono le aziende che dipendono ancora da pratiche di cronometraggio obsolete:

Uno dei principali svantaggi della carta rispetto ai media digitali è la sfida di mantenere backup aggiornati. Le schede attività cartacee e le schede perforate sono fragili e deperibili. È una responsabilità! Possono essere scambiati, modificati manualmente senza alcuna registrazione delle modifiche apportate, distrutti o semplicemente smarriti.

Immagina di dover affrontare un incendio o un'alluvione nella tua azienda, mentre allo stesso tempo impazzisci per non avere registrazioni delle ore dei dipendenti per calcolare i libri paga.

In qualità di piccolo imprenditore, devi calcolare correttamente le retribuzioni per gli straordinari: le retribuzioni per gli straordinari sono completamente diverse da quelle normali. Dovrai salari, sanzioni e interessi se non paghi la giusta tariffa per gli straordinari. Correggere gli errori del libro paga significa dare un'occhiata da vicino ai salari degli straordinari.

Scopri di più qui sulle nuove regole sugli straordinari che sono entrate in vigore nel 2020.

Secondo la FLSA, sei tenuto a pagare i dipendenti 1,5 volte la loro normale retribuzione, o tempo e mezzo, per il tempo lavorato oltre le 40 ore in una settimana lavorativa. Ad esempio, se un dipendente viene regolarmente pagato $ 10 l'ora, gli devi $ 15 l'ora per gli straordinari. Tieni presente che la maggior parte degli stati e delle città ha leggi diverse sul salario degli straordinari, quindi assicurati di studiare se sei tenuto a seguire le regole più rigorose.

A seconda di come si calcolano le buste paga e su quali fonti di dati si fa affidamento (time clock, orari dei turni, resoconti dei dipendenti), è possibile imbattersi in voci di time clock sovrapposte e tempo di pagamento accidentalmente classificato erroneamente .

Nella migliore delle ipotesi, questo tipo di confusione richiederà tempo per capire. Nel peggiore dei casi, potresti finire per pagare molto di più del necessario.

Ad esempio, considera un dipendente in vacanza che deve improvvisamente lavorare per occuparsi di una questione urgente. I tuoi record potrebbero quindi avere un dipendente in congedo retribuito che registra l'orario di lavoro. Riordinare tutto questo casino può essere un piccolo mal di testa quando hai una squadra di una dozzina. Ma man mano che la tua forza lavoro cresce, questo tipo di sovrapposizioni può trasformarsi in una vera e propria emicrania sui salari.

Se sei fortunato hai uno staff del libro paga o esternalizzi. Se non lo sei. fai da te (gestendo il libro paga del ristorante, per esempio). Alla fine, però, non puoi eliminare il 100% degli errori.

Puoi solo ridurli. Non importa se sei tu o qualcun altro a commettere gli errori: siamo tutti umani.

Facciamo tutti errori di battitura e chiunque può inserire accidentalmente 20 ore invece di 2. Sono 18 ore fatturabili nate da un errore di battitura.

Questo problema è un vecchio ma un buono ... beh, forse solo un vecchio. Il 19% dei dipendenti (1 su 5) ha partecipato a una qualche forma di furto di tempo, che può costare alle aziende fino al 7% della loro busta paga annua lorda.

Non si tratta solo di “buddy punching” – i dipendenti si “coprono” l'un l'altro e timbrano il cartellino l'un l'altro per rubare il tempo. Il “furto” settimanale medio di tempo è di 4 ore e 5 minuti per dipendente per periodo di paga . Ciò includeva lunghi pranzi e pause, ritardi, partenze anticipate, ecc.

In qualsiasi momento, le aliquote fiscali cambiano, quindi qualsiasi aliquota che hai iniziato a utilizzare per pagare i tuoi dipendenti potrebbe non essere applicabile o corretta ora. Pagare la tariffa sbagliata significa che devi recuperare eventuali tasse, sanzioni e interessi.

Controlla regolarmente le tue aliquote fiscali sul lavoro poiché la maggior parte delle aliquote fiscali viene aggiornata ogni anno. Tieni d'occhio quanto segue su come correggere gli errori del libro paga:

• Imposta federale sul reddito

  
• Imposta previdenziale

• Tassa sanitaria

• Tassa federale di disoccupazione

• Imposta statale sul reddito

• Imposta statale sull'assicurazione contro la disoccupazione

• Imposta locale sul reddito

A seconda della tua posizione, tieni d'occhio eventuali tariffe per tasse aggiuntive.

Puoi assumere appaltatori indipendenti mentre altri sono dipendenti a tempo pieno. Tuttavia, quando si confondono questi lavoratori, è un errore costoso. Ad esempio, un appaltatore non ha bisogno di essere pagato salario minimo o straordinari.

