I 7 principali motivi per cui hai bisogno di un'app di comunicazione con i dipendenti per la tua attività di ospitalità nel 2023

Se sei un direttore d'albergo, un albergatore o un gestore di alloggi, allora sei pienamente consapevole di quanto lavoro è necessario per garantire che le operazioni quotidiane si svolgano in modo fluido ed efficiente. E complimenti a te, perché sappiamo quanto sia difficile gestire più team, soprattutto quando la maggior parte dei tuoi dipendenti è in movimento e raramente dietro un computer o una scrivania. Questa è solo una delle tante difficoltà che il settore dell'ospitalità sta affrontando negli ultimi anni.

Oltre a gestire semplicemente le normali attività quotidiane come la comunicazione con i dipendenti, la programmazione, garantire il completamento di tutte le attività quotidiane, l'onboarding e la formazione di nuovi dipendenti e motivarli a dare il meglio; i gestori di hotel sono colpiti da nuove sfide.

Alcune delle nuove sfide che il settore alberghiero sta affrontando oggi includono:

1. Carenza di personale
2. Conformità alle normative COVID-19 in continua evoluzione
3. Comunicazione inefficiente del personale dell'hotel tra i team
4. Difficoltà a creare orari di lavoro per tutti i dipendenti
5. Basso coinvolgimento e motivazione dei dipendenti
6. Concorrenza con nuovi stili di alloggio come Airbnb e Homeaway
7. Fornire il miglior servizio clienti e l'esperienza possibile

Un'app di comunicazione con i dipendenti consentirà alla direzione di affrontare tutti questi problemi e fornire una soluzione per superare questi ostacoli.

Una potente app per la comunicazione con i dipendenti offre le seguenti soluzioni per hotel e strutture ricettive:

1. Un orologio in tempo reale alimentato da GPS che consente ai dipendenti di timbrare l'entrata e l'uscita direttamente dal proprio dispositivo mobile
2. Pianificazione dei dipendenti semplificata
3. Moduli digitali e report automatizzati
4. Attività e operazioni quotidiane semplificate
5. Un processo di assunzione e onboarding più efficiente e personalizzato
6. Un centro di conoscenza in cui i dipendenti possono accedere a informazioni importanti mentre sono in movimento
7. Un social feed digitale che promuove il coinvolgimento e la collaborazione dei dipendenti
8. Integrazione perfetta di buste paga e contabilità con QuickBooks Online

Affinché il settore alberghiero possa superare e perseverare attraverso queste sfide, è importante sfruttare le nuove tecnologie e strumenti, come un'app di comunicazione con i dipendenti, disponibili per ridurre l'attrito quotidiano e superare la concorrenza.

Implementando un'app di comunicazione con i dipendenti, la direzione può:

• Supervisiona e gestisci tutti i dipendenti direttamente da un dispositivo mobile mentre sei in movimento
• Migliora la comunicazione del personale dell'hotel tra più team e reparti
• Aumentare la soddisfazione, l'impegno e la motivazione dei dipendenti
• Semplifica tutte le attività e le operazioni quotidiane
• Rispetta facilmente tutte le nuove restrizioni COVID
• Mantieni tutti i dipendenti informati e aggiornati con un centro di informazioni e conoscenze digitali
• Assumi, forma e aggiorna facilmente i dipendenti attuali per assicurarti che stiano fornendo il miglior servizio clienti e la migliore esperienza possibile per gli ospiti
• Goditi un libro paga accurato al 100%, grazie alla perfetta integrazione di QuickBooks Online

Se non sei ancora convinto che la tua azienda abbia bisogno di un'app di comunicazione con i dipendenti, abbiamo fatto la nostra ricerca e messo insieme un elenco dei 7 principali motivi e vantaggi che aiutano a chiarire perché un'app di comunicazione è necessaria e fondamentale per il tuo hotel o attività ricettiva ' successo in futuro. Questi 7 motivi si basano sulle funzionalità fornite dall'app di comunicazione con i dipendenti di Connecteam. Sebbene non tutte le app per la comunicazione dei dipendenti offrano le stesse funzionalità o vantaggi, è importante fare le tue ricerche e determinare quale soluzione software è la soluzione migliore per la tua azienda.

