Come identificare, monitorare e creare report sulle metriche di vendita
Pubblicato: 2024-04-02
- 24 febbraio 2024
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Una solida strategia di reporting delle vendite è essenziale per qualsiasi organizzazione. Coloro che non impostano i parametri di vendita e non riferiscono regolarmente sui progressi e sui risultati, senza dubbio, perderanno l'opportunità di aumentare lead, conversioni ed entrate.
Per contestualizzare questo concetto, immagina di voler correre una maratona. Probabilmente non parteciperesti a una maratona che si terrà la prossima settimana e spereresti solo per il meglio. Creerai un piano attuabile e fisserai obiettivi specifici a lungo e breve termine, come correre 10 miglia entro la data X, una mezza maratona entro la data Y e così via. Potresti anche monitorare il tuo ritmo e il tempo di recupero.
Se ti prendessi tutti questi problemi per un obiettivo personale, perché non dovresti dedicare almeno la stessa quantità di impegno a una funzione fondamentale della tua attività?
Dopotutto, il processo di reporting delle vendite non è molto diverso: imposti obiettivi a lungo e breve termine, monitori i progressi e chiedi ai tuoi rappresentanti di riferirti con i risultati.
Ecco le mie migliori pratiche a cui tutte le organizzazioni dovrebbero aderire quando decidono come identificare, monitorare e creare report sui parametri di vendita.
Cosa sono le metriche di vendita e perché sono importanti?
Il termine “metriche di vendita” è piuttosto ampio. Potresti misurare una vasta gamma di cose, a seconda della tua attività, del prodotto, della composizione delle tue operazioni di vendita e di molti altri fattori (ne parleremo più avanti).
Ma in sostanza, le metriche di vendita ti aiutano a misurare l'attività dei tuoi venditori in un determinato periodo: giorni, settimane, mesi o addirittura anni. Ti danno una visione molto più granulare delle prestazioni del tuo team di vendita rispetto alla semplice visualizzazione dei tuoi profitti.
Perché è importante? Perché questi parametri ti aiutano a valutare l'efficacia delle tue operazioni di vendita e a informare il tuo processo decisionale. Se non sai quante chiamate un venditore dovrebbe effettuare in media in una settimana, ad esempio, non puoi valutare con precisione se il suo carico di lavoro è gestibile o se è il momento di assumere qualcuno di nuovo.
Come identificare le metriche di vendita rilevanti
Come ho già sottolineato, i parametri “giusti” dipendono da una serie di fattori specifici della tua attività. Ma in generale, rientrano in una di queste categorie:
1. Performance generale delle vendite
Questi parametri di primo livello sono direttamente correlati alla performance complessiva della tua azienda: in sostanza, stai guadagnando abbastanza? E lo stai facendo nelle aree giuste? Probabilmente non ti diranno molto sui punti di forza relativi dei singoli venditori o sulle tattiche, ma vorrai misurarli per mantenere felici il tuo consiglio di amministrazione e il direttore della banca. Esempi inclusi:
- Entrate totali
- Penetrazione del mercato
- Valore medio del cliente nel corso della vita
- Percentuale di entrate da nuove attività
- Crescita trimestre su trimestre o anno su anno
2. Metriche di attività
Adesso diventiamo più specifici! Queste metriche ti aiuteranno a capire meglio cosa stanno effettivamente facendo i tuoi venditori su base giornaliera o settimanale. Stanno utilizzando il loro tempo in modo efficace? Stanno parlando con abbastanza persone?
