Una guida alle fatture proforma

La fattura proforma si basa sull'idea che l'invio di un documento relativo alla vendita di un prodotto o servizio all'acquirente prima della vendita può evitare complicazioni inutili. Meno complicazioni equivalgono a meno possibilità di perdere denaro. In questo articolo spieghiamo cos'è una fattura pro-forma, quali sono gli elementi importanti (come il numero di fattura obbligatorio), come crearne una e discutiamo in che modo differisce da altri documenti finanziari.

Che cos'è una fattura proforma?

In parole povere, una fattura proforma è un documento tra l'acquirente e il venditore che include beni o servizi ancora da consegnare, insieme ad altre informazioni critiche come le spese di spedizione e le informazioni sulla consegna. La cosa importante da ricordare è che l'acquirente riceve la fattura proforma prima di ottenere il prodotto o servizio.

Ora che conosci la definizione di fattura proforma, discutiamo del suo scopo.

Proforma o Proforma?

A volte una fattura proforma è elencata come fattura proforma. La risposta a "cos'è una fattura proforma" è la stessa di "cos'è una fattura pro forma". Lo vedi elencato in un modo o nell'altro, e talvolta anche come pro-forma, ma significano tutti la stessa cosa.

Qual è lo scopo di una fattura proforma?

Considera i seguenti requisiti:

• L'acquirente ha bisogno di conoscere il valore di ciò che sta acquistando?
• L'acquirente dovrebbe sapere cosa aspettarsi quando acquista da un venditore? (cioè, c'è buona fede?)
• Il processo di vendita dovrebbe essere regolare?
• Hai bisogno di un documento legalmente vincolante per i termini e le condizioni di vendita?

Se hai pensato "sì" alla maggior parte o a tutto quanto sopra, una fattura proforma potrebbe esserti utile!

Come creare una fattura proforma

Hai bisogno di fare una fattura? Le fatture proforma non sono molto complicate, ma è utile avere a portata di mano un modello di fattura proforma durante la creazione. A tale scopo puoi utilizzare i nostri modelli di fattura gratuiti o il generatore di fatture gratuito.

Poiché è legalmente vincolante in alcune parti del mondo, dovresti creare una fattura accurata e valida. Una fattura proforma dovrebbe contenere le seguenti informazioni:

• Informazioni sul cliente (nome, indirizzo, ecc.)
• Le informazioni sulla tua attività (nome, indirizzo, ecc.)
• Condizioni di vendita
• La merce venduta più i singoli prezzi
• Tasse applicabili, sconti e spese di spedizione
• Prezzo totale
• Numero di fattura
• Date di spedizione e date di scadenza
• Altre informazioni varie richieste

A tempo debito, puoi eventualmente trasformare la tua fattura pro forma in una fattura commerciale. Se il cliente accetta la tua fattura pro forma, Hiveage può trasformarla in un'utile fattura commerciale.

Quali informazioni sono richieste su una fattura proforma?

Tutti i beni o servizi devono avere alcuni termini coinvolti nella loro vendita. Per buona fede, dovresti includere i dettagli di contatto di entrambe le parti e i dettagli di cui sopra. È fondamentale includere qualsiasi informazione che aiuti l'acquirente a capire cosa sta ricevendo.

Che si tratti di una fattura pro forma o di una fattura commerciale, il documento legale deve essere accurato per le merci coinvolte. Se una qualsiasi informazione essenziale viene tralasciata dalle scartoffie, ciò potrebbe causare inutili problemi legali. Giusto per ribadire:

• Prezzo dei prodotti
• Descrizioni di detti prodotti
• Spedizione e date di consegna
• Dettagli del contatto
• Totale dovuto

Quanto sopra sono tra i dati più importanti da includere in una fattura pro forma, quindi non dimenticare di includerlo! Una vera fattura dovrebbe aspirare ad essere il più accurata possibile per evitare potenziali confusioni. Se non sei sicuro, puoi sempre cercare esempi di fatture pro forma e vedere come includono merci, termini e qualsiasi altra cosa tu abbia bisogno di sapere.

Qual è la differenza tra una fattura e una fattura pro forma?

Pensa alla fattura commerciale standard (a volte indicata come fattura di vendita) come a un documento per confermare la vendita della merce e richiedere il pagamento di qualche tipo. In confronto, una fattura proforma è più una dichiarazione di ciò che verrà, poiché viene inviata prima del pagamento della merce, una sorta di fattura preliminare. Le fatture regolari tendono anche ad essere più vincolanti dal punto di vista legale rispetto alle fatture pro forma standard.

Dal punto di vista della formattazione, la distinzione più importante tra i due è che la fattura proforma deve etichettarsi come fattura proforma. A parte questo, una fattura commerciale è più legata alla contabilità rispetto alle fatture pro forma, poiché la vendita stessa potrebbe non essere avvenuta con una fattura proforma.

Tieni presente che una fattura pro forma viene solitamente eseguita prima che l'acquirente acquisti i beni o i servizi che offri. Durante il periodo di acquisto viene creata una fattura ufficiale. Se hai bisogno di una fattura commerciale, una fattura proforma o qualcos'altro dipende dai termini e dalle condizioni presentati all'acquirente.

Puoi ricevere il pagamento su una fattura pro forma?

Tecnicamente puoi ricevere il pagamento su una fattura pro forma, ma in genere non lo farai fino a quando non verrà impostata una fattura regolare. Dovresti considerare una fattura pro forma più simile a un avviso rispetto alla fattura effettiva. Poiché le fatture pro forma non vengono solitamente utilizzate nella contabilità, non dovresti aspettarti pagamenti su di esse: è probabile che i clienti attendano le fatture finali.