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Saperne di più

COVID-19 ha influenzato il settore dell'ospitalità in molti modi. EHL Insights osserva: "nella prima metà del 2020, quando sono state applicate le restrizioni COVID-19, abbiamo registrato un calo del 65% degli arrivi di turisti internazionali". Ma le cose stanno lentamente cambiando poiché “molte persone in tutto il mondo stanno vedendo il ritorno dei viaggi internazionali a breve termine. Il 65% degli americani ha prenotato viaggi internazionali per il 2021 piuttosto che domestici”.

Questo è un buon segno per il settore dell'ospitalità, in quanto significa un aumento degli affari, ma arriverà anche con una nuova serie di sfide e ostacoli per quanto riguarda la conformità e la sicurezza COVID-19. Ad esempio, garantire che i dipendenti non si ammalino prima di arrivare al lavoro e fornire un ambiente di lavoro sano e sicuro sia per i dipendenti che per gli ospiti.

Con un'app di comunicazione con i dipendenti, puoi inviare una notifica push automatizzata giornaliera a tutti i dipendenti per ricordare loro di compilare il modulo di dichiarazione sanitaria COVID-19. Con il semplice tocco di un pulsante, direttamente dal dispositivo mobile dei dipendenti, possono compilare il modulo di dichiarazione e inviarlo prima di iniziare il turno. I manager non devono più raccogliere documenti o inseguire i dipendenti per assicurarsi che abbiano presentato la dichiarazione sanitaria, questo consente al management di concentrarsi su altri problemi di gestione più urgenti.

Inoltre, Connecteam offre moduli di lettura e firma. Dopo che un dipendente ha confermato di non avere tosse, febbre, mancanza di respiro o di essere stato con qualcuno che è recentemente risultato positivo al COVID-19, può firmare elettronicamente il modulo e inviarlo digitalmente alla direzione per l'approvazione. Non appena il modulo è completato, una notifica push verrà inviata direttamente per l'approvazione e archiviata in modo sicuro elettronicamente all'interno del cloud dell'app. Immagina la semplicità!

Uno degli aspetti più importanti della gestione di un'attività di ospitalità è assicurarsi di poter comunicare con tutti i team e i reparti separati nel modo più efficiente possibile.

Se hai bisogno di comunicare con il personale delle pulizie, il personale culinario o anche la sicurezza; un'app di comunicazione con i dipendenti può ridurre il tempo speso per chiamate, messaggi di testo o, peggio ancora, e-mail. Non solo queste forme di comunicazione sono inefficienti, ma sono impersonali ed è impossibile garantire che questi messaggi vengano effettivamente visti o letti dai dipendenti.

La direzione alberghiera osserva, “gli albergatori ei dirigenti devono cercare una soluzione che consenta loro di comunicare in tempo reale con tutti i propri dipendenti. Hanno bisogno di strumenti e tecnologie che consentano agli hotel di condividere le informazioni organizzative con il personale di prima linea come le pulizie, la reception e i camerieri in tempo reale in modo fluido e sicuro”. È qui che ti tornerà utile un'app di comunicazione con i dipendenti!

Con un'app per la comunicazione con i dipendenti, i manager possono semplificare la comunicazione del personale dell'hotel nei seguenti modi:

1. Un elenco dei dipendenti di ogni membro del personale attualmente impiegato consente al personale di entrare in contatto con chi ha bisogno con il semplice tocco di un pulsante. Ora la direzione e i dipendenti non devono più salvare i numeri di lavoro sui propri dispositivi personali, ma vengono salvati all'interno dell'app.
2. Una chat 1:1 consente di inviare messaggi personali diretti direttamente al dispositivo mobile dei dipendenti. Ciò consente ai dipendenti senza scrivania di poter ricevere messaggi in qualsiasi momento e ovunque.
3. La messaggistica di gruppo consente al management di inviare messaggi mirati solo a team o gruppi specifici, riducendo notevolmente il tempo impiegato per inviare e ricevere messaggi separati a ciascun individuo.
4. Notifiche push e promemoria automatici consentono a tutti i dipendenti di rimanere informati e coinvolti su aggiornamenti e messaggi importanti.

