Pagamento retroattivo: cos'è e come si calcola?

Sei sicuro di aver pagato correttamente i tuoi dipendenti questo mese?

In caso contrario, preparati per alcune brutte telefonate e altri costi di pagamento lungo la strada. Potresti anche essere citato in giudizio.

Quindi dovrai compensare i tuoi dipendenti con una retribuzione retroattiva.

Ma questo può essere facilmente evitato. Con gli strumenti e le abitudini giuste, puoi far risparmiare alla tua azienda un sacco di soldi (e tempo).

Analizziamo più a fondo cos'è esattamente la retribuzione retroattiva, come potrebbe influire sulla tua attività e come puoi impedire che accada.

Cos'è esattamente la retribuzione retroattiva?

In breve, la retribuzione retroattiva è il denaro che un datore di lavoro deve al proprio dipendente per il lavoro svolto in un precedente periodo di paga. Quindi, se hai pagato un dipendente meno di quanto si aspettasse, in futuro gli dovrai una retribuzione retroattiva.

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Ad esempio, supponiamo che tu sia un responsabile della vendita al dettaglio e uno dei tuoi dipendenti (chiamiamolo John) guadagna $ 5 l'ora. E il mese scorso, John ha lavorato per 60 ore. Tuttavia, a causa di un errore nella busta paga, hai pagato John solo per 55 ore. Ciò significa che gli hai pagato solo $ 275, quando avrebbe dovuto guadagnare $ 300. Questo mese, devi assicurarti che John riceva $ 25 di paga retroattiva.

Quali sono le cause della retribuzione retroattiva?

Ora probabilmente stai pensando che questo suoni familiare, quindi ti chiedi: "Come è successo?" Non importa quanto tu possa essere organizzato, possono verificarsi molti scenari diversi in cui è richiesta una retribuzione retroattiva. Sia che tu stia dando un aumento o che il tuo sistema di buste paga stia riscontrando alcuni errori, potresti dover pagare retroattivamente un determinato importo a un dipendente.

Ecco alcuni scenari in cui tu, in qualità di datore di lavoro, potrebbe essere richiesto di fornire una retribuzione retroattiva:

• Aumenti: hai accettato di dare un aumento a un dipendente ma la tariffa non è stata modificata in tempo.
• Straordinari calcolati male: non hai calcolato con precisione il pagamento degli straordinari di un dipendente.
• Errori sui salari: hai riscontrato un problema tecnico o hai pagato l'importo sbagliato. È più probabile che questi errori si verifichino se la tua azienda non utilizza una soluzione software per le buste paga che calcola salari e stipendi in modo digitale.
• Tassi di retribuzione multipli per posizioni diverse: alcuni dipendenti hanno più posizioni nella stessa azienda. Ad esempio, se hai un dipendente che ha due posizioni, ha due tariffe salariali separate. Potresti aver utilizzato la tariffa sbagliata durante il calcolo dei loro guadagni.

Qualunque sia la causa, la dura realtà è che non tutti i dipendenti ricevono una retribuzione retroattiva quando dovrebbero. Infatti, nel 2021, ci sono stati 7.159 casi di violazione attribuiti agli straordinari e in uno sbalorditivo 80% di questi casi, i dipendenti non hanno ricevuto la retribuzione retroattiva. Questo dimostra solo quanto sia comune un problema e che molti dipendenti, indipendentemente dal settore, ne soffrono.

Qual è la differenza tra paga retroattiva e paga arretrata?

Molte aziende spesso confondono i termini retribuzione retroattiva e retribuzione arretrata, supponendo che siano la stessa cosa. Tuttavia, è importante che gli imprenditori distinguano tra i due.

Quando si tratta di retribuzione retroattiva, i datori di lavoro devono correggere gli errori del libro paga che si sono verificati nel periodo di paga precedente. D'altra parte, la retribuzione arretrata è quando i datori di lavoro devono pagare un compenso ai dipendenti che non è stato pagato per un lavoro specifico. Un normale scenario di pagamento arretrato si verifica quando un datore di lavoro viene citato in giudizio per non aver pagato lo stipendio di un dipendente.

Cosa succede quando non si assegna la retribuzione retroattiva?

Non dovrebbe sorprendere che la mancata ricompensa dei dipendenti con una retribuzione retroattiva quando è dovuta possa portare a gravi conseguenze legali. Nel 2020, 10,7 milioni di dollari sono stati assegnati ai dipendenti a causa della discriminazione. Ciò includeva dipendenti che sono stati trattati ingiustamente per vari motivi, tra cui la razza, la religione e il genere. (Assicurati di offrire la diversità sul posto di lavoro per evitare tali affermazioni lungo la strada.)

La retribuzione retroattiva può anche derivare da una violazione del contratto di un dipendente. Ad esempio, un dipendente dell'hotel ha il diritto di intraprendere un'azione legale se viene pagato $ 15 l'ora, quando nel contratto afferma che dovrebbe effettivamente ricevere $ 17.

Inoltre, supponiamo che tu abbia avviato un'impresa di pulizie e hai offerto straordinari ai tuoi dipendenti ma poi non hai provveduto a pagarli. Sei obbligato a pagarli retroattivamente. E se non lo fai, i tuoi dipendenti hanno il diritto di rivendicarlo e intraprendere ulteriori azioni legali se necessario.

Come posso calcolare la retribuzione retroattiva?

