Ruoli chiave e responsabilità di un manager della formazione di successo

Il ruolo di un responsabile della formazione è impegnativo ma gratificante. I buoni responsabili della formazione aiutano a colmare le lacune di competenze nella forza lavoro di un'azienda, aumentando la produttività, riducendo gli errori e aumentando la soddisfazione del cliente. Aiutano anche a migliorare il coinvolgimento dei dipendenti e molto altro ancora.

Ma i responsabili della formazione sono spesso disconnessi dal resto delle risorse umane e il loro ruolo viene facilmente frainteso.

Che tu stia cercando di assumere un ottimo responsabile della formazione o di diventarlo tu stesso, sei nel posto giusto. Di seguito, esaminiamo 10 doveri comuni di un responsabile della formazione di successo per evidenziare i loro ruoli e responsabilità chiave.

I responsabili della formazione hanno il difficile compito di creare piani di formazione che soddisfino le esigenze della forza lavoro, dell'organizzazione e delle normative locali.

Per fare ciò, devono comprendere appieno e connettersi con la missione e gli obiettivi della loro azienda. Solo allora possono valutare le prestazioni dei lavoratori rispetto a questi obiettivi.

Rivedere il feedback dei clienti e le prestazioni dei lavoratori è un ottimo modo per identificare le lacune di competenze e conoscenze. Inoltre, ai responsabili della formazione potrebbe essere richiesto di creare valutazioni pratiche per individuare le aree di miglioramento nella loro forza lavoro.

Infine, è anche loro compito garantire che i loro piani di formazione siano conformi ai requisiti normativi e di conformità.

Tutte le descrizioni delle mansioni dei responsabili della formazione hanno un ruolo chiave in comune: la creazione di programmi di formazione.

Forze lavoro diverse avranno stili, esigenze e ritmi di apprendimento diversi. Un responsabile della formazione efficace deve considerare queste differenze.

È importante studiare il pubblico target e progettare un programma di formazione che utilizzi diversi metodi di erogazione, come piattaforme di e-learning, tecniche di formazione in aula e apprendimento sul posto di lavoro.

Ad esempio, la forza lavoro di oggi è in gran parte composta da millennial e team della Gen Z. Sono cresciuti in un'era di social media e tecnologia. I responsabili della formazione possono creare per loro corsi online divertenti, personalizzati e coinvolgenti.

I ruoli e le responsabilità di un responsabile della formazione vanno oltre la progettazione di corsi. Devono pianificare e gestire eventi di apprendimento e sviluppo come seminari, workshop e conferenze. Le attività potrebbero includere la cura di argomenti, la prenotazione di luoghi, l'approvvigionamento di relatori e altro ancora.

A volte, potrebbe essere necessario fornire soluzioni alternative in cui gli eventi sono costosi o scomodi. Ad esempio, un responsabile della formazione potrebbe ospitare webinar per team distribuiti che non possono partecipare di persona. In questo modo, i lavoratori possono apprendere, fare rete e connettersi con la cultura aziendale da qualsiasi luogo.

Il ruolo di un responsabile della formazione si estende anche al supporto dei dipendenti nell'avanzamento della loro carriera. Ad esempio, possono istruire i nuovi supervisori sulle capacità di gestione del team o chiedere ai dirigenti senior di fornire coaching specifico per il lavoro.

Potrebbero anche aver bisogno di organizzare, gestire e monitorare l'efficacia dei programmi di tutoraggio. È compito del responsabile della formazione individuare e abbinare i dipendenti a mentori adeguati che possano aiutarli a raggiungere i propri obiettivi di carriera.

Aiutare i nuovi assunti a integrarsi e contribuire agli obiettivi aziendali può essere complicato, poiché i nuovi dipendenti hanno diversi livelli di abilità. Devono anche essere aggiornati entro un certo lasso di tempo.

I responsabili della formazione possono facilitare ciò creando e fornendo materiali e corsi di formazione semplici. Ad esempio, possono scrivere procedure operative standard (SOP) per spiegare le attività in modo più dettagliato. Inoltre, i responsabili della formazione dovrebbero garantire che le SOP siano facili da comprendere per i nuovi dipendenti.

