Come utilizzare l'RPA in finanza? Casi d'uso ed esempi del mondo reale

L'elaborazione manuale dei dati, in particolare quella che coinvolge i numeri, ha una portata più ampia di errore umano. Il processo non richiede solo tempo, ma è anche piuttosto costoso. La soluzione efficace al problema è RPA, l'automazione dei processi robotici in finanza. Le istituzioni finanziarie utilizzano l'RPA per i processi finanziari e contabili da un po' di tempo ormai. La tecnologia si sta evolvendo rapidamente e può gestire i dati in modo più efficiente rispetto agli esseri umani, risparmiando enormi costi.

La figura sopra menzionata mostra chiaramente l'efficacia dell'attuazione dell'RPA nel settore finanziario. Rispetto ai processi manuali, i processi automatizzati funzionano senza intoppi.

L'efficacia dell'RPA in finanza può anche essere misurata dal fatto che circa l' 80% dei leader finanziari ha implementato o sta pianificando di implementare l'automazione dei processi robotici nei propri processi aziendali, secondo Gartner.

L'iperautomazione non sarà la parola sbagliata per descrivere l'RPA in finanza e contabilità poiché può svolgere fino a 30 volte più lavoro di un essere umano. La tecnologia si è evoluta dall'esecuzione di semplici attività individuali di automazione all'elaborazione di report automatizzati a tutti gli effetti, analisi dei dati e previsioni durante l'interazione con altre tecnologie.

Oltre a risparmiare sui costi delle risorse umane, gestendo enormi attività ricorrenti relative ai dati, le stesse possono essere utilizzate in un modo migliore con un focus su risultati più significativi.

Casi d'uso RPA in finanza

Esploriamo alcuni dei casi d'uso dell'RPA in finanza che sicuramente varranno l'investimento che farai.

Elaborazione PO

Le organizzazioni fintech sono spesso fortemente coinvolte negli afflussi e nei deflussi di cassa. Il ripetuto compito di creare ordini di acquisto per clienti diversi e inoltrarli, ottenendo l'approvazione non è solo monotono, ma è soggetto a errori se eseguito manualmente.

L'elaborazione dello stesso tramite RPA integrato con l'IA non solo eliminerà la possibilità di errori, ma acquisirà in modo intelligente i dati per creare P. Con il sistema automatizzato in atto, è possibile creare e inoltrare una matrice di approvazione automatizzata per le approvazioni senza l'intervento umano. Semplici, efficaci, rapidi e convenienti sono alcuni dei vantaggi più evidenti dell'RPA nella finanza per l'elaborazione di ordini di acquisto.

Elaborazione fattura

Anche l'elaborazione delle fatture è un'attività ripetitiva e noiosa, soprattutto se le fatture vengono ricevute o generate in vari formati.

In quanto organizzazione incentrata sul cliente, le organizzazioni finanziarie faticano a emettere fatture corrette nei formati richiesti dal cliente in modo tempestivo. Inoltre, la matrice e il processo di approvazione possono portare a molte rielaborazioni in termini di correzione dei formati e dei dati. L'automazione può svolgere il noioso compito ripetitivo garantendo al contempo la correttezza e inoltrando le fatture all'autorità di approvazione allineata in pochissimo tempo.

I debiti e i crediti complessivi possono essere completamente automatizzati con un RPA nel settore finanziario. Il processo di creazione e controllo può essere quasi eliminato in quanto la macchina può svolgere le attività di abbinamento delle fatture con gli ordini di acquisto pertinenti.

Riconciliazione dei conti

Questo è un processo aziendale critico che potrebbe richiedere un numero significativo di ore lavorative per il contabile o il team di contabili per garantire che i confronti del saldo siano accurati. I riferimenti avanti e indietro e gli accessi richiesti in sistemi diversi richiedono l'occhio di un falco per garantire che non siano stati commessi errori e che i numeri siano confrontati accuratamente.