Hospitality Technology riferisce che "una comunicazione efficace si traduce in maggiore efficienza, coinvolgimento e fidelizzazione". Con questo in mente, il settore dell'ospitalità deve fare il salto verso nuove tecnologie come le app di comunicazione dei dipendenti per semplificare e migliorare la comunicazione del personale dell'hotel.

È anche importante ricordare che ciò influisce anche sulla tua esperienza come ospite. Quando la comunicazione del personale dell'hotel è ottimale, i dipendenti sono più produttivi e motivati ​​a dare il meglio. Ciò si traduce in un migliore servizio clienti, una migliore esperienza per gli ospiti e più clienti abituali.

Sembra un sogno vero? Bene, è possibile semplicemente implementando un'app di comunicazione con i dipendenti per semplificare la comunicazione nella gestione dell'hotel.

Invece di dedicare un sacco di tempo alla creazione di attività quotidiane, moduli e flussi di lavoro e poi distribuirli in formato cartaceo a ogni singolo membro del personale dell'hotel, puoi facilmente digitalizzare e automatizzare tutte le attività quotidiane, le operazioni quotidiane e persino i rapporti tramite un'app di comunicazione con i dipendenti.

Il flusso di informazioni automatizzato migliora i tempi di risposta dei dipendenti e fornisce al management una supervisione completa in tempo reale delle operazioni quotidiane. Queste app sono appositamente progettate per ridurre l'attrito delle attività quotidiane e semplificare le operazioni quotidiane, quindi perché non approfittarne?

Ad esempio, una potente app per la comunicazione con i dipendenti può digitalizzare tutte le attività e i processi quotidiani nei seguenti aspetti:

• I dipendenti possono ricevere elenchi di controllo e invii di attività quotidiane mentre sono in movimento.
• La direzione può allegare liste di controllo e note, stati e file dell'elenco delle attività quotidiane.
• Supervisione in tempo reale della produttività dei dipendenti e dell'avanzamento delle attività.
• Promemoria automatici e notifiche push quando i dipendenti dimenticano di inviare un elenco di attività giornaliero.
• Crea liste di controllo per l'ispezione della stanza per il personale addetto alle pulizie.
• Liste di controllo mattutine giornaliere per i dipendenti della hall e della reception.
• Report di ticket di manutenzione e reclami dei clienti che possono essere esportati come dati misurabili.
• Segnalazione di pericoli e incidenti.
• Moduli d'ordine uniformi alberghiere per ogni membro del personale alberghiero.
• Leggere e firmare i moduli per garantire la conformità.

È fondamentale ricordare che digitalizzando queste operazioni e processi quotidiani si riduce drasticamente la quantità di tempo e impegno che la direzione impiega per garantire che questi processi procedano nel modo più fluido possibile. Eviti e riduci anche la quantità di errore umano o lo smarrimento di informazioni o documenti importanti.

Inoltre, con un'app di comunicazione con i dipendenti, non è mai stato così facile per un dipendente inviare una lista di controllo digitale o completare le attività quotidiane. I membri del personale dell'hotel sono in grado di eliminare pesanti documenti e raccoglitori e avere pieno accesso a tutte le attività quotidiane direttamente sul proprio dispositivo mobile ogni volta che ne hanno bisogno.

Infine, in caso di confusione o domande, i dipendenti possono facilmente contattare il proprio team leader tramite la chat in-app per chiarire eventuali malintesi.

I gestori devono fornire a tutti gli operatori dell'ospitalità in prima linea le informazioni necessarie per assicurarsi che possano fornire il miglior servizio e la migliore esperienza possibile per gli ospiti. La tecnologia dell'ospitalità menziona saggiamente: “la direzione ha bisogno di un modo per diffondere le informazioni necessarie a tutti i dipendenti oa un sottoinsieme di dipendenti. Potrebbero esserci nuove politiche in fase di implementazione ed è fondamentale che tutti i team siano coinvolti in modo che l'esperienza sia coerente per i clienti, indipendentemente da chi interagiscono”. Se lo fai ancora diffondendo enormi quantità di documenti che possono essere potenzialmente persi o smarriti, stai mettendo la tua attività di ospitalità in un enorme svantaggio.

