Orari flessibili: la guida aziendale definitiva

Lavorare con orari flessibili è una tendenza in crescita per i datori di lavoro, soprattutto data la domanda dei dipendenti. Analizziamo cos'è un orario flessibile, i suoi pro e contro per datori di lavoro e dipendenti e rispondiamo anche ad alcune domande frequenti sull'argomento.

La richiesta di orari flessibili è cresciuta notevolmente nell'ultimo decennio.

Anche prima del COVID-19, i sondaggi hanno mostrato che l'87% dei dipendenti desiderava l'opportunità di lavorare da casa almeno per una parte del tempo.

La metà è anche disposta a prendere una riduzione dello stipendio in cambio.

Un programma di lavoro flessibile consente ai dipendenti di lavorare ai massimi livelli di produttività e dà loro la possibilità di condurre un sano equilibrio tra lavoro e vita privata. In effetti, un orario flessibile sta diventando sempre più comune man mano che più Millennials e dipendenti della Generazione Z stanno entrando nella forza lavoro.

In questo blog, approfondiremo lo scopo degli orari flessibili, i loro vari pro e contro per dipendenti e datori di lavoro e come implementare efficacemente un programma flessibile nella tua attività.

Che cos'è un orario flessibile?

Un orario flessibile offre ai dipendenti un'alternativa allo standard dalle 8:00 alle 17:00, ma si tratta comunque di una settimana lavorativa di 40 ore. In generale, ciò significa che non esiste un programma rigoroso uguale per tutti. Invece, i dipendenti possono scegliere i turni o le fasce orarie più adatte a loro durante il giorno (o la notte).

Un orario flessibile consente ai dipendenti di variare gli orari di inizio e fine della giornata lavorativa, a condizione che continuino a svolgere la stessa quantità di lavoro e a mantenere lo stesso livello di produttività o uno superiore .

Quali tipi di orari flessibili sono disponibili?

Sia che tu debba lavorare fuori dall'ufficio di tanto in tanto o che tu possa lavorare solo durante i fine settimana, un orario flessibile può essere uno scenario vantaggioso sia per i datori di lavoro che per i dipendenti e può assumere molte forme.

Settimana lavorativa compressa

Una settimana lavorativa compressa è forse il programma flessibile più comune in quanto include una settimana lavorativa di quattro giorni con dipendenti che lavorano quattro giorni di dieci ore. Questo tipo di orario flessibile offre al tuo team un giorno libero in più in modo che possa godere di un equilibrio tra lavoro e vita privata.

In genere, una settimana lavorativa compressa funziona meglio in ufficio. Tuttavia, se pianifichi bene, può adattarsi a qualsiasi attività come vendita al dettaglio, ristoranti e così via. Altri vantaggi delle settimane lavorative compresse includono un riposo migliore e meno pendolarismo.

Orario Flessibile Giornaliero

Attraverso un programma giornaliero flessibile, i dipendenti hanno un paio di opzioni a portata di mano:

• Inizia presto e finisci presto
• Inizia a lavorare più tardi e rimani in servizio più tardi
• Prenditi del tempo extra durante la pausa pranzo, che viene poi recuperata
• Lavorare durante la notte
• Avere fine settimana flessibili o giorni fissi in giorni personalizzati, invece dei fine settimana standard

Un orario giornaliero flessibile consente di lavorare dalle 10:00 alle 3:00 o dalle 7:00 alle 16:00. Questo tipo di orario flessibile differisce dall'orario standard ed è deciso dal dipendente e dal datore di lavoro.

Tempo flessibile

Con l'orario flessibile, il datore di lavoro non è ossessionato dall'ora in cui timbra il tuo orologio. Invece, vuole che tu lavori per la quantità standard di ore concordate e che porti a termine tutti i tuoi compiti. Ciò significa che puoi venire in ufficio quando vuoi e uscire quando vuoi!

Finché il dipendente è responsabile del proprio tempo e raggiunge i propri obiettivi, questo è tutto ciò che conta. Quindi se hanno trascorso solo 15 ore in ufficio e il resto è stato fatto da casa, ehi, più energia per te.

Turno diviso

Un programma di turni diviso significa che stai dividendo le tue ore durante il giorno. Ad esempio, puoi dedicare quattro ore al mattino, altre due a metà pomeriggio e terminare la serata dedicando le ultime due ore.

