Svelare i limiti di WhatsApp: cercare alternative migliori per le comunicazioni interne
Pubblicato: 2023-07-30WhatsApp è diventato uno strumento di comunicazione quotidiano per le organizzazioni, più per la sua diffusa popolarità e utilizzo che per qualsiasi decisione deliberata.
Tuttavia, WhatsApp non riesce a soddisfare le esigenze delle organizzazioni che cercano uno strumento di comunicazione interna efficace – per non parlare dei rischi associati al suo utilizzo – e viene spesso manipolato per provare ancora a farlo nonostante i suoi limiti.
In che modo WhatsApp non riesce a consentire una comunicazione efficace?
La comunicazione non è misurabile
“Hai avvisato la squadra? Ho inviato loro un messaggio su WhatsApp, non sono sicuro di chi l'abbia visto... chiederò loro di rispondere".
Una comunicazione efficace consente alle organizzazioni di misurare facilmente la consegna e l'impatto dei messaggi, un compito impegnativo quando si utilizza WhatsApp. Alcune organizzazioni provano a farlo analizzando manualmente ogni singolo messaggio WhatsApp inviato e rivedendo l'elenco dietro ciascuno di essi. In casi estremi, le organizzazioni documentano persino tali elenchi in Excel per confermare che il proprio team ha esaminato le informazioni pertinenti comunicate loro.
Manca la priorità dei messaggi
“Mi scuso, non ho mai visto questo aggiornamento. Vedo ora che è stato inviato in precedenza nel thread e non me ne sono accorto.
Su WhatsApp, tutti i messaggi vengono trattati allo stesso modo. Non c'è modo di contrassegnare i messaggi come "prioritari", facendo sì che vengano facilmente persi o trascurati nel flusso di messaggi in corso. Si tratta di una carenza critica in contesti organizzativi, dove aggiornamenti urgenti o importanti non possono essere ignorati.
Manca la cronologia delle conversazioni per i nuovi membri del team
“Come posso trovare le informazioni che sono state condivise? Mi sono appena unito al team e non ce l'ho nel mio gruppo WhatsApp.
Ogni volta che le organizzazioni riscontrano cambiamenti nei membri del loro team, devono aggiungere o rimuovere persone dai loro gruppi WhatsApp. Poiché i nuovi membri del team non possono accedere alle conversazioni precedenti all'adesione, le informazioni importanti condivise in precedenza non sono disponibili per loro. Inoltre, è difficile tenere traccia di quali informazioni sono state viste da chi, soprattutto quando i membri del team si uniscono in momenti diversi.
Manca di formato e struttura
“ Ho visto che hai inviato le informazioni. Hai una foto dell'incidente? Ti sei ricordato di chiedere le informazioni di contatto?"
A volte WhatsApp non è lo strumento giusto per il lavoro. Viene spesso utilizzato per trasmettere informazioni che dovrebbero essere ben strutturate e formattate, ad esempio quando si segnala un incidente o si riassume un particolare evento. Tuttavia, WhatsApp è uno strumento di testo libero e non lo supporta, rendendo la segnalazione più noiosa, meno strutturata e meno controllata.
Non creato per la delega delle attività
“ Ti avevo detto di farlo…”
Sebbene WhatsApp ti consenta di delegare rapidamente le attività, uno dei principali svantaggi è la mancanza di un'adeguata gestione e documentazione delle attività. Quando le attività vengono assegnate tramite WhatsApp, tenere traccia di ciò che è stato richiesto e da chi è difficile. Inoltre, i manager hanno difficoltà a monitorare l'avanzamento e il completamento delle attività e a conservarne le registrazioni, con conseguente ulteriore confusione e disorganizzazione.
Uno strumento manuale non adatto al ridimensionamento
«Sto ancora aspettando che Jamie rimuova Josh dal gruppo dei supervisori regionali. Lo hai rimosso da tutti gli altri gruppi di WhatsApp?"
Poiché WhatsApp non è concepito come uno strumento di comunicazione organizzativa, manca delle caratteristiche organizzative essenziali. Usarlo come tale richiede quindi molta manutenzione manuale. Anche l'amministrazione di base dei membri del gruppo diventa difficile quando gli utenti devono essere rimossi manualmente dai gruppi. Alcune organizzazioni utilizzano fogli di calcolo Excel per eseguire questa operazione, con conseguenti errori come l'esclusione di persone da gruppi importanti o il loro mantenimento dopo la loro cessazione.
Nel complesso, la mancanza di scalabilità e funzionalità organizzative rendono WhatsApp una scelta poco pratica per comunicazioni efficienti e prive di errori all'interno di grandi organizzazioni.
