Integrazione di Salesforce Sharepoint: vantaggi, processo e sfide

Nel frenetico mondo degli affari in cui operano le aziende, l’integrazione di più tecnologie e piattaforme auto-integranti non è più una tendenza ma una necessità. Questo articolo descrive in dettaglio le sfumature della creazione di una sinergia tra due giganti della tecnologia: Salesforce e SharePoint. Combinando le solide funzionalità di gestione dei documenti di SharePoint con la gestione delle relazioni con i clienti di Salesforce, le aziende fanno un passo avanti verso il raggiungimento di enormi livelli di collaborazione e produttività.

Se stai pianificando di stabilire l'integrazione di Salesforce SharePoint, ma non sei sicuro dei vantaggi che offrirebbe al processo e delle sfide che possono emergere nel processo, le tue domande troveranno risposta qui.

[Leggi anche: Soluzioni di integrazione Salesforce – Principali vantaggi, caratteristiche e approcci]

L'integrazione di SharePoint con Salesforce è addirittura necessaria?

Sebbene Salesforce offra funzionalità di caricamento e manutenzione dei documenti, non è esente da limitazioni. Per risolvere questo problema prima che inizi a incidere sulla produttività, le aziende iniziano a cercare sistemi di collaborazione basati su documenti come SharePoint per archiviare i propri documenti e gestire collaborazioni a livello aziendale.

Ma questa integrazione è davvero necessaria? Bene, ecco cosa succede quando mantieni i tuoi processi limitati a Salesforce.

1. Dimensioni del file: Salesforce offre due opzioni per caricare i documenti: "Allegati" che consente il caricamento di dati fino a 25 MB e "File" che consente il caricamento di dati fino a 2 GB. L'allocazione dei dati e la gestione dei documenti di dimensioni superiori a questa possono aumentare direttamente i costi di archiviazione e ostacolare le prestazioni del sistema nel tempo a causa dell'architettura multitenant della piattaforma.
2. Accessibilità e privacy dei documenti: la condivisione di documenti Salesforce con utenti non Salesforce può essere possibile solo tramite un URL pubblico. Ciò, tuttavia, è legato a problemi con la conformità al GDPR e ad altre leggi sulla sicurezza dei dati, poiché il documento viene condiviso pubblicamente. Una soluzione a questo problema è ottenere licenze aggiuntive per gli utenti non Salesforce, cosa che può essere costosa.
3. Sincronizzazione in tempo reale: le modifiche apportate nell'unità locale degli utenti non vengono automaticamente sincronizzate con i file Salesforce e viceversa. L'unica opzione a disposizione degli utenti è caricare/scaricare e quindi sostituire il file con la nuova versione.

Anche se in questo scenario SharePoint non è nemmeno presente nell'immagine, può verificarsi un altro evento in cui le aziende utilizzano sia Salesforce che SharePoint, ma non sono integrati. Ecco i problemi associati a questo approccio.

1. Processo imperfetto: poiché i contratti di fornitori, clienti e partner funzionano attorno allo stesso processo di approvazione, tendono ad essere automatizzati all'interno di un'unica soluzione di gestione del flusso di lavoro come SharePoint. Ora, quando si tratta di approvazioni di contratti, gli utenti di Salesforce devono passare da CRM a SharePoint e viceversa.
2. Collaborazione di gruppo problematica: mentre i record dei clienti sono archiviati su Salesforce, la loro collaborazione avviene sia su SharePoint che su Salesforce. Di conseguenza, gli utenti di Salesforce tendono a perdere tempo nel passare da un sistema all'altro per rimanere in contatto con i propri team.
3. Duplicazione dei documenti: un'altra sfida derivante dalla mancanza di integrazione di Salesforce con SharePoint è che il team di vendita generalmente deve scaricare documenti da SharePoint e quindi caricarli in Salesforce ogni volta che deve condividerli con il proprio team o clienti. Questo processo, spesso, porta alla duplicazione dei documenti in due sistemi, il che porta a un pasticcio nella versione del file.
4. Abbandono dei contenuti: i team di vendita possono copiare i collegamenti dei file SharePoint in Salesforce, ma non saranno in grado di visualizzarli in anteprima né trovarli nella ricerca globale di Salesforce. Di conseguenza, il contenuto che avrebbe potuto essere utile per la comunicazione dei clienti viene sepolto nelle raccolte di SharePoint.