Se tu, il datore di lavoro, noti un errore di busta paga di qualsiasi tipo, non aver paura. Sei ancora in tempo per risolvere questo problema. Il primo passo è calcolare la retribuzione retroattiva a seconda che il tuo dipendente lavori a ore o con uno stipendio fisso. È anche importante prendere in considerazione le tasse, soprattutto perché variano da stato a stato.

Con questo in mente, vale anche la pena notare che la retribuzione retroattiva varia a seconda del tipo di periodo di paga e della tariffa in cui è classificato il dipendente. Ecco alcuni esempi chiave:

Diciamo che gestisci un'azienda manifatturiera, un dipendente guadagna $ 25 l'ora e devi pagargli 10 ore di salario mancante. È facile calcolare quanto dovrebbero essere dovuti in retribuzione retroattiva. 10 x $25 = $250!

D'altra parte, i dipendenti dipendenti ricevono solitamente lo stesso importo per ogni periodo di paga. Pertanto, la retribuzione retroattiva dovrebbe essere relativamente semplice. Ad esempio, se un dipendente al dettaglio dovrebbe ricevere $ 3.000 per busta paga, ma per qualche motivo ha ricevuto solo $ 2.450, il datore di lavoro dovrebbe loro $ 550 in retribuzione retroattiva.

Poi c'è il caso di un dipendente che riceve un aumento ma viene accidentalmente pagato in base al suo stipendio, prima dell'aumento. Diciamo che gestisci un'impresa edile, un lavoratore attualmente guadagna $ 50.000 all'anno e di recente gli è stato assegnato un aumento. Tuttavia, sono stati comunque pagati lo stesso importo, quando invece avrebbero dovuto ricevere $ 55.000.

Per trovare la differenza, è necessario determinare quanto devono essere pagati su ogni busta paga con la nuova tariffa inclusa. Quindi, sottrai il vecchio tasso. Solo allora puoi fornire la relativa retribuzione retroattiva.

Come posso rendere il pagamento retroattivo un processo indolore?

Come stabilito in precedenza, tutte le aziende dovranno affrontare problemi di buste paga di volta in volta. Ciò include la necessità di pagare una retribuzione retroattiva e per vari motivi. Detto questo, ci sono numerosi strumenti e software che gli imprenditori possono utilizzare per rendere questo processo indolore.

La gestione delle buste paga con Excel o carta e penna è destinata a portare a errori e inevitabili retribuzioni. Ma utilizzando un'app orologio all-in-one, come Connecteam, ridurrai drasticamente le possibilità che ciò accada in futuro.

Ecco come Connecteam può aiutarti:

• L'orologio registra le ore di lavoro esatte dei dipendenti, fino al secondo. Ciò significa che i problemi relativi alle buste paga come i pugni degli amici e il furto di tempo vengono sradicati.
• I datori di lavoro possono ricevere approfondimenti dettagliati che li aiutano a capire come viene speso il tempo dei loro dipendenti, come il tempo per lavoro e cliente, ecc.
• I manager possono anche aggiungere informazioni relative al turno utilizzando gli allegati del turno.
• Il processo di gestione stipendi è reso più agevole in quanto i manager sono in grado di esportare facilmente le schede attività.
• Tutti i tempi ei dettagli sono documentati e quindi trasparenti tra datori di lavoro e dipendenti.
• La tecnologia di tracciamento GPS che utilizza il geofencing garantisce che i dipendenti effettuino l'accesso dalla posizione corretta, mentre la tecnologia breadcrumb raccoglie punti di localizzazione casuali per dare ai manager un'idea di base della posizione dei propri dipendenti durante l'accesso.
• L'orologio ha inoltre consentito ai datori di lavoro di gestire facilmente le assenze, i giorni di riposo e di malattia dei lavoratori.
• I dipendenti possono inviare promemoria e notifiche per assicurarsi che si ricordino di timbrare l'entrata e l'uscita. È incluso anche il clock out automatico.
• Integrazioni dirette e senza soluzione di continuità con QuickBooks Online e Gusto: tutto ciò che devi fare è assicurarti che i tuoi dipendenti timbrano l'entrata e l'uscita!

In definitiva, l'orologio e la tecnologia di pianificazione di Connecteam consentono ai datori di lavoro di eliminare eventuali discrepanze relative alle buste paga.

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La linea di fondo sulla paga retroattiva

In definitiva, la retribuzione retroattiva è un problema che fornisce zero vantaggi per un datore di lavoro. Porta semplicemente a potenziali azioni legali, cattiva volontà tra datore di lavoro e dipendente e stress indesiderato per tutti i soggetti coinvolti.

A questo punto, dovresti avere una migliore comprensione di queste quattro cose importanti:

1. Cos'è la retribuzione retroattiva
2. I vari scenari in cui è richiesta la retribuzione retroattiva
3. Come calcolare la retribuzione retroattiva
4. Evitando di dover pagare retroattivamente in futuro

Ora che hai bloccato le basi della retribuzione retroattiva, puoi prendere queste preziose linee guida e implementarle utilizzando la tecnologia più recente. Perché senza passare al digitale, semplificare questo processo può essere estremamente difficile.

La ricca gamma di funzionalità di Connecteam, in particolare il suo orologio, copre tutte le basi di monitoraggio del tempo del datore di lavoro per garantire zero discrepanze, trasparenza al 100%, buste paga regolari e una rapida diminuzione della retribuzione retroattiva.

Anche dopo aver letto questo, non preoccuparti se commetti errori sui salari in futuro. Finché tratti seriamente questo aspetto della tua attività e tieni a mente la sicurezza finanziaria dei tuoi dipendenti, pagare loro ciò che hanno guadagnato dovrebbe essere semplice e agevole.

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