Un'altra variante consiste nell'impiegare quattro ore al mattino e poi quattro ore alla notte. Il programma del turno diviso significa semplicemente che il programma della giornata è diviso per consentire altri avvenimenti della vita nel mezzo.

Sulla base di tutto ciò che abbiamo delineato sopra, orari di lavoro flessibili possono risultare in un processo di lavoro efficace ed efficiente. Con i crescenti cambiamenti nella forza lavoro, devi stare al passo con le tendenze per garantire il coinvolgimento e la soddisfazione dei dipendenti.

Orario alternativo

Questo tipo di orario flessibile rende più facile per i dipendenti che non possono lavorare una tipica settimana lavorativa di cinque giorni. Questi dipendenti hanno bisogno di un programma che consenta loro responsabilità, come l'assistenza all'infanzia e altre questioni personali.

Un programma alternativo consente ai dipendenti di lavorare facilmente nei fine settimana, di partecipare ai secondi turni o anche di notte (tutti i tipi di turni di parola), offrendo loro più libertà durante le ore diurne.

Flexplace

Flexplace agisce come un programma predeterminato progettato per rendere più facile per i dipendenti lavorare da casa o da qualsiasi luogo remoto che non sia il loro ufficio. Questo può variare da poche ore o giorni della settimana a una base a tempo pieno. La pianificazione Flexplace può essere implementata in tre modi:

• Telelavoro : utilizzando computer e dispositivi digitali per affrontare i limiti di tempo e posizione, il telelavoro consente ai dipendenti di lavorare da remoto o sul posto di lavoro.
• Hoteling : analogamente al telelavoro, i lavoratori riservano uno spazio di co-working separato per svolgere il proprio lavoro, riducendo i costi degli uffici.
• Programmi Snowbird : la possibilità di spostare l'organizzazione del lavoro in una regione più calda durante l'inverno. I lavoratori nelle attività di comunicazione e telemarketing traggono grandi vantaggi dai programmi Snowbird.

Lavoro a distanza

Questo tipo di orario flessibile consente ai dipendenti di svolgere tutto il lavoro fuori dall'ufficio su base temporanea o permanente.

Oggi, molte aziende abbracciano il lavoro a distanza, offrendo ai dipendenti più flessibilità che mai per lavorare e vivere ovunque scelgano.

I programmi di lavoro a distanza aprono le assunzioni a una gamma molto più ampia di candidati con esperienza e competenze pertinenti.

Posizioni part-time

Il lavoro part-time è un valido sostituto per i lavoratori che non possono lavorare tante ore o giorni quanti sono i colleghi con orari di lavoro a tempo pieno. Questo tipo di flessibilità è per i lavoratori che hanno altri impegni al di fuori del lavoro, come la genitorialità o lo studio.

Condivisione del lavoro

Per completare le attività in modo efficiente ed efficace, i manager potrebbero prendere in considerazione l'implementazione di programmi di condivisione del lavoro o condivisione del lavoro nella loro attività. Questa è fondamentalmente la divisione delle responsabilità a tempo pieno tra due o più lavoratori part-time.

I dipendenti scelti si divideranno ogni settimana lavorativa tra loro, assicurandosi che il programma di lavoro "a tempo pieno" sia ancora completo.

Tempo extra retribuito (PTO)

Aumentando il tempo libero retribuito dei dipendenti, stai fornendo loro un incentivo per continuare a svolgere routine di lavoro che possono facilmente diventare monotone.

L'aumento del tempo di ferie, o anche il tempo di ferie illimitato, sono politiche che molte aziende stanno seriamente prendendo in considerazione per motivare i propri dipendenti a svolgere appieno il proprio potenziale.

Come far funzionare un programma flessibile per la tua azienda

A dire il vero, ambienti di lavoro flessibili possono rendere la vita di un datore di lavoro estremamente difficile. Dopotutto, può essere un incubo logistico cercare di trovare i dipendenti giusti per completare lavori specifici a seconda della loro disponibilità. Può essere un modo complicato per gestire un'attività, soprattutto se lavori con dipendenti in luoghi e fusi orari diversi.

Con una manciata di semplici passaggi, tuttavia, i datori di lavoro possono fare in modo che gli orari flessibili funzionino perfettamente a vantaggio della loro attività.

