Come chiedere il pagamento al tuo cliente senza essere scortese

Sfortunatamente, liberi professionisti e imprenditori individuali devono imparare a chiedere il pagamento senza essere scortesi perché le fatture non pagate sono all'ordine del giorno nel settore. Non importa quanto sia buono il servizio che offri, ci sarà sempre un cliente che metterà alla prova la tua pazienza.

Ecco una guida completa su come richiedere i pagamenti in modo professionale, senza essere scortesi. Scoprirai alcuni suggerimenti su come farlo prima e dopo la scadenza del pagamento. Puoi anche accedere a utili script di telefono ed e-mail.

Oltre a richiedere i pagamenti, otterrai alcune idee su cosa fare nel caso in cui il tuo cliente si rifiuti di pagare. Infine, scoprirai come evitare o almeno ridurre al minimo le possibilità di lavorare con clienti non paganti.

Cosa c'è di maleducato nel chiedere il pagamento dovuto?

I pagamenti ritardati comportano molte frustrazioni. Influisce sul flusso di cassa e può alterare le operazioni dell'intera attività.

Tuttavia, non dovresti mai lasciare che la frustrazione abbia la meglio su di te quando richiedi i pagamenti. In primo luogo, evita di usare parole dure e poco professionali. Mantenere relazioni professionali con i clienti è essenziale anche quando non pagano in tempo.

Usare parole dure, minacce e accuse serve solo ad alienare il cliente.

E ricorda che il tuo cliente potrebbe avere problemi finanziari. Quindi l'ultima cosa che vuoi è rovinare una relazione con un cliente che sta attraversando solo una battuta d'arresto temporanea.

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Quello che dovresti fare invece è rimanere educato. E sì, puoi chiedere il pagamento in modo diretto e coerente senza essere scortese.

Consigli su come chiedere il pagamento senza essere scortesi

La maggior parte dei liberi professionisti e degli imprenditori individuali considera la lotta per i pagamenti come parte del lavoro. Ecco quanto è dilagante questo problema. Quindi ecco alcuni suggerimenti su come chiedere i pagamenti educatamente:

Conferma che la fattura è stata consegnata

Prima di inviare più e-mail di richiesta di pagamento, assicurati che il cliente abbia ricevuto la fattura. Se sei una piccola impresa con un reparto contabilità, parla con il tuo personale e conferma che la fattura è stata inviata.

Se sei un libero professionista, controlla i tuoi record. Prendi in considerazione l'idea di investire in un'app o in un software per la fatturazione per assicurarti che le tue fatture vengano sempre inviate in tempo.

Invia una richiesta di pagamento

Dopo aver confermato che il cliente ha ricevuto la fattura, è il momento di richiedere il pagamento. La maggior parte delle aziende preferisce le e-mail perché sono più professionali.

Se avvii un'attività online e le tue uniche modalità di comunicazione sono e-mail e telefono, segui gli stessi canali. Se invece comunichi con i tuoi clienti anche tramite SMS, chiedere il pagamento tramite SMS non fa male. Assicurati solo di tenere un registro dei messaggi.

Qualunque canale tu scelga, assicurati di rimanere educato durante tutto il tuo messaggio. Ecco alcune cose da tenere a mente:

Essere amichevole

Il tono del tuo messaggio dovrebbe essere amichevole e professionale. Dovresti anche menzionare al cliente che non vedi l'ora di fare più progetti insieme.

Sii diretto

La tua richiesta deve essere il più diretta possibile senza essere eccessivamente invadente.

Crea un messaggio breve e diretto. Se hai altre questioni da discutere con il cliente, programmale per un orario diverso.

Allega la fattura

È buona norma allegare la fattura ogni volta che si richiede un pagamento. Ciò rende più facile per il cliente vedere di quale pagamento stai parlando e quanto ti deve.

Considera questo esempio:

Ciao [NOME CLIENTE]

Spero che tutto vada bene. Questo è solo un rapido avviso che la fattura [NUMERO DI FATTURA] , per un totale di $ [AMOUNT] , è in scadenza tra sette giorni. Ho allegato una copia della fattura come riferimento.

Per favore fatemi sapere se avete domande sulla fattura o sulle modalità di pagamento.

Grazie, [NOME CLIENTE] !