I parametri all'interno di questa sezione possono essere influenzati direttamente dal responsabile delle vendite, con questo intendo dire che se un venditore effettua troppo poche chiamate o invia troppo poche e-mail, spetta al suo manager fare qualcosa al riguardo. Esempi inclusi:
- Numero di email inviate
- Numero di chiamate effettuate
- Numero di riunioni previste
- Numero di interazioni sui social media
3. Metriche della pipeline
Mentre le metriche dell'attività si concentrano su ciò che sta accadendo qui e ora, le metriche della pipeline riguardano invece ciò che accadrà tra qualche settimana o mese. Le cose potrebbero sembrare rosee al momento, ma sei pronto a sostenere i tuoi attuali livelli di crescita? Queste metriche ti aiuteranno a rispondere a questa domanda:
- Durata media del ciclo di vendita
- Opportunità aperte totali per mese/trimestre
- Opportunità chiuse totali per mese/trimestre
- Valore ponderato della pipeline per mese/trimestre
- Valore totale delle vendite per mese/trimestre
- Valore medio del contratto
4. Metriche sulla generazione di lead
Similmente alla tua pipeline, queste metriche riguardano la previsione del successo futuro. Sappiamo tutti che se non abbiamo abbastanza lead nel nostro CRM – o se non li seguiamo in modo tempestivo ed efficace – allora i tempi di magra si stanno avvicinando all'orizzonte. Esempi inclusi:
- Frequenza/volume di nuove opportunità aggiunte alla pipeline
- Tempo medio di risposta del lead
- Percentuale di lead seguiti
- Tempo medio per dare seguito a un lead
- Costo di acquisizione del cliente
- Percentuale di lead qualificati
5. Metriche di sensibilizzazione via e-mail
Ora ci concentriamo su canali specifici. Questo è importante, perché potresti utilizzare alcune tattiche diverse per acquisire nuovi affari, quindi naturalmente vorrai capire quale è la più efficace. Esempi di metriche di diffusione della posta elettronica includono:
- Numero di email inviate al giorno/settimana (a livello individuale e di team)
- Tasso di apertura
- Tasso di coinvolgimento
- Tasso di risposta
6. Metriche delle chiamate a freddo
Lo stesso delle metriche di sensibilizzazione tramite posta elettronica, ma concentrandosi invece sull'attività delle chiamate a freddo. Esempi inclusi:
- Numero di chiamate effettuate al giorno/settimana (individuali e di team)
- Numero di richiamate effettuate
- Percentuale di potenziali clienti che passano alla fase successiva del ciclo di vendita
7. Metriche di conversione
Qui, stiamo esaminando l'efficacia con cui il tuo team di vendita riesce a trasformare potenziali clienti e lead in denaro contante. Esempi inclusi:
- Percentuale di opportunità chiuse/vinte
- Percentuale di opportunità perse
- Percentuale di opportunità vinte dalla fonte principale
- Numero medio di conversazioni per opportunità vinte/perse
È importante sottolineare che nessuno di questi “tipi” di parametri ti fornirà la storia completa.
Potresti chiudere il 100% delle tue opportunità, ma se generi solo un'opportunità al mese, potrebbe non essere sufficiente.
Oppure potresti inviare migliaia di e-mail al giorno e costruire una pipeline eccezionale, ma tutto questo sforzo non conta molto se non li converti in affari.
Ecco perché è necessario esaminare un'ampia gamma di parametri per comprendere veramente le prestazioni delle vendite.
Come tenere traccia delle metriche di vendita
Quindi hai identificato le metriche che devi tenere d'occhio. Grande! Ma ora devi affrontare un'altra sfida: trovare il modo più efficace per monitorare le prestazioni.
La trasparenza è estremamente importante. I tuoi venditori devono capire come si comportano a livello individuale e di squadra giorno dopo giorno e settimana dopo settimana. Ma probabilmente non hanno il tempo di sfornare report CRM ad hoc (dopo tutto, li vuoi concentrati sul farti guadagnare soldi ).
Ecco quindi un paio di modi per monitorare le prestazioni in modo che il tuo team possa approfondire i dati quando ne ha bisogno:
1. Cruscotti di vendita
Le dashboard ti consentono di visualizzare tutte le principali metriche di vendita in un unico posto.
Idealmente, saranno facili da capire, quindi i tuoi venditori potranno semplicemente dedicare un paio di minuti ogni mattina a controllarli senza bisogno di una laurea in scienze dei dati per trovare le informazioni di cui hanno bisogno.
Vorrai anche che siano automatizzati il più vicino possibile al 100%. Senza dubbio sei già occupato, quindi l'ultima cosa di cui hai bisogno è passare ore ogni settimana a raccogliere manualmente dati da più fonti e a riunirli in un foglio di calcolo.
Esempi di software per dashboard di vendita
- Klipfoglio
- HubSpot
- DataHero
- Zoho Analytics
- Slemma
- Visibile
- Tocca Clic
2. Classifiche di vendita
I venditori tendono ad essere un gruppo competitivo. Questa è una buona cosa: i venditori competitivi si spingono a vicenda per ottenere risultati migliori (basta non lasciare che le cose diventino troppo competitive; tutti dovrebbero comunque spingere nella stessa direzione).
Un modo per favorire un po’ di sana concorrenza è visualizzare i parametri di vendita sotto forma di classifiche. Chi ha effettuato più chiamate nelle ultime 24 ore? Hai aggiunto il massimo valore alla tua pipeline? Hai chiuso il maggior numero di offerte negli ultimi 30 giorni?