1. Stabilisci gli orari di lavoro principali

Far collaborare un team da fusi orari e luoghi diversi può essere complicato. Ecco perché è essenziale stabilire una finestra di lavoro comune.

Ad esempio, la finestra di lavoro principale potrebbe essere dalle 11:00 alle 16:00 e durante la settimana. Solo durante questo periodo possono essere eseguite riunioni di squadra e delega di attività.

Con questa base disciplinata, i dipendenti sanno esattamente quando sono i momenti ottimali per comunicare tra loro e il top management, garantendo al contempo l'autonomia di cui hanno bisogno.

2. Conosci i tuoi dipendenti a livello personale

Al giorno d'oggi, non è sufficiente conoscere i propri dipendenti in termini di lavoro che svolgono e le competenze che portano in tavola.

Se hai un quadro chiaro di chi sono come individui e quali impegni hanno al di fuori del lavoro, allora hai una migliore comprensione della loro disponibilità ed è più probabile che tutti si fidino l'uno dell'altro.

Di conseguenza, le attività possono essere gestite in modo più efficiente. Significa anche che sai quali individui sono più adatti per lavori specifici. Ciò riduce anche le possibilità di dover microgestire i dipendenti.

Conoscere i tuoi dipendenti remoti a livello personale può essere difficile. Ma ci sono alcuni passaggi che puoi fare per renderlo più semplice:

• Esegui regolarmente videochiamate di recupero : è importante verificare regolarmente con i dipendenti, giornalmente o settimanalmente. Il minimo indispensabile di un recupero giornaliero di 15-30 minuti può rendere la comunicazione a livello remoto molto più efficace.
• Siate comprensivi : è importante dare ai dipendenti remoti il ​​beneficio del dubbio, confidando che stiano portando a termine il lavoro anche quando non ci sono.
• Poni domande : dedica meno tempo a concentrarti su te stesso o sul compito da svolgere e presta un po' di attenzione ai tuoi dipendenti. Mostra un certo interesse per le loro vite. Questo crea rispetto reciproco e mostra alla tua forza lavoro che tieni a loro.

3. Massimizza le riunioni del tuo team

Sebbene le riunioni di squadra possano richiedere molto tempo e intralciare il lavoro vero e proprio, sono essenziali per stabilire lo spirito di squadra e il morale. Per sfruttare al meglio queste riunioni per soddisfare gli impegni di tutti, dovresti:

• Sii diretto : non lasciare che la squadra esca su una tangente inutile. Mantieni le cose concise e in tema.
• Inviare un ordine del giorno : fornire al team un ordine del giorno pre-riunione su ciò che tratterà la riunione in anticipo può prepararli.
• Concludi : fornisci ai tuoi dipendenti suggerimenti utili che possono applicare ai loro lavori oltre la riunione.

4. Utilizzare una soluzione software di pianificazione digitale

Una soluzione software di pianificazione digitale può aiutare i datori di lavoro a preparare orari flessibili dettagliati e di facile lettura per la propria forza lavoro. I dipendenti possono apportare modifiche personali al programma comodamente dai propri dispositivi mobili per assicurarsi che tutti i turni siano preparati in anticipo.

Software di questo tipo, come Connecteam, possono consentire ai gestori di:

• Duplica o imposta pianificazioni ricorrenti, usa il trascinamento della selezione o apri i turni in palio.
• Ricevi avvisi se le ore hanno superato i limiti giornalieri o settimanali predefiniti.
• Aggiungi informazioni a ogni turno, come ora, luogo, attività, note, allegati, ecc.
• Ricevi una notifica se i dipendenti accettano o rifiutano un turno, effettuano il check-in in ritardo o completano un'attività.
• Aggiungi o modifica turni, scambia utenti, assegna compiti e altro ancora.
• Pianifica i turni in più modi (singolo, multiplo, di importazione o modelli).

Se non sei ancora convinto di aver bisogno di un orario flessibile, analizziamo i pro e i contro dal punto di vista del datore di lavoro e dei dipendenti.

