Gestire autonomamente le buste paga per una piccola impresa

La tua attività sta crescendo e tempi entusiasmanti sono alle porte. Quando assumi persone, devi disporre di un sistema per pagare loro i salari. Devi imparare i dettagli della gestione delle buste paga da solo. Un'azienda in crescita ha spesso una capacità maggiore di quella che ha in contanti. Pertanto, spesso devono prendere la strada difficile di fare tutto da soli. Ciò include la progettazione e la messa in atto di un sistema di buste paga.

Perché hai bisogno di un sistema di buste paga

Il motivo più ovvio per cui ne hai bisogno è avere un sistema in atto per pagare i tuoi dipendenti. Ci sono ragioni più grandi, come la mitigazione del rischio e il miglioramento delle operazioni aziendali. Se non disponi di un sistema in atto, avrai un sacco di configurazioni e tempi di attesa da tenere in considerazione ogni volta che dovrai effettuare pagamenti salariali.

Come gestire le buste paga per una piccola impresa

Come piccola impresa, hai le seguenti opzioni per gestire il libro paga:

• Utilizzare il software per le buste paga: il software per le buste paga può essere acquistato come pacchetto o è possibile accedervi tramite il cloud. Svolgono il lavoro pesante del calcolo della retribuzione e delle detrazioni, della generazione di buste paga, della generazione delle dichiarazioni dei redditi e del mantenimento dei registri delle buste paga per te.

  La responsabilità dell'imprenditore è generalmente limitata alla revisione e all'approvazione del libro paga. Il software Payroll semplifica notevolmente il processo di un imprenditore che si prende cura delle buste paga.

• Esternalizzare le buste paga a un contabile - Se non si desidera imparare a gestire le buste paga per la propria piccola impresa, è possibile esternalizzare il lavoro a un contabile del fornitore di servizi. Il contabile è solitamente formato per elaborare le buste paga, ma può avere un costo elevato, spesso superiore al software per le buste paga. Il vantaggio qui è quello di avere un'interfaccia umana per rispondere alle tue domande mentre prendono il controllo del processo.

• Assumi un contabile internamente - Se desideri gestire le buste paga internamente, puoi anche assumere un contabile o delegare le buste paga a un dipendente competente. Potresti addestrare una persona amministrativa a subentrare nel processo da te.

• Fai da te : questa è l'opzione che potresti ritrovarti se hai più tempo che denaro. Discutiamo ulteriormente di questa opzione.

Come gestire autonomamente le buste paga

L'opzione fai-da-te trova il massimo favore tra i proprietari di piccole imprese, almeno all'inizio del loro viaggio. I proprietari di piccole imprese possono trovarlo frustrante, ma a lungo termine sarà utile per loro comprendere il processo di gestione degli stipendi prima di assumere. In effetti, le piccole fasi sono il momento migliore per imparare poiché diventa più difficile quando assumi più dipendenti.

Il più grande vantaggio di fare da soli il libro paga è che mantieni il controllo sul processo. Hai la capacità di rivedere e correggere gli errori man mano che si verificano senza troppi avanti e indietro. Inoltre, non devi avere spiacevoli sorprese quando il tuo fornitore di servizi ha commesso un errore.

Tuttavia, lo svantaggio del libro paga fai-da-te è il tempo necessario per l'impostazione e il tempo ricorrente necessario per elaborare ogni periodo di paga. Inoltre, non molti imprenditori conoscono il sistema fiscale così come contabili qualificati. Spesso sono in perdita quando sorge un problema fiscale e devono rivolgersi a un contabile esterno.

Prerequisiti per gestire le buste paga per una piccola impresa

Le piccole imprese con più dipendenti possono trarre vantaggio dall'esternalizzazione delle buste paga. Tuttavia, se hai solo pochi dipendenti e intendi mantenere piccola la tua attività, potresti fare meglio a gestire tu stesso le buste paga in quanto sarà più conveniente.

Prima ancora di iniziare a intervistare le persone, ci sono alcune cose da impostare come nuovo datore di lavoro nel modo di gestire le buste paga da solo:

1. Ottieni un numero di identificazione del datore di lavoro (EIN) - In qualità di datore di lavoro che gestisce il libro paga, dovrai registrarti per un EIN con l'IRS. È un numero che viene utilizzato dall'IRS per tenere traccia delle tasse sui salari e degli adempimenti. Ottenere un EIN è gratuito e può essere facilmente richiesto sul sito Web dell'IRS.

2. Iscriviti con l'Electronic Federal Tax Payment System (EFTPS) - Una grande componente della gestione delle buste paga è essere puntuale e aggiornato con le tasse sui salari. L'EFTPS è un servizio governativo gratuito che ti aiuterà a pagare le tasse federali sui salari e le tasse sulla disoccupazione, tutto dal tuo computer.

