Come bilanciare sicurezza, interoperabilità e usabilità nel software per comunicazioni e operazioni

Il software per le operazioni aziendali e le comunicazioni interne può aiutare i team a essere più produttivi e coinvolti. Garantiscono ai dipendenti l'accesso a informazioni critiche e forniscono ai manager strumenti pratici per la leadership.

Tuttavia, tali piattaforme ospitano gran parte dei dati mission-critical e riservati di un'azienda, comprese le conversazioni tra dipendenti, politiche e best practice e risorse umane. Di conseguenza, le questioni relative alla sicurezza, alla privacy dei dati e alla conformità alle normative incombono.

I responsabili IT devono inoltre garantire una buona interoperabilità con il software esistente e una buona esperienza utente complessiva. In caso contrario, le operazioni ne risentono e i lavoratori potrebbero ricorrere a soluzioni non autorizzate e meno sicure, come gli SMS.

In questo articolo, esploriamo queste e altre preoccupazioni che i responsabili IT devono tenere a mente quando scelgono o implementano il software per le comunicazioni interne e le operazioni aziendali.

Sicurezza, riservatezza dei dati e facilità d'uso

I dipendenti devono poter condividere facilmente informazioni e risorse. La gestione delle attività, la sicurezza e la protezione dei lavoratori e la cultura aziendale dipendono tutti da questo.

I responsabili IT, d'altro canto, devono garantire che questi dati vengano scambiati in modo sicuro. Le fughe di dati, potenzialmente devastanti per le operazioni e l'immagine pubblica di un'azienda, si verificano regolarmente.

Fortunatamente, il miglior software per le operazioni e le comunicazioni è costruito pensando a una buona sicurezza. Ad esempio, Connecteam consente a manager e professionisti IT di monitorare e rimuovere l'accesso dei dipendenti a chat di gruppo, knowledge base e altre risorse in qualsiasi momento. Anche i dati vengono crittografati, sia nel cloud che sul dispositivo di un dipendente.

In effetti, gli studi hanno dimostrato che il rischio maggiore per la sicurezza dei dati proviene in realtà dai dipendenti stessi, le cui cattive pratiche di sicurezza mettono a rischio le risorse aziendali.

I responsabili IT dovrebbero quindi concentrarsi su:

• Garantire che i lavoratori ricevano una formazione adeguata e possano individuare attacchi di phishing e altri comuni stratagemmi di sicurezza informatica.
• Implementazione di criteri per password complesse.
• Limitare l'accesso ai dati sensibili.
• Esegui regolarmente il backup dei dati importanti o assicurati che il tuo fornitore di software lo faccia.

Ciò consente a manager e dipendenti di condividere informazioni e comunicare in modo efficace, senza dover saltare attraverso ulteriori, spesso ingombranti, cerchi di sicurezza.

Compatibilità, integrazioni e interoperabilità

L'azienda media utilizza almeno alcuni software diversi. Molti ne usano dozzine. Ecosistemi complessi come questo sono difficili da mantenere e danno origine a frequenti problemi di compatibilità e interoperabilità.

Le piattaforme all-in-one che raggruppano operazioni, comunicazioni, risorse umane e altro in un'unica soluzione offrono una soluzione elegante a questo problema e migliorano la compatibilità e l'interoperabilità a livello aziendale.

Anche la compatibilità con i flussi di lavoro esistenti e le pratiche quotidiane è importante. "Costringere" una soluzione ai lavoratori che hanno già un modo consolidato di fare qualcosa porta alla frustrazione e all'ombra dell'IT (l'uso di app non autorizzate come soluzione alternativa alle carenze percepite o effettive di una piattaforma ufficiale).

La personalizzazione e la flessibilità salvano la giornata in questo senso. Il software che può essere personalizzato per soddisfare le esigenze aziendali garantisce che il software sia al servizio dei dipendenti e non viceversa.

Garantire la conformità normativa

Le questioni relative alla privacy e alla conformità alle normative sono ugualmente importanti per la sicurezza e la compatibilità.

I responsabili IT vorranno dare la priorità alle piattaforme che facilitano la conformità alle leggi sulla protezione dei dati dei dipendenti pertinenti. Questi includono:

• Legge sulla privacy dei consumatori della California (CCPA);
• L'Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA);
• L'Americans with Disabilities Act (ADA);
• Regolamento generale sulla protezione dei dati dell'Unione Europea (GDPR).

Inoltre, le leggi richiedono ai datori di lavoro di conservare in modo sicuro registri specifici. Ad esempio, la US Equal Employment Opportunity Commission (EEOC) impone ai datori di lavoro di conservare i registri dell'occupazione e del personale per un anno dopo un licenziamento involontario. Il Fair Labor Standards Act (FLSA) richiede che i registri delle buste paga e dei dipendenti siano conservati per tre anni.

Pertanto, avrai bisogno della possibilità di archiviare e non solo eliminare i dati dei dipendenti fuori bordo o fuori stagione. Connecteam, ad esempio, consente di revocare l'accesso agli asset aziendali mantenendo i documenti delle risorse umane. A questi può essere assegnata una scadenza specifica dopo la quale dovrebbero essere cancellati o aggiornati.

Soddisfare i vincoli di costo e di budget

Il software operativo e di comunicazione tende a seguire un modello di prezzo per utente. Man mano che i team crescono, i costi aumentano. Questo può diventare proibitivo per le aziende di tutte le dimensioni. Ma può essere particolarmente difficile per le piccole imprese e le start-up, dove il costo per dipendente tende ad essere più elevato.

I modelli che addebitano una tariffa mensile fissa o un importo aggiuntivo molto piccolo per ogni dipendente danno alle aziende spazio per respirare e crescere. Il livello a pagamento di Connecteam, ad esempio, parte da $ 29 al mese per un massimo di 30 utenti, con utenti aggiuntivi che costano solo $ 0,50. C'è anche un piano Small Business gratuito per un massimo di 10 utenti.

Infine, le applicazioni che possono essere utilizzate in modo sicuro sui dispositivi personali evitano alle aziende di dover fornire hardware ai dipendenti. Perché funzioni, la piattaforma dovrebbe essere facile da installare, semplice da usare e funzionare su tutti i dispositivi mobili.

Come trovare la soluzione giusta

La scelta finale del software può o meno ricadere sul responsabile IT. In ogni caso, in qualità di responsabile IT, dovresti arrivare preparato con un elenco di elementi indispensabili per guidare il processo decisionale.

Questo elenco dovrebbe includere i fattori affrontati in questo articolo: interoperabilità e compatibilità, costo, facilità d'uso, sicurezza e protezione dei dati. Confronta i fornitori utilizzando questi fattori per avere un quadro chiaro di quale sia il migliore per la tua azienda.

Se possibile, i responsabili IT dovrebbero anche essere coinvolti in dimostrazioni pratiche o virtuali e assicurarsi di avere il tempo di provare il software prima che venga implementato. Le recensioni di siti Web come Captera e TrustPilot possono aiutare a rivelare eventuali punti critici IT comuni.

La soluzione giusta fornisce strumenti efficaci e semplici per le operazioni e le comunicazioni, garantendo al tempo stesso che vengano soddisfatte le principali preoccupazioni dei responsabili IT. Molti responsabili IT ritengono che Connecteam sia la migliore soluzione per la comunicazione interna e operazioni. È una soluzione economica, scalabile e all-in-one.