Ordine di acquisto vs fattura: quali sono le differenze?

Nella maggior parte dei casi, la creazione di un ordine di acquisto è il primo passo per una transazione commerciale. L'acquirente emette un ordine di acquisto, che consente al venditore di fornire un servizio o un prodotto a un prezzo particolare. Quindi, la fattura è considerata fattura e viene consegnata al venditore una volta che il servizio o il prodotto è stato completato o consegnato, con termini di pagamento appropriati come dovuto al ricevimento. Entrambi i documenti sono essenziali per i dipartimenti finanziari e per i proprietari di piccole imprese. Pertanto, è una buona idea conoscere entrambe le opzioni e perché sono così importanti nel dominio dei fornitori.

Che cos'è un ordine di acquisto?

Un ordine di acquisto o PO è la tua conferma ufficiale per l'ordine. Il documento viene inviato dall'acquirente al venditore, autorizzando l'acquisto.

Che cos'è una fattura?

La fattura è un documento che richiede il pagamento dell'acquisto. Le fatture vengono inviate all'acquirente dal venditore. Qual è la differenza tra ordine di acquisto e fattura?

La principale differenza tra ordine di acquisto e fattura è il modo in cui vengono utilizzati. È necessaria la conferma che l'ordine è stato effettuato dal PO. I documenti di fatturazione aiutano a richiedere il pagamento dell'ordine. Le fatture sono fornite dal venditore all'acquirente e vengono inviate quando l'ordine è completo e secondo i termini di pagamento.

Somiglianze tra ordini di acquisto e fatture

Sebbene i documenti siano diversi, ci sono alcune somiglianze tra di loro. Naturalmente, l'ordine di acquisto di qualsiasi cosa è un contratto legalmente vincolante, così come la fattura. Pertanto hai un accordo tra il venditore e l'acquirente e alcune azioni sono richieste come specificato in questi documenti.

Entrambi i documenti includono i dettagli dell'ordine rilevanti, nonché le informazioni sui prezzi e sulla spedizione. La fattura è composta dal numero della fattura, nonché da eventuali rettifiche di pagamento (sconti/crediti), informazioni di contatto del fornitore, importo totale dovuto per il fornitore e scadenzario dei pagamenti. Il numero dell'ordine di acquisto (PO) potrebbe anche essere fornito come riferimento.

Che cos'è un numero di ordine di acquisto?

Il numero dell'ordine di acquisto è chiaramente indicato sull'ordine di acquisto ed è un numero univoco. Puoi usarlo solo una volta per ordine, quindi questo numero di ordine di acquisto è diverso da qualsiasi altro. Alcuni software di contabilità generano automaticamente il numero dell'ordine di acquisto quando viene preparato il nuovo ordine. Questo numero può essere referenziato dal venditore e dal cliente durante tutto il processo di acquisto. Quindi, il venditore lo utilizza per inviare la fattura in un secondo momento.

Quali informazioni dovresti includere nel tuo ordine di acquisto?

Sebbene ogni software sia diverso, la maggior parte degli ordini di acquisto contiene informazioni simili. Ciò comprende:

• Numero dell'ordine d'acquisto
• Data odierna
• Quantità di servizi o beni
• Descrizione di servizi o beni
• Informazioni di contatto del venditore (indirizzo e-mail incluso)
• Prezzi
• Note speciali
• Informazioni fiscali

Perché gli ordini di acquisto sono importanti?

Un ordine di acquisto è essenziale per i seguenti motivi:

Giuridicamente vincolante

È l'accordo ufficiale tra il venditore e l'acquirente. In un certo senso, significa che entrambe le società (o la società e l'individuo) autorizzano questo acquisto. Con un ordine di acquisto per beni e servizi, potrebbe non essere necessario un contratto separato per la transazione specifica.

