Come migliorare la produttività con soluzioni di comunicazione aziendale

Nell'ultimo decennio abbiamo assistito a una rivoluzione nel mondo della comunicazione interna. In un batter d'occhio, i telefoni cellulari sono diventati comuni e popolari praticamente per tutti. E non solo nella nostra vita personale.

Le operazioni aziendali sono cambiate radicalmente, dalle attività quotidiane alla comunicazione interna, alla soddisfazione del cliente e altro ancora: tutto potrebbe essere svolto con il clic di un pulsante e anche in movimento.

Dipendenti e manager che una volta erano scollegati e irraggiungibili ora hanno la possibilità di rimanere connessi in tempo reale. Ciò ha avuto un enorme impatto sulla produttività e sul coinvolgimento. Oggi è difficile immaginare che un tempo dipendenti e manager potessero incontrarsi solo faccia a faccia, dopodiché erano tutti soli. Se qualcosa cambiava, se si verificava un incidente o si verificava un'enorme vendita, dipendenti e manager dovevano aspettare fino alla fine della giornata solo per comunicare uno di questi casi.

Ma ora i telefoni cellulari sono lo strumento principale nella nostra vita quotidiana. È il modo più semplice per i manager di raggiungere i propri dipendenti e gestire le loro esigenze aziendali quotidiane. Pensaci: a quante telefonate rispondi o ti fai quotidianamente? La ricerca dice che stai effettuando una chiamata o rispondi a una circa tre volte all'ora.

Ma dopo quasi un decennio di affidamento sui nostri telefoni per le attività quotidiane, possiamo anche vedere il lato negativo di questa connettività. Soprattutto quando si tratta di telefonate infinite.

Se non sei del tutto convinto, continua a leggere come evidenziare il lato negativo delle telefonate, in particolare il suo impatto negativo sulla produttività. Ma c'è una soluzione e ne parleremo tra poco.

In che modo le telefonate danneggiano la produttività

1. Le telefonate sono dirompenti

Una chiamata non pianificata ti allontana da ciò che tu e il tuo dipendente state cercando di realizzare e se questa non è la definizione di perdita di produttività, non sappiamo cosa sia. In effetti, una chiamata non pianificata richiede ben 23 minuti per riprendersi. Ogni volta che chiami il tuo dipendente, gli fai interrompere qualsiasi attività stia svolgendo e impiega più tempo per tornare indietro.

2. Il tempismo è tutto

Ci sono un centinaio di motivi per cui le chiamate rimangono senza risposta, o sei in riunione o il tuo dipendente è con un cliente. Pensaci, quante volte al giorno i tuoi dipendenti cercano di contattarti senza successo? E quante volte cerchi di raggiungerli? Questo gioco infinito di tag del telefono consuma solo il tuo tempo.

3. Le immagini valgono più di mille parole

Sfortunatamente, quando sei al telefono, sei limitato solo alla comunicazione verbale. Può essere davvero difficile spiegare completamente qualcosa quando un'immagine può svolgere il lavoro in modo molto più efficiente. Ad esempio, far sapere a un cliente come sta andando il progetto per il quale lo hai assunto, lo stato del tuo lavoro di pulizia, un problema imprevisto durante un lavoro di costruzione, l'entità del tuo incidente sul lavoro e così via.

4. Condivisione e ricezione di informazioni

Cosa succede se l'attività facile e veloce diventa complessa e richiede tempo? Potrebbe essere necessario effettuare più telefonate solo per condividere semplici informazioni e trovare una soluzione. Che ne dici di condividere i dettagli di un prossimo evento aziendale? O approfondire le politiche di sicurezza dopo un incidente?

Certo, puoi programmare una chiamata in conferenza o portare tutti nella stessa posizione per poter comunicare tutto questo. Tuttavia, coordinare questi eventi è una seccatura perché nessun giorno o singola volta funzionerà su tutta la linea. Ti ritroverai solo a rincorrere tutti coloro che hanno perso la chiamata o non sono riusciti a partecipare alla riunione per assicurarsi che siano al corrente; e proprio così, un giorno intero o anche una settimana è sprecato!

Inoltre, i tuoi dipendenti non dispongono di una soluzione semplice e in tempo reale per poter condividere le informazioni con te.

5. I dati non sono strutturati

Diciamo che qualcuno ti ha chiamato per segnalare una lampada rotta nel negozio e ha bisogno che venga riparata entro due giorni. Poi riattacchi ma ti accorgi di aver dimenticato di chiedere che tipo di lampada è e quando può venire il riparatore in negozio. Ora devi chiamare di nuovo il tuo dipendente per ottenere tutte le informazioni, una volta fatto questo e chiami il riparatore, vedi che mancano ancora informazioni quindi devi chiamare di nuovo il dipendente. Il ciclo continua ancora e ancora. Questo è ciò che accade quando le informazioni non sono strutturate.

6. Le priorità sono inesistenti

Non sempre hai la possibilità di decidere cosa è più importante quando si tratta di telefonate. Ad esempio, passare attraverso una dozzina di e-mail può essere più facile stabilire la priorità in base alla riga dell'oggetto o da chi proviene. Ma quando arriva una chiamata, se è un numero riconosciuto, non sai quale sia l'urgenza della chiamata. Forse è il tuo capo che si è appena registrato o forse stai aspettando che l'equipaggio si presenti sul posto di lavoro ma sono bloccati nel traffico o è solo una chiamata spam. A meno che tu non risponda in quel preciso momento e interrompa quello che stai facendo, non hai modo di sapere se devi rispondere subito alla chiamata o se può aspettare.

