Modelli di posta elettronica professionali: formattazione ed esempi di posta elettronica

Kate Erwin

• 8 dicembre 2021

Elimina lo stress dalla scrittura di e-mail formali con questi modelli di e-mail professionali ed esempi di formattazione delle e-mail.

Scrittura di e-mail informale e formale

Scriviamo e-mail per molti motivi diversi, ma tendono a rientrare in due categorie: informali e formali.

Un'e-mail formale potrebbe essere quella che invii a un amico o a un familiare. Un rapido recupero, un invito a cena, una raccomandazione per un'ottima ricetta : qualcosa di semplice come questo.

Le e-mail formali sono generalmente utilizzate in un ambiente aziendale. Sono comuni nelle vendite B2B e B2C e nelle comunicazioni interne all'ufficio. Naturalmente, il confine tra e-mail informali e formali può essere vago e talvolta potresti utilizzare elementi di ciascuna in un'e-mail, ma è importante riconoscere la distinzione.

Ad esempio, potresti avere un buon amico nel tuo ufficio e il modo in cui comunichi con lui dipenderà dall'oggetto dell'e-mail. Se stai programmando una riunione a pranzo, potrebbe essere più informale, ma se invii modifiche consigliate a un contratto, probabilmente sarà molto più formale.

Ognuno ha il proprio stile di scrittura, ma scoprirai che a volte devi essere più formale e altre volte puoi usare uno stile più rilassato.

Formattazione e-mail professionale di base

Quando invii un'e-mail informale, le conseguenze generalmente non sono elevate. Quando invii un invito a cena al tuo amico, non importa se confondi qualche parola e divaga un po'.

Lo stesso non vale quando invii un'e-mail professionale, quindi è importante che ti concentri sulla formattazione. Se scomponi l'e-mail nei suoi elementi di base, è molto più facile pianificare la tua comunicazione e strutturarla in modo efficace.

Un'e-mail professionale dovrebbe avere quattro elementi di base:

• Linea tematica
• Saluto
• Corpo dell'e-mail
• Firma e-mail

Per ottenere il massimo dalle tue e-mail, ogni aspetto dovrebbe essere ottimizzato e personalizzato per la persona a cui stai inviando e-mail.

Linea tematica

La riga dell'oggetto potrebbe sembrare qualcosa che inserisci come ripensamento, ma è estremamente importante. Gli uomini d'affari ricevono centinaia di e-mail ogni giorno e, troppo spesso, c'è un sacco di spam che ingombra la loro casella di posta.

Per risparmiare tempo nei loro impegni, le persone usano le righe dell'oggetto per decidere se aprire o meno un'e-mail. In effetti, il 47% delle persone apre le e-mail in base alla riga dell'oggetto, quindi questa è un'ottima opportunità per l'ottimizzazione.

I tuoi argomenti devono attirare l'attenzione e suggerire il valore che offri.

Questo può essere un equilibrio difficile da trovare, ma una riga dell'oggetto perfetta avrà un grande impatto sui tuoi tassi di risposta.

Saluto

Negli affari, le persone tendono a volere che tu vada dritto al punto, ma prima devi occuparti delle formalità. Se stai andando avanti e indietro rapidamente in un'e-mail, questo potrebbe non essere necessario, ma la maggior parte delle tue e-mail inizierà con un saluto.

Per quelle persone che hanno passato del tempo a discutere se iniziare con "ciao", "ciao" o "ehi", una domanda comune è qual è il miglior saluto?

La chiave è non pensarci troppo e fare sempre qualche ricerca sulla persona a cui stai inviando un'e-mail. Usa LinkedIn per scoprire il nome preferito del destinatario (ad es. Dan vs Daniel) e mantieni le cose semplici.

Mentre "ehi" potrebbe inclinarsi maggiormente verso il lato informale, "ciao" e "ciao" sono perfettamente accettabili e un buon modo per iniziare la tua e-mail.

Altre opzioni accettabili includono:

• Caro [nome]
• Saluti
• Ciao
• salve a tutti

Svilupperai il tuo stile con i saluti, ma non è necessario complicarli eccessivamente.

Corpo dell'e-mail

Dopo aver catturato l'attenzione del destinatario e avergli esteso un piacevole saluto, puoi entrare nel corpo della tua email.

È qui che creerai il tuo messaggio e persuaderai il lettore ad agire.

Tuttavia, non lasciarti trasportare!

Le e-mail funzionano meglio quando sono brevi e concise. Nessuno vuole vedere un grosso blocco di testo e dover leggere un saggio. Invece, è importante mantenere la tua e-mail al punto e farla sembrare attraente da leggere (mantieni i paragrafi brevi e usa le intestazioni per dividere le cose).

