Cos'è l'inventario fisico? Come fare e suggerimenti nel 2023

introduzione

Quasi ogni casa ha una lista della spesa attaccata al frigorifero. Se qualcosa è esaurito, una persona lo inserisce nell'elenco. Lo stesso flusso di lavoro viene seguito in un magazzino che segue il protocollo di inventario fisico. Il processo di audit viene utilizzato per valutare i livelli di inventario all'interno del magazzino.

In questo articolo esploreremo le numerose complessità e complessità che circondano l'inventario fisico. Questa esplorazione ti consentirà di comprendere qual è il flusso di lavoro ideale per il tuo magazzino e come migliorare l'efficienza nell'evasione degli ordini.

Cos'è l'inventario fisico?

L'inventario fisico è esattamente come sembra. È il conteggio fisico dell'inventario in magazzino. In genere si riferisce anche al metodo di controllo dei livelli di inventario all'interno di un magazzino rispetto ai livelli nel sistema. In genere è destinato a risolvere discrepanze e bug, garantendo il monitoraggio dell'inventario in tempo reale.

Queste discrepanze devono essere affrontate in via prioritaria. In caso contrario, ciò potrebbe portare a SKU duplicati o a falsi esaurimenti di stock sul tuo sito web, con conseguente perdita di entrate. Questo processo di audit fornisce anche informazioni chiave sui dati a livello base. Con queste informazioni puoi semplificare l'acquisizione e la gestione dell'inventario. Puoi anche prevedere i dati di vendita e utilizzarli per pianificare e definire strategie per altri aspetti della tua attività di e-commerce.

3 Metodi di verifica dell'inventario fisico

Prima di approfondire il concetto di inventario fisico per le attività di e-commerce , comprendiamo la classificazione dei processi. Ecco tre dei modi più popolari per controllare l'inventario fisico.

1) Conteggio manuale

Quando il personale va in giro e contabilizza manualmente ogni SKU, il processo è noto come conteggio manuale. Eseguito per lo più su scala molto piccola, questo metodo è la forma più primitiva di verifica dell'inventario. La maggior parte dei negozi tende ad evitarlo a causa dell'elevata probabilità di irregolarità nei numeri. Tuttavia, è uno dei modi più economici a causa della sua natura semplice.

2) Conteggio elettronico

Con questo metodo, i negozi utilizzano un sistema POS e uno scanner di codici a barre per tenere conto dei livelli di inventario. Il codice a barre conterrà informazioni sui singoli SKU. I dipendenti scansionano questi codici a barre per inserire informazioni sulla loro presenza nel loro sistema.

Il sistema POS tiene traccia dell'inventario in uscita e questo numero viene quindi confrontato con lo stock esistente. Il vantaggio di questo metodo è la sua elevata precisione. Tuttavia, questo metodo di audit può richiedere molto tempo e richiede anche una notevole manodopera.

3) Conteggio ciclico

Nel metodo del conteggio ciclico, il personale controlla una parte dell'inventario per valutare i livelli esistenti. Questo metodo viene generalmente utilizzato dai rivenditori che desiderano implementare l'audit fisico senza implementare il processo manuale.

Nell'ambito di questo processo, i prodotti vengono suddivisi in diverse categorie. Gli articoli vengono controllati in base alla loro priorità nella catena di fornitura aziendale e le porzioni vengono utilizzate per rappresentare l'intero stock. Questo processo è in genere più veloce dei metodi tradizionali e viene utilizzato dai magazzini più grandi per accelerare il processo di audit.

5 migliori pratiche da seguire durante il conteggio dell'inventario fisico

L'inventario fisico può essere un processo lungo e noioso, ma è comunque un modo efficace per monitorare i livelli di inventario. Tuttavia, poiché il processo è manuale, potresti spesso riscontrare problemi. Ecco cinque pratiche per evitare questi errori e stabilire un processo quasi impeccabile.

1) Considera le fluttuazioni stagionali

La maggior parte degli e-commerce tende ad avere un periodo specifico dell’anno in cui riceve un enorme afflusso di ordini. Durante il controllo fisico dell'inventario, queste fluttuazioni stagionali tendono a modificare i numeri. L'aumento del movimento delle scorte porta ad un aumento della discrepanza nel numero.

Pertanto, è necessario tenere conto in anticipo di queste fluttuazioni stagionali. Un altro buon consiglio è quello di concentrarsi su prodotti di alto valore o molto richiesti. Ciò ti consente di concentrare i tuoi sforzi su aree ad alto impatto e garantire che le irregolarità non abbiano un impatto negativo sui profitti.

2) Installare misure di controllo e gestione dell'inventario

Il controllo manuale sull'inventario ha funzionalità limitate. Se vuoi esercitare un controllo migliore, dovrai installare un sistema di gestione dell'inventario . Questo sistema fungerà da mediatore durante l'elaborazione degli ordini e registrerà ogni movimento nell'inventario.

Questa visibilità ti consente di tenere traccia di questi ordini e consente un controllo molto migliore sull'inventario. Oltre a ciò, la sincronizzazione in tempo reale ti consente di accelerare il processo di verifica dell'inventario fisico. Migliora anche l'accuratezza del processo, poiché il sistema tiene conto di ogni movimento nel magazzino.

