Riunioni pre-costruzione: cosa devi sapere

Dicono che le azioni parlano più delle parole.

Ma ciò non significa che neanche le parole contino; questo è particolarmente vero nel settore delle costruzioni, quando le parole giuste possono avere un grande impatto sulle azioni.

Quando si lavora in un cantiere, un incontro pre-costruzione può fare la differenza nel mondo.

Come suggerisce il nome, si svolge una riunione pre-costruzione prima dell'inizio dei lavori in un cantiere.

Ma cosa succede durante una riunione pre-costruzione e perché è così importante?

In un certo senso, il nome lo rivela, ma un incontro pre-costruzione è troppo significativo per dare solo una semplice risposta. Diamo un'occhiata più da vicino a cosa succede in una riunione pre-costruzione e cosa devi sapere su di loro.

Chi c'è in presenza

Il primo passo per organizzare una riunione pre-costruzione è assicurarsi che siano presenti le persone giuste. Se qualcuno di importante viene lasciato fuori dal giro, ciò potrebbe avere conseguenze per il resto dell'equipaggio, portando potenzialmente a errori o incidenti che potrebbero causare lesioni.

In caso di dubbio, non aver paura di invitare altre persone alla riunione, solo per sicurezza. Se c'è una domanda sul fatto che una persona debba essere presente o meno, di solito non c'è nulla di male nel lasciare che quella persona sia presente.

Tuttavia, la partecipazione alla riunione probabilmente dipende dalle dimensioni dell'azienda e dalle dimensioni del progetto. Un piccolo appaltatore di solito avrà diverse persone che indossano più cappelli durante il progetto, quindi la partecipazione durante una riunione pre-costruzione sarà ridotta.

Stiamo parlando di

• il proprietario
• capo equipaggio
• membri della squadra
• e stimatore.

Ma più grande è il progetto, più persone devono essere coinvolte nella riunione pre-costruzione.

L'ultima cosa che vuoi è che troppe informazioni vengano distribuite di seconda mano.

In breve, chiunque abbia un ruolo nell'esecuzione del lavoro durante il progetto o nel prendere decisioni chiave durante l'esecuzione dei lavori di costruzione dovrebbe essere presente alla riunione e raccogliere tutte le informazioni diffuse.

Cosa c'è all'ordine del giorno?

Che cos'è una riunione pre-inizio? Bene, dipende dall'ordine del giorno e dalle informazioni che devono essere condivise con tutte le persone coinvolte nel progetto. L'incontro dovrebbe iniziare con un'introduzione del proprietario e di tutti i responsabili del progetto. Anche se sembra ovvio, tutti dovrebbero conoscere tutti i protagonisti e chi gestisce il progetto. L'annuncio della catena di comando per il progetto di costruzione dovrebbe essere in cima all'ordine del giorno.

È inoltre essenziale chiarire la responsabilità di tutti i presenti, in particolare i ruoli di controllo della qualità.

Dopo che le presentazioni sono state completate, il resto della riunione riguarderà tutti i documenti chiave relativi al progetto. Questa parte della riunione pre-costruzione può diventare noiosa, il che rende ancora più importante che tutto sia elencato all'ordine del giorno. Ciò rende più facile per tutti tenere il passo e garantire che nulla venga trascurato o dimenticato. Se si dimentica un'informazione o un punto all'ordine del giorno, l'intera operazione può fallire.

Coprire le basi

Quando si tratta di lavori di costruzione, il diavolo è nei dettagli. Tutti devono essere sulla stessa pagina, il che significa coprire le basi e assicurarsi che tutti siano al passo con i tempi. Questa è una parte importante di ciò che accade in una riunione pre-costruzione.

Gli aspetti più fondamentali del progetto dovrebbero essere rivisti in modo che tutti abbiano una buona comprensione di ciò che accadrà.

Ciò includerà elementi come il programma del progetto e il programma dei pagamenti. Questo dovrebbe rispondere a qualsiasi domanda su quanto tempo richiederà il progetto e quando è necessario eseguire determinati lavori.