3. Registrati come datore di lavoro - Ci sono requisiti di registrazione delle imprese specifici dello stato da soddisfare prima di poter fare il libro paga. Ogni stato ha una procedura diversa per registrarsi, quindi assicurati di controllarli.

4. Impara le leggi sul lavoro federali e statali - Prima di occuparti personalmente delle buste paga, è importante familiarizzare con le leggi sul lavoro pertinenti. Molte di queste leggi hanno un'incidenza sulla frequenza con cui si elaborano le buste paga, il salario minimo, il calcolo degli straordinari, i requisiti di ritenuta d'acconto e le informazioni da includere nelle buste paga dei dipendenti.

5. Preparare le pratiche burocratiche dei dipendenti : quando assumi un nuovo dipendente, dovrà completare alcune pratiche burocratiche obbligatorie per i dipendenti. Le scartoffie ti forniranno i dettagli di cui avrai bisogno per fare il libro paga per la tua piccola impresa. I moduli più importanti che dovrai compilare per ottenere nuove assunzioni includono:

   • Modulo W-4 - Il modulo W-4 viene compilato dai dipendenti per far sapere ai datori di lavoro quanta tassa trattenere sui loro pagamenti, a seconda delle persone a carico, dello stato di deposito, delle detrazioni fiscali, ecc. Un dipendente potrebbe finire per pagare più tasse in quel momento di presentare la dichiarazione dei redditi se non hanno compilato il W-4 in modo tempestivo o corretto.
   • Modulo di verifica dell'idoneità al lavoro I-9 – Viene compilato un modulo I-9 per confermare l'identità del dipendente e l'autorizzazione legale a lavorare negli Stati Uniti. Il modulo è richiesto e richiesto dai servizi di cittadinanza e immigrazione degli Stati Uniti.
   • Modulo di ritenuta d'acconto statale - Molti stati consentono l'utilizzo del modulo W-4 da solo, ma alcuni stati potrebbero avere requisiti di ritenuta d'acconto specifici da divulgare ai nuovi dipendenti.
   • Modulo di autorizzazione per il deposito diretto: questo modulo ti dà il permesso di effettuare pagamenti diretti sul conto bancario di un dipendente se prevedi di effettuare depositi diretti.

6. Scegli un periodo di paga – Devi decidere quanto spesso pagherai i tuoi dipendenti. Puoi optare per settimanale, bisettimanale, semi-settimanale o mensile. Vuoi considerare attentamente il periodo che ti consente di raccogliere i fondi necessari per effettuare il pagamento. Tuttavia, non dovrebbe nemmeno lasciare i tuoi dipendenti nei guai senza pagamento per periodi irragionevolmente lunghi. Alcuni stati richiedono che i lavoratori orari vengano pagati su base settimanale, quindi assicurati di ricercare i requisiti del tuo stato per un programma di buste paga.

Processo per eseguire il libro paga in modo efficace

I dipendenti si aspettano una consegna puntuale e accurata della busta paga. Interruzioni ed errori possono bloccare le operazioni aziendali. Prima di passare al calcolo delle retribuzioni, ci sono alcune nozioni di base da tenere a mente:

• Comprendere i diversi tipi di retribuzione: la retribuzione lorda si riferisce all'importo ricevuto da un dipendente prima delle detrazioni. La retribuzione bonus indica eventuali pagamenti aggiuntivi ricevuti, oltre alla normale retribuzione di un dipendente, generalmente legati a prestazioni elevate. La retribuzione netta si riferisce alla retribuzione da portare a casa del dipendente al netto delle detrazioni. È importante distinguere tra questi diversi tipi, in modo da non commettere errori di busta paga.

• Conoscere le ore effettive lavorate da ciascun dipendente : per gestire in modo accurato le buste paga, è necessario un monitoraggio adeguato dei dipendenti. Il modo più semplice per tenere traccia delle ore dei dipendenti è tramite un foglio di calcolo. Tuttavia, ciò può richiedere un po' di tempo e potrebbe richiedere un coinvolgimento indebito, soprattutto quando ci sono più dipendenti. La scelta di un solido software di monitoraggio del tempo che si integri con il processo di gestione delle retribuzioni può essere la chiave poiché i metodi manuali possono causare discrepanze.

  

Passaggi per eseguire il libro paga

Ci sono diversi passaggi da seguire per gestire il libro paga:

• Calcola il salario lordo – Per calcolare il salario lordo per i lavoratori orari, moltiplica semplicemente la tariffa oraria del dipendente per il numero di ore che ha lavorato nel periodo di paga. Per i dipendenti stipendiati, è sufficiente dividere il loro stipendio annuo per il numero di periodi di paga durante l'anno per ottenere la mensilità loro spettante. I salari lordi includono bonus, mance, commissioni, congedi per malattia e ferie e straordinari.