Possono anche condurre corsi di orientamento per introdurre i dipendenti alla cultura e alle pratiche lavorative dell'azienda. Inoltre, laddove un nuovo assunto non abbia esperienza, un responsabile della formazione può abbinarlo a un compagno di onboarding o fargli affiancare colleghi esperti.

È fondamentale per i responsabili della formazione garantire che i dipendenti completino le attività loro assegnate. Con le piattaforme di e-learning, possono monitorare i progressi in tempo reale dei dipendenti. Inoltre, possono inviare promemoria ai dipendenti che non hanno completato i corsi richiesti.

Con classi di persona o virtuali, il monitoraggio della frequenza è un modo semplice per tenere traccia del completamento. Tuttavia, alcuni responsabili della formazione vanno ben oltre. Ad esempio, tengono traccia dei livelli di partecipazione utilizzando sessioni interattive. Oppure limitano l'uso dei telefoni cellulari durante l'allenamento.

Infine, è anche loro compito segnalare o intraprendere azioni disciplinari nei confronti dei dipendenti che non si conformano.

La valutazione del successo dei programmi rientra nelle responsabilità del responsabile della formazione. Stabiliscono indicatori chiave di prestazione (KPI) che i programmi di formazione devono soddisfare, come il ritorno sull'investimento (ROI). Tuttavia, misurare il ROI della formazione è un affare complicato. È facile valutare i costi della formazione ma difficile determinare i ritorni.

Ecco perché i responsabili della formazione di successo utilizzano anche altri KPI! Sviluppano sondaggi e si confrontano con i lavoratori per raccogliere feedback su come i dipendenti si sentono riguardo alla formazione che hanno ricevuto.

Potrebbero anche utilizzare misure più oggettive come i tassi di completamento e i punteggi dei quiz di formazione. Inoltre, potrebbero esaminare le revisioni delle prestazioni per verificare i miglioramenti dopo l'allenamento.

È compito del responsabile della formazione attenersi al budget per la formazione dell'azienda. Danno la priorità ai corsi che si allineano con gli obiettivi aziendali e offrono il miglior rapporto qualità-prezzo. Inoltre, negoziano con formatori esterni, fornitori e altri fornitori per ridurre i costi o ricevere sconti.

È anche loro dovere tenere traccia delle spese di formazione. Ciò include le tasse del trainer, le spese di viaggio, i costi della tecnologia e delle attrezzature e altro ancora.

I responsabili della formazione devono anche connettersi frequentemente con dipendenti e dirigenti. In questo modo, possono raccogliere feedback su quali contenuti di formazione funzionano e dove si trovano eventuali lacune di conoscenza.

Devono anche costruire relazioni con dirigenti senior su cui possono contare per il coaching e il tutoraggio di altri dipendenti.

Anche il networking con fornitori esterni fa parte del lavoro. Questo è un ottimo modo per conoscere le ultime offerte e negoziare il prezzo migliore con i fornitori pertinenti.

Ma gestire così tante relazioni può essere complicato, soprattutto se le parti interessate si trovano in più sedi. Anche i responsabili della formazione devono trovare un modo per rafforzare virtualmente queste relazioni.

I responsabili della formazione di successo rivedono e aggiornano regolarmente i propri materiali. La forza lavoro di oggi contiene ancora più dipendenti senza scrivania, remoti e ibridi che mai. Pertanto, i responsabili della formazione devono adattare i propri metodi per rimanere aggiornati sulle esigenze dei propri dipendenti.

Ad esempio, l'apprendimento mobile-first consente ai lavoratori di accedere alla propria formazione da qualsiasi luogo e le simulazioni del mondo reale offrono un nuovo modo di formare i lavoratori in prima linea.

Riepilogo

I responsabili della formazione hanno il compito impegnativo di mantenere una forza lavoro qualificata e competente. Un responsabile della formazione di successo creerà programmi di formazione coinvolgenti per i dipendenti conformi alle normative pertinenti.

Inoltre, navigano lavorando con budget di formazione limitati, garantendo al contempo che i loro programmi siano significativi ed efficaci.

Infine, tenersi aggiornati sulle ultime tendenze di apprendimento e sviluppo aiuta i responsabili della formazione a stare al passo con i tempi e garantire la massima qualità delle loro offerte.