Inoltre, non trattenete le tasse sul lavoro dai loro salari. Pertanto, se un dipendente viene classificato come appaltatore, può perdere salari e i governi perderanno entrate fiscali.

Quando classifichi erroneamente un lavoratore, sei costretto a pagare la quota di tasse del dipendente e del datore di lavoro, oltre a tutte le sanzioni e gli interessi. Inoltre, potresti anche dover restituire gli stipendi al dipendente. Come si fa a sapere se un lavoratore deve essere classificato come libero professionista o dipendente?

Il Dipartimento del lavoro degli Stati Uniti consiglia di utilizzare il test della realtà economica in sei parti. E se ancora non sei sicuro, invia un modulo SS-8 per evitare problemi di classificazione errata del libro paga. Compilando questo modulo, richiedi che l'IRS determini lo stato del lavoratore.

Non ti piacciono i controlli dell'IRS?! Che ne dici di cause legali dei dipendenti per retribuzione ingiusta ?! Potresti pensare che i regolamenti che richiedono di tenere registrazioni precise delle ore di lavoro dei dipendenti siano un peso burocratico, ma in realtà sono lì per proteggerti. Così come le leggi statali che regolano i processi di busta paga.

Certo, puoi ancora rispettare le normative mentre usi soluzioni tradizionali o solo la tua buona vecchia carta e penna. Ma è semplicemente più facile con un'app.

Come correggere gli errori sui salari: passare al digitale

Il passaggio alla gestione digitale delle presenze e delle buste paga non è così costoso o complicato come potresti pensare, o come potrebbe essere stato l'ultima volta che hai controllato.

Le soluzioni di app mobili basate su cloud, come Connecteam, consentono a titolari e manager di aziende di gestire quasi ogni aspetto del libro paga.

Dal monitorare facilmente il tempo dei tuoi dipendenti, assicurandoti che timbrano senza doverli controllare, o inviando chiare schede attività dei dipendenti per il libro paga, Connecteam copre tutte le basi e altro ancora.

Analizziamolo ancora di più su come Connecteam aiuta con gli errori sui salari:

1. Diversi tipi di lavoro dovrebbero essere pagati in modo diverso: Connecteam garantisce che diversi dipendenti possano essere visibilmente qualificati per diversi lavori. Di conseguenza, il loro tempo dedicato a ciascun lavoro viene calcolato nella loro scheda attività.
2. I dipendenti devono essere rimborsati delle loro spese nella loro busta paga: con Connecteam, i dipendenti possono aggiungere le loro spese, il chilometraggio dell'auto o qualsiasi altra informazione rilevante alla loro scheda attività in modo che sia facile rimborsare.
3. I dipendenti non hanno accesso alle loro schede attività passate per individuare gli errori: le garanzie Connecteam possono fare esattamente questo, direttamente dalla loro app mobile. Possono inviare richieste di modifica al proprio manager in tempo reale e tutte le modifiche vengono aggiornate automaticamente dopo l'approvazione.
4. Difficile individuare gli straordinari dei dipendenti, il che significa che gli straordinari vengono pagati per caso : puoi utilizzare Connecteam per codificare a colori gli straordinari dei tuoi dipendenti, il che significa che non li perderai mai più nelle loro schede attività.
5. I manager devono raccogliere le schede attività ogni volta che devono inviarle al libro paga: i report automatici di Connecteam semplificano l'impostazione quando le schede attività vengono inviate automaticamente alla persona responsabile del libro paga.
6. La necessità di utilizzare più software per gestire le buste paga: tecnicamente parlando, puoi gestire tutti gli aspetti delle buste paga con Connecteam, purché tu stia già utilizzando QuickBooks Online e Gusto. In tal caso, puoi integrare perfettamente i due software, il che significa che puoi inviare le tue schede attività direttamente a QBO con un clic di un pulsante.
7. I manager fanno fatica a tenere traccia dell'orario di lavoro/della posizione dei dipendenti: con la tecnologia Breadcrumbs integrata di Connecteam tramite il tracciamento GPS, i dipendenti possono timbrare l'ingresso e l'uscita nei tempi previsti e, tra un orario e l'altro, vengono raccolti punti di posizione casuali, fornendo ai manager un'idea di base di dove (e quando) ciascun dipendente ha lavorato.

La linea di fondo sulla correzione degli errori sui salari

Le persone non cambiano, quindi la tecnologia deve farlo. Le persone troveranno sempre un modo per sbagliare cheat nella segnalazione delle presenze.

Tuttavia, passando a un orologio mobile, puoi ridurre notevolmente la frequenza degli errori, risparmiare denaro e aumentare l'efficienza della tua attività.

Sebbene possa sembrare che effettuare un passaggio al digitale sia un compito difficile da intraprendere, se si considerano i vantaggi delle soluzioni di monitoraggio del tempo presenti per bruciare gli errori del libro paga, è chiaro che ne vale la pena.

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