Principi di gestione delle operazioni per il 2023 e oltre

Poiché le aziende si impegnano per una maggiore efficienza, redditività e adattabilità, indipendentemente dalle condizioni economiche, i principi di gestione delle operazioni svolgono un ruolo fondamentale per il successo delle aziende in tutti i settori.

Il mandato di fare di più con meno rimarrà una costante mentre le organizzazioni di tutte le dimensioni navigano in mercati in continua evoluzione. Migliora l'efficienza. Tagliare i costi. Adattare i processi. Garantire la soddisfazione del cliente con prodotti, servizi ed esperienze di qualità.

I responsabili delle operazioni devono avvicinarsi a un mondo degli affari sempre più complesso e frenetico in modo olistico e con agilità utilizzando le migliori capacità digitali per le molte sfaccettature di ogni processo, tra cui progettazione del prodotto, sviluppo e controllo della qualità, nonché la logistica coinvolta nella previsione, acquisto, gestione dell'inventario, spedizione e consegna. Tutto ciò deve essere bilanciato con il mantenimento di un'eccellente esperienza dei dipendenti e dei clienti.

Sebbene gli strumenti pratici e gli approcci teorici a ciascun processo aziendale possano variare e cambieranno inevitabilmente, alcuni principi fondamentali possono guidare la tua azienda a ottenere e mantenere l'efficienza operativa e il vantaggio competitivo così cruciali per il successo nel 2023 e oltre.

10 principi di gestione delle operazioni

I principi della gestione delle operazioni bilanciano il controllo disciplinato degli elementi fondamentali dell'efficienza operativa, la risoluzione creativa dei problemi e la gestione agile del cambiamento.

Forse la guida più citata su questo argomento è la presentazione di Randall Schaefer alla conferenza internazionale 2007 dell'Association for Supply Chain Management (APICS). Ha descritto 10 principi:

1. La realtà
2. Organizzazione
3. Fondamentali
4. Responsabilità
5. Varianza
6. Causalità
7. Passione gestita
8. Umiltà
9. Successo
10. Modifica

Schaefer ha accusato la violazione di questi principi fondamentali come un importante contributo alle lotte di molte aziende. Le aziende che praticano i principi fondamentali della gestione delle operazioni sono le più redditizie e competitive.

Sebbene Schaefer abbia presentato questi principi nel contesto del motivo per cui i produttori statunitensi stavano perdendo terreno rispetto ai concorrenti di tutto il mondo, l'attenzione principale si applica ancora all'economia globale odierna ea tutti i settori e le industrie.

Diamo un'occhiata più da vicino ai principi di gestione delle operazioni di Schaefer e applichiamoli al business moderno.

1. La realtà della gestione delle operazioni

L'equilibrio raggiunto tra la gestione di operazioni aziendali altamente controllate e prevedibili e l'adozione di cambiamenti rapidi e inevitabili è adatto per avere successo in tempi di volatilità. Pensa alla fisica di Newton e alla teoria del caos che si uniscono.

Le teorie, il pensiero e i principi sono fantastici, ma nessuno può risolvere tutti i tuoi problemi. Questo perché la realtà è disordinata e si muove più velocemente e in direzioni diverse rispetto ai nostri migliori schemi e strutture.

Le soluzioni universali non esistono. I principi e le strutture sono strumenti ed è più facile e più comodo concentrarsi su di essi piuttosto che su un problema o una serie di problemi che sono disordinati.

Ma per essere efficace, concentrati sui problemi, non sugli strumenti. I problemi sono la realtà ora; gli strumenti provenivano da problemi del passato che non sempre sono gli stessi dei problemi di oggi. Ciò che ha funzionato l'ultima volta potrebbe non funzionare allo stesso modo questa volta.

2. Tendere al principio dell'organizzazione

Per quanto possibile, organizza tutti gli aspetti delle tue operazioni in un ecosistema coeso e autonomo. Cerca la massima coerenza. Ciò consente prevedibilità e misurazione, e quindi un miglioramento controllato, che porta a una maggiore efficienza e redditività.

L'organizzazione si traduce in profitti costanti e prevedibili. Questo è l'obiettivo, l'ideale. Tieni presente che la realtà si insinua con problemi disordinati, quindi non sorprenderti quando accade qualcosa di diverso.

