Software di gestione del flusso di lavoro del progetto: che cos'è? Qual è lo strumento giusto per te?

Pubblicato: 2019-11-27

Man mano che la tua attività cresce, portare a termine le cose diventa ingombrante e impegnativo. Entri a far parte delle statistiche che il Project Management Institute ha scoperto nel suo studio del 2018: in media, oltre un terzo dei progetti non raggiunge i propri obiettivi, come nel 2012.

Grafico del Project Management Institute 2018 sulle metriche delle prestazioni del progetto

Fonte: Istituto di Project Management

E proprio come spiega il Project Management Institute, tu, come imprenditori e manager di tutto il mondo, capisci che quando i progetti falliscono, anche i profitti falliscono, perché le organizzazioni hanno meno probabilità di raggiungere obiettivi strategici.

Nel suo studio del 2017, PMI ha parlato con Barry O'Reilly, coautore diLean Enterprise: How High Performance Organizations Innovate at Scale, e ha dichiarato: "Le aziende di successo sperimentano continuamente per capire cosa funziona e cosa no. Si concentrano sul soddisfare le esigenze dei clienti chiarendo gli obiettivi, accorciando i cicli di feedback e misurando i progressi in base ai risultati, piuttosto che agli output.

Grafico del Project Management Institute 2018 sulla consegna del valore

Fonte: Istituto di Project Management

Dal grafico sopra, possiamo vedere che le organizzazioni che hanno l'80% o più dei progetti completati nei tempi e nel budget e che soddisfano anche gli obiettivi originali e l'intento commerciale sperimenteranno una maturità di realizzazione dei vantaggi elevati. Il PMI sottolinea anche nel suo studio del 2017, "il 37% dei progetti fallisce a causa della mancanza di obiettivi chiari, come confermato dai leader aziendali".

IBM (International Business Machines Corporation) lo ha affermato: “IBM ha 3 chiari obiettivi chiave per i progetti: pianificazione, budget e qualità. Solo il 40% dei progetti raggiunge questi obiettivi chiave".

Quindi, come tutti gli altri, decidi di integrare soluzioni tecnologiche nelle tue operazioni, sperando di far crescere la tua attività in modo più efficiente. Ma poi scopri che scegliere gli strumenti giusti non è così facile come pensavi.

Voglio dire, non mancano le soluzioni là fuori per aiutarti a fare le cose. A seconda del tuo verticale e delle dimensioni della tua azienda, potresti avere dozzine (se non centinaia) di soluzioni software e servizi tra cui scegliere.

Ma quali criteri dovresti considerare e come dovresti trovare le soluzioni più accurate per gli obiettivi e le operazioni della tua attività specifica?

Gestione del progetto vs. Gestione del flusso di lavoro

PMChat riferisce "che l'uso di software PM disponibile in commercio aumenta le prestazioni e la soddisfazione", eppure "il 44% dei project manager non utilizza software".

Se sei tu, attingere al mercato degli strumenti là fuori può essere travolgente. Quindi, prima di parlare di strumenti e soluzioni software, chiariamo la differenza tra project management e workflow management, per aiutarti a capire cosa cercare.

Anche se i due concetti sono correlati, non sono la stessa cosa .Come suggeriscono i nomi, uno è per la gestione dei progetti, mentre l'altro riguarda la gestione delle operazioni e dei processi o, per dirla in modo diverso, dei flussi di lavoro.

Stranamente, PWC ha scoperto che "il software PM digitale aumenta le prestazioni e ha scoperto che il 77% dei progetti ad alte prestazioni utilizza software di gestione dei progetti, ma è stato scoperto che il 44% dei project manager non crede nell'uso del software per gestire i progetti". Inoltre, l'Access Group ha rilevato che il 66% dei project manager osserva che la decisione chiave di investire nel software spetta all'organizzazione. Con messaggi così contrastanti, la scelta del giusto software di gestione dei progetti è fondamentale, non solo per completare il progetto, ma anche per convincere coloro che utilizzano il software di gestione dei progetti che funziona davvero. Trovare lo strumento giusto è la differenza tra successo e fallimento. Dopotutto, "Per ogni miliardo di dollari investito negli Stati Uniti, 122 milioni di dollari sono stati sprecati a causa della scarsa performance del progetto", afferma PMI.org. Lo diremo ancora una volta, il giusto software di gestione dei progetti aiuterà solo la tua azienda a raggiungere i suoi obiettivi.

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Che cos'è la gestione dei progetti?

Secondo il Project Management Institute, la gestione del progetto come “l' applicazione di conoscenze, abilità, strumenti e tecniche alle attività di progetto per soddisfare i requisiti del progetto. "

Vuoi vedere che aspetto ha il giorno nella vita di un project manager di costruzioni? Guarda questo video vecchio ma buono:

Come puoi vedere nel video, i progetti sono operazioni singole, uniche e transitorie, limitate nel tempo e nell'ambito . Pertanto, gli strumenti di gestione del progetto sono spesso creati per un lavoro che ha una linea di partenza e una linea di arrivo. La loro intenzione è aiutarti a pianificare e gestire il quadro generale di ogni impresa.

È qui che differiscono dagli strumenti di gestione del flusso di lavoro.

Che cos'è la gestione del flusso di lavoro?

La gestione del flusso di lavoro si concentra sui piccoli dettagli che trasformano il quadro generale in realtà. Secondo TaskTrakz, " il flusso di lavoro è... [una] serie di fasi e il modo in cui puoi spostarti tra le fasi ".