Mantieni sempre le tue e-mail focalizzate su un messaggio. Se hai più di un punto di cui parlare, è meglio separarli in diverse e-mail. Rimani concentrato sul tuo punto, dai al destinatario tutte le informazioni di cui ha bisogno per prendere una decisione e chiedere di agire.

Stai scrivendo un'e-mail per un motivo: vuoi ottenere qualcosa. Completa la tua email evidenziando l'azione che vuoi che la persona intraprenda, ed è molto più probabile che lo faccia.

Includere una firma e-mail

Creare una firma e-mail pulita è un passaggio facile e ti fa sembrare molto più professionale. In questo modo sarà semplice per il destinatario scoprire chi sei, cosa fai e come contattarti.

Molto spesso inviamo e-mail a persone che non conosciamo, quindi essere in grado di identificarti è importante. La tua firma e-mail dovrebbe includere informazioni come:

• Nome e cognome
• Indirizzo e-mail
• Numero di telefono
• Collegati al tuo sito web
• Collegati al tuo profilo LinkedIn

Ciò aiuterà il destinatario a dipingere un quadro più chiaro di chi sta parlando e ad aumentare la probabilità che risponda.

Modello di email professionale

Ci sono così tanti motivi diversi per scrivere un'e-mail professionale che è difficile scrivere un modello generico che si adatti a tutto. Ogni situazione richiede qualcosa di leggermente diverso, quindi dovrai modificarlo, ma questo modello di email professionale può aiutarti a iniziare.

Riga dell'oggetto: [Problema] – [Saluto] [Il tuo nome]

Gentile [nome preferito del destinatario della ricerca],

Primo paragrafo:

Il primo paragrafo dovrebbe essere breve e al punto. Non tergiversare perché il tempo delle persone è prezioso. Ad esempio, se stai facendo domanda per un lavoro, includi il titolo del lavoro, come hai scoperto l'apertura e quale azione vorresti che accadesse.

Paragrafo centrale:

Qui è dove mostri il valore che offri e dimostri perché il destinatario dovrebbe agire. Assicurati di non concentrarti troppo su te stesso, ma parla anche della compagnia/persona a cui ti stai rivolgendo.

Nell'esempio della domanda di lavoro, ciò significherebbe parlare di alcuni dei grandi lavori che l'azienda ha svolto e di come i suoi valori corrispondono ai tuoi.

Paragrafo finale:

Ringrazia il destinatario per il tempo dedicato e rafforza l'azione che vorresti che intraprendesse con un invito all'azione.

Chiusura:

Cordiali saluti,

La tua firma e-mail

Modelli di email per situazioni specifiche

Il modello di email generico sopra può essere modellato per adattarsi a qualsiasi situazione, ma a volte vuoi qualcosa di un po' più specifico. Ecco alcune situazioni comuni in cui ti ritroverai a scrivere un'e-mail aziendale e alcuni modelli per aiutarti a iniziare.

1. Annuncio

Potrebbe non essere necessario che le persone agiscano quando invii un'e-mail di annuncio, ma hai bisogno che le persone la leggano. Ecco come puoi assicurarti che ciò accada.

Oggetto: Aggiornamenti interessanti per il team: Meet [nome]

Ciao gruppo,

Sono entusiasta di presentarti la nostra nuova [posizione del nuovo membro del team]. [nome del nuovo membro del team] offre una grande esperienza in [settore] e sarà [specifica del lavoro]

[nome del nuovo membro del team] è [dettaglio divertente che un nuovo dipendente potrebbe voler condividere, ad esempio un grande fan di Star Trek], quindi sentiti libero di salutare e iniziare una conversazione.

Cordiali saluti,

[La tua firma e-mail]

2. E-mail di follow-up aziendale

Il networking è ancora una parte molto importante del business. Quando incontri nuove persone, è importante assicurarsi di coltivare la relazione e uno dei modi in cui puoi farlo è tramite un'e-mail di follow-up.

Oggetto: Piacere di conoscerti a [evento]

Ciao [nome del destinatario],

È stato fantastico incontrarti a [come ti sei incontrato]. Mi è davvero piaciuta la nostra conversazione su [soggetto] e mi piacerebbe aggiornarla e discuterne ulteriormente in futuro.

Il tuo lavoro come [titolo di lavoro] presso [azienda] è intrigante e mi piacerebbe saperne di più su quello che fai. Se hai tempo nelle prossime settimane, sarebbe fantastico prendere un caffè.

In genere sono libero in [giorni], qualcuno di questi funziona per te?

Cordiali saluti,

[La tua firma e-mail]

3. Richiesta

Una delle e-mail aziendali più comuni che scriverai è una richiesta. Che si tratti di richiedere giorni liberi, chiedere un aumento o qualcos'altro, è importante che tu riceva correttamente queste e-mail. Anche se sei nervoso per la richiesta, non ha senso girare intorno al cespuglio. Invece, arriva al punto con un messaggio semplice ma ben congegnato.

