Caratteristiche principali delle piattaforme di comunicazione interna sicure

I giusti strumenti di comunicazione interna mantengono il tuo team connesso e produttivo, indipendentemente da dove si trovino.

In questo articolo, esaminiamo cinque caratteristiche chiave di piattaforme di comunicazione interne efficaci e sicure.

Che cos'è la comunicazione interna e perché è importante?

Una piattaforma di comunicazione interna è un sistema che consente la condivisione delle informazioni all'interno della tua organizzazione. Consente a manager e dipendenti di condividere conoscenze e aggiornamenti, porre e rispondere a domande e gestire attività importanti.

Ci sono molti vantaggi nell'usare una piattaforma di comunicazione interna sicura:

• Protegge i dati sensibili garantendo che le conversazioni si svolgano in un ambiente controllato. Le autorizzazioni utente, l'accesso revocabile e la possibilità di rimuovere contenuti inappropriati mantengono le conversazioni professionali e private.
  
• Migliora la produttività sul posto di lavoro assicurandosi che i dipendenti dispongano delle informazioni di cui hanno bisogno. Funzionalità come liste di controllo, moduli, note di turno e articoli della knowledge base limitano gli errori, aumentano l'efficienza e riducono la frustrazione dei dipendenti.
  
• Contribuisce a una forte cultura del posto di lavoro attraverso discussioni di gruppo, aggiornamenti a livello aziendale e documentazione coerente. Ciò è particolarmente importante per i lavoratori senza scrivania, che tendono a sentirsi distaccati dalla cultura aziendale.
  
• Aiuta a proteggere i lavoratori mobili e isolati . In settori come l'edilizia e i trasporti, la sicurezza è una priorità assoluta. Gli aggiornamenti in tempo reale mantengono i dipendenti senza scrivania informati e al sicuro.

Diversi metodi di comunicazione interna sicura

Le aziende possono garantire che le loro comunicazioni interne siano mantenute sicure in diversi modi.

• Crittografia dei dati. La crittografia sul dispositivo e nel cloud garantisce che le conversazioni e le risorse aziendali non possano essere visualizzate da persone non autorizzate.
  
• La messaggistica istantanea sicura consente a manager e dipendenti di scambiare file e discutere di argomenti relativi al lavoro, senza le distrazioni oi problemi di sicurezza dei messaggi di testo personali.
  
• Le autorizzazioni utente definiscono chi può vedere quali risorse e conversazioni a che ora. La possibilità di raggruppare i dipendenti per cantiere, progetto o grado è particolarmente utile.
  
• Le soluzioni basate su cloud limitano le informazioni memorizzate sui dispositivi dei dipendenti e offrono un maggiore controllo su tutte le risorse aziendali.

Minacce comuni alla sicurezza delle comunicazioni interne

Il software giusto può aiutare ad alleviare molti problemi di sicurezza comuni. Tuttavia, le aziende devono ancora prestare attenzione alla sicurezza, soprattutto quando si tratta di errori umani.

Le minacce comuni includono:

• Accesso non autorizzato . Dove le persone sbagliate possono accedere alle informazioni aziendali. I manager dovrebbero eseguire controlli regolari delle autorizzazioni degli utenti e garantire che l'accesso dei dipendenti fuori bordo sia stato revocato.
  
• Attacchi di phishing . Ciò si verifica quando i dipendenti vengono indotti a rivelare informazioni o a fare clic su un collegamento in un messaggio. I dipendenti dovrebbero sottoporsi a regolari corsi di formazione sulla sicurezza per aiutarli a identificare ed evitare questi attacchi. Anche limitare le conversazioni a un'app sicura, piuttosto che alle e-mail o ai messaggi di testo di tutti i giorni, aiuta. Una conversazione di gruppo dedicata consente ai dipendenti di notificare la direzione e l'un l'altro di e-mail sospette.
  
• Abuso di dati privilegiati . L'abuso intenzionale di dati sensibili da parte dei dipendenti è una spiacevole realtà. Condividi solo le informazioni di cui i dipendenti hanno bisogno per svolgere il proprio lavoro e concentrati sulla costruzione di una buona cultura aziendale, che può limitare notevolmente le intenzioni abusive.

Best practice per una comunicazione interna sicura

Conoscere le minacce alla sicurezza della tua azienda è solo l'inizio. Ecco gli elementi indispensabili di una politica di comunicazione interna per proteggere le tue informazioni.

• Crittografare i dati privati. I record dei dipendenti, i dati dei clienti, i report finanziari e altri dati sensibili devono essere tutti crittografati. Qualsiasi software che usi dovrebbe farlo per impostazione predefinita.
  
• Usa app sicure. Le app progettate per le aziende hanno funzionalità di sicurezza integrate. Consentono il controllo del personale autorizzato e la capacità di monitorare le comunicazioni.
  