Per capirlo meglio, un'organizzazione con diverse funzioni e sottosocietà segue strutture e processi diversi nel mantenere i propri conti. Portarli tutti in un formato comune di elaborazione potrebbe non essere possibile in base ai requisiti aziendali e alle esigenze del cliente. Tuttavia, il team centrale deve affrontare sfide nel riconciliare i conti di tutti i dipartimenti/sottosocietà. Il processo è noioso, soggetto a errori e ripetitivo. L'implementazione dell'RPA può portare sollievo al team centrale.

Questo è il vantaggio principale di RPA per la contabilità. I bot RPA rendono l'attività rapida e coerente controllando e riconciliando i dati in ogni fase e processo con il minimo intervento umano di incorporare gli elementi di base di queste attività. L'intervento umano è necessario solo quando i dati riflettono disallineamenti.

Spese di viaggio

Sollevare richieste di viaggio, controllare la categoria di spesa, l'approvazione richiesta, i documenti giustificativi richiesti, ecc. consumano molto tempo per il team di contabilità che potrebbe persino ritardare l'elaborazione degli stessi.

Garantire che le registrazioni delle spese siano conformi alle politiche aziendali e la creazione di note spese diventa più semplice con l'implementazione dell'RPA nella finanza aziendale. La gestione dei rimborsi può essere effettuata in modo tempestivo automatizzando il processo. Le violazioni delle politiche e le discrepanze dei dati possono essere segnalate alle persone/dipartimenti interessati con l'aiuto di avvisi automatici.

Calcoli fiscali

La raccolta di dati per il calcolo delle tasse, la creazione della base imponibile, la preparazione di report, ecc., se automatizzati ed eseguiti con l'aiuto di bot RPA, riduce le ridondanze e le imprecisioni ripetute delle attività che potrebbero verificarsi durante l'esecuzione manuale dello stesso. Le cifre e le cifre devono essere accurate al decimale per eliminare le discrepanze nella riconciliazione e nell'elaborazione dei dati.

Sebbene la maggior parte delle aziende esegua il proprio processo attraverso un software di elaborazione delle tasse, c'è ancora una quantità significativa di lavoro manuale coinvolto. La maggior parte di questo lavoro manuale può essere eseguita utilizzando i bot RPA per ridurre tempi e costi garantendo al contempo una migliore precisione e aderenza ai parametri di conformità.

Pianificazione e previsione del budget

Recuperare i dettagli con l'aiuto di bot RPA da vari report e sistemi con precisione aiuterà a creare i report di varianza fornendo vari angoli per visualizzare e analizzare i dati. Sulla base dei dati storici e delle informazioni attuali, è possibile attingere a confronti e tendenze che sono metodi di successo comprovati per prevedere e pianificare la tua attività.

Rapporto finanziario

Tenere traccia delle transazioni commerciali e dei profitti e delle perdite su base giornaliera ti aiuta a pianificare in anticipo e ti avvisa tempestivamente dei problemi. Essere proattivi nella gestione e nella gestione di questi problemi ti salva dalle perdite. Le modifiche possono essere implementate per correggere e improvvisare i metodi ei processi aziendali esistenti.

Le banche e gli istituti finanziari sono tenuti a generare report completi che riflettano prestazioni, statistiche e tendenze che coinvolgono dati enormi. I dati estratti manualmente saranno noiosi e inaffidabili. Tuttavia, l'automazione dei processi robotici in finanza e contabilità facilita la raccolta di dati da diverse fonti e dati presenti in diversi formati. La raccolta, il reporting e l'analisi di questi dati porta a una migliore previsione e pianificazione.

Elaborazione buste paga

L'elaborazione delle buste paga è uno dei processi più importanti per qualsiasi azienda. Un'elaborazione tempestiva e accurata porta alla creazione di una forza lavoro più felice che, a sua volta, porta alla creazione di una base di clienti soddisfatti e di un'attività di successo.