Idealmente, la tua classifica verrà mantenuta aggiornata in tempo reale su uno schermo TV o un monitor, in modo che tutti i membri del tuo team di vendita capiscano come si stanno comportando rispetto ai loro colleghi.
Esempi di software per classifiche di vendita
- aumento.globale
- GiocoEffettivo
- Hoopla
Come generare report sulle metriche di vendita
Come ho già spiegato, i parametri sono importanti, ma i numeri in sé non hanno alcun valore intrinseco.
Sapere semplicemente che Jenny ha inviato più email di Virat il mese scorso non ti dice nulla. Né capire che hai chiuso il 40% delle opportunità o che le entrate sono aumentate del 5% su base annua.
È qui che entra in gioco il reporting. I tuoi report dovrebbero approfondire i dati, evidenziare i punti chiave e fornire informazioni utili.
Supponiamo che il tuo team di vendita trascorra il 60% del tempo dedicato alla ricerca di potenziali clienti in chiamate a freddo e il 40% in e-mail, ma le e-mail hanno il doppio del tasso di conversione delle chiamate. Probabilmente vorresti ridurre le chiamate e dedicare più tempo alle e-mail, giusto?
Di seguito sono riportate alcune best practice per la creazione di report che offrano il giusto livello di informazioni e azioni:
1. Stabilire la giusta finestra di reporting
Non è raro che le organizzazioni chiedano rapporti mensili sui progressi compiuti dai team di marketing e vendita, semplicemente perché la maggior parte degli elementi di un'azienda vengono monitorati mese per mese.
Questo è il più delle volte l'approccio sbagliato.
Sebbene il reporting mensile possa essere adatto per alcune aziende, in genere si tratta di una minoranza.
La frequenza con cui dovresti effettuare il reporting dipende dal tuo ciclo di vendita. Le aziende con cicli di vendita brevi potrebbero trarre vantaggio da brevi report giornalieri e da report settimanali più dettagliati. Le aziende con cicli di vendita più lunghi potrebbero dover presentare il report solo alla fine di ogni mese.
Perché è così importante definire correttamente il programma di reporting?
Se non rendi sufficienti report, rischi di perdere nuove opportunità e aree che presentano prestazioni inferiori o che potrebbero trarre vantaggio da ulteriori investimenti.
Segnala troppo spesso e sottoporrai il tuo staff a stress inutili, il tutto per analizzare numeri che in tutta onestà probabilmente avranno ben poco significato.
2. Racconta una storia
Un rapporto non dovrebbe mai lasciare il lettore a pensare “e allora?”
Inizia identificando la cosa più importante che desideri comunicare e includila nel riepilogo introduttivo. In molti casi, si tratterà del numero di vendite o del valore delle trattative effettuate nel periodo di riferimento e del confronto con la tua quota.
Il corpo del rapporto dovrebbe quindi dettagliare tutti gli altri parametri rilevanti che stai monitorando, seguito da una conclusione che spieghi cosa farai dopo e perché.
3. Assegnare il significato ai dati
Ti sei preso il tempo per tenere traccia di tutti quei dati: ora hai la possibilità di dar loro vita.
Fornire confronti mese su mese, trimestre su trimestre e/o anno su anno. Visualizza i numeri per renderli più facili da digerire. Descrivi i fattori che hanno influito sulle prestazioni: ovviamente questi numeri sono accaduti, ma perché ? Hai ricevuto tantissime risposte perché sei passato a un nuovo modello di email o hai chiuso più affari dopo aver rinnovato il processo di demo del prodotto?
Non forzare il gruppo dirigente a indovinare il motivo per cui è successo qualcosa. Spiegatelo per loro.
C'è molto lavoro da fare per identificare i giusti parametri di vendita, monitorarli in modo efficace e riferire sui risultati, ma è un lavoro che ti semplificherà la vita. Ti aiuterà a prendere decisioni più intelligenti, a capire cosa funziona meglio (e cosa no) e, in definitiva, a vendere di più.
O, per dirla in un altro modo: se non misuri i parametri di vendita, è come se stessi entrando in quella maratona senza aver fatto alcun allenamento, indossando le scarpe sbagliate e presentandoti al momento sbagliato. Potresti avere le migliori intenzioni e una mentalità positiva, ma non otterrai il risultato che volevi.