• Calcolare le detrazioni al lordo delle imposte : le detrazioni al lordo delle imposte sono trattenute volontariamente dal dipendente e comprendono i contributi pensionistici, le prestazioni sanitarie, l'assicurazione per l'invalidità e i vantaggi per i pendolari. Queste detrazioni vengono sottratte dalla retribuzione lorda del dipendente prima delle tasse ma controllano se sono soggette a tasse o meno. Alcuni benefici per i dipendenti sono esenti da imposta.

Anche le tasse federali, la sicurezza sociale, le tasse locali e il Medicare fanno parte delle detrazioni al lordo delle imposte da effettuare dal libro paga dei dipendenti.

Imposta federale sul reddito e altre imposte sui salari

1. Calcolare la ritenuta d'acconto federale – Esistono due tipi principali di imposte federali da trattenere, ovvero l'imposta sui salari FICA e l'imposta federale sul reddito (FIT). Le tasse sui salari FICA sono condivise dal datore di lavoro e dal dipendente e vanno a carico della sicurezza sociale del dipendente e di Medicare. Spetta al datore di lavoro versare le tasse FICA al governo e mostrare la sottrazione nella busta paga. Il FIT è calcolato in base a fasce salariali o percentuali, a seconda della retribuzione del dipendente. Il modo in cui viene calcolato, a partire dal 2020, dipende anche dalla W-4 presentata dal dipendente.

2. Calcola la ritenuta d'acconto fiscale statale – A seconda delle leggi fiscali locali del tuo stato, potresti dover trattenere alcune tasse statali dagli stipendi dei dipendenti.

3. Calcolare i pignoramenti salariali - I pignoramenti salariali si riferiscono ad altre detrazioni in cui il dipendente non ha voce in capitolo e sono obbligatoriamente detratte dalla busta paga. Alcuni esempi di ciò sono le spese mediche non pagate, il mantenimento dei figli non pagato, i prestiti studenteschi insoluti e le tasse non pagate. Il governo di solito ti avviserà se il tuo dipendente ha un sequestro salariale.

Effettuare i pagamenti dei dipendenti e il periodo di paga

Dopo aver calcolato la retribuzione netta dovuta a ciascun dipendente, è il momento di erogare i pagamenti. La legge federale di solito non richiede che i datori di lavoro forniscano le buste paga, tuttavia potrebbero esserci alcuni requisiti specifici dello stato.

Buste paga

Se il tuo stato non ha requisiti per la busta paga, non sei tenuto a fornire una busta paga. Puoi farlo se tu e il tuo dipendente siete d'accordo. Nella maggior parte degli stati, fornisci una busta paga elettronica o fisica ai tuoi dipendenti. Entrambi possono funzionare purché i dipendenti abbiano un modo semplice per stamparlo o accedervi.

Ci sono alcuni stati che rientrano nella categoria degli stati di opt-in o opt-out. Negli stati di opt-out, i datori di lavoro sono tenuti a fornire buste paga cartacee ai dipendenti che rinunciano alle buste paga elettroniche. Negli stati opt-in, i datori di lavoro forniscono stub cartacei a meno che un dipendente non acconsenta specificamente a un modulo elettronico.

Un sistema automatizzato può aiutare a risparmiare ore di gestione delle buste paga, soprattutto se hai più di pochi dipendenti. Per non parlare del fatto che di solito è anche configurato per molte leggi federali integrate nel sistema. Questo può ridurre gran parte della complessità della configurazione del sistema da zero.

Registri delle buste paga

Mantenere un registro delle buste paga completo e organizzato è fondamentale quando si impara a gestire le buste paga da soli. Tenere traccia di quanto hai pagato un dipendente è importante nel caso in cui ci sia mai una discrepanza tra la retribuzione netta e ciò che si aspetta di ricevere. I record sono utili anche nel caso in cui tu abbia mai bisogno di contattare l'IRS.

La tenuta dei registri diventa molto importante per il pagamento delle tasse sui salari. I metodi di pagamento elettronici per il calcolo della retribuzione lorda, delle detrazioni e della retribuzione netta generano solitamente registrazioni automatiche che possono quindi essere archiviate in una qualche forma di cloud storage.

Gli assegni cartacei e gli assegni postali richiedono la conservazione di una qualche forma di registri o registri. Sebbene possano essere necessari solo pochi minuti per dipendente, questi minuti possono comportare un lungo esercizio per molti dipendenti.