7. Non ci sono registrazioni

Poiché non viene registrato nulla, quando è necessario recuperare informazioni da una chiamata avvenuta tre giorni fa, non è possibile. Non esiste alcuna analisi per mostrarti quale fosse l'oggetto della chiamata. E se non prendi nota di ogni chiamata in arrivo, non sarai in grado di ricordare facilmente le informazioni a colpo d'occhio.

Ora, ecco il punto. Riconosciamo che le telefonate sono qui per restare, soprattutto perché sempre più lavoratori stanno passando al lavoro da remoto e le videochiamate sembrano essere la nuova norma. Ma conoscendo i problemi associati alle telefonate, imprenditori e manager si rivolgono a soluzioni più moderne, come le soluzioni di comunicazione aziendale per garantire efficienza e produttività.

Quali sono le soluzioni di comunicazione aziendale?

Quando doti la tua azienda e i tuoi dipendenti di soluzioni di comunicazione aziendale, sei maggiormente in grado di migliorare l'efficienza, aumentare il coinvolgimento dei dipendenti e migliorare la condivisione delle conoscenze all'interno del tuo team.

Ma, va bene, quali sono le soluzioni di comunicazione aziendale? Le soluzioni di comunicazione aziendale ti consentono di condividere informazioni e collaborare con i tuoi dipendenti da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento. Non pensare alle soluzioni di comunicazione aziendale solo come un meccanismo per migliorare la comunicazione interna, ma anche come un modo per semplificare la gestione delle attività, gestire la gestione dei report, discutere gli orari di lavoro, gestire l'elaborazione delle buste paga e molto altro ancora.

Riconoscendo quanto sopra, molti scelgono Connecteam come soluzione di comunicazione aziendale in quanto è un'app all-in-one per la gestione dei dipendenti.

Le funzionalità di comunicazione di Connecteam garantiscono la trasparenza aziendale, offrono un meccanismo di feedback per coinvolgere i dipendenti con sondaggi e sondaggi dal vivo e includono un unico luogo in cui collaborare, gestire le attività e altro ancora.

Funzionalità necessarie nelle soluzioni di comunicazioneaziendale

Nel blog abbiamo evidenziato tre punti deboli delle telefonate: sono fastidiose, le chiamate perse sono infinite e le immagini sono cruciali, e una soluzione di comunicazione aziendale, come la chat, può aiutare a ridurre o rimuovere tutti e tre questi problemi. Invece di interrompere i tuoi dipendenti con una telefonata, invia loro semplicemente un messaggio tramite un'app di chat in modo che possano continuare a lavorare e non interrompano ciò che stanno facendo per risponderti. Se un dipendente riceve una notifica push, può anche interrompere ciò che sta facendo. Tuttavia, è una piccola interruzione rispetto a una telefonata che richiede di interrompere quasi completamente ciò che si sta facendo o semplicemente toglie troppa concentrazione.

Invece di impegnarti in un gioco di tag del telefono, ancora una volta puoi facilmente inviare una chat di gruppo per inoltrare tutto ciò di cui hai bisogno. Puoi anche inviare rapidamente una foto, un video o una posizione al tuo manager o dipendente, se pertinente, invece di dedicare tempo a una chiamata quando un'immagine vale più di mille parole.

La chat semplifica la comunicazione interna; crea facilmente chat di gruppo o avvia un dialogo individuale per risparmiare tempo ed evitare perdite di produttività. Connecteam è una soluzione di comunicazione aziendale online che offre strumenti di gestione avanzati creati appositamente per l'uso all'interno dell'organizzazione; creare sondaggi, una casella dei suggerimenti, una directory dei dipendenti e altro ancora.

Ripensa all'esempio che abbiamo fatto: se un dipendente ti contatta per una lampada rotta nel negozio. Invece di chiamarti, possono semplicemente aprire un rapporto digitale prefabbricato sull'app della soluzione di comunicazione aziendale e inserire tutte le informazioni pertinenti, puoi persino ottenere una firma digitale. Ciò consente a entrambi di risparmiare tempo e garantisce che non manchino informazioni, inoltre si dispone di una cronologia di tutte le voci mai effettuate.

Le soluzioni di comunicazione aziendale dovrebbero semplificare la creazione di un modulo, un report o un elenco di controllo. Con Connecteam puoi iniziare da zero o modificare un modello esistente e scegliere tra varie opzioni di campo, come testo libero, scelta multipla, caricamento di immagini, scanner di documenti, firma digitale, posizione GPS e molto altro, soprattutto per i dispositivi mobili.

Invia un aggiornamento immediato con una notifica push per raggiungere facilmente tutti i tuoi dipendenti con o senza possibilità di commenti degli utenti. In questo modo, i tuoi dipendenti ottengono le informazioni di cui hanno bisogno quando ne hanno bisogno e puoi facilmente monitorare i tassi di coinvolgimento e sapere esattamente chi ha visualizzato il tuo aggiornamento e quando. La maggior parte delle soluzioni di comunicazione aziendale al giorno d'oggi sono basate su cloud, quindi la cronologia sarà incorporata in tutte le funzionalità, in questo modo nessun dato verrà perso.

La linea di fondo sulle soluzioni di comunicazione aziendale

L'obiettivo di queste soluzioni di comunicazione aziendale è aiutare te e i tuoi dipendenti a semplificare la comunicazione, dedicare meno tempo alle telefonate e migliorare la produttività. Il sogno di un manager.

Non importa se sei un manager di una grande azienda o di un'azienda a conduzione familiare, la comunicazione interna è in prima linea per il successo e la soddisfazione. E con le soluzioni di comunicazione aziendale, la gestione della comunicazione interna è un processo più semplice.