Che tipo di informazioni puoi fornire ai tuoi diversi team tramite un'app di comunicazione con i dipendenti? Bene, questo è ciò di cui siamo qui per parlarvi.

Un'app di comunicazione con i dipendenti, facilmente accessibile a tutti i dipendenti in qualsiasi momento, dovrebbe avere le seguenti informazioni memorizzate nel centro di conoscenza:

• Un manuale per i dipendenti
• Politiche aziendali
• Protocolli di salute e sicurezza (esercitazione antincendio, medici di guardia, ecc.)
• Attività e informazioni per gli ospiti
• Menù del ristorante
• Pulizia della camera e guida all'installazione
• Informazioni su attrazioni locali/ristoranti/musei per turisti e ospiti

Con un'app di comunicazione con i dipendenti, puoi archiviare in modo sicuro tutte queste informazioni all'interno dell'app. Inoltre, puoi coinvolgere i tuoi dipendenti includendo video, immagini e collegamenti. Anche se tutti i tuoi dipendenti non si trovano nello stesso posto, ogni dipendente sarà aggiornato e sulla stessa pagina quando avrà accesso a tempo pieno alle informazioni pertinenti necessarie.

Per non parlare del fatto che migliorerai contemporaneamente la comunicazione del personale dell'hotel fornendo al contempo il miglior servizio ed esperienza possibile per gli ospiti.

L'attuale realtà della carenza di personale nel settore dell'ospitalità sta portando gli hotel e gli alloggi ad assumere nuovo personale e migliorare i dipendenti che sono già attualmente impiegati. A causa di questa situazione attuale, la formazione e l'onboarding dovrebbero essere considerati una priorità assoluta per continuare a fornire il miglior servizio possibile agli ospiti e ai clienti.

È importante preparare i tuoi nuovi dipendenti al successo, e questo inizia con un processo di inserimento e formazione efficiente ed efficace. Inoltre, consentire al personale di migliorare le competenze sui talenti attuali offre loro spazio per la crescita in azienda e migliora la soddisfazione sul lavoro. Per non parlare del fatto che la formazione continua offre ai dipendenti attuali la possibilità di rispolverare le proprie competenze in modo da poter offrire la migliore esperienza possibile agli ospiti.

Inoltre, quando i dipendenti attuali sono fiduciosi nei loro ruoli, possono facilmente guidare i nuovi assunti per assistere nel processo di formazione. Il mentoring aumenta il coinvolgimento dei dipendenti, la comunicazione del personale dell'hotel e la motivazione a dare il meglio che possono.

L'Harvard Business Review menziona la loro "ricerca ha dimostrato che essere sistematici nell'onboarding porta i nuovi dipendenti ad accelerare il 50% più velocemente, il che significa che sono in grado di contribuire in modo più rapido ed efficiente al raggiungimento degli obiettivi desiderati". Implementando un'app per la comunicazione con i dipendenti, puoi velocizzare ulteriormente il processo di onboarding e formazione fornendo ai nuovi dipendenti l'accesso 24 ore su 24, 7 giorni su 7, a tutti i materiali di formazione direttamente sui loro dispositivi mobili.

Puoi erogare a tutti i nuovi assunti e ai dipendenti esistenti i seguenti materiali di formazione e formazione continua:

• Una lettera formale di benvenuto in azienda al nuovo dipendente.
• Una lista di controllo "nuovo dipendente".
• Moduli di informazioni personali (informazioni di contatto, informazioni di contatto di emergenza, ecc.).
• Formazione su salute e sicurezza.
• Firma uniforme, distintivo e attrezzatura.
• Quiz per i dipendenti da completare direttamente sul proprio dispositivo mobile con aggiornamenti di stato e valutazioni una volta completati.
• Materiali di formazione divertenti e coinvolgenti con video e testo.
• Collegamenti a documenti esterni e articoli interessanti per l'istruzione e la formazione continua per tutti i dipendenti, non solo per i nuovi assunti.