Pro e contro degli orari flessibili per i datori di lavoro

Pro per i datori di lavoro

Tu, il datore di lavoro, potresti trarre vantaggio dall'implementazione di orari di lavoro flessibili in vari modi. Questi includono:

• Coinvolgimento e morale dei dipendenti migliorati : i dipendenti con un equilibrio tra lavoro e vita privata sono molto più felici e soddisfatti, il che porta a un migliore morale e coinvolgimento dei dipendenti. Inoltre, significa anche che non si preoccuperanno di cercare un nuovo lavoro da qualche altra parte.
• Reclutamento più facile : l'inclusione di un programma flessibile ti dà una possibilità molto maggiore di attrarre i migliori talenti attuali. Non è un segreto che il mercato del lavoro di oggi sia altamente competitivo. Quindi è necessario soddisfare l'attuale forza lavoro con i giusti incentivi e vantaggi se si vuole stare al passo con la concorrenza.
• Ridotto turnover dei dipendenti : un programma di lavoro flessibile potrebbe diventare un elemento chiave nelle strategie di fidelizzazione dei dipendenti, che possono ridurre il turnover dei dipendenti. Quando i dipendenti sono coinvolti, felici e soddisfatti non cercano lavoro altrove.
• Livelli di produttività più elevati : gli studi indicano livelli di produttività molto più elevati e un aumento del morale quando ai dipendenti viene offerto un programma flessibile.
• Meno no-show o arrivi in ​​ritardo : i dipendenti con un orario flessibile sono in grado di pianificare facilmente i propri orari personali durante i turni, quindi il check-in in orario avviene naturalmente. In effetti, questo studio mostra che i dipendenti che hanno l'opportunità di creare orari di lavoro alternativi in ​​base alle loro esigenze hanno maggiori probabilità di arrivare in tempo. Con una pianificazione flessibile e un'app di monitoraggio del tempo accurata, aiuti a ridurre drasticamente le mancate presentazioni e gli arrivi in ​​ritardo.

Contro per i datori di lavoro

Detto questo, orari di lavoro flessibili non sono necessariamente la soluzione perfetta per il datore di lavoro. Per esempio:

• Può creare una mancanza di fiducia : la maggior parte dei manager è abituata a vedere i propri dipendenti che entrano, fanno il loro lavoro e timbrano. Ciò consente loro di controllare ciò che i loro dipendenti fanno tutto il giorno. Tuttavia, un programma flessibile si basa sulla fiducia. Alcuni manager potrebbero non avere fiducia totale nei propri dipendenti, il che può causare relazioni negative.
• I dipendenti possono abusare della flessibilità : i dipendenti che lavorano da casa possono prendere parte alle faccende domestiche, guardare la TV o fare un pisolino. Alcuni dei loro colleghi che lavorano regolarmente dalle 9 alle 5 potrebbero considerarli fannulloni, poiché i datori di lavoro non possono monitorare la produttività con i propri occhi.
• Riduce la soddisfazione del cliente : alcuni clienti potrebbero sentirsi infastiditi quando un determinato dipendente non è disponibile. Quando hai un ruolo di lavoro incentrato sul cliente, potrebbe consentire solo una pianificazione flessibile. Forse lavorare da casa un'intera giornata non è possibile.

Pro e contro degli orari flessibili per i dipendenti

Pro per i dipendenti

I tuoi dipendenti potrebbero anche trarre vantaggio dall'utilizzo di orari di lavoro flessibili in vari modi. Questi includono:

• Un sano equilibrio tra lavoro e vita privata : dagli obblighi familiari e dal perseguire altre passioni alla lotta contro i problemi di salute o all'evitare un lungo tragitto giornaliero, le ragioni sono infinite. Secondo gli studi, il 16,8% dei millennial ha scelto il proprio lavoro perché può raggiungere l'equilibrio tra lavoro e vita privata. Inoltre, quando si decide dove lavorare, la flessibilità è una priorità assoluta.
• Risparmia tempo e denaro per il pendolarismo : con un orario flessibile, i dipendenti possono lavorare da remoto, il che significa che possono evitare il traffico e altri eventi stressanti durante il pendolarismo. Inoltre, i dipendenti possono risparmiare denaro sul carburante e sul tempo perso durante il pendolarismo.
• Maggiori opportunità di crescita : quando si tratta di assumere e trattenere i dipendenti, le aziende devono offrire opportunità di sviluppo dei dipendenti, soprattutto perché è ciò che i millennial e la Generazione Z richiedono. In effetti, Gallup ha riferito che "l'87% dei millennial valuta le opportunità di crescita e sviluppo professionale o professionale come importanti per loro in un lavoro". Con una pianificazione flessibile, i tuoi dipendenti possono frequentare corsi o lezioni professionali quando non lavorano in modo da poter raggiungere i loro obiettivi formativi e ottenere competenze professionali più elevate relative ai loro ruoli lavorativi.