Ora che abbiamo esaminato gli effetti collaterali della mancata integrazione di SharePoint e Salesforce, esaminiamo i vantaggi visibili derivanti dalla creazione di una integrazione prima di passare alle fasi di integrazione.

Quali sono alcuni vantaggi chiave dell'integrazione tra SharePoint e Salesforce?

Il sistema di gestione dei documenti SharePoint integrato con Salesforce offre enormi vantaggi alle aziende che desiderano migliorare la collaborazione tra i team di assistenza e di vendita, gestendo al contempo la gestione dei dati in modo efficiente. Le funzionalità combinate di Salesforce come CRM e SharePoint come piattaforma di gestione dei documenti e archiviazione di file si completano perfettamente a vicenda.

Collaborazione di squadra migliorata

L'integrazione di SharePoint e Salesforce migliora la collaborazione non solo tra i team di vendita e di assistenza, ma anche tra altri settori come marketing e legale. Vediamolo attraverso degli esempi.

Scenario 1: immagina che un responsabile delle vendite e scrittore di contenuti abbia il compito di creare una proposta per il cliente. Con l'aiuto dell'integrazione di SharePoint con Salesforce, le modifiche apportate dal responsabile delle vendite al documento dell'autore si rifletteranno in tempo reale affinché tutti i membri del team (con accesso al documento) possano vederle. Ciò garantirebbe che tutti siano sulla stessa pagina e il rischio di controllo della versione venga ridotto.

Scenario 2: il team legale esamina e quindi approva un contratto archiviato in SharePoint, dopodiché il responsabile delle vendite può visualizzare immediatamente tali modifiche in Salesforce. Ciò può aiutare il team di vendita a essere aggiornato quando condivide aggiornamenti importanti con i propri clienti.

Sicurezza dei documenti

L'integrazione di Salesforce SharePoint offre alle aziende l'accesso alle solide funzionalità di sicurezza di SharePoint come team, ruoli e livelli di autorizzazione che le aiutano a rispettare le leggi di conformità come HIPAA e GDPR, ecc. La piattaforma è dotata di un'altra funzionalità in cui è possibile impostare date di scadenza per file specifici, in questo modo i fornitori di terze parti non potranno accedere al file dopo la data di scadenza.

Analisi e reporting

L'integrazione di SharePoint Salesforce garantisce semplici funzionalità analitiche e di reporting poiché i dati provenienti da entrambe le piattaforme possono essere combinati per ottenere informazioni dettagliate sulle prestazioni di vendita, sull'utilizzo dei documenti e sulle interazioni con i clienti. Ad esempio, con l'aiuto dello strumento di reporting e controllo di SharePoint Online, i team possono analizzare i documenti a cui si accede frequentemente nel processo di vendita, fornendo loro informazioni dettagliate sulle risorse che hanno avuto il maggiore impatto sulla chiusura delle trattative o sulla risoluzione dei problemi dei clienti.

[Leggi anche: Una guida completa su data science e analisi per le aziende]

Migliore bilanciamento del carico

Uno dei principali vantaggi dell'integrazione di Salesforce con SharePoint risiede nel miglioramento del bilanciamento del carico. L'uso individuale di entrambe le piattaforme sottopone i sistemi a un carico elevato, con conseguente aumento dei tempi di inattività e rallentamento delle prestazioni. La loro integrazione, tuttavia, consente la condivisione di dati e file tra due piattaforme, garantendo un migliore bilanciamento del carico e zero sprechi di risorse a causa della duplicazione e della manutenzione di più copie.

Questi quattro sono solo i vantaggi di alto livello associati all'integrazione di Salesforce e SharePoint. A livello di processi e flussi di lavoro più quotidiani, emergono molti altri vantaggi, tra cui controlli di condivisione esterna, migliore gestione dei dati, migliore produttività e scalabilità.

La probabilità di osservare questi vantaggi nella tua organizzazione, tuttavia, dipende interamente dalla capacità di eseguire l'integrazione di Salesforce SharePoint. Prima di arrivare a quella sezione, diamo un breve sguardo ai quattro principi guida che possono garantire il successo del processo.

I principi guida dell'integrazione di SharePoint Salesforce

Nell'economia digitale di oggi, le integrazioni di successo svolgono un ruolo cruciale nella costruzione di un'organizzazione efficace ed efficiente. Per garantire che la tua azienda possa raggiungere questo obiettivo, dovrai seguire alcuni principi guida.

