13 Principi di gestione del progetto per aumentare il successo del progetto

Gestire i progetti da solo o come parte di un team può essere impegnativo. Inevitabilmente, ci sono scadenze, budget, requisiti del cliente, rischi e priorità variabili a cui pensare. Tutto ciò può diventare opprimente abbastanza rapidamente.

Ecco perché seguire alcuni principi chiave di gestione dei progetti può aiutare ad aumentare la produttività, stabilire aspettative realistiche e garantire un maggiore successo del progetto.

13 principi di gestione dei progetti per dare il via alla tua produttività

Questi 13 principi di gestione del progetto non sono regole o strutture rigide che devi seguire. Invece, sono linee guida per migliorare la produttività tua o del tuo team. Seguire questi principi fondamentali ti metterà sulla strada giusta per avviare ed eseguire qualsiasi progetto.

1. Definire chiaramente gli obiettivi e gli obiettivi del progetto

Prima di iniziare a lavorare su qualsiasi progetto, definisci chiaramente i tuoi obiettivi. Gli obiettivi e gli obiettivi che hai impostato per il tuo progetto saranno un fattore determinante per il successo o il fallimento del progetto.

Quando definisci i tuoi obiettivi prima dell'inizio del lavoro, il team, il cliente e tu stabilisci aspettative realistiche del progetto. In questo modo puoi evitare potenziali malintesi futuri e gestire le aspettative di tutti sin dal primo giorno.

Ecco un esempio di definizione di obiettivi e aspettative trimestrali utilizzando la piattaforma di gestione dei progetti Monday.com:

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2. Nominare un project leader esperto

Mentre tutti i membri del team dovrebbero avere l'opportunità di esprimere la propria opinione sul progetto, è necessario che qualcuno prenda le decisioni finali e sovrintenda al completamento di ogni attività e fase del progetto. In caso contrario, potresti correre il rischio di prendere decisioni lente, attività infinite e controlli di qualità limitati.

Nomina un project leader esperto che può supervisionare l'intero progetto dall'inizio alla fine, delegare compiti e prendere decisioni chiave.

Il leader di progetto scelto deve essere qualcuno che si senta a proprio agio nel multitasking e lavori tra stakeholder, membri del team, senior manager, clienti e stakeholder. Dovranno essere solidi comunicatori in grado di esprimere chiaramente le loro aspettative e obiettivi per i membri del team.

Un software di gestione dei progetti come Kissflow è essenziale per mantenere una panoramica completa dei progetti dall'inizio alla fine. Rende più facile per i leader di progetto delegare compiti, valutare i carichi di lavoro e dare priorità ai diversi pezzi in movimento:

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3. Conoscere i risultati del progetto

Dopo aver definito gli obiettivi e gli obiettivi del progetto, è il momento di chiarire i risultati del progetto. I risultati finali sono gli elementi o i servizi concreti che porterà la chiusura di successo del tuo progetto.

Un risultato finale potrebbe essere qualsiasi prodotto dimostrabile unico, nuova funzionalità, risultato o capacità del servizio.

Puoi determinare i risultati del tuo progetto pensando ai tuoi obiettivi.

Ad esempio, se l'obiettivo finale è che gli utenti possano gestire, monitorare e analizzare meglio il budget di marketing aziendale, il risultato finale potrebbe essere un software che consente agli utenti di caricare dati e quindi monitorare, monitorare e gestire secondo necessità.

Potresti anche creare alcune guide informative e manuali di formazione in modo che gli utenti sappiano come utilizzare il nuovo software in modo efficace.

Ecco un esempio di come potrebbero essere i risultati del tuo progetto:

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4. Stabilire ruoli e responsabilità chiari del team

Poche cose causano più problemi di ruoli e responsabilità del team mal definiti. Quando le persone non sanno cosa dovrebbero fare o in che modo i loro compiti si relazionano con i ruoli degli altri membri del team, è facile che i progetti vengano fatti deragliare.

Linee sfocate intorno alle responsabilità possono anche portare a disaccordi inutili, compiti che vengono completati due volte o articoli non completati.

Quando i membri del team sanno cosa devono fare quando e come le loro responsabilità si inseriscono nel quadro più ampio, è più probabile che il tuo progetto funzioni senza intoppi e abbia successo.

Durante la fase di avvio del progetto, delineare chiaramente il ruolo di ciascun membro del team per garantire che tutti collaborino insieme in modo efficace.