3) Calcolare il rapporto di fatturato delle scorte

Il rapporto di rotazione dell'inventario è la frequenza del rifornimento dell'inventario richiesto in un periodo di tempo. Il rapporto consente di comprendere il movimento complessivo delle scorte all'interno del magazzino. Il numero viene confrontato con i livelli dell'audit fisico per evidenziare eventuali irregolarità.

Il rapporto è utile anche per comprendere le mutevoli tendenze delle vendite. Puoi determinare il ciclo di vita del tuo inventario con il numero. Pertanto, puoi avere un controllo più olistico sull'inventario fisico nel tuo magazzino. Inoltre, il rapporto di fatturato consente anche un facile approvvigionamento di inventario.

4) Automatizzare il processo di verifica dell'inventario

Finché i processi sono manuali, la probabilità di errori e irregolarità è sempre elevata. Per eliminare queste irregolarità, incorporare funzionalità di automazione nel processo di audit. Puoi automatizzare aspetti del processo di conteggio utilizzando tecnologie come codici a barre e RFID.

Insieme a questo, puoi implementare un sistema di gestione dell'inventario che ti consente di monitorare i tuoi livelli in tempo reale su più posizioni. Ciò contribuirà a un'espansione efficiente e consentirà un migliore controllo sull'intera catena di fornitura di evasione ordini.

5) Includere la previsione dell'inventario per l'approvvigionamento

Abbiamo tutti sentito dire: "Tutto in proporzione". Questa affermazione ha il suo peso anche per la gestione dell'inventario. Devi garantire in ogni momento i giusti livelli di inventario nel tuo magazzino. Affinché ciò sia possibile, dovrai utilizzare gli audit dell'inventario fisico per comprendere i tempi di consegna.

Con i tempi di consegna e l'analisi dei dati passati, puoi prevedere in modo quasi accurato i livelli di inventario richiesti. È quindi possibile studiare le tendenze e capire il piano di approvvigionamento ottimale.

3 KPI importanti collegati all'inventario fisico

1) Rapporto sul fatturato delle scorte

Come spiegato, il rapporto di rotazione delle scorte è la frequenza di rifornimento delle scorte. Per essere precisi, è il costo totale delle merci diviso per l'inventario medio. Per un inventario fisico, il rapporto di rotazione può aiutare a individuare irregolarità senza l'audit vero e proprio.

2) Rapporto scorte/vendite

Il rapporto stock/vendite è il rapporto tra il valore medio delle scorte e il valore netto delle vendite. Significa comprendere il livello di inventario che stai portando in contrapposizione alle capacità di vendita. È possibile ridurre i costi di mantenimento dell'inventario con l'aiuto di questo numero e mantenere un numero di inventario più realistico. Ciò contribuirà anche a ridurre i costi di mantenimento dell'inventario.

3) Tasso di vendita

Il tasso di vendita indica il tasso di consumo dell'inventario in un determinato periodo di tempo. Il tasso di vendita è fondamentale per comprendere l'accuratezza delle verifiche dell'inventario fisico. Il numero è fondamentale anche per determinare il programma degli appalti.

Qual è l'alternativa all'inventario fisico?

L'inventario perpetuo è l'alternativa ideale all'inventario fisico. In poche parole, l'inventario perpetuo è un metodo in cui i sistemi mantengono i livelli di inventario in tempo reale senza richiedere una conferma fisica. Questi sistemi sono diventati sempre più popolari poiché le società di e-commerce hanno iniziato a utilizzare più centri logistici per consegne più rapide.

Il vantaggio principale dell'inventario fisico è l'accuratezza. Il processo elimina quasi completamente l’intervento umano sincronizzando i numeri in tempo reale. Questa sincronizzazione in tempo reale viene mantenuta con l'aiuto di sistemi POS e scanner.

Questo tipo di inventario è utile anche se abbinato a un sistema di pianificazione dei fabbisogni di materiali (MRP). L'abbinamento è utile per migliorare la previsione dell'inventario e semplificare il processo di approvvigionamento.

Conclusione

Indipendentemente dalla natura virtuale dell’ecosistema moderno, l’inventario, in sostanza, avrà un valore fisico. Pertanto, gli audit dell'inventario fisico potrebbero essere l'inizio giusto di cui ha bisogno un'attività di e-commerce. Sebbene possa essere un processo dispendioso in termini di tempo, consente a un'azienda di verificare l'integrità dei propri sistemi di gestione dell'inventario e del magazzino .

Domande frequenti

1) Quali sono le principali componenti dei costi di gestione dell'inventario?

I costi di gestione dell'inventario includono i costi di capitale, il costo di mantenimento dell'inventario e i costi operativi del magazzino. È suscettibile di variare in base alla natura della merce e alle dimensioni del magazzino.

2) Perché di solito viene effettuato l'audit dell'inventario fisico?

Gli audit fisici vengono solitamente eseguiti per far corrispondere i livelli attuali di inventario con le scorte fisiche. Può anche essere utilizzato per comprendere le irregolarità e i problemi nei sistemi POS e di gestione degli ordini.