Confronti con altri moduli di acquisto

Sebbene una fattura proforma sia diversa da una normale fattura, è essenziale distinguerla da altri tipi di moduli di acquisto inclusi nel processo di vendita. Le fatture sono abbastanza distinguibili da fatture di vendita, ricevute di vendita, ecc.

Fatture pro forma rispetto a una ricevuta di vendita

Se la fattura proforma mostra cosa potrebbe essere acquistato in futuro, una ricevuta di vendita mostra ciò che è già stato acquistato: pensa a una fattura proforma come a qualcosa che accade prima che venga creata una ricevuta di vendita.

Fatture pro forma rispetto a una fattura di vendita

Un atto di vendita trasferisce la proprietà mentre una fattura proforma no. Una fattura proforma non può provare che le merci siano state vendute mentre una fattura di vendita può farlo. Allo stesso modo, le fatture standard possono essere utilizzate prima dell'atto di vendita.

Fatture internazionali

Poiché ci sono 195 paesi là fuori, alcune piccole differenze nelle leggi (come tariffe, limiti di spedizione, ecc.) possono influenzare ciò che puoi inserire nelle fatture pro forma. Verifica con i funzionari competenti dei paesi con cui fai affari per evitare potenziali confusioni.

La spedizione di merci da un paese all'altro potrebbe richiedere più tempo rispetto al commercio nazionale, quindi preparati ai ritardi. Poiché una fattura proforma viene spesso eseguita prima della spedizione di un articolo, la data di consegna potrebbe non essere corretta. Tuttavia, è ancora un'ottima pratica partecipare in buona fede.

Informazioni cruciali relative a una fattura proforma

Le fatture proforma non sono una richiesta di pagamento o una richiesta di consegna della merce. Al contrario, le fatture proforma vengono utilizzate in modo preliminare, inviate agli acquirenti prima della spedizione o della consegna. Pensalo come un racconto di ciò che accadrà.

Non ci sono linee guida definite al 100% da seguire per quanto riguarda la formattazione. Ci sono dati utili che dovresti aspirare a includere, ma molte fatture proforma differiscono l'una dall'altra. Ricorda, una fattura proforma non è una fattura commerciale.

Una fattura proforma dovrebbe fornire all'acquirente una conoscenza sufficiente per sapere cosa potrebbe ottenere acquistando la merce. Tieni presente che arriva prima che la fattura finale venga consegnata al cliente.

Dovresti inviare una fattura proforma?

Sì, dovresti inviare una fattura proforma per stabilire una base di riferimento dei beni e dei servizi che offri. Il tuo cliente può vedere i termini che elenchi ed eventualmente contestare i termini se sceglie di farlo. Poiché in genere non viene effettuato alcun pagamento, ciò consente l'avvio di una trattativa più affidabile.

Nella maggior parte dei casi non è necessario inviare una fattura proforma, ma di solito è una buona idea includerne una. Se i dettagli in esso contenuti sono ciò che il cliente ha in mente, non devono impegnarsi in lunghe discussioni. Dovresti utilizzare una fattura proforma ogni volta che puoi per semplificare il processo di transazione.

Assicurati di utilizzare una fattura proforma se effettui molte spedizioni e consegne. Qualcosa di semplice come il cliente che comprende i termini di ciò che offri può essere cruciale per il successo della tua attività. Oltre alle fatture proforma, dovresti utilizzare le fatture commerciali per confermare le transazioni.

Termini di una fattura proforma

I termini che includi in questo tipo di fattura sono simili alle fatture effettive. Tuttavia, l'acquirente non deve necessariamente acquistare ciò che offri quando vede le tue fatture proforma. Assicurati che la descrizione dei tuoi termini sia attraente per l'acquirente e sufficientemente ragionevole da consentirgli di prenderla in considerazione.

Osservazioni di chiusura sulle fatture proforma

Se le merci e i termini sono allineati in modo accattivante, le fatture proforma dovrebbero avere esito positivo. Ricorda di includere:

• Commissioni (prezzi degli articoli, sconti, tasse, spese di spedizione e valore totale)
• Date (data di spedizione, data di consegna)
• Descrizione degli articoli da acquistare
• Dati di contatto sia dell'acquirente che del venditore

Poiché questi tipi di fatture non hanno un formato rigido, puoi essere flessibile con ciò che puoi includere. Formattazione, combinazioni di colori e altri fattori vari sono elementi che puoi personalizzare per far risaltare le tue fatture. In caso di dubbi, dai un'occhiata al nostro generatore di fatture per un modello pulito e facile da usare.

Forti di questa conoscenza di come funzionano le fatture pro forma, ci auguriamo che tu possa stabilire più fiducia con i tuoi clienti e lavorare per far crescere la tua attività!

Domande frequenti sulle fatture proforma

Che cos'è una fattura proforma?

Una fattura pro forma è un preventivo in formato fattura che viene offerto prima della consegna di beni e servizi all'acquirente. Aiuta a rendere più agevole il processo di vendita e funge da accordo legalmente vincolante per i termini e le condizioni di vendita.

Qual è la differenza tra fattura proforma e fattura?

Una fattura formale è una richiesta di pagamento che indica l'importo totale dovuto per i dettagli finali. Una fattura proforma è una dichiarazione del venditore di fornire prodotti e servizi in una data e un'ora specificate, inviata prima della vendita effettiva.

È possibile effettuare il pagamento su fattura proforma?

Non è possibile effettuare un pagamento su una fattura proforma. Viene generato prima della consegna di beni e servizi. Dovrebbe essere creata una fattura di vendita, con i termini di pagamento e altri dettagli, da inviare al reparto contabilità fornitori dell'acquirente.