5. Valutare i rischi del progetto

Che si tratti di un rischio di incompletezza, superamento del budget o esaurimento di altre risorse non monetarie, esistono rischi associati alla gestione dei progetti.

Prima di lanciare ufficialmente il tuo progetto, è essenziale identificare tutti i potenziali rischi e cercare di mitigarli all'inizio piuttosto che essere colti da un rischio a sorpresa in seguito.

Rendilo un processo collaborativo e chiedi a tutti i membri del team di partecipare ai rischi che pensano dovresti considerare.

Una solida valutazione del rischio riconosce che le cose potrebbero andare storte. Anche se non puoi prevenire tutti i possibili rischi, puoi prepararti adeguatamente e salvare il tuo progetto dal fallimento.

6. Conoscere le priorità e le tappe fondamentali del progetto

A volte, quando sei nel bel mezzo di un progetto complesso, è facile essere sviati da piccoli dettagli che in quel momento sembrano importanti ma non sono la priorità.

Conoscere le priorità del tuo progetto e le tappe fondamentali ti aiuterà a valutare i progressi e a mostrarti dove ti trovi. Definire le priorità dell'attività fin dall'inizio ti mostrerà dove dirigere l'attenzione del team in caso di conflitto o problema di attività.

Per definire le tue priorità:

• Imposta le tappe fondamentali del progetto nella fase di pianificazione in modo che tu e il tuo team sappiate se il vostro progetto è sulla buona strada.
• Identifica KPI e metriche che danno al tuo team un senso tangibile di progresso.
• Valuta le attività su una scala da 1 a 10 in base alla loro importanza.

Ecco un esempio visivo di come potrebbero apparire le pietre miliari del tuo progetto:

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7. Creare un sistema di responsabilità e responsabilità

Mantenere un senso di responsabilità mantenendo i membri del team coinvolti e motivati ​​dal progetto.

Per fare ciò, scegli un sistema centrale di gestione dei progetti che ti consenta di assegnare compiti e scadenze a membri del team specifici. Assicurati che tutti sappiano su cosa dovrebbero lavorare e quando ti aspetti di ricevere il lavoro completato. I promemoria automatici di e-mail e chat possono aiutare le persone a sentirsi responsabili del proprio lavoro assicurandosi che non se ne dimentichino.

Tutti i membri del team dovrebbero avere accesso allo strumento di gestione del progetto ed essere in grado di monitorare facilmente i progressi e vedere il loro ruolo nel progetto a livello di quadro generale.

Quando ti prendi del tempo per impostare un efficace sistema di gestione dei progetti fin dall'inizio, libererai anche il tuo tempo come project manager. Non avrai bisogno di microgestire ogni piccolo dettaglio e invece dare ai membri del tuo team la sicurezza di lavorare sui loro punti di forza e gestire meglio se stessi e il loro tempo.

Utilizzando un software di gestione dei progetti come Trello, puoi facilmente assegnare compiti ai membri del team con scadenze:

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8. Stabilisci un budget realistico

Ogni progetto ha risorse limitate. Per massimizzare le tue possibilità di successo e completamento del progetto, è importante pensare a un budget realistico in modo da avere accesso a risorse sufficienti.

Hai bisogno di risorse sufficienti per darti spazio per costi imprevisti, ritardi e scadenze ragionevoli. Allo stesso tempo, utilizzare al meglio le risorse del progetto. Prendi misure per tutta la durata del progetto per assicurarti di risparmiare sulle spese ove possibile e di rimanere in pista.

Ti consigliamo di caricare il tuo budget su un'app di gestione dei progetti come ProjectManager in modo da poter monitorare i tuoi costi e le tue spese in tempo reale:

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9. Creare una strategia per l'inizio

L'avvio del progetto è tutte le attività preliminari che devono essere completate prima che qualsiasi altra attività di progetto possa iniziare. Durante questa fase, dovrai completare tutte le attività di amministrazione come la creazione di documenti di fattibilità, casi aziendali, nonché i contatti con le parti interessate e qualsiasi altro manager.

Seguire una corretta strategia di avvio ti assicura di mantenere tutti i documenti di amministrazione del tuo progetto organizzati fin dall'inizio. Ciò significa che quando sei a metà del progetto e uno stakeholder chiede di vedere un documento di fattibilità, saprai che ne hai uno e dove trovarlo.

Assicurati che tutta la documentazione relativa all'avvio del progetto sia archiviata in un'unica posizione centrale facilmente accessibile in modo che le persone possano controllare i documenti quando ne hanno bisogno.