1. Residenza dei dati: è necessario garantire che i dati si trovino entro i confini geografici prestabiliti: dove sono stati creati, dove sarà possibile accedervi e dove verranno archiviati. Ciò diventa ancora più importante quando è necessario rispettare le conformità in materia di privacy e archiviazione dei dati.
2. Sicurezza: l'integrazione di SharePoint Salesforce dovrebbe mantenere la sicurezza come la massima priorità. Sebbene entrambe le piattaforme siano dotate di un robusto algoritmo di sicurezza, dovresti prestare attenzione alle autorizzazioni di accessibilità dei file e al monitoraggio del loro utilizzo. [Leggi anche: Sicurezza delle applicazioni cloud: proteggere i dati nel cloud]
3. Architettura dei dati: i dati utilizzati devono essere organizzati e strutturati logicamente per ottenere il massimo dal processo di integrazione. Ciò di solito comprende l'etichettatura, la categorizzazione e il collegamento di punti dati correlati sia su Salesforce che su SharePoint.
4. Condivisione dei dati: dopo che i dati sono stati ben organizzati e archiviati, il passaggio successivo è pianificarne l'accesso e la distribuzione. Per risolvere questo problema, SharePoint è dotato di una serie di funzionalità come l'aggiunta di date di scadenza nei documenti, una dashboard per visualizzare e tenere traccia di chi ha avuto accesso a un documento, ecc.

Con i principi di integrazione di Salesforce SharePoint ora discussi, approfondiamo il processo su come connettere le due piattaforme e se ci sono limitazioni per le quali dovresti prepararti.

La procedura dettagliata dell'integrazione di SharePoint con Salesforce

Quando arrivi al processo di integrazione da Salesforce a SharePoint, in genere otterrai tre opzioni: utilizzare Files Connect, ottenere uno strumento di integrazione personalizzato e utilizzare piattaforme di terze parti per connettere le due piattaforme.

Esploriamo tutte e tre le opzioni qui.

Metodo Salesforce Files Connect SharePoint

1. Apri Salesforce AppExchange e cerca "Files Connect". Successivamente, fai clic sul pulsante “Scaricalo ora” per avviare l’installazione.
2. Dopo l'installazione, dovrai ora concedere le autorizzazioni accedendo alla sezione "Insiemi di autorizzazioni" nel menu di configurazione di Salesforce e selezionando "Connetti file". Da qui puoi assegnare le autorizzazioni utente necessarie, come la possibilità di visualizzare, modificare ed eliminare file.
3. Successivamente, stabilisci un provider di autenticazione accedendo a "Provider di autenticazione" e selezionando "Connetti file". Da qui puoi creare e gestire le impostazioni necessarie come il tipo di autenticazione e gli utenti a cui è concesso l'accesso.
4. Successivamente, devi configurare l'account SharePoint. Accedi alla sezione "SharePoint" e quindi seleziona "Connetti file". Ora puoi inserire le informazioni necessarie, come le credenziali di accesso e l'URL di SharePoint.
5. È ora il momento di configurare l'applicazione sviluppata. Per farlo, vai alla sezione "Sviluppo" del menu di configurazione di Salesforce, quindi seleziona "Connetti file". Da qui puoi ora configurare le impostazioni necessarie, come il tipo di integrazione e i dati che verranno condivisi tra i sistemi.
6. Il passaggio cruciale successivo per l'integrazione tra Salesforce e Sharepoint è la configurazione dello strumento Salesforce Files Connect. Accedi alla sezione "Configurazione" nel menu Salesforce e vai su "Files Connect". Ora puoi configurare impostazioni come il tipo di integrazione e i dati che verranno condivisi tra i sistemi.
7. L'ultimo passaggio dell'integrazione di Salesforce SharePoint consiste nel creare un collegamento tra le due piattaforme. Per stabilirlo, accedi alla sezione "Origini dati esterne" nel menu di configurazione di Salesforce e vai su "Connetti file". A questo punto potrai configurare facilmente impostazioni come il tipo di integrazione e i dati che verranno condivisi tra i sistemi.

Sebbene questa sia la forma più applicata di integrazione tra Salesforce e SharePoint, ci sono alcune limitazioni preoccupanti di Files Connect, come il supporto limitato di sistemi esterni, nessuna opzione di caricamento, nessun controllo delle autorizzazioni, complessità nella condivisione esterna, latenza, limitazioni di ricerca, ecc.