Distinti saluti,

[IL TUO NOME]

Lo script di posta elettronica spunta tutte le caselle. È super diretto, il che lascia poco spazio alla distrazione. Anche il tono è caldo e amichevole.

Effettuare follow-up sul pagamento

I follow-up sono essenziali quando la data di scadenza è dietro l'angolo e il cliente deve ancora effettuare il pagamento. Le e-mail di follow-up devono trasmettere un senso di urgenza pur rimanendo professionali.

È possibile utilizzare le e-mail di follow-up per ricordare al cliente i termini di pagamento concordati. Se, ad esempio, hai una penale, ricorda al cliente la commissione e la data in cui entrerà in vigore.

Come chiedere il pagamento senza essere scortesi una volta che è in ritardo

Hai fatto innumerevoli follow-up, è scaduta la data di scadenza; e adesso? È a questo punto che la maggior parte delle persone inizia a perdere la calma.

Non lasciare che accada.

Inizia inviando un'altra email di promemoria di pagamento, questa volta evidenziando il fatto che il pagamento è già dovuto. È anche il momento perfetto per menzionare la tua penale se ne hai una.

Ciao [NOME CLIENTE]

Spero che tu stia passando una bella giornata. Questo è un rapido promemoria che la fattura [NUMERO DI FATTURA] era scaduta due settimane fa. Si prega di notare che a partire dal [DATA] verrà addebitata una penale del 3% al mese come da termini di pagamento.

Si prega di cancellare la fattura al più presto per evitare la penale.

Sarò felice di aiutarti in caso di problemi con l'elaborazione del pagamento.

Grazie. Cordiali saluti,

[IL TUO NOME]

Se il cliente non risponde all'e-mail, mettiti al telefono. Una telefonata è super diretta, inoltre impedisce al cliente di nascondersi dietro il computer.

Durante la chiamata, inizia presentandoti. Dì loro il tuo nome e il progetto su cui hai lavorato. Aiuta anche a indicare le date.

Quindi, menziona brevemente le e-mail di follow-up che hai inviato.

Non accusare il cliente di ignorare le tue email. Invece, usa qualcosa come " Credo che tu abbia perso le mie richieste di pagamento per il progetto su cui abbiamo lavorato ". È molto più amichevole e trasmette il messaggio in modo altrettanto efficace.

Ecco un bell'esempio di script del telefono:

Ciao [NOME CLIENTE] . Questo è [IL TUO NOME] . Abbiamo lavorato insieme su [NOME PROGETTO] su [QUANDO HAI COLLABORATO] . Ho inviato diverse e-mail relative al pagamento del progetto, ma credo che tu le abbia perse. Ho utilizzato il seguente indirizzo e-mail durante la comunicazione con te; [IL TUO INDIRIZZO EMAIL] .

Essere professionale e amichevole durante la chiamata ti aiuterà a ottenere un risultato positivo senza rovinare la relazione. Una volta terminata la chiamata, invia un'altra email.

Fai riferimento alla telefonata che hai appena ricevuto e invia ancora una volta la fattura con i dettagli del pagamento.

Modelli su come chiedere il pagamento senza essere scortesi

In generale, sono necessari due tipi di modelli. Il primo è per i promemoria via e-mail inviati prima della data di scadenza. Gli altri modelli sono per i follow-up dopo la data di scadenza.

Ecco alcuni script che potresti usare:

Modello 1

Utilizza questo modello una settimana prima della data di scadenza.

Ciao [NOME CLIENTE] ,

Spero che tu stia passando una splendida giornata. Questo è solo un rapido promemoria che il pagamento per [NOME PROGETTO] è dovuto tra una settimana da ora in poi [DUE DATE] .

Si prega di trovare in allegato la fattura per riferimento.

Non esitare a contattarci in caso di domande.

Grazie. Cordiali saluti,

[IL TUO NOME]

Modello 2

Invia un altro sollecito di pagamento se è la data di scadenza e il cliente deve ancora pagare. Ecco uno script di posta elettronica che potresti usare.

Ciao [NOME CLIENTE] ,

Spero che vada tutto bene laggiù. Mi è davvero piaciuto lavorare con te su [NOME PROGETTO] .

Questo per ricordarti che la fattura per [NUMERO DI FATTURA] è in scadenza oggi. Puoi effettuare il pagamento attraverso una qualsiasi delle modalità evidenziate in fattura.