10. Avere una strategia per l'esecuzione

L'esecuzione del progetto di solito inizia con una riunione iniziale di avvio del progetto per avviare ufficialmente il progetto. Qui è dove condividi la tua visione e gli obiettivi per il progetto, assegni compiti ai membri del team e fai partire tutti per iniziare.

Durante la fase di esecuzione, assicurati di avere un modo per registrare errori, cambi di direzione o altri eventi imprevisti. In questo modo puoi mantenere le cose senza intoppi anche in caso di cambiamento.

11. Costruisci un piano di comunicazione

È facile per i project manager impostare più canali di comunicazione come Slack, e-mail e chat di gestione dei progetti per tenere tutti aggiornati sull'avanzamento del progetto. Ma quando ci sono così tanti canali diversi di cui tenere traccia, può essere opprimente per i membri del team.

Ecco perché un piano di comunicazione chiaro e metodico è essenziale per mantenere il tuo progetto in carreggiata. Implementa le linee guida che circondano i canali di comunicazione scelti, che si tratti di e-mail, Slack o riunioni Zoom giornaliere.

È possibile scegliere di utilizzare metodi di comunicazione diversi per diversi tipi di aggiornamenti delle attività. Ad esempio, i membri del team potrebbero dover aggiornare quotidianamente la dashboard di gestione del progetto per aggiornare gli altri sull'avanzamento delle attività. E potresti anche organizzare una riunione settimanale del team Zoom per condividere i progressi generali e i punti critici.

La chiave è che tutti i membri del team capiscano come comunicare i diversi aggiornamenti del progetto tramite i canali giusti.

È anche importante stabilire aspettative realistiche con le parti interessate e i clienti su quando possono aspettarsi di ricevere gli aggiornamenti del progetto. Le persone devono sapere quando possono aspettarsi determinate informazioni sul progetto.

Crea un piano di comunicazione chiaro fin dall'inizio in modo che tutti siano d'accordo sulle aspettative di comunicazione.

I commenti contrassegnati all'interno dell'app di gestione del progetto scelta possono aiutare a tenere tutti informati sugli aggiornamenti di piccole attività quotidiane:

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12. Tieni traccia e monitora i progressi

Per rendere i progressi un elemento tangibile che i team possono monitorare più facilmente, è importante impostare alcuni KPI. I tuoi KPI potrebbero includere budget, aspettative di qualità e tempistiche del progetto.

Durante il progetto, tieni traccia dell'avanzamento del tuo progetto e rivedi regolarmente i tuoi KPI. In questo modo, se il tuo progetto inizia a superare il budget o non soddisfa le aspettative della sequenza temporale, puoi individuare i problemi in anticipo e apportare modifiche prima che facciano deragliare il tuo progetto.

Ecco un esempio di come impostare una dashboard visiva per tenere traccia dei KPI del progetto:

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13. Avere un processo per chiudere il progetto

È importante creare un processo di chiusura del progetto, in modo che il tuo progetto non rimanga bloccato in un ciclo di feedback infinito o diventi qualcosa di incompiuto per sempre.

Anche se non hai raggiunto tutti gli obiettivi e gli obiettivi del progetto, devi comunque concludere formalmente le cose. Per fare ciò, consegna formalmente il prodotto finito o le nuove funzionalità allo stakeholder. Quindi, fornire indicazioni su come utilizzare e risolvere i problemi del nuovo prodotto.

Se non hai completato tutto ciò che speravi di finire, crea un protocollo per ciò che accadrà dopo. Completerai questi elementi in un secondo momento o non sono più una priorità?

Devi anche creare un documento di approvazione ufficiale che significhi che il tuo lavoro sul progetto è completo e ora è nelle mani delle parti interessate o del cliente.

È anche una buona idea organizzare un incontro con i membri del team e le parti interessate sulle lezioni apprese e su come migliorare per la prossima volta.

Implementa questi principi di gestione del progetto per aumentare il successo del tuo progetto

Il successo del progetto spesso si riduce a un'efficace gestione del progetto. Segui questi 13 principi di gestione dei progetti e scopri come collaborare più facilmente con i membri del team e le parti interessate.

Se miri all'efficienza del progetto, a processi semplificati e a una comunicazione chiara, sarai sulla buona strada per diventare un solido project manager. Pronto per iniziare a gestire i progetti utilizzando questi principi? Per prima cosa, dai un'occhiata all'AppSumo Store, abbiamo alcune delle migliori offerte software disponibili.