Più facile da tracciare

Gli imprenditori preferiscono utilizzare l'ordine di acquisto come strumento durante la transazione. Puoi facilmente fare riferimento al numero dell'ordine di acquisto per determinare dove si trova l'articolo e quando dovrebbe arrivare presso la sede dell'acquirente.

Semplifica la fatturazione

Il venditore può fare rapidamente riferimento a un numero di PO sulla fattura, mostrando che i servizi o i prodotti forniti sono pre-approvati.

Come utilizzare l'ordine di acquisto

In qualità di imprenditore, spetta a te utilizzare le cose che rendono più facile svolgere il tuo lavoro. È probabile che il tuo sito Web abbia termini e condizioni, quindi ha senso utilizzare fatture e ordini di acquisto. Questo mostra anche ciò che l'acquirente deve, la data di scadenza per il pagamento e i tempi di consegna. Quando crei un modello per un ordine di acquisto, ti fa risparmiare molto tempo.

Le aziende di solito dispongono di modelli, quindi è facile inviare e ricevere l'ordine di acquisto. Entrambe le parti ottengono i dati che desiderano e di cui hanno bisogno in modo che possano concentrarsi sugli acquisti e raccogliere i prodotti da inviare.

Quando parli con qualcuno della fornitura di beni o servizi, probabilmente hai lunghe chiamate ed e-mail. Una volta che entrambi siete d'accordo su tutto, volete un documento legalmente vincolante che elenchi tutto questo. Ad esempio, se desideri sedie personalizzate realizzate per la tua attività, l'ordine di acquisto rifletterà tutte le informazioni. Sai quando devono essere forniti i prodotti finiti oi servizi, il che ti consente di richiedere gli articoli in un secondo momento se non vengono spediti nella data indicata nell'ordine. I documenti dell'ordine di acquisto spiegano anche quando è dovuto il pagamento e quali modalità di pagamento esistono, se presenti.

Per garantire che il documento sia legale, entrambe le parti devono firmarlo. In questo modo, sai quando è dovuto il pagamento, quando devono essere forniti i beni o servizi e tutto il resto.

Come utilizzare la fattura

Il venditore lavora per fornire i prodotti o servizi, che possono richiedere giorni o settimane. Tuttavia, anche il pagamento è una grande preoccupazione. L'azienda che offre gli articoli o i servizi deve essere pagata per ciò che ha fatto una volta che il cliente lo riceve. Pertanto, viene creata una fattura che elenca alcune delle stesse informazioni. Puoi creare una nuova fattura ogni volta, ma potrebbe essere utile creare un modello. In questo modo, puoi richiedere il pagamento e avere un modulo da utilizzare. Ciò dovrebbe includere il numero dell'ordine di acquisto e altri dati pertinenti.

Perché le aziende utilizzano gli ordini di acquisto

Sia che tu gestisca una grande azienda con un reparto acquisti o una piccola impresa, potresti voler utilizzare un ordine di acquisto per molte ragioni.

Imposta aspettative chiare

Un PO consente all'acquirente di spiegare completamente le proprie esigenze al venditore. Puoi usare il documento come riferimento per determinare cosa fare e quanto tempo hai. Inoltre, se il prodotto non viene consegnato come indicato nell'ordine di acquisto, hai la prova che l'azienda non ha agito come affermato.

Gestisci gli ordini

La maggior parte delle aziende avrà più ordini da riempire contemporaneamente. È molto più difficile determinare cosa desiderano i clienti se non si dispone di un ordine di acquisto su cui fare affidamento. Quando vengono emessi, il sistema online garantisce che il documento inviato sia accurato e venga inviato all'account di posta elettronica corretto. Gli ordini di acquisto forniscono ai team di approvvigionamento, operazioni e finanza la documentazione ufficiale per le consegne in entrata e in sospeso. Ciò garantisce anche che possano gestirli e monitorarli in modo efficace.

Nessun problema legale

Se non utilizzi spesso contratti formali, il PO funge da documento legalmente vincolante. Tuttavia, è legale solo una volta che il venditore e il fornitore lo accettano.