Con le istituzioni finanziarie che hanno la loro presenza in più sedi in tutto il mondo, catturare la produttività, la presenza e il regime fiscale in base alla posizione geografica diventa noioso. La raccolta di tali dati e l'esecuzione di calcoli sono soggetti a errori che potrebbero portare a dipendenti insoddisfatti. RPA ti offre una boccata d'aria fresca automatizzando l'intero processo. Calcoli tempestivi e corretti portano a dipendenti più felici.

L'esecuzione delle noiose attività di convalida delle schede attività, calcoli delle detrazioni, calcoli delle tasse, pagamenti degli straordinari, ecc. può essere gestita dai robot RPA con zero errori e ritardi.

Esempi reali di aziende che utilizzano l'RPA in finanza

Keybank: una delle principali banche commerciali, Keybank ha adattato l'RPA in una fase iniziale per migliorare l'efficienza in modo estremamente realistico. Il conto credito che prevede più passaggi di attività ripetitive di generazione di fatture e ordini di acquisto è stato automatizzato. Sebbene l'obiettivo principale della banca siano normalmente i pagamenti, l'automazione dei crediti rende il processo di pagamento fluido e privo di errori dal passaggio 1 all'ultimo.

Radius Financial Group: un processo di mutuo è un lungo processo burocratico e di verifica. Il coordinamento tra la società di mutuo e il cliente per la documentazione richiesta consuma la maggior parte del tempo dell'agente ipotecario. Un singolo errore da parte dell'impiegato della banca o del cliente può ritardare ulteriormente l'intero processo. L'implementazione dell'RPA prende questa complessa attività di ricerca e verifica dei dettagli da diverse fonti di dati, riducendo così dell'80% i tempi di elaborazione. Con l'implementazione dell'RPA, Radius Financial Group potrebbe mantenere il ritmo degli affari anche durante il difficile periodo della pandemia.

Société Générale Bank, Brasile : essere il leader nei servizi finanziari potrebbe diventare possibile automatizzando alcune delle noiose attività ripetitive attraverso l'automazione dei processi robotici. I dati utilizzati nel settore dei servizi finanziari sono enormi e complessi. Tuttavia, rapporti automatici regolari aiutano i dipendenti a essere meglio informati e preparati a fornire un servizio clienti per eccellenza. Il valore aggiunto positivo verso il miglioramento dell'esperienza del cliente ha mostrato un cambiamento significativo.

Zurich Insurance : essendo presente in diversi paesi del mondo, la loro sfida era seguire le normative specifiche per la geografia. Con l'aiuto dell'implementazione dell'RPA, potrebbero separare le politiche comuni e generali che potrebbero essere generate attraverso un processo automatico robotico risparmiando un'enorme quantità di tempo. I sottoscrittori potrebbero avere tutto il tempo per rivedere le politiche più complesse. Il risultato è stato sorprendente in quanto hanno potuto risparmiare circa il 50% del costo di elaborazione e, naturalmente, del tempo.

Revisione semplificata con RPA in Finance & Accounting

L'auditing diventa parte integrante dei processi sopra citati in quanto i bot RPA non saltano mai nessun passaggio, nemmeno per errore, riducendo così la possibilità di problemi di conformità che potrebbero sorgere in futuro.

Integrando l'automazione robotica con l'intelligenza artificiale e l'apprendimento automatico, gli strumenti RPA possono interagire con un'ampia gamma di applicazioni interne come la pianificazione delle risorse aziendali (ERP) e la gestione delle relazioni con i clienti (CRM) . Questa integrazione aiuta a ridurre i tempi di elaborazione fornendo un'analisi dei dati accurata, attivando risposte automatizzate ai clienti e interagendo con altri sistemi interni.

Un team snello ed efficiente in termini di costi può concentrarsi su un migliore servizio clienti e improvvisare per migliorare una migliore esperienza del cliente.

Tale integrazione con l'intelligenza artificiale e l'apprendimento automatico aumenta la potenza di RPA. Eventuali modifiche minori negli algoritmi possono essere facilmente gestite da RPA che altrimenti interromperebbe il processo di automazione. Il recupero di report dettagliati, modelli e analisi dei dati storici e attuali aiuta nel processo decisionale.