Manca la capacità di raggiungere direttamente l'intero team su larga scala
“D: Quanto tempo ci vorrà per avvisare il team? A: Beh, dipende da quanto velocemente i nostri manager regionali lo trasmetteranno ... "
WhatsApp non è all'altezza quando si tratta di trasmettere informazioni a cascata attraverso diversi livelli organizzativi a tutti i dipendenti. Sebbene meno problematico per i piccoli team, le informazioni dovrebbero passare attraverso vari gruppi di chat per raggiungere i team in prima linea nelle organizzazioni più grandi. E senza un modo affidabile per garantire che tutti ricevano e riconoscano le informazioni importanti, WhatsApp non consente una comunicazione coerente all'interno dell'organizzazione.
" WhatsApp non è destinato a fungere da strumento di comunicazione organizzativa ed è utilizzato principalmente dalle organizzazioni per abitudine. Non riesce a potenziare una comunicazione efficace per le organizzazioni a causa dei suoi limiti e della mancanza di capacità. Raccomandiamo vivamente di cercare alternative migliori per le organizzazioni che credono che la comunicazione sia la chiave del loro successo".
Amir Nehemia, CEO e co-fondatore di Connecteam
Alla ricerca di alternative migliori per la comunicazione organizzativa
Capire cosa rende la comunicazione efficace e coinvolgente è fondamentale quando si cercano alternative migliori. Le aziende con team sempre in movimento richiedono una soluzione mobile-first che si rivolga a tutto il team, non solo a quello che lavora in ufficio. Ecco perché le organizzazioni si rivolgono spesso a WhatsApp al giorno d'oggi: è facilmente accessibile a tutti i loro lavoratori in prima linea che si sentono fuori portata.
Quindi cosa rende efficiente una piattaforma di comunicazione organizzativa?
Avere un canale diretto con il tuo team
Piattaforme di comunicazione efficaci consentono alle organizzazioni di comunicare direttamente con l'intero team senza intermediari. Una piattaforma di comunicazione appropriata, quindi, ti consentirà di inviare istantaneamente il messaggio giusto al team giusto senza incanalare la comunicazione. La capacità di segmentare rapidamente i team e scegliere il pubblico pertinente è essenziale per garantire che le informazioni giuste raggiungano le persone giuste.
Catering per diverse direzioni di comunicazione
Ciò comprende dall'alto verso il basso, dal basso verso l'alto e peer-to-peer. Sebbene la funzione di chat sia fondamentale per la comunicazione quotidiana, non è necessariamente lo strumento giusto per un dipendente per rivolgersi al CEO o incoraggiare la comunicazione peer-to-peer a diversi livelli. Una piattaforma di comunicazione efficace fornirà alle organizzazioni diversi strumenti di comunicazione oltre alla semplice messaggistica in chat.
Richiede un lavoro manuale minimo
Per avere successo e includere tutti i membri del team, una piattaforma di comunicazione dovrebbe richiedere un lavoro manuale minimo da parte dei suoi operatori e automatizzare il maggior numero possibile di processi. Tuttavia, questa è solo la linea di base. Le piattaforme di qualità dovrebbero promuovere in modo proattivo una comunicazione efficace, riducendo l'onere per il comunicatore e migliorando l'esperienza del team.
Supportare la comunicazione sia strutturata che non strutturata
Sebbene la chat sia un ottimo modo per conversare su piccole cose quotidiane, spesso è richiesto un approccio più strutturato. Piattaforme di comunicazione efficaci consentono alle organizzazioni di utilizzare formati strutturati predefiniti, garantire il completamento della reportistica e ridurre gli scambi.
Garantire la consegna dei messaggi e misurare l'impatto
Utilizzando un'efficace piattaforma di comunicazione, le organizzazioni possono identificare rapidamente chi ha ricevuto le informazioni e richiedere una conferma attiva al team quando necessario. Garantisce che i messaggi prioritari non vadano persi nel frastuono e ti consente di chiudere il cerchio con ogni dipendente in pochi minuti invece che in giorni.
Ben governato e controllato
La comunicazione è una parte importante della vita quotidiana di ogni organizzazione e, come tale, dovrebbe essere ben amministrata e controllata. A differenza di WhatsApp, le piattaforme di comunicazione efficaci offrono gli strumenti, le impostazioni e le autorizzazioni che consentono alle organizzazioni di supervisionare e controllare i propri processi di comunicazione.
Riepilogo
Nonostante i rischi associati a WhatsApp, molte organizzazioni lo utilizzano oggi per comunicare con i propri team.
Poiché non è mai stato concepito come strumento di comunicazione organizzativa, WhatsApp non riesce a fornire comunicazioni dirette, misurabili, efficaci e ben governate.
Le organizzazioni dovrebbero quindi riconsiderare i propri obiettivi di comunicazione ed esplorare migliori alternative a WhatsApp.
In quest'ottica, ti invitiamo a esplorare Connecteam, una piattaforma progettata da zero per soddisfare le esigenze di comunicazione delle organizzazioni con molti membri del team in movimento.