• Costi inferiori per l'assistenza all'infanzia : orari di lavoro compressi, giornalieri e flessibili offrono tutti ai genitori l'opportunità di ridurre notevolmente i costi dell'assistenza all'infanzia. Se un genitore lavora con l'orario tradizionale, il genitore con l'orario flessibile può essere disponibile per le uscite scolastiche mentre l'altro fa i ritiri. Questo equilibrio offre ai genitori la facilità di gestire due lavori a tempo pieno senza la necessità di assistenza all'infanzia.
• Benessere più sano : il 68% dei dipendenti con orari rigidi ha segnalato un "livello irragionevole di stress lavorativo". Allo stesso tempo, quelli con un orario flessibile hanno riportato livelli di stress legati al lavoro sostanzialmente inferiori. La salute fisica e mentale della tua squadra è importante per i profitti, per i clienti, per il tasso di turnover e per la loro sanità mentale nella loro vita personale.

Contro per i dipendenti

Proprio come i datori di lavoro, anche gli orari di lavoro flessibili possono rappresentare degli svantaggi anche per i dipendenti. Questi includono:

• La pianificazione può diventare complicata : i dipendenti che lavorano regolarmente in un ambiente d'ufficio possono avere difficoltà a lavorare al meglio quando i loro colleghi non hanno lo stesso programma di lavoro. Potrebbe essere complicato pianificare le riunioni del team poiché coordinarsi attorno agli orari flessibili di tutti può causare mal di testa.
• Non si adatta a tutti i ruoli : non tutti i ruoli lavorativi sono adatti per una pianificazione flessibile, come le posizioni a contatto con i clienti. Pertanto, questi ruoli lavorativi richiedono orari regolari e stabiliti. Per dipendenti come questo, potrebbero risentirsi dei loro colleghi che hanno più libertà nel loro programma.
• Può creare pratiche non sicure : se un dipendente lavora molto prima o dopo i suoi colleghi, spesso è in ufficio da solo o quasi da solo. Ciò può portare a problemi di responsabilità perché se si verifica un incidente o un pericolo, il dipendente non ha nessuno a cui rivolgersi.

Domande frequenti

Qual è lo scopo di un orario flessibile?

Un orario flessibile consente ai dipendenti di adattare l'orario di lavoro in modo che non corrispondano necessariamente agli orari di lavoro tradizionali come dalle 9-5 alle 8-6. Come suggerisce il nome, gli orari flessibili offrono flessibilità sia ai dipendenti che al datore di lavoro, a condizione che i primi stiano ancora completando il numero di ore settimanali contratto.

Quali fattori dovresti considerare quando crei un programma flessibile?

Per creare un programma flessibile pertinente per i tuoi dipendenti, devi valutare la cultura attuale della tua forza lavoro e identificare le esigenze individuali e collettive dei tuoi dipendenti.

Da lì, puoi iniziare a costruire politiche e strutture che rendano realistici e sostenibili gli orari flessibili nel tuo posto di lavoro. È necessario trovare uno strumento efficace per creare la schedulazione vera e propria, sia attraverso processi manuali che con una soluzione digitale. Una volta implementato, è importante monitorare il successo del programma e modificarlo man mano che procedi.

Quali domande dovresti porre ai tuoi dipendenti quando crei un programma flessibile?

Alcune domande che vale la pena porre ai dipendenti durante la progettazione di un programma flessibile per loro includono:

• Il tuo ruolo può essere svolto da remoto?
• Si può eseguire in qualsiasi momento della giornata?
• La pianificazione flessibile è già condotta nell'azienda? Ha successo?
• I dipendenti hanno attualmente un efficace equilibrio tra lavoro e vita privata?

La linea di fondo sugli orari flessibili

È importante valutare i pro ei contro di fornire un programma di lavoro flessibile sia per il tuo dipendente che per la tua azienda. Abbiamo evidenziato numerosi vantaggi, dall'aumento della produttività al minore turnover dei dipendenti.

Sebbene possano esserci alcuni svantaggi, con un'attenta pianificazione, un'efficace strategia di gestione dei dipendenti e un'app di pianificazione dei dipendenti, puoi facilmente combattere i contro menzionati.