Operazioni di vendita: la guida definitiva [2022]

Sujan Patel

• 2 settembre 2022

Potresti avere i venditori più talentuosi del mondo - rappresentanti che sono eccezionali nel coinvolgere potenziali clienti, nel porre le domande giuste e nel concludere l'affare - ma se non riesci a fare bene le operazioni di vendita, semplicemente non funzioneranno così come potevano. Questo perché non disporranno dei sistemi e dei processi in atto per completare le loro capacità naturali.

Che cosa sono le operazioni di vendita? In qualità di esperti di coinvolgimento e automazione delle vendite, noi di Mailshake comprendiamo la necessità che le operazioni di vendita supportino i team di vendita in crescita. Quindi abbiamo messo insieme questa guida a tutte le operazioni di vendita, con tutto, dal perché al come. Scopri perché un team di vendita è così importante, i loro ruoli e responsabilità, le tecniche essenziali e i KPI per misurare il successo.

Che cosa sono le operazioni di vendita?

Le operazioni di vendita implicano la fornitura di informazioni e strategie sui dati per ridurre l'attrito e supportare il team di vendita. Ciò può includere responsabilità come la gestione dei dati e la generazione di lead.

In poche parole, le operazioni di vendita consentono ai rappresentanti di dedicare più tempo alla vendita e meno a cose come amministrazione, riunioni e attività di basso valore e ad alta intensità di manodopera.

Costruendo un'unità di vendita più efficiente, le operazioni di vendita ti aiutano a ottenere i risultati di cui hai bisogno per far progredire la tua attività.

Spesso, questo significa implementare un sistema di vendita che garantisca che tutti i rappresentanti lavorino verso gli stessi obiettivi, piuttosto che fare le proprie cose.

Perché le operazioni di vendita sono così importanti?

Alcuni venditori vedono le operazioni come un ostacolo ai loro sforzi di vendita: pensano che mettere in atto strutture e processi per definire le migliori pratiche e introdurre un approccio coerente stia limitando il loro talento naturale.

Tuttavia, le operazioni di vendita sono preziose perché eliminano l'attrito dal processo di vendita, le cose che rallentano i tuoi rappresentanti e li distraggono dall'importante attività di parlare con i potenziali clienti.

Ciò significa che saranno più efficienti e più produttivi, il che a sua volta darà loro maggiori opportunità di concludere affari e aumentare le entrate.

Ecco i vantaggi più cruciali delle funzioni delle operazioni di vendita:

• Migliora la produttività delle vendite
• Implementa una strategia basata sull'analisi dei dati
• Consente un migliore reclutamento, onboarding e formazione
• Consente ai rappresentanti di vendita di vendere di più

Operazioni di vendita e abilitazione alle vendite

Le operazioni di vendita e l'abilitazione alle vendite riguardano entrambe il posizionamento per vendere di più, ma non sono proprio la stessa cosa. Allora, qual è la differenza?

In generale, le operazioni di vendita implicano la valutazione delle migliori opzioni per il team di vendita e la presa di decisioni strategiche su tali opzioni. L'abilitazione alla vendita riguarda quindi l'attuazione di tali decisioni.

Per fare un esempio, a livello strategico, le operazioni di vendita potrebbero stabilire che i rappresentanti non stanno dedicando abbastanza tempo alla qualificazione dei potenziali clienti, il che sta producendo inefficienze più avanti nel processo. L'abilitazione alla vendita fornirebbe quindi sessioni di formazione e materiali per aiutare i rappresentanti a qualificare i lead in modo più efficace.

Le due discipline tendono anche ad essere coinvolte in diverse parti del processo di vendita:

• Abilitazione alle vendite: in genere coinvolta più in alto nella canalizzazione, concentrandosi sul coinvolgimento e sull'istruzione dei potenziali clienti
• Operazioni di vendita: in genere coinvolgevano più in basso il funnel, occupandosi maggiormente della negoziazione e della chiusura della vendita

Responsabilità delle operazioni di vendita

Cosa fanno le operazioni di vendita? Le responsabilità specifiche del reparto operazioni di vendita varieranno leggermente da un'organizzazione all'altra, ma in generale toccheranno le seguenti aree:

1. Gestione e analisi dei dati

Non puoi costruire un processo di vendita più efficiente attraverso congetture: le tue decisioni devono essere guidate dai dati.

Ecco perché le operazioni di vendita devono assumere un ruolo guida nella gestione e nell'analisi di tutti i dati di vendita rilevanti, scavando nei numeri per produrre consigli attuabili.