Applicazioni di integrazione da Salesforce a SharePoint di terze parti

Diversi connettori di terze parti mirano a risolvere le restrizioni di Files Connect. Esaminiamo una visualizzazione tabellare del confronto tra Files Connect e loro.

Strumento di integrazione Salesforce personalizzato con SharePoint

L'ultima opzione che le aziende generalmente scelgono quando eseguono l'integrazione online di Salesforce e SharePoint è quella di creare uno strumento personalizzato. La collaborazione con un fornitore di servizi di sviluppo software come Appinventiv può fornirti le competenze necessarie per un'integrazione personalizzata che risolva ogni complessità e restrizione di Files Connect e del software di terze parti.

Ora che conosci le tre opzioni che normalmente ottieni quando pianifichi l'integrazione di SharePoint con Salesforce, volevamo prepararti ad alcune sfide comuni che potrebbero emergere indipendentemente dal modello di integrazione scelto.

Sfide comuni legate all'integrazione di SharePoint Salesforce e modi per superarle

L'integrazione di SharePoint con Salesforce può essere un viaggio complesso per molte aziende a cui mancano gli aspetti tecnici per combinare le due enormi piattaforme.

Migrazione dei dati

La migrazione dei dati da Salesforce a SharePoint o viceversa può essere un'attività estremamente complessa e dispendiosa in termini di tempo poiché le aziende devono garantire che i propri dati siano stati formattati, organizzati e migrati correttamente senza duplicazioni o errori di correttezza. Per superare questo problema, possono utilizzare strumenti di migrazione dei dati di terze parti o persino assumere servizi specializzati di migrazione dei dati per facilitare l’approccio.

La sicurezza dei dati

Garantire che i dati sensibili siano completamente protetti e che l'accesso sia limitato solo agli utenti autorizzati è fondamentale per un'integrazione riuscita di Salesforce SharePoint. Consigliamo di risolvere questo problema attraverso l'applicazione di funzionalità di sicurezza come firewall, crittografia e controlli di accesso.

Personalizzazione

Personalizzare l'integrazione e il suo risultato è estremamente difficile quando si segue il percorso Files Connect. La mancanza di uno è ciò che porta le aziende a optare per una soluzione di terze parti o a collaborare con una società di sviluppo software che aiuterebbe a creare uno strumento di integrazione personalizzato.

Con questo, abbiamo esaminato tutti i diversi aspetti dell'integrazione di Salesforce SharePoint. Per un rapido riepilogo, abbiamo toccato il modo in cui la funzionalità di gestione dei documenti di Salesforce da sola non può soddisfare i requisiti di un'azienda in crescita e le ragioni di ciò. Successivamente, abbiamo esaminato alcuni dei principali vantaggi dell'integrazione, i dettagli delle opzioni che avresti a disposizione combinando i due e, infine, le sfide che potresti incontrare.

In che modo Appinventiv può essere d'aiuto con l'integrazione di Salesforce Sharepoint?

In Appinventiv, comprendiamo che ogni team di crescita aziendale è alla ricerca di una soluzione per essere più produttivo e orientato ai risultati, qualcosa che l'integrazione di Salesforce e SharePoint promette. Ma anche in questa integrazione alcune ovvie limitazioni possono essere risolte utilizzando una soluzione personalizzata. È qui che entra in gioco la nostra competenza.

Abbiamo il know-how tecnico e il senso degli affari per comprendere i problemi quotidiani di base che emergono a causa della mancanza di integrazione e disponiamo delle soluzioni tecniche non solo per risolverli, ma anche per sfruttare le capacità di entrambe le piattaforme.

Mettiti in contatto oggi stesso con i nostri esperti di integrazione per trovare una soluzione di integrazione personalizzata e più efficace per combinare i due potenti software aziendali.

Domande frequenti

D. Salesforce è simile a SharePoint?

R. Sebbene Salesforce abbia alcune funzionalità di gestione dei documenti, in sostanza è una piattaforma CRM. D'altra parte, il principale punto di forza di SharePoint è che si tratta di un sistema di gestione e archiviazione dei documenti.

D. Qual è il vantaggio dell'integrazione di Salesforce SharePoint?

R. Sono numerosi i vantaggi associati all'integrazione di Salesforce e SharePoint. Ecco i migliori:

• Collaborazione di squadra migliorata
• Sicurezza dei documenti
• Analisi e reporting