Tracce di controllo

I revisori dei conti devono cercare eventuali discrepanze finanziarie. Pertanto, quando emetti, elabori e registri gli ordini di acquisto, hai le carte in regola per dimostrare ai revisori dei conti che i tuoi conti sono accurati. Ciò include i pagamenti effettuati e quanto concordato in quella data specifica.

Naturalmente, i vantaggi di cui sopra sono principalmente per gli acquirenti, ma un PO è essenziale anche per i venditori. Puoi usarli per assistenza con l'elaborazione dei pagamenti e l'evasione degli ordini. Avere un documento di acquisto dell'ordine può proteggerti da problemi legali e aiutarti a tenere traccia di ciò che stai facendo.

Perché le aziende utilizzano le fatture

La fattura è un documento essenziale per molte ragioni. Questi includono:

Capacità di raccogliere denaro e visibilità per le spese aziendali

A volte, i fornitori non vengono pagati per i servizi o le merci fino a quando la fattura non viene inviata all'acquirente. In genere non bastano le telefonate e le email che richiedono il pagamento. La fattura descrive cosa ottieni per i soldi che spendi. Ciò offre al tuo dipartimento finanziario una maggiore trasparenza su ciò che i dipartimenti stanno acquistando.

Gestisci i pagamenti senza problemi legali

Ovviamente paghi per quello che ottieni, ma ciò non può accadere se non sai quanto pagare o perché lo stai pagando. Pertanto, la fattura viene utilizzata per mostrare ciò che è stato venduto, quanto è costato, se è già stato registrato un pagamento e quali sono le spese in sospeso. In un certo senso, aiutano l'azienda a tenere meglio traccia di tutto, ed è più formale così.

Proprio come con l'ordine di acquisto, le fatture sono come un contratto legale. Mostra che il servizio o l'oggetto è stato fornito, nonché quanto costa e quando dovrebbe essere pagato. Questa è la prova che l'azienda è stata addebitata per qualcosa e può essere utilizzata per contestare richieste di pagamento quando non ne sono state fatte.

In sintesi: ordine di acquisto vs fattura

Quando si tratta di ordini di acquisto e fatture, entrambi sono vitali per il processo di acquisto. Dovresti comprendere i ruoli di entrambi i documenti in modo da utilizzarli correttamente. Naturalmente, ci sono varie differenze tra i due, ma ci sono anche una o due somiglianze. Questi documenti sono progettati per proteggere acquirenti e venditori che altrimenti non avrebbero alcuna prova che qualcosa sia stato pagato o acquistato. Entrambi i documenti possono includere informazioni simili, come il nome dell'acquirente e del venditore, nonché indirizzi e-mail e altre cose.

Domande frequenti su ordine di acquisto, fattura di acquisto e fattura di vendita

Che cos'è la fattura di acquisto e la fattura di vendita?

Un ordine di acquisto viene inviato dall'acquirente al venditore, autorizzando l'acquisto di beni/servizi specificati. Una fattura di acquisto è una fattura che viene utilizzata insieme a un ordine di acquisto, inviata dal venditore all'acquirente: viene utilizzata per indicare quanto denaro l'acquirente deve al venditore. Le fatture di vendita sono spesso le stesse delle fatture di acquisto, ma possono essere offerte prima che tutti i beni e servizi siano stati consegnati, al fine di condividere le informazioni con l'acquirente.

Chi emette l'ordine di acquisto?

Un ordine di acquisto viene emesso dall'acquirente, al venditore.

Chi emette la fattura di acquisto?

Una fattura di acquisto viene emessa dal venditore/venditore all'acquirente/cliente.

Una fattura di acquisto è una ricevuta?

Una fattura non è una ricevuta. La fattura viene emessa prima del pagamento, come mezzo di richiesta di indennizzo per beni o servizi. Le ricevute vengono emesse dopo il pagamento come prova della transazione.