HBR sottolinea che questo tipo di "onboarding efficace riduce drasticamente anche i tassi di fallimento e aumenta il coinvolgimento e la fidelizzazione dei dipendenti". A causa della prevedibile carenza di personale nel prossimo futuro, l'assunzione e la fidelizzazione dei dipendenti dovrebbero essere un obiettivo importante per il settore dell'ospitalità.

Se stai ancora utilizzando fogli di calcolo o, peggio ancora, carta e penna per creare un programma per tutto il personale dell'hotel, allora interrompi ciò che stai facendo il prima possibile. Forbes commenta: "Tutto ciò crea molte scartoffie per i proprietari e anche dolore per i dipendenti, molti dei quali affrontano un'enorme quantità di imprevedibilità nelle loro vite, perché i loro orari sono mutevoli e spesso all'ultimo minuto". È ora di abbandonare i fogli di calcolo o la temuta carta e penna e navigare nell'ondata tecnologica delle app di comunicazione dei dipendenti.

Un altro grande vantaggio dell'utilizzo di un'app di comunicazione con i dipendenti; puoi ridurre il tempo e il denaro spesi per creare un programma di lavoro per ogni dipendente e semplificare drasticamente il processo di pianificazione.

Con una solida app per la comunicazione con i dipendenti, puoi pianificare in modo più efficiente i dipendenti nei seguenti modi:

• Assegna i turni del personale in base al ruolo, alla disponibilità o alle competenze.
• Utilizza il trascinamento della selezione, assegna turni in blocco, imposta turni ricorrenti, crea modelli personalizzabili e persino consenti ai dipendenti di richiedere i turni aperti disponibili.
• Risolvi facilmente i problemi di pianificazione con avvisi di straordinari, avvisi di limitazione o avvisi di conflitto di pianificazione.
• Notifiche push automatizzate in modo che i dipendenti possano accettare o rifiutare immediatamente i turni direttamente dai loro dispositivi mobili.
• Includi attività di turno, note e persino file all'interno del programma in modo che i dipendenti sappiano esattamente cosa fare all'arrivo al lavoro.
• Supervisione completa sulla pianificazione del personale collaborativo in tempo reale, mentre sei in movimento.

È importante per qualsiasi settore, non solo per quello dell'ospitalità, che i dipendenti siano coinvolti e motivati ​​nel loro lavoro. HBR osserva: "decenni di dati hanno confermato che un maggiore coinvolgimento dei dipendenti, o la forza della connessione mentale ed emotiva che un dipendente prova nei confronti del proprio posto di lavoro, ha molti vantaggi positivi, tra cui la riduzione dello stress, il miglioramento della salute e della soddisfazione sul lavoro, nonché l'aumento della produttività , mantenimento del posto di lavoro e redditività”.

E ci sono alcuni modi molto semplici in cui i gestori dell'ospitalità possono aumentare il coinvolgimento dei dipendenti e trarne anche i frutti. Inoltre, se non l'abbiamo già sottolineato abbastanza, è tutto facilmente realizzabile tramite un'app di comunicazione con i dipendenti.

Alcuni dei modi in cui puoi aumentare il coinvolgimento e la motivazione dei dipendenti con Connecteam includono:

• Nell'app per i dipendenti, un social feed digitale collega tutti i dipendenti di ogni reparto.
• Condividi annunci, aggiornamenti e newsletter a livello aziendale attraverso il social feed e consenti ai dipendenti di mettere mi piace o commentare per aumentare il coinvolgimento sociale.
• La direzione può coinvolgere i dipendenti con sondaggi divertenti, sondaggi digitali e persino una cassetta dei suggerimenti.
• Assicurati di riconoscere pubblicamente i dipendenti che vanno ben oltre e consenti agli altri di commentare e congratularsi con loro attraverso il social feed. Il riconoscimento dei dipendenti è un fattore chiave per promuovere il coinvolgimento e la motivazione dei dipendenti! Quando i dipendenti si sentono riconosciuti per il loro duro lavoro, è più probabile che continuino questo comportamento in futuro.
• Condividi auguri di compleanno, anniversari, risultati organizzativi e traguardi personali sul social feed per migliorare il senso di appartenenza dei tuoi dipendenti.
• Pianifica giornate divertenti a livello aziendale o di gruppo per promuovere il team building e il cameratismo dei dipendenti.