Le metriche e i KPI specifici che tengono traccia dipenderanno dai numeri che contano di più per la tua azienda. Ad esempio, se vendi un solo prodotto a una tariffa fissa, il valore medio del contratto non è rilevante, ma potrebbe esserlo se offri più livelli o prezzi su misura.

Detto questo, ecco alcune cose che la tua unità operativa di vendita dovrebbe considerare di monitorare:

• Media delle chiamate effettuate/e-mail inviate al giorno: in poche parole, i tuoi rappresentanti parlano con un numero sufficiente di potenziali clienti?
• Costo di acquisizione del cliente: meno spendi per conquistare un cliente, prima l'account diventa redditizio.
• Tasso di chiusura: se stai chiudendo solo una piccola parte delle offerte, è un segno che non stai qualificando i potenziali clienti in modo efficace.
• Valore a vita: genera più valore da ogni cliente e le tue entrate aumenteranno senza che tu debba vincere un sacco di nuovi account.
• Durata del ciclo di vendita: se il tuo team operativo di vendita sta facendo il suo lavoro, dovresti vedere una riduzione del tempo medio dal primo contatto con un potenziale cliente alla chiusura dell'affare.

2. Previsioni di vendita

La previsione è spesso lasciata ai leader delle vendite, ma è difficile.

Trascorri troppo tempo su di esso e le cifre diventeranno rapidamente irrilevanti. Metti troppo poco pensiero in anticipo e sarà abbastanza privo di significato: potresti anche aver appena scelto alcuni numeri casuali.

Poiché il team operativo ha accesso a una vasta gamma di dati, spesso si trova nella posizione migliore per prevedere la generazione di entrate e i livelli di attività futuri. Ciò consente ai responsabili delle vendite di identificare potenziali problemi prima che si presentino e correggere il corso per evitarli.

3. Collaborazione tra team e gestione delle parti interessate

Le vendite interessano tutti all'interno della tua organizzazione.

La C-suite vuole che tu distrugga i tuoi obiettivi di vendita. I team leader vogliono che tu spinga i loro prodotti. Tutti vogliono un aumento di stipendio, una promozione, un budget maggiore o assumere nuovi membri del team. E niente di tutto ciò è possibile se il team di vendita non funziona.

Comprensibilmente, molte parti interessate vogliono dire la loro sulla strategia di vendita, sui processi e sul reporting.

Questo è un sacco di rumore in più con cui i tuoi venditori in prima linea devono occuparsi.

Invece di coinvolgere i tuoi rappresentanti, lascia il lavoro di gestione e comunicazione degli stakeholder al tuo team operativo.

4. Strategia e comunicazione di vendita

Poiché hanno accesso a tutti quei dati e poiché hanno una visione di alto livello dei processi e delle prestazioni di vendita piuttosto che impantanarsi nell'affare, le operazioni di vendita sono in una posizione fantastica per sviluppare nuovi sistemi e strategie efficaci. Ciò include cose che:

• Guida le conversioni
• Migliora la prospezione
• Accelera il ciclo di vendita

Non solo, possono anche assumere un ruolo guida nella comunicazione di eventuali cambiamenti nell'approccio ai leader delle vendite e ad altri stakeholder chiave.

5. Formazione e sviluppo

Nessun venditore è il pacchetto completo. Che si tratti di un rappresentante di lunga data esperto o di un principiante, c'è sempre spazio per migliorare, e questo spesso arriva attraverso l'allenamento.

Il team delle operazioni di vendita si assume spesso la responsabilità della creazione e dell'erogazione di sessioni di formazione e altro materiale collaterale.

Potrebbero anche creare e implementare un programma di tutoraggio delle vendite per creare sistemi di supporto, condividere le migliori pratiche e migliorare il morale.

Inoltre, le operazioni di vendita spesso assumeranno la guida dei rappresentanti di formazione per utilizzare il nuovo software di vendita . Questo perché spesso è il team operativo che identificherà per primo la necessità di un nuovo software per rendere più efficiente il processo di vendita e spesso sceglierà anche il software.

6. Supporto alla generazione di piombo

Molti venditori hanno difficoltà a trovare contatti. Divora molto del loro tempo e spesso non dà grandi risultati.

Le operazioni di vendita possono portare efficienza a questa parte vitale delle tue operazioni di vendita.