Avvolgendo!

Per superare i colli di bottiglia del flusso di lavoro e i possibili errori umani, inizia con l'IA, l'automazione dei processi robotici abilitata per ML in finanza e contabilità. Ciò aiuterà anche ad eliminare le inefficienze che portano a un servizio clienti scadente. Compiti ripetuti e monotoni mantengono i dipendenti disimpegnati. Con l'implementazione dell'automazione dei processi robotici, si può osservare un notevole cambiamento nelle seguenti aree di attività:

• Analizza regolarmente il comportamento dei clienti con l'aiuto di dati e report creati dai bot RPA per promuovere una crescita sostenibile.
• Migliorare/aumentare l'efficienza operativa del team eliminando le attività monotone e lasciando le stesse ai bot RPA e ottenere analisi dei dati in tempo reale
• Tieni informati i tuoi clienti sulle varie funzionalità critiche e nuove dei tuoi prodotti e servizi e migliora l'esperienza del cliente.
• L'automazione porterà anche a una riduzione delle frodi finanziarie e segnalerà in modo proattivo i casi di potenziale frode.
• Garantire la conformità dei dati durante tutto il processo.

In che modo Appinventiv può aiutare con l'RPA in finanza?

Appinventiv è una delle società di sviluppo di software finanziari in più rapida crescita a livello globale. Con un forte team di oltre 800 appassionati di tecnologia, forniamo soluzioni RPA in grado di automatizzare senza problemi i processi aziendali Fintech. Il nostro team segue ogni fase, dalla concettualizzazione all'implementazione, con il massimo rigore ed entusiasmo e garantisce di superare le vostre aspettative.

Uno di questi esempi è la soluzione che abbiamo fornito a una banca leader in Europa automatizzando il loro processo bancario utilizzando tecniche di apprendimento automatico e intelligenza artificiale. I nostri sforzi hanno portato a una riduzione del 35% dei processi manuali della banca, che ha portato anche a una riduzione del 20% dei costi di manodopera.

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Domande frequenti

D. Perché l'RPA è importante nella finanza?

R. L'importanza dell'RPA sta crescendo in quanto può gestire efficacemente attività di natura ripetitiva che possono causare errori e che richiedono tempo se eseguite manualmente. Puoi avere un team snello ed efficiente in termini di costi riducendo i costi operativi garantendo al contempo standard di conformità elevati e errori umani minimi o nulli.

L'automazione della maggior parte delle attività ordinarie di gestione dell'inventario, debiti e crediti regolari, tenuta dei registri, elaborazione delle buste paga e generazione di report può essere ridotta utilizzando le risorse umane per ruoli più strategici di pianificazione e relazioni con i clienti. È molto più facile gestire i dati e i sistemi con la crescita ripida e sostanziale dell'azienda.

D. Qual è il futuro dell'RPA nel settore finanziario?

R. Ci si aspetta che i bot RPA assumano completamente le attività transazionali come base. Integrando l'RPA con l'apprendimento automatico e l'intelligenza artificiale, verranno automatizzate anche le transazioni complesse e strategiche. Con il futuro dello sviluppo di bot con codifica no/low, l'implementazione RPA sarà molto più efficiente ed economica.

Un'ulteriore integrazione con il mercato RPA migliorerà le capacità poiché nessun singolo fornitore può fornire tutte le funzionalità per integrare e automatizzare i vari processi che l'azienda potrebbe utilizzare.

D. Qual è l'impatto dell'RPA nei conti fornitori?

R. Il conto fornitori è una componente critica della finanza e della contabilità. Poiché i compiti coinvolti sono di natura ripetitiva, richiedono tempo e sono soggetti a errori. L'RPA integrato con ML e AI può assumere il compito noioso e monotono di eseguire attività ripetitive di generazione di fatture e ordini di acquisto. Ciò terrà traccia del confronto delle fatture sollevate con gli ordini di acquisto mantenendo l'audit in atto in tempo reale.