Inoltre, il cambiamento è inevitabile e cambiare una cosa cambia qualcos'altro, spesso in modi imprevisti. La terza legge di Newton ha i suoi limiti.

3. Attenersi ai fondamenti delle operazioni

L'innovazione è una delle parole d'ordine preferite dal capitalismo, e per una buona ragione. Che si tratti di scienza, arte o affari, l'innovazione porta spesso a grandi scoperte per cambiare il mondo.

L'innovazione è il divertimento e le cose eccitanti sotto i riflettori. Ma di solito è possibile solo grazie alla diligenza nei fondamenti delle operazioni aziendali e della gestione delle operazioni che si svolgono in gran parte dietro le quinte, inclusa la tenuta di registri accurati di inventario, logistica regolare, risorse umane e gestione della catena di approvvigionamento.

Queste funzioni e processi assicurano che le persone, le informazioni e i materiali vadano e vengano e arrivino dove devono essere puntuali ed efficienti sono operazioni fondamentali che mantengono un'azienda produttiva e redditizia, creando margini per l'innovazione.

Attenersi rigorosamente ai fondamentali, giorno dopo giorno, è la migliore possibilità per le aziende di sopravvivere ai tempi di magra alimentando l'innovazione e preparandosi alla crescita.

4. Responsabili delle operazioni e responsabilità

Ritenere le persone responsabili dei loro contributi e risultati è un grande motivatore. I responsabili delle operazioni sono responsabili della definizione di obiettivi, standard e metriche e quindi della valutazione dei risultati per determinare il rinforzo positivo o negativo appropriato.

Questi obiettivi e standard devono essere ben comunicati in modo che tutti sappiano cosa ci si aspetta e come vengono misurate le prestazioni.

5. Tutto sul contesto: varianza

A seconda del contesto, degli obiettivi e della prospettiva, la varianza può essere positiva o negativa. Quando si cerca un maggiore controllo dei processi per massimizzare l'efficienza e ottenere costi inferiori, le variazioni sono invariabilmente negative.

Tuttavia, quando l'obiettivo è una maggiore varietà e una gamma più ampia di opzioni, la varianza può essere buona. Dopotutto, l'innovazione richiede che la varianza si sviluppi ed emerga come qualcosa di nuovo da un processo o sistema altamente controllato.

Ma il fatto è che un certo grado di varianza è inevitabile. A volte la varianza è creativa e persino progettata nel sistema, a volte è il sintomo di un problema di fondo.

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6. Causalità: non concentrarti sui sintomi

Vai alla radice del problema e risolvilo piuttosto che trattare i sintomi che si ripresenteranno più e più volte finché esiste la causa sottostante.

I sintomi devono essere affrontati, ovviamente, ma può essere allettante concentrarsi solo sui sintomi e andare avanti con la giornata una volta alleviati.

7. Persone e principi: Passione gestita

Mentre il controllo e la disciplina possono far superare alle aziende periodi economici difficili, è importante ricordare che i tuoi dipendenti sono, beh, persone. Sono ciò che crea o distrugge la tua organizzazione.

I manager sono responsabili della gestione dell'attività nel modo più efficiente e redditizio possibile, il che richiede il controllo su tutti gli aspetti delle operazioni, rendendole il più prevedibili possibile per ridurre il numero e la volatilità delle variabili.

I manager di successo sanno anche come motivare e gestire la passione dei dipendenti attraverso responsabilità, premi e critiche costruttive.

8. Umiltà: il direttore delle operazioni veramente saggio

Socrate e Shakespeare avevano cose simili da dire sulle persone sagge che sono acutamente consapevoli dei limiti della propria conoscenza. L'orgoglio è un'altra di quelle forze che possono essere buone o cattive.

L'orgoglio può essere creativo quando alimenta la fiducia necessaria per affrontare nuove sfide e fare del tuo meglio. Quando l'orgoglio ti impedisce di ammettere che non sai qualcosa o di chiedere aiuto o cercare saggi consigli, diventa presto costoso. Incontrerai problemi che non hai mai affrontato prima.