Ad esempio, possono creare processi che aumentano l'allineamento tra le funzioni di vendita e marketing. Questo può aiutarti a rispondere a domande come:

• In che modo le vendite dovrebbero utilizzare le Buyer Personas?
• Quale rappresentante dovrebbe prendere l'iniziativa nella gestione di lead qualificati di marketing?
• Di quali contenuti di abilitazione alle vendite abbiamo bisogno?
• Dove dovrebbe vivere quel contenuto?

7. Gestione delle prestazioni

La gestione delle prestazioni è un'altra parte vitale delle vendite che può essere gestita dal tuo team operativo sotto forma di:

• Sviluppo di piani retributivi e incentivi
• Creazione di processi per aumentare di livello le scarse prestazioni
• Sistemi di costruzione per il riconoscimento dei top performer

Possono anche assumere un ruolo guida nelle revisioni regolari delle prestazioni o supportare i leader delle vendite su come eseguire tali revisioni da soli.

8. Valutazione del processo di vendita

Come valuti l'efficacia di una campagna di vendita, di un nuovo processo o del lancio di un prodotto?

Misurando e valutando i dati. Questa è una responsabilità chiave della funzione delle operazioni di vendita.

Scavando nei numeri, il team delle operazioni di vendita è in grado di determinare il successo delle tue attuali strategie di vendita. Se le cose non vanno come previsto, sono in una buona posizione per consigliare un nuovo approccio o processo.

Oltre a ciò, le operazioni di vendita utilizzeranno anche elementi come benchmark esterni, analisi della concorrenza e dati interni sulle prestazioni per costruire nuove strategie di vendita ove necessario.

9. Gestione della tecnologia e degli strumenti di vendita

Per aumentare l'efficienza delle vendite, le operazioni di vendita possono collaborare con il reparto IT per gestire varie tecnologie e utili strumenti di vendita, come il CRM o la piattaforma di coinvolgimento delle vendite .

Poiché ci sono così tanti strumenti di vendita là fuori con vari gradi di complessità, le operazioni di vendita possono aiutarti a gestire il tuo stack tecnologico. Le operazioni di vendita possono togliere tempo al team di vendita integrando app, personalizzando il CRM e il dashboard di vendita e impostando l'automazione delle attività.

10. Definizione di territori sgombri

Tradizionalmente, le vendite consistevano nel bussare alle porte. Ciò significava che ogni venditore aveva un territorio geografico definito per garantire che nessuno si calpestasse l'un l'altro.

Le vendite sul campo sono oggi meno comuni e, anche quando si verificano ancora, è raro che l'agente di vendita sul campo vada a freddo: in genere, il potenziale cliente avrà parlato prima con qualcun altro dalla parte del venditore.

Tuttavia, ciò non significa che i territori non siano più rilevanti. Potrebbero non essere più geografici.

Venditori diversi sono naturalmente più bravi a parlare con diversi tipi di potenziali clienti o a trattare con diversi tipi di organizzazioni. Alcuni potrebbero amare l'immediatezza e l'accessibilità delle startup, mentre altri potrebbero prosperare nel mondo più coinvolto e basato sulle relazioni delle vendite aziendali.

Il tuo team operativo dovrebbe assumere un ruolo guida nella definizione dei territori nella tua funzione di vendita e nell'assegnazione dei lead di conseguenza.

Ruoli delle operazioni di vendita

Ci sono diverse posizioni all'interno di un team operativo di vendita, tutte con funzioni importanti. Di seguito è riportata una descrizione di ciascun tipo di lavoro delle operazioni di vendita:

• Vicepresidente delle operazioni di vendita: questa persona supervisiona il team delle operazioni di vendita. In qualità di dirigente di alto livello, lavoreranno a fianco della dirigenza senior per gestire la produttività complessiva del team di vendita. Questo lavoro può richiedere fino a 10 anni di esperienza e/o un MBA o un master.
• Sales Operations Manager: questa persona gestisce un team di rappresentanti delle operazioni di vendita, specialisti e analisti. Identificano i modi per snellire il processo di vendita e quindi devono avere molta esperienza nelle vendite .
• Specialista delle operazioni di vendita: più in alto di un rappresentante delle operazioni di vendita, uno specialista può gestire dati più complessi, fare previsioni di vendita e supportare molte fasi del ciclo di vendita.
• Analista delle operazioni di vendita: questa persona analizza i dati dagli strumenti di vendita come il tuo CRM per creare approfondimenti e consigli basati sui dati per migliorare le prestazioni.
• Rappresentante delle operazioni di vendita: questa persona può analizzare i dati, utilizzare strumenti di automazione delle vendite, condurre ricerche, gestire report e piani di compensazione e contribuire a migliorare i processi di vendita. Di solito si tratta di una posizione di vendita di livello base con meno anni di esperienza richiesta.