Tasse federali dei datori di lavoro

In qualità di datore di lavoro, sei responsabile del pagamento di due tipi di tasse federali: le tasse sui salari FICA e le tasse federali sulla disoccupazione o le tasse sui salari FUTA.

Il datore di lavoro paga la metà dell'imposta sui salari FICA mentre il dipendente soddisfa l'altra metà. Le tasse sui salari FICA comprendono la sicurezza sociale e Medicare. La responsabilità del datore di lavoro si applica solo alla sicurezza sociale. Medicare è interamente a carico del dipendente.

Le tasse sui salari FUTA vanno alle assicurazioni federali contro la disoccupazione. Si applica come limite percentuale sulla retribuzione del dipendente. Oltre questa lastra, il datore di lavoro non deve più pagare l'imposta FUTA. Pagare le tasse statali sul lavoro in tempo può darti diritto a un credito o uno sconto, quindi assicurati di controllare quali sono i vantaggi di pagare in tempo.

Una volta calcolate le tasse dovute, dovrai versarle al governo. Se non è necessario farlo immediatamente, è meglio trasferirlo su un conto separato da tenere in attesa fino a quando non sarà necessario pagarlo.

Moduli fiscali trimestrali e annuali

L'ultima fase della gestione delle buste paga da soli è sviluppare e mettere in atto un sistema per consentire alla tua azienda di presentare regolarmente questi resi in tempo. Discutiamo un po' più a fondo questi moduli fiscali:

1. Modulo 941 - Il modulo 941, la dichiarazione dei redditi trimestrale del datore di lavoro, deve essere compilato da un datore di lavoro ogni trimestre. Questo modulo indica l'IRS di quanta tassa il datore di lavoro ha trattenuto dagli stipendi dei dipendenti e quante tasse del datore di lavoro sono state erogate durante il trimestre. La maggior parte dei datori di lavoro è tenuta a presentare il modulo 941 entro la fine del mese successivo al trimestre. Se il datore di lavoro ha effettuato tutti i pagamenti delle imposte sui salari online in tempo per tutto il trimestre, il datore di lavoro ottiene il vantaggio di ulteriori 10 giorni per presentare il modulo.

   Le aziende con dipendenti stagionali, dipendenti agricoli, dipendenti domestici e alcune persone notificate sono esentate dall'obbligo di presentare il modulo 941.

2. Modulo 940 - Il modulo 940, la dichiarazione federale annuale sulla disoccupazione del datore di lavoro, deve essere compilato da un datore di lavoro ogni anno. Il datore di lavoro è tenuto a presentare la dichiarazione se soddisfa una delle due seguenti condizioni:

   • Il datore di lavoro ha pagato almeno 1.500 dollari di stipendio nell'anno, o
   • Il datore di lavoro ha fatto lavorare un dipendente per 20 settimane o più durante l'anno, indipendentemente dal fatto che le 20 settimane fossero consecutive o meno.

   Il modulo 940 deve essere presentato il ³¹ gennaio di ogni anno, ma vengono concessi 10 giorni aggiuntivi a tutti quei dipendenti che hanno pagato puntualmente le tasse FUTA durante l'anno.

3. Modulo W-2 – Il modulo W-2 è un modulo annuale che deve essere presentato nei confronti di ciascun dipendente. Rivela salari, detrazioni e ritenute fiscali del dipendente. Deve essere presentato entro il ³¹ gennaio di ogni anno.

   Le copie del modulo W-2 vengono inviate al dipendente, all'Agenzia per la sicurezza sociale e all'ufficio delle imposte della città o dello stato.

4. Moduli fiscali statali - Potrebbe anche essere necessario presentare moduli fiscali trimestrali o annuali all'ufficio delle imposte statale. Verificare con il dipartimento locale appropriato per i dettagli su questo.

Scegli l'opzione che fa per te

Gestire tu stesso il libro paga per la tua piccola impresa ti farà sentire sicuro delle tue capacità e ti darà un senso di proprietà per la tua attività. Si dice spesso che un imprenditore indossa molti cappelli. Uno di quei cappelli è molto spesso simile a un contabile. Come imprenditore, spesso devi sporcarti le mani. Ma non preoccuparti, sei totalmente in grado di farlo.

Alla fine della giornata, esamina l'opzione che funziona meglio per te. Dopo aver acquisito un certo livello di comfort con il processo di gestione delle buste paga, puoi scegliere di esternalizzarlo a un fornitore di servizi o investire in software. Ti abbiamo fornito i pro ei contro di ciascuna di queste opzioni, insieme a una tabella di marcia su come gestire le tue buste paga. Sai cosa è meglio per te, quindi scegli l'opzione che fa per te.