• Limitare l'accesso alle informazioni private. Solo i dipendenti che hanno bisogno di accedere a informazioni sensibili dovrebbero averlo. Monitora chi accede ai file sensibili per prevenire l'uso improprio dei dati.
  
• Offri formazione sulla sicurezza dei dati. La formazione dei dipendenti istruirà i tuoi dipendenti sulle minacce alla sicurezza dei dati e insegnerà loro le migliori pratiche quando chattano e condividono le risorse aziendali.
  
• Crea, aggiorna e rivedi regolarmente le policy di sicurezza Queste indicano ai dipendenti come utilizzare il software in modo sicuro e quali sono i loro obblighi.
  
• Usa l'autenticazione a più fattori. L'autenticazione a più fattori richiede agli utenti di dimostrare la propria identità (ad esempio inserendo un codice inviato al proprio telefono cellulare) oltre a inserire una password.
  
• Aggiorna il tuo software. Aggiorna sempre il software aziendale all'ultima versione. In alternativa, utilizza una piattaforma Software-as-a-Service (SaaS) come Connecteam, sempre aggiornata.

Come scegliere una piattaforma di comunicazione interna sicura

Cerca queste funzionalità quando scegli una piattaforma di comunicazione interna sicura.

Crittografia dei dati, autorizzazioni utente e archiviazione basata su cloud

La crittografia Secure Sockets Layer (SSL) è lo standard di riferimento per la protezione dei dati durante la trasmissione. Assicurati che la tua piattaforma di comunicazione interna lo supporti.

Inoltre, scegli una piattaforma che ti consenta di controllare chi ha accesso a quali dati. Dovresti essere in grado di impostare le autorizzazioni di utenti e gruppi per documenti, chat e altre risorse aziendali e revocare l'accesso al volo.

Infine, i dati aziendali non dovrebbero mai essere conservati sui dispositivi dei dipendenti. Le conversazioni che avvengono su Connecteam, ad esempio, vengono archiviate in modo sicuro nel cloud e non possono essere scaricate o condivise dai dipendenti.

Budget e ridimensionamento

Fai attenzione alle piattaforme che hanno un modello di prezzo per utente elevato. $ 10 per utente potrebbero non sembrare molti, ma anche per una piccola azienda di 15 persone, quei $ 150 al mese. Questo rende difficile il ridimensionamento. È anche un costo del tutto inutile, poiché esistono soluzioni convenienti.

Connecteam, ad esempio, offre un piano Small Business gratuito per un massimo di 10 utenti. I piani a pagamento partono da $ 29 al mese per un massimo di 30 utenti e successivamente $ 0,50 per utente.

Infine, piuttosto che pagare per operazioni separate, comunicazioni e software per le risorse umane, scegli una piattaforma all-in-one. Non solo sarà più economico, ma sarà anche molto più sicuro.

Usabilità e compatibilità

Una delle maggiori minacce alla sicurezza delle comunicazioni interne è la scarsa usabilità.

I dipendenti diventano presto frustrati da strumenti difficili da usare e di conseguenza adotteranno metodi meno sicuri come i messaggi di testo personali. L'uso di queste applicazioni non autorizzate mette a rischio i beni aziendali.

Qualsiasi piattaforma che utilizzi deve anche essere compatibile con il tuo attuale software e adattarsi ai flussi di lavoro esistenti e alle operazioni quotidiane. La personalizzazione è quindi una caratteristica importante. Le piattaforme all-in-one aiutano anche a risolvere il problema della compatibilità e rendono le operazioni fluide.

Conclusione

Le comunicazioni interne sicure assicurano che le risorse aziendali rimangano al sicuro mentre le operazioni quotidiane si svolgono senza intoppi. Connecteam è la migliore app per le comunicazioni interne e la gestione dei team oggi disponibile, con strumenti per mantenere i team allineati e produttivi.

Offre una ricca esperienza di chat in-app coinvolgente per i dipendenti, semplice da gestire e altamente sicura. I manager possono creare gruppi di chat per progetti, clienti, turni e altro e avere il pieno controllo su chi è coinvolto nella conversazione. Le chat non vengono mai archiviate sui dispositivi dei dipendenti e, quando un dipendente viene escluso, il suo accesso alle informazioni aziendali viene immediatamente revocato.

Puoi utilizzare sondaggi e sondaggi per raccogliere feedback dai dipendenti e prendere decisioni informate. I tuoi dipendenti apprezzeranno che la loro voce sia ascoltata e tu otterrai informazioni approfondite sulle esperienze dei tuoi dipendenti.

Infine, Connecteam dispone di strumenti per aiutarti a organizzare eventi, condividere in modo sicuro conoscenze e informazioni aziendali, condividere aggiornamenti con i singoli team o l'intera organizzazione e altro ancora.

Puoi gestire tutte le comunicazioni interne, le operazioni, le risorse umane e altro ancora con Connecteam per una gestione del team semplice e sicura.