Secondo la ricerca Gallup, “i dipendenti coinvolti fanno in modo di presentarsi al lavoro e fare di più: le unità aziendali altamente coinvolte realizzano una riduzione del 41% dell'assenteismo e un aumento del 17% della produttività. Anche i lavoratori occupati hanno maggiori probabilità di rimanere con i loro datori di lavoro.

Nelle organizzazioni ad alto fatturato, le business unit altamente impegnate ottengono il 24% in meno di fatturato. Nelle organizzazioni a basso fatturato, i guadagni sono ancora più notevoli: le unità aziendali altamente impegnate ottengono il 59% in meno di fatturato. Le organizzazioni ad alto fatturato sono quelle con più del 40% di fatturato annuo, mentre le organizzazioni a basso fatturato sono quelle con il 40% o meno di fatturato annuo”.

Nel settore dell'ospitalità, dove il turnover dei dipendenti è elevato, mantenere i dipendenti coinvolti e motivati ​​nel loro ruolo è della massima importanza, soprattutto nei prossimi anni.

L'ultima parola sulla comunicazione nella gestione alberghiera

La comunicazione del personale dell'hotel è il catalizzatore per dipendenti più produttivi, coinvolti e motivati. Con le nuove sfide che l'industria dell'ospitalità sta affrontando; carenza di personale, rispetto delle normative COVID-19, programmazione e basso coinvolgimento e morale dei dipendenti: perché renderti più difficile provare a eseguire tutte queste attività manualmente quando hai a disposizione la tecnologia che può aiutarti a gestire tutte queste attività e operazioni quotidiane per te! Tieni presente che i suddetti motivi e le funzionalità discusse si basano principalmente sulle funzionalità all'interno dell'app Connecteam Communication. È importante determinare quale strumento è più adatto alla tua azienda prima di scegliere un'app di comunicazione.

Le app di comunicazione dei dipendenti sono state appositamente progettate e create per gestire e semplificare quasi ogni aspetto delle operazioni e delle procedure quotidiane e per aumentare la comunicazione nella gestione alberghiera. Digitalizza facilmente leggi e firma i moduli di dichiarazione sanitaria COVID-19 che i tuoi dipendenti devono completare prima dell'arrivo al lavoro. Tutti i moduli possono essere esportati per scopi di report misurati alla fine del mese.

Inoltre, semplifica tutte le comunicazioni tra team e reparti inviando messaggi 1:1 mirati a dipendenti specifici o chat di gruppo. Semplifica il processo di pianificazione con turni ricorrenti, modelli personalizzabili e funzionalità di trascinamento della selezione. Puoi persino codificare a colori team o reparti separati. Gli avvisi automatici di straordinari, limitazioni o conflitti di programmazione rendono la risoluzione dei conflitti di programmazione un gioco da ragazzi.

Con un'app per la comunicazione con i dipendenti, puoi digitalizzare tutte le attività e le operazioni quotidiane. I dipendenti non devono più trascinarsi dietro pesanti documenti e raccoglitori per poter completare il proprio lavoro. È invece possibile accedere a tutte le liste di controllo e alle attività quotidiane direttamente dal dispositivo mobile dei dipendenti, il tutto mentre sono in movimento. Inoltre, tieni tutti i dipendenti al corrente e aggiornati con un'app di comunicazione con i dipendenti. Ad esempio, archivia digitalmente il manuale del dipendente, le politiche aziendali, i protocolli di salute e sicurezza, le attività degli ospiti e le informazioni a cui i dipendenti possono accedere in qualsiasi momento e in qualsiasi luogo.

Puoi anche integrare, formare e persino migliorare le competenze dei dipendenti esistenti in modo efficiente e rapido fornendo loro tutto il materiale di formazione tramite l'app. Ciò consente ai dipendenti di essere in grado di completare il materiale di formazione e la lettura esterna al proprio tempo e ritmo, tutto direttamente dal palmo della mano. Infine, coinvolgi e motiva i dipendenti con sondaggi, sondaggi dal vivo e una cassetta dei suggerimenti.

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