I bravi manager possono ammettere quando non sanno cosa fare. Quindi chiedono aiuto, imparano dalla situazione e vanno avanti con gli affari.

9. Bilanciare i principi con l'agilità per il successo

Molti di questi principi possono sembrare rigidi e soffocanti a prima vista, e alcuni lo sono necessariamente, ma è importante bilanciare la necessità di una rigida disciplina e controllo nella gestione delle operazioni con la consapevolezza che anche l'adattabilità è un principio chiave per un'azienda.

L'adattabilità ti aiuta a stabilire e mantenere le operazioni, ma anche a superare periodi economici difficili come le recessioni e favorire la crescita. Definisci il successo per la tua azienda, stabilisci obiettivi con KPI e OKR. Ma man mano che i mercati e le economie cambiano (leggi: quando cambiano i clienti), è importante rivisitare, ripensare e rivedere ciò che costituisce il successo.

Le operazioni interne sono vitali per il successo di qualsiasi attività commerciale e il motivo per cui la tua attività opera è fornire ottimi prodotti, servizi ed esperienze ai tuoi clienti.

10. Gestire il cambiamento

L'unica costante è il cambiamento. Le soluzioni sono temporanee. Sorgeranno nuovi problemi e sfide che non si adattano all'attuale playbook o al set di strumenti a portata di mano.

Il primo strumento non è rimasto solo a lungo. Nuovi problemi richiedevano nuove idee e nuovi strumenti. I manager possono avere euristiche e metodi preferiti per valutare e tentare di risolvere i problemi, ma è importante evitare di fissarsi su un punto di vista, uno strumento o una teoria.

"Gestire per la stabilità a breve termine", ha detto Schaefer. "Comprendi che tutto alla fine cambierà e gestisci il cambiamento a lungo termine."[/h2 ]

Ciò non significa cercare di prevedere il futuro, sebbene l'avvento dell'analisi dei dati, dell'apprendimento automatico e dell'Internet delle cose abbia contribuito a dare ai manager una maggiore visibilità sulle operazioni e sulle informazioni per un processo decisionale più accurato). "La capacità di gestire il cambiamento separa i buoni manager da quelli deboli", ha affermato Schaefer.

Perché la gestione delle operazioni è così importante

Ecco alcuni modi in cui i principi della gestione delle operazioni possono essere adattati al 2023 mentre le aziende navigano in un'economia che può o meno raggiungere un atterraggio morbido.

Boom o bust, i principi si applicano al raggiungimento dell'efficacia operativa in una serie di aree:

• Efficienza
• Qualità
• Flessibilità
• Velocità
• Controllo dei costi
• Affidabilità
• Miglioramento continuo
• Assistenza clienti
• Innovazione
• Reattività
• Scalabilità
• Sostenibilità

Due aspetti della gestione delle operazioni, la gestione della catena di approvvigionamento e la logistica, incorporano la maggior parte o tutte queste qualità e svolgono un ruolo importante nel rendere un'azienda redditizia e di successo.

Disciplina e controllo sono l'essenza dei principi della gestione delle operazioni. Aumentare l'efficienza e ridurre i costi sono preoccupazioni sempreverdi per essere e rimanere competitivi e redditizi. Ma quando l'economia si contrae e la minaccia di una recessione incombe, le aziende devono prepararsi a tempi di magra. I budget si restringono e le misure di riduzione dei costi diventano la massima priorità.

Fondamentali che resistono alla prova del tempo

Adattando il principio di Pareto (la regola 80/20) alla gestione delle operazioni, Schaefer ha affermato che l'esecuzione diligente dei fondamenti fondamentali può guidare la tua azienda per l'80% verso il successo.

L'adattabilità, la gestione del cambiamento, la risoluzione creativa dei problemi e l'applicazione dei principi e delle teorie appropriati per radicare le cause dei problemi possono guidare il restante 20%, qualunque sia la definizione al momento.

Schaefer ha nominato i principi specificamente per la presentazione APICS, quindi le versioni successive appaiono in varie forme da diversi esperti. Ma quasi tre decenni dopo, la sua presentazione rimane rilevante. Certo, l'elenco è stato adattato e ripetuto, ma l'essenza dei principi continua, servendo a ricordare che più le cose cambiano, più rimangono le stesse.