Oggetto: Richiesta di ferie per [data]

Gentile [nome del destinatario],

Vorrei utilizzare la mia presa di forza per una vacanza a partire da venerdì 5 settembre fino al prossimo venerdì 12 settembre.

Mi assicurerò che tutti i miei compiti e le mie responsabilità siano svolti in anticipo e ho discusso il mio attuale carico di lavoro con i miei colleghi, [nome] e [nome] in modo che siano aggiornati.

Attendo con ansia la tua approvazione,

[La tua firma e-mail]

4. Domanda

Le domande possono variare dal più semplice sì/no all'estremamente complicato. Quando invii un'e-mail a qualcuno con una domanda, è importante mantenere le cose semplici e non distogliere l'attenzione delle persone dai punti a cui devi rispondere.

Oggetto: Stiamo aggiornando le nostre politiche di sostenibilità?

Gentile [nome del destinatario],

Alla luce degli ultimi consigli del governo, mi chiedevo se avremmo apportato modifiche imminenti alle nostre politiche di sostenibilità.

Il nostro marchio è stato un leader nella sostenibilità per molti anni e poiché questo è qualcosa di cui sono profondamente appassionato, è stato un grande motivo di orgoglio. Spero che possiamo continuare a mantenere il nostro impegno per l'ambiente in linea con i nuovi consigli.

Sarebbe bello sapere se hai intenzione di aggiornare le nostre politiche e se stai cercando un input, sarei molto felice di contribuire.

Cordiali saluti,

[La tua firma e-mail]

5. Reclamo

Sfortunatamente, ci saranno momenti in cui avrai un reclamo e dovrai esprimere la tua frustrazione. Questa è una parte del fare affari, ma può essere un'e-mail difficile da approcciare. La cosa fondamentale è chiarire il tuo punto e mantenere le cose semplici.

Oggetto: Reclamo relativo a [oggetto del reclamo]

Ciao,

Di recente ho acquistato [oggetto del reclamo] dal tuo negozio in [località] e non funziona. Quando sono andato a restituirlo il giorno successivo, l'addetto non ha potuto offrirmi alcun aiuto per ripararlo e non mi ha permesso di restituire il prodotto per un rimborso.

Uso il tuo negozio da molti anni e sono estremamente deluso dallo scarso livello di servizio.

Per favore, potresti esaminare questo problema e risolvermi il problema.

Cordiali saluti,

[La tua firma e-mail]

6. Scuse

Non sempre le cose vanno bene nella vita e a volte questo significa che dobbiamo scusarci. Non è divertente per nessuno, ma puoi eliminare un po' di stress con questo semplice modello di scuse.

Riga dell'oggetto: [oggetto delle scuse]

Ciao [nome cliente],

Abbiamo riscontrato un problema con [cosa] su [quando].

Che cosa significa questo per te?

[notare in dettaglio gli effetti dell'emissione]

[nota clienti rassicuranti]

Ci siamo affrettati a notare questo problema con [soggetto di scuse] e abbiamo limitato il più possibile le interruzioni. Il nostro team tecnico ha lavorato 24 ore su 24 per risolvere il problema e possiamo informarti che a partire da [tempo] tutto è tornato alla normalità.

Da tutti in [azienda] vorremmo scusarci per il disagio che ciò potrebbe aver causato. Stiamo ora analizzando il problema e utilizzando tali informazioni per garantire che non si ripeta il problema in futuro.

Cordiali saluti,

[la tua firma e-mail]

7. Cessazione

Molte situazioni aziendali possono essere delicate. Una situazione particolarmente delicata è il licenziamento. Ovviamente, non interromperai il lavoro di qualcuno tramite un'e-mail, ma potresti dover chiudere l'account di un utente o qualcosa di simile.

Oggetto: Chiusura immediata del tuo account

Per chi è coinvolto,

Abbiamo chiuso il tuo account con [società] con effetto immediato.

[Motivo]

Dopo aver parlato con te in [data e ora] in merito a [problema] non abbiamo riscontrato alcun cambiamento in [tipo di utilizzo]. A seguito di più comunicazioni, continui a violare i nostri termini di utilizzo, il che significa che non abbiamo altra scelta che sospendere l'account.

Cordiali saluti,

[la tua firma e-mail]

Da asporto chiave

Scrivere email professionali è una parte importante della vita. Anche nella nostra vita personale, ci saranno momenti in cui avremo bisogno di usare uno stile di scrittura più formale.

Quando scrivi un'email importante, è facile pensare troppo alle cose, ma se mantieni le cose semplici e al punto, avrai più successo. Suddividi l'e-mail in sezioni, concentrati sulla personalizzazione e mantienila breve e dolce.