Struttura del team delle operazioni di vendita

Allora, come è strutturato il team delle operazioni di vendita? Naturalmente, in base alle specifiche esigenze, ogni azienda può strutturare il proprio team in modo diverso. Ecco solo un esempio di struttura di un team operativo di vendita:

Tecniche e best practice per le operazioni di vendita

Con responsabilità così ampie, può essere difficile per i team delle operazioni di vendita capire cosa fare dopo.

Cosa avrà l'impatto maggiore? Rinnovare la qualificazione dei lead o razionalizzare la prospezione? Migliorare l'allineamento con il marketing o la C-suite? Costruire un nuovo programma di formazione o istruire i leader di vendita esistenti?

Di seguito sono riportate alcune tecniche generali per l'esecuzione di un'efficace funzione di operazioni di vendita.

1. Crea una dichiarazione di intenti

È importante creare una dichiarazione di intenti a livello aziendale per allineare le operazioni di vendita e i membri del team di vendita. Una dichiarazione di intenti dovrebbe indicare i tuoi obiettivi generali. Per evitare di sembrare troppo vago o non originale, includi un linguaggio chiaro e unico.

Ecco alcuni esempi di dichiarazioni di missione straordinarie:

• Kickstarter: "Per aiutare a dare vita a progetti creativi".
• Uber: "Accendi opportunità mettendo in moto il mondo".
• Starbucks: "Ispirare e nutrire lo spirito umano: una persona, una tazza e un quartiere alla volta".
• LinkedIn: "Connetti i professionisti del mondo per renderli più produttivi e di successo".

2. Collaborare con i leader di vendita sulla strategia

Le operazioni di vendita non esistono nel vuoto. Se le misure che hanno messo in atto non hanno il consenso del team di vendita in prima linea, semplicemente non funzioneranno.

Inoltre, mentre le operazioni di vendita sono ottime nel fornire informazioni basate sui dati, non hanno esperienza pratica nel parlare con potenziali clienti e vendere il tuo prodotto.

Ecco perché tutte le decisioni strategiche dovrebbero essere prese come una collaborazione tra le operazioni e i leader delle vendite in prima linea.

Questo approccio riduce il rischio che la funzione operativa tragga conclusioni basate su dati che non sono applicabili o pratici nel mondo reale.

3. Imposta analisi

In questo articolo abbiamo discusso dell'importanza di garantire che le operazioni di vendita abbiano accesso a tutti i dati necessari.

Quindi, come punto di partenza, l'unità operativa dovrebbe guidare la configurazione di tutti gli strumenti di analisi delle vendite pertinenti.

Di quali strumenti hanno bisogno? Bene, questo dipende dalle metriche su cui vogliono concentrarsi, quindi dovranno anche capire i tipi di domande a cui vogliono rispondere in futuro. Cose come:

• Quante chiamate o e-mail effettuano i nostri rappresentanti al giorno?
• Quanto è grande la nostra pipeline di vendita?
• Quanto tempo ci mettiamo, in media, a chiudere un affare?
• Con che efficacia stiamo qualificando i potenziali clienti?

4. Costruisci un processo di vendita più efficiente

Nessun processo di vendita è perfetto.

Se ne hai già uno in atto, ci sono buone probabilità che di tanto in tanto cada a pezzi.

E se non disponi di un processo formalizzato, ne hai sicuramente bisogno. Altrimenti, non hai nemmeno un team di vendita: hai solo un gruppo di persone che fanno quello che vogliono.

Qualunque sia la posizione in cui ti trovi attualmente, le operazioni di vendita dovrebbero disporre di tutti i dati necessari per identificare le inefficienze e creare qualcosa di più intelligente. Se non hanno già i dati, dovrebbero almeno disporre degli strumenti di analisi per raccoglierli.

Potresti voler fornire agli operatori alcune indicazioni sulle parti specifiche del tuo processo di vendita che potrebbero necessitare di miglioramenti.

In alternativa, lascia loro libero sfogo per perlustrare l'intero processo, cercare le inefficienze e mettere in atto misure per sradicarle.