Gli strumenti specializzati in questo ti aiutano a gestire le attività e i carichi di lavoro dei singoli dipendenti e a creare processi aziendali ben definiti che diventano routine .

L'intenzione qui è creare e automatizzare processi ripetitivi, che si adattano e si ottimizzano nel tempo per aumentare la produttività e quindi aumentare la crescita.

Puoi utilizzare questi strumenti sia per gestire meglio i progetti, sia per migliorare le operazioni organizzative in corso.

Sembra complicato...

Ecco un'ottima visualizzazione della gestione del flusso di lavoro. Tra l'altro, vedrai come gli operatori sanitari che riscuotono pagamenti solo per il 60% delle loro fatture, a causa della complessità e della burocrazia del settore, possono finalmente essere pagati per tutto il lavoro che svolgono quando finalmente ottimizzano e automatizzano la loro attività processi.

L'aspetto critico che manca nella maggior parte degli strumenti di Project Management e Workflow Management

È interessante notare che, anche se non è possibile dare vita al quadro generale della gestione dei progetti senza i piccoli dettagli che la gestione del flusso di lavoro consente di ottimizzare, la gestione del flusso di lavoro è uno svantaggio sul mercato .

È già abbastanza brutto che tu possa trovare molte più metodologie e strumenti per la gestione dei progetti, mentre le soluzioni di gestione del flusso di lavoro spesso non ti offrono altro che liste di controllo glorificate.

Ma ciò che è veramente frustrante è che, come nella gestione dei progetti, la maggior parte degli strumenti di gestione del flusso di lavoro mancano di opzioni di collaborazione e comunicazione. Molti strumenti fanno troppo affidamento su soluzioni esterne, come la posta elettronica, per il coordinamento e la comunicazione.

Di conseguenza, ti ritroverai spesso a gestire un team in cui persone diverse utilizzano strumenti diversi per lavorare alla stessa impresa . Ad esempio, alcune persone utilizzano Google Docs per semplificare la collaborazione, mentre altri si attengono ancora al buon vecchio Microsoft Word.

Non c'è da stupirsi che il 62% delle aziende creda che capire quanto tempo e quanto denaro costa loro un progetto sia la loro sfida numero 1 nella gestione dei progetti.

Per ovviare a questo, è necessario un approccio olistico ai progetti e ai processi operativi aziendali. Accedi alla gestione del flusso di lavoro del progetto.

Gestione del flusso di lavoro del progetto: combinare il meglio dei due mondi per una soluzione olistica

La gestione del flusso di lavoro del progetto è più un approccio che una categoria di software. Implementando metodologie di project management sulla gestione del flusso di lavoro (e viceversa), puoi ottenere il meglio da entrambi i mondi con un numero minimo di sistemi coinvolti.

Ciò, ovviamente, significa maggiore produttività, crescita più rapida e maggiori profitti.

Secondo Dan Epstein, che ha oltre 25 anni di esperienza nel settore, uno dei motivi per cui la gestione del flusso di lavoro del progetto è così efficace è che crea una gestione del progetto priva di errori . Guarda il suo intero webinar sull'argomento qui:

Come scegliere il miglior strumento di gestione del flusso di lavoro del progetto per te

Per fortuna, ci sono prodotti software là fuori che ti consentono di ottimizzare sia la gestione dei progetti che la gestione del flusso di lavoro, pur rimanendo agili e versatili, in modo conveniente.

Questi strumenti ti consentono di comunicare con i team indipendentemente da dove si trovino tutti, assegnare attività e sottoattività avanti e indietro e collaborare con altri membri del team in modo più rapido ed efficace. Ciò, a sua volta, si traduce in un risparmio sui costi e in una maggiore crescita aziendale.

Cosa deve offrire ogni grande software di gestione del flusso di lavoro dei progetti

La maggior parte degli strumenti di gestione del flusso di lavoro fornisce semplicemente una serie di liste di controllo ripetitive, ma questo non è sufficiente perché un prodotto software sia veramente considerato uno strumento di gestione del flusso di lavoro del progetto.

Piuttosto, lo strumento deve fornire una prospettiva più olistica ed essere in grado di dimostrare come i compiti lavorano insieme come parte di una roadmap del progetto, con obiettivi, obiezioni e compiti specifici. Il software deve essere in grado di fornire responsabilità a livello di singolo dipendente e fornire queste informazioni in modo facile da digerire. Inoltre, lo strumento deve essere in grado di fornire una soluzione olistica per la collaborazione in team su un progetto specifico e anche tra più progetti.

5 Altre considerazioni critiche per assicurarti di scegliere uno strumento di gestione del flusso di lavoro del progetto accurato per la tua azienda

I tuoi bisogni. Mappali prima, quindi scegli un software che ti aiuti a realizzare le tue priorità principali.
Il tuo budget. Scegli un prodotto che abbia senso per il tuo flusso di cassa e per la quantità di tempo che risparmierai.
Quanto tempo ci vuole? Quanto è facile o complesso?
Facilità d'uso. Lascia che il tuo team lo provi durante la prova gratuita, per assicurarti che sia adatto.
Affidabilità ed esperienza. Guarda chi altro stanno servendo nel tuo settore specifico. Leggi le testimonianze e i case study dei tuoi colleghi.

I nostri strumenti di gestione del flusso di lavoro del progetto preferiti: un confronto

Per rendere più facile la tua produttività, abbiamo deciso di fare tutto il lavoro pesante e fornirti un confronto dei nostri strumenti di gestione del flusso di lavoro del progetto preferiti.

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