Naturalmente, questo porterà anche alla condivisione di disegni e piani con tutti i partecipanti alla riunione. Questo è importante anche per chiarire qualsiasi confusione su come procederanno le cose una volta iniziato ufficialmente il progetto. Infine, le riunioni pre-costruzione dovrebbero coprire tutte le politiche e le procedure specifiche del cantiere. Tutti dovrebbero essere orientati al luogo in cui lavoreranno, soprattutto perché molti operai edili saltano da un cantiere all'altro. In particolare, le procedure di sicurezza dovrebbero essere discusse a lungo in modo che i lavoratori comprendano tutti i rischi per la sicurezza esistenti e cosa si può fare per mitigarli il più possibile.

Chi è il responsabile

Gran parte delle riunioni pre-costruzione è assicurarsi che ci sia organizzazione in relazione alla leadership. Ovviamente, ogni membro del team deve capire il proprio lavoro. Ma è altrettanto fondamentale delineare le persone responsabili del progetto e quale parte del progetto gestiranno.

Per esempio:

• Chi è il responsabile del progetto?
• Chi si occuperà del controllo qualità?
• C'è un responsabile della sicurezza dedicato in loco?
• Ci saranno leader diversi per le diverse parti del progetto?

Una volta iniziato il lavoro, non è possibile che i lavoratori si chiedano cosa sta succedendo e con chi parlano quando hanno una domanda. Tutti i leader devono conoscere i lavoratori che saranno sotto la loro supervisione e i lavoratori in prima linea devono sapere chi è il loro manager nel progetto. Tutto questo dovrebbe essere chiarito entro la fine della riunione pre-costruzione per evitare confusione una volta iniziati i lavori.

Se ci sono domande persistenti su chi ha l'autorità per fare determinate cose relative al progetto, rallenterà i progressi e porterà il progetto in ritardo.

Rispondi a qualsiasi domanda

Dovrebbe sempre esserci del tempo riservato alle domande alla fine di una riunione pre-costruzione. È compito dei leader accogliere qualsiasi domanda da parte di coloro che partecipano alla riunione nel caso in cui qualcosa discusso non fosse chiaro.

Indipendentemente dalle domande che vengono poste, è sempre meglio rispondere davanti a un gruppo numeroso per assicurarsi che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda piuttosto che cercare di raggiungere tutti in un secondo momento.

Idealmente, ci saranno almeno alcune domande poste dopo una riunione pre-costruzione.

In effetti, avere alcune domande a cui rispondere è segno di un incontro riuscito. Se ci sono troppe domande, è un segnale che le cose non erano chiare o che la riunione non ha condiviso abbastanza dettagli sul progetto.

Inoltre, non vuoi trovarti in una situazione in cui nessuno fa una domanda dopo la riunione.

Certo, è possibile che l'incontro sia andato alla perfezione e che tutto sia stato spiegato chiaramente. Ma è più probabile che tutti fossero confusi ma non vogliono che nessuno sappia che non hanno una comprensione del progetto imminente.

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Il risultato finale di una riunione pre-costruzione

Quando si organizza un incontro pre-costruzione, è sempre meglio comprendere gli obiettivi dell'incontro e i risultati che si cercano in seguito. Naturalmente, ci sono molti obiettivi, in particolare finire il progetto in tempo e senza che si verifichino incidenti o infortuni gravi.

Ma vuoi anche che tutti i partecipanti alla riunione se ne vadano comprendendo il loro ruolo esatto, quando devono farlo e come contribuisce al progetto complessivo.

In una certa misura, vuoi ispirare discussioni tra i leader del progetto, soprattutto perché di solito è meglio avere quelle conversazioni prima dell'inizio del progetto. Questo è il momento di elaborare tutti i dettagli su come tutto dovrebbe riunirsi. Se nessuno dei soggetti coinvolti ha domande o dubbi sul progetto da realizzare entro la fine della riunione, si può tranquillamente affermare che la riunione pre-costruzione è andata bene.

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