5. Venditori ombra

Come accennato in precedenza, alcuni venditori vedono le operazioni di vendita come un ostacolo alla loro vendita. Per dissipare questa idea e creare una migliore connessione tra i due team, chiedi ai membri delle operazioni di vendita di seguire regolarmente il team di vendita. Seguire i venditori una volta al trimestre aiuterà i rappresentanti delle operazioni di vendita a comprendere meglio i punti deboli del team di vendita e il lavoro quotidiano.

6. Imposta in modo proattivo gli obiettivi di vendita

Il team delle operazioni di vendita dovrebbe sempre innovare e definire in modo proattivo gli obiettivi di vendita . Per avere successo, il team dovrebbe sempre avere una mentalità lungimirante. Uno studio ha mostrato che i team di vendita con una strategia reattiva hanno raggiunto una quota inferiore del 14% rispetto ai team che hanno utilizzato una strategia proattiva.

KPI e metriche delle operazioni di vendita

Come si misura il successo di un team operativo di vendita? Ecco molti altri esempi di KPI per le operazioni di vendita:

• Tasso di vincita : il tasso di vincita o il rapporto vincite/sconfitte, o il numero di affari che hai vinto e perso durante un periodo di tempo specifico, possono darti un'idea dell'efficacia del team di vendita. Tuttavia, può anche indicare il successo o i miglioramenti necessari nelle previsioni di vendita.
• Durata del ciclo di vendita: questa è la quantità di tempo necessaria alla chiusura di un affare medio. Accorciare il ciclo di vendita e il tempo di chiusura può indicare il successo delle operazioni di vendita nell'identificazione delle inefficienze nel ciclo di vendita e nell'implementazione di soluzioni per aumentare la produttività.
• Precisione della previsione: poiché la previsione delle vendite è una parte importante delle operazioni di vendita, l'accuratezza della previsione è importante da misurare. Se ci sono grandi discrepanze, puoi rivalutare il tuo processo.
• Tempo di vendita: il tempo di vendita, o tempo medio di vendita, è il tempo che i rappresentanti dedicano effettivamente alla vendita. Questo può darti un'idea della produttività del team e se le operazioni di vendita possono fare di più per eliminare le attività non di vendita dal piatto.
• Efficienza della pipeline: dai un'occhiata all'afflusso e al deflusso della pipeline e al valore della pipeline. Puoi anche valutare quanti lead hai in cantiere e il valore potenziale dei clienti. Un analista delle operazioni di vendita può utilizzare il tuo CRM e altri strumenti per esaminare questi dati e migliorare queste metriche relative alla pipeline.
• Tasso di chiusura: questo è il numero di accordi chiusi rispetto al numero di lead, che funge da ulteriore misura delle prestazioni del team di vendita in generale.
• Marketing vs. lead originati dalle vendite: determinare se la maggior parte dei tuoi lead proviene dal marketing o dal tuo team di vendita ti darà informazioni sull'allocazione delle risorse.
• Costo di acquisizione dei clienti: l' acquisizione di nuovi clienti è una spesa significativa per le aziende. Il costo di acquisizione dei clienti ti aiuta a comprendere il ROI associato all'acquisizione di nuovi clienti.
• Customer lifetime value: questo KPI ti mostrerà il valore totale che i clienti aggiungono per te nel corso della loro vita.
• Carico di lavoro del team di vendita: se il tuo team di vendita è sopraffatto dal numero di punti di contatto con i clienti, l'efficienza delle vendite potrebbe diminuire. Implementa processi di flusso di lavoro automatizzati per alleggerire il carico di lavoro del tuo team di vendita.
• Turnover del team di vendita: per avere un team completamente funzionante, prepararsi al fatturato e come mitigarlo. Se il tuo fatturato supera il 20%, le tue offerte di lavoro influenzeranno i tuoi KPI complessivi.
• Efficienza delle vendite: questa metrica tiene conto della quantità di denaro che spendi per le vendite rispetto al numero di clienti che convertono. Puoi misurarlo come un'intera squadra o come individui.
• Tasso di abbandono dei clienti: il tasso di abbandono dei clienti aumenta quando i clienti non rinnovano i contratti. Questa è una metrica importante perché mostra quanto bene il tuo team di vendita nutre i clienti esistenti dopo che si sono convertiti.

Con questo, puoi prendere in considerazione informazioni e obiettivi preziosi mentre crei il tuo team operativo di vendita. Già che ci sei, prenota una demo per vedere in che modo Mailshake può aiutare a supportare i tuoi team di vendita e operazioni di vendita effettuando ricerche su larga scala.