Ho anche allegato una copia della fattura per comodità.

Si prega di mettersi in contatto se avete ulteriori domande.

Che tu, [NOME CLIENTE] .

Cordiali saluti,

[IL TUO NOME]

Modello 3

Se il cliente non ha pagato diversi giorni dopo la data di scadenza, è il momento di creare un senso di urgenza nelle tue e-mail. Ecco un modo per farlo:

Ciao [NOME CLIENTE] .

Spero che tu stia bene. Questo è un promemoria che il pagamento della fattura [NUMERO DI FATTURA] era dovuto il [DATA] .

Si prega di cancellare il pagamento il prima possibile.

Grazie,

[IL TUO NOME]

Modello 4: una settimana dopo la data di scadenza

Devi essere fermo da questo punto in poi. Quindi fai notare che il pagamento è scaduto.

Ciao [NOME CLIENTE] ,

Spero che tutto vada bene. In base ai miei dati, non ho ancora ricevuto il pagamento della fattura [NUMERO DI FATTURA] . Si prega di notare che il pagamento era dovuto una settimana fa.

Si prega di inviare il pagamento il prima possibile,

Ho allegato la fattura con l'importo dovuto e la modalità di pagamento per vostra comodità.

Grazie. Cordiali saluti,

[IL TUO NOME]

Modello 5: un mese dopo la data di scadenza

È ora di essere più seri. Indica la tua penale in ritardo e se la tariffa è già attiva, consegna al cliente la fattura aggiornata. Ecco uno script per te:

Ciao [NOME CLIENTE] ,

Spero che tu stia bene. Secondo i miei archivi, il pagamento della fattura [NUMERO DI FATTURA] è scaduto da un mese. È stata aggiunta una penale per ritardo di [PENALITY FEE] . Ciò porta l'importo totale dovuto a [IMPORTO RIVISTO] .

Per favore fatemi sapere quando verrà effettuato il pagamento. Sono disponibile se avete domande.

Grazie. Cordiali saluti,

[IL TUO NOME] .

Modello 6: Script del messaggio di testo

Ecco uno script che potresti utilizzare se desideri richiedere il pagamento tramite SMS.

Ciao, [NOME CLIENTE] . È [IL TUO NOME] qui. Ho lavorato con te su [NOME PROGETTO] . Volevo solo metterti in contatto con te riguardo al pagamento scaduto per il progetto. È un buon momento?

Modello 7: script di telefonata

Considera questo script se vuoi fare una telefonata.

Ciao, [NOME CLIENTE] . È [IL TUO NOME] qui. Ho lavorato con te su [NOME PROGETTO] . Ho inviato diverse e-mail sul pagamento per questo progetto. Penso che potresti averli persi.

Ora che ti ho chiamato, sarebbe fantastico discutere del pagamento per il progetto. Al momento, mi è dovuto [IMPORTO] . Questo è stato eccezionale dal [DATE] . Hai avuto problemi con il pagamento?

C'è qualcosa che posso fare per facilitare questo pagamento?

Il tuo obiettivo è ottenere una data di pagamento confermata e alcuni chiari passaggi successivi. Questo aiuta a stabilire le aspettative. Potresti scegliere di registrare questa chiamata se intendi avviare un'azione legale in un secondo momento.

Diciamo che fai tutto questo e il cliente non paga; cosa fai dopo?

Suggerimenti per essere pagati in tempo

Trattare con clienti non paganti è emotivamente estenuante. Per non parlare del fatto che è inutilmente costoso e può paralizzare la tua attività.

Purtroppo, non esiste un modo infallibile per evitare del tutto i clienti non paganti. Tuttavia, diversi passaggi possono ridurre al minimo il rischio di lavorare con un client problematico. Ecco cosa puoi fare:

Condurre ricerche approfondite sul cliente

Evita la maggior parte dei problemi non paganti eseguendo un controllo in background su ogni nuovo cliente. Vai online e cerca l'azienda o il nome del cliente. Se si tratta di un grande affare, controlla la loro valutazione sul Better Business Bureau.

Puoi anche utilizzare le tue reti per ottenere maggiori dettagli sul client.

Cosa dovresti cercare durante la ricerca?

Innanzitutto, controlla se ci sono reclami per ritardi o mancati pagamenti. In secondo luogo, fai attenzione a tutti i dettagli che potrebbero suggerire che il cliente sta attraversando difficoltà finanziarie.

Nota che solo perché il cliente ha diversi reclami per ritardi di pagamento non significa che dovresti evitarli. La ricerca è solo per la valutazione del rischio. Quindi devi anche chiederti quanto rischio sei disposto a correre.

In secondo luogo, c'è un modo per ridurre il rischio?

Crea un contratto legale

Avere un contratto legale in atto ti aiuterà a essere pagato. Non dare per scontato che il cliente sia un'azienda troppo grande per non pagare in tempo. Ottieni l'accordo per iscritto.

Un contratto legale rende ufficiale il tuo accordo e chiarisce alcuni dettagli critici. Anche la risoluzione di controversie relative alle fatture e altri problemi è molto più semplice quando esiste un contratto scritto.

Il contratto dovrebbe contenere i seguenti dettagli:

• Dettagli sul lavoro a contratto: dovrebbe mostrare il tipo di lavoro che dovresti svolgere.
• Termine di pagamento – quando è previsto il pagamento dopo la fatturazione? Assicurati che queste informazioni siano incluse nel contratto.
• Metodo di pagamento: quale modalità di pagamento verrà utilizzata?
• Scadenza: quando è la data di scadenza esatta del pagamento?
• Commissioni per ritardato pagamento: se hai una politica per ritardato pagamento, includila nel contratto.

Aggiungi tutti gli altri dettagli che si applicano al tuo modello di business specifico. Se, ad esempio, hai un programma di pagamento, includi tali informazioni.

Offri opzioni di pagamento flessibili

Puoi evitare alcuni problemi di mancato pagamento attraverso opzioni di pagamento flessibili.

Diciamo che stai lavorando a un progetto da $ 20.000. Invece di chiedere l'intero importo al termine, suddividilo in rate. Ad esempio, pagamenti mensili.

Puoi anche utilizzare le pietre miliari del progetto. Ad esempio, puoi accettare di ricevere la prima rata una volta completato il 30% del progetto. E così via.

L'approccio riduce l'onere per il tuo cliente, rendendo più facile per loro tenere il passo con i pagamenti. Ti garantisce anche un flusso di cassa costante. Il modello milestone riduce il rischio e aumenta le possibilità di essere pagato.

Considera di chiedere un deposito

Considera la possibilità di chiedere un deposito prima di iniziare a lavorare al progetto. È sempre un buon segno se un cliente paga il deposito senza problemi. Un deposito riduce il rischio. E se si rivelano problematici, almeno non inseguirai il 100% del pagamento.

Se non puoi chiedere un deposito, considera il modello di pagamento rateale flessibile.

Introdurre le penalità in ritardo

Infine, puoi utilizzare le sanzioni in ritardo per spingere i clienti a cancellare le fatture in tempo.

Se hai una polizza di penalità in ritardo, comunicala in anticipo al tuo cliente. Dovresti anche menzionarlo nell'e-mail di richiesta di pagamento successiva.

Pensieri finali

In questo articolo abbiamo trattato quattro argomenti principali. Innanzitutto, hai imparato a chiedere il pagamento senza essere scortese. Ti ho guidato attraverso suggerimenti su come richiedere il pagamento prima e dopo la data di scadenza.

In entrambi i casi, ho sottolineato l'importanza di mantenere la calma e di essere gentili. La strategia ti aiuta a ottenere i soldi che ti spetta mantenendo un rapporto di lavoro con il cliente.

Successivamente, ti ho fornito modelli su come richiedere pagamenti tramite telefonate ed e-mail. Sentiti libero di utilizzare questi modelli e modificarli secondo necessità.

Quindi abbiamo esaminato cosa puoi fare nel caso in cui il cliente non paghi in tempo. Ci sono fondamentalmente tre opzioni qui. Assumi un'agenzia di recupero crediti, intenta una causa in un tribunale per controversie di modesta entità o riduci le perdite e lascia andare il cliente.

Infine, abbiamo discusso di cosa potresti fare diversamente andando avanti per evitare clienti non paganti. Ho condiviso sei suggerimenti attuabili che sono abbastanza facili da implementare. Con tutte queste informazioni a portata di mano, sono fiducioso che farai meglio a richiedere pagamenti ai tuoi clienti.

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