Come utilizzare un sistema di inventario perpetuo per la tua attività di e-commerce

L'inventario è la linfa vitale della tua attività. Hai bisogno di scorte sufficienti per stare al passo con la domanda dei clienti, ma non troppo per pagare in eccesso i costi di stoccaggio. È qui che entra in gioco un sistema di inventario.

Il sistema di inventario perpetuo è un modo affidabile per tenere traccia dell'inventario in tempo reale. Continua a leggere per scoprire cos'è un sistema di inventario perpetuo e come funziona.

Che cos'è un sistema di inventario perpetuo?

Un sistema di inventario perpetuo è un sistema utilizzato per tracciare e registrare i livelli delle scorte, in cui ogni acquisto e vendita di azioni viene registrato automaticamente e immediatamente. In questo sistema, ogni volta che avviene una transazione, il software registra una variazione dei livelli di inventario in tempo reale.

Cos'è l'inventario perpetuo?

L'inventario perpetuo è un metodo di contabilità in cui un'azienda tiene traccia dei propri livelli di inventario in tempo reale. Questo metodo rende sempre disponibili a un'azienda conteggi di inventario più precisi.

L'inventario perpetuo si distingue da un sistema di inventario perpetuo, che di solito si riferisce al software o al programma che esegue il metodo di contabilità dell'inventario perpetuo.

Quali sono i vantaggi di un sistema di inventario perpetuo?

Un sistema di inventario perpetuo ha molti vantaggi per le aziende di e-commerce di tutte le dimensioni. Non solo aiuta a tenere traccia dei dati di inventario in tempo reale, ma aiuta anche a eliminare i costi di manodopera e l'errore umano. Diamo un'occhiata al motivo per cui le aziende di e-commerce scelgono di utilizzare un sistema di inventario perpetuo.

Registra i dati in tempo reale

Un sistema perpetuo registra gli aggiornamenti e i movimenti dell'inventario man mano che si verificano. Ciò significa che puoi fidarti che i conteggi del tuo inventario siano sempre accurati.

Fornisce una traccia cartacea dettagliata

Un sistema di inventario perpetuo tiene traccia dei movimenti e delle interazioni dell'inventario lungo tutta la catena di approvvigionamento dell'e-commerce. Questi dati ti forniranno maggiori informazioni sui colli di bottiglia nelle tue procedure, in modo da trovare modi per ottimizzare la tua catena di approvvigionamento.

Riduce i costi di gestione dell'inventario

Con gli aggiornamenti in tempo reale, i costi di mantenimento dell'inventario e i rifornimenti di inventario sono controllati e ridotti al minimo. Poiché i sistemi di inventario perpetuo automatizzano molti processi che sarebbero manuali, possono risparmiare sui costi di manodopera.

Calcola il saldo delle scorte di fine anno

Poiché un sistema di inventario perpetuo tiene costantemente conto dell'inventario, il saldo dell'inventario di fine anno viene calcolato istantaneamente alla fine dell'anno. Questo aiuta ad assicurarsi di avere numeri di inventario accurati su cui riportare ai fini contabili.

Le previsioni richiedono una maggiore precisione

Un sistema di inventario in tempo reale semplifica la previsione della domanda . I dati storici sull'inventario e sulle vendite possono essere utilizzati per prevedere i cicli di vendita futuri e assicurarsi di disporre di una quantità ottimale di inventario durante i diversi periodi della stagione, come le vacanze.

“Anche lo strumento di analisi di ShipBob è davvero interessante. Ci aiuta molto con la pianificazione dei riordini dell'inventario, vedere quando gli SKU stanno per esaurirsi e possiamo persino impostare notifiche e-mail in modo da essere avvisati quando uno SKU ha meno di una certa quantità rimasta. C'è molto valore nella loro tecnologia".

Oded Harth, CEO e co-fondatore di MDacne

Come funziona il sistema di inventario perpetuo?

Un sistema di inventario perpetuo funziona aggiornando continuamente i conteggi dell'inventario man mano che le merci vengono acquistate e vendute. Questo metodo di contabilità dell'inventario fornisce un modo più accurato ed efficiente per contabilizzare l'inventario rispetto a un sistema di inventario periodico. Ecco una panoramica dettagliata di come funziona questo tipo di sistema di inventario.

Passaggio 1: il sistema del punto vendita aggiorna i livelli di inventario

Ogni volta che un prodotto viene venduto, il sistema di gestione dell'inventario collegato al sistema POS (punto vendita) applica immediatamente l'addebito all'inventario principale su tutti i canali di vendita. Gli scanner di codici a barre o RFID (identificazione a radiofrequenza) rendono questo processo semplice e veloce.

Ad esempio, supponiamo che tu gestisca un'attività che vende candele profumate. Un cliente acquista 3 candele profumate alla vaniglia (in altre parole, 3 unità di una singola SKU) per $ 10,00 per candela, o $ 30,00 in totale.

Quando un raccoglitore di magazzino preleva ogni unità, il raccoglitore scansiona il codice a barre di ciascuna candela. Non appena ogni codice a barre viene scansionato, il software del tuo sistema di inventario perpetuo riduce di 3 il conteggio complessivo dell'inventario per quella SKU.

Con il sistema di inventario perpetuo, le vendite ai clienti attivano anche due registrazioni contabili nel conto economico e due nel bilancio.

Sul tuo conto economico, l'importo di denaro che il cliente paga per gli articoli, in questo caso $ 30,00, viene registrato come credito sulle entrate. Sul tuo bilancio, questo stesso importo viene registrato come addebito su conti attivi o contanti.

Passaggio 2: il costo della merce venduta viene aggiornato automaticamente

Ogni volta che un prodotto viene venduto o ricevuto, il costo della merce venduta (COGS) viene ricalcolato.

Continuando l'esempio sopra, assumeremo che il COGS per ogni candela profumata alla vaniglia (che tiene conto di spese come materie prime, manodopera di magazzino e spese generali) sia $ 5,00 per unità. Ogni volta che viene scansionata una candela, vengono aggiunti $ 5,00 al COGS complessivo della tua attività, il che significa che dopo aver scansionato 3 candele, il COGS è aumentato di $ 15,00.

Questi $ 15,00 dovrebbero essere registrati in altre due registrazioni prima nota contabili. Sul tuo conto economico, $ 15,00 sono registrati come debito a COGS. Sul tuo bilancio, questo stesso importo viene accreditato sul tuo inventario.

Passaggio 3: i punti di riordino vengono modificati frequentemente

Sulla base dei dati storici, un sistema di inventario perpetuo aggiornerà automaticamente i punti di riordino man mano che le vendite aumentano o diminuiscono per mantenere un livello ottimale di inventario in ogni momento.

Seguendo l'esempio precedente, supponiamo che il tuo negozio offra una candela speciale a tema festivo e, negli ultimi 4 anni, le vendite per quella candela sono sempre aumentate nel quarto trimestre.

Un sistema di inventario perpetuo apprenderà dai dati di vendita degli ultimi 4 anni e aumenterà automaticamente la soglia di riordino da 25 unità a 50 unità. In questo modo, puoi riordinare le scorte prima di quanto faresti normalmente e prevenire l'esaurimento delle scorte.

Passaggio 4: gli ordini di acquisto vengono generati automaticamente

Ogni volta che un articolo o uno SKU raggiunge il punto di riordino, il sistema genera un nuovo ordine di acquisto e lo invia al fornitore senza alcun intervento umano.

Ad esempio, le vendite della tua candela a tema festivo aumentano rapidamente nel quarto trimestre, proprio come previsto. Non appena hai solo 50 unità di quella candela in magazzino, il tuo sistema di inventario perpetuo genererà automaticamente un nuovo ordine di acquisto per altre 500 candele (da acquistare a $ 3,00 ciascuna) e lo invierà al tuo fornitore.

Questa transazione di acquisto attiva un'altra registrazione prima nota, questa volta solo nel tuo bilancio. In questo esempio, un totale di $ 1.500 (500 unità x $ 3,00 ciascuna) deve essere registrato come un addebito sull'inventario e un credito su conti fornitori o contanti.

Passaggio 5: i prodotti ricevuti vengono scansionati nell'inventario

Quando l'inventario viene inviato al tuo magazzino, un impiegato del magazzino esegue la scansione del prodotto utilizzando un software di gestione del magazzino (WMS), in modo che appaiano nella dashboard di gestione dell'inventario e li renda disponibili per l'acquisto su tutti o su determinati canali di vendita.

Nel nostro esempio, supponiamo che l'ordine di acquisto vada a buon fine e dopo una o due settimane la spedizione di 500 candele del tuo fornitore arriva al tuo magazzino.

Mentre i dipendenti del tuo magazzino passano attraverso il processo di ricezione, ogni unità viene controllata per verificarne la qualità e scansionata con uno scanner di codici a barre prima di essere spostata nel magazzino del magazzino. Non appena un'unità viene scansionata, il sistema di inventario perpetuo aumenta automaticamente il conteggio dell'inventario per quella SKU di 1. Una volta scansionate tutte le 500 unità, il conteggio dell'inventario dovrebbe essere aumentato di 500.

Qual è la differenza tra un sistema di inventario perpetuo e un sistema di inventario periodico?

I sistemi di inventario periodico e perpetuo sono due diversi metodi di monitoraggio dell'inventario che le aziende di e-commerce utilizzano per tracciare e monitorare le merci stoccate. Il sistema di inventario perpetuo è più avanzato e utilizzato più spesso di un sistema periodico.

Un sistema perpetuo di controllo dell'inventario tiene traccia dell'inventario in tempo reale e centralizza i dati dell'inventario. I dati di inventario sono disponibili in tutte le parti del sistema per prevedere l'andamento delle vendite, calcolare i punti di riordino e reperire gli articoli che sono attualmente esauriti.

Un sistema di inventario periodico è mantenuto aggiornato da un conteggio fisico delle merci a disposizione a intervalli specifici per calcolare i COGS utilizzando metodi di valutazione delle scorte come FIFI, LIFO e medie ponderate . Con un sistema di inventario periodico, un'azienda calcola i conteggi di inventario correnti alla fine di un periodo contabile o di un anno finanziario e solo successivamente ne riporta.

Inventario perpetuo vs. Inventario di libri

L'inventario del libro si riferisce alla quantità di azioni che un'azienda ha a disposizione, secondo i registri contabili. Non è necessariamente la stessa cosa dell'inventario effettivo (che è la vera quantità di stock che un'azienda ha a disposizione), poiché l'inventario potrebbe essere danneggiato, perso, rubato o altrimenti sovra o sottovalutato nei libri contabili.

I sistemi di inventario perpetuo aiutano a mantenere l'inventario dei libri più accurato, poiché è meno probabile che si perdano transazioni, danni, inventario perso e altre incoerenze più rapidamente con registrazioni dettagliate in tempo reale.

Formule utilizzate nei metodi di inventario perpetuo

Per essere più precisi quando si ordinano gli articoli di magazzino, è possibile utilizzare le formule. Esistono diverse formule che gli imprenditori possono utilizzare per tenere traccia dei conteggi dell'inventario fisico. Ecco un elenco dei nostri preferiti.

EOQ

L'EOQ, o quantità dell'ordine economico, è progettato per trovare la quantità dell'ordine ottimale affinché le aziende riducano al minimo alcune cose come i costi, lo spazio di magazzino e le scorte.

Formula: EOQ = radice quadrata di: [2SD] / H

S = Costi di installazione (per ordine, generalmente inclusi spedizione e gestione)

D = Tasso di domanda (quantità venduta all'anno)

H = Costi di detenzione (per anno, per unità)

Beni finiti

Le scorte di prodotti finiti si riferiscono alle scorte disponibili per l'acquisto ai clienti che possono essere evase. Con la formula dell'inventario dei prodotti finiti, i venditori possono calcolare il costo dell'inventario.

Formula: (COGM – COGS) + Valore dei prodotti finiti dell'anno precedente

FIFO

FIFO (first in, first out) è un metodo di valutazione dell'inventario che vende i beni acquistati prima di quelli acquistati successivamente. In teoria, ciò significa che l'inventario più vecchio viene spedito ai clienti prima dell'inventario più nuovo.

LIFO

LIFO (last in, first out) è un metodo di valutazione dell'inventario che utilizza il costo dei prodotti più recenti acquistati per calcolare il costo delle merci vendute (COGS), mentre il valore dell'inventario più vecchio è considerato l'esaurimento dell'inventario in un bilancio.

Costo medio ponderato

Il costo medio ponderato è un sistema contabile che utilizza una media ponderata per determinare la quantità di denaro che va in COGS e inventario.

Formula: Costo delle merci disponibili per la vendita/Numero totale di unità in magazzino

Come ottimizzare i processi di gestione dell'inventario

La scelta di un sistema di inventario perpetuo rispetto a uno manuale e dispendioso in termini di tempo è il primo passo nella gestione dell'inventario. Ma hai anche bisogno della tecnologia e dei partner giusti per ottimizzare i tuoi sistemi e processi di tracciabilità dell'inventario.

L' evasione dell'ordine non può essere eseguita correttamente senza il corretto processo di gestione dell'inventario. La logistica di terze parti (3PL) consente ai commercianti di esternalizzare l'adempimento , inclusi il magazzino, la gestione dell'inventario, il prelievo e l'imballaggio e la spedizione. Con ShipBob, puoi dedicare meno tempo alle attività di gestione dell'inventario, pur avendo piena visibilità sul processo di adempimento.

Skuana collabora con ShipBob e offre funzionalità avanzate di gestione dell'inventario multicanale perpetuo, come lo stoccaggio automatico, il reporting dell'inventario e potenti analisi.

"La rete di evasione ordini a cui siamo passati sembrava avere una soluzione a questo problema calcolando automaticamente quella cifra e sincronizzandosi direttamente con la pagina del prodotto.

Tuttavia, abbiamo appreso che non ci si può fidare delle cifre dell'inventario. Ad esempio, la nostra visualizzazione del negozio mostrerebbe le unità negative di un prodotto in stock, ma i conteggi dell'inventario di evasione degli ordini mostrerebbero migliaia di unità disponibili.

Con ShipBob, siamo stati in grado di contrassegnare qualsiasi combinazione di SKU come un pacchetto unico e selezionare gli SKU dei componenti direttamente dalla dashboard.

Ogni volta che il pacchetto veniva evaso da ShipBob, potevamo vedere i singoli componenti che erano stati prelevati fisicamente e sapevamo che l'ordine è andato come previsto. ShipBob ci ha anche permesso di apportare modifiche ai pacchetti al volo con controllo e visibilità completi".

Gerard Ecker, fondatore e CEO di Ocean & Co.

Conclusione

Un sistema di inventario perpetuo è la scelta migliore per le attività di e-commerce in rapida crescita. Un sistema di inventario periodico ha un'alta probabilità di discrepanza e un controllo delle scorte più debole. Con un sistema di inventario perpetuo, puoi centralizzare la gestione dell'inventario, ottimizzare i livelli delle scorte e molto altro.

La tecnologia di evasione degli ordini di ShipBob viene fornita con strumenti di gestione dell'inventario integrati, tra cui previsione della domanda , gestione degli ordini , dati e analisi . Per saperne di più su come ShipBob può supportare la tua attività di e-commerce, fai clic sul pulsante in basso per richiedere informazioni.

Hai il tuo magazzino?

ShipBob dispone del miglior sistema di gestione del magazzino (WMS) per i marchi che dispongono di un proprio magazzino e hanno bisogno di aiuto nella gestione dell'inventario in tempo reale, riducendo gli errori di prelievo, imballaggio e spedizione e ridimensionando con facilità.

Con Merchant Plus, i marchi possono persino sfruttare i servizi di adempimento di ShipBob in qualsiasi centro logistico di ShipBob negli Stati Uniti, in Canada, in Europa e in Australia per migliorare le spedizioni transfrontaliere, ridurre i costi e accelerare le consegne.

Domande frequenti sul sistema di inventario perpetuo

Il monitoraggio dell'inventario è una parte importante della tua attività di e-commerce. È fondamentale per avere scorte disponibili per la vendita e ti assicura di mantenere i COGS al minimo. Un sistema di inventario perpetuo è il metodo più comune utilizzato dalle attività di e-commerce in rapida crescita.

1. Che cos'è un sistema di inventario perpetuo?

Un sistema di inventario perpetuo è un metodo di inventario che tiene traccia dei cambiamenti nei livelli delle scorte in tempo reale. Fornisce una panoramica dettagliata dell'inventario disponibile e delle merci vendute.

2. Come funziona un sistema di inventario perpetuo?

Con l'uso del software di gestione dell'inventario, un sistema di inventario perpetuo tiene traccia dei livelli di inventario e degli ordini in tempo reale e centralizza i dati in un unico posto.

3. Perché le aziende utilizzano sistemi di inventario perpetuo?

Un sistema di inventario perpetuo offre a un'azienda di e-commerce una visione accurata dei livelli delle scorte in qualsiasi momento senza il processo manuale richiesto per un sistema di inventario periodico. L' automazione che fornisce un sistema di inventario perpetuo libera tempo e capitale.

4. Qual è il vantaggio di un sistema di inventario perpetuo?

Un sistema di inventario perpetuo è più accurato del sistema di inventario periodico meno avanzato. Avere sempre un conteggio più accurato dell'inventario previene l'esaurimento delle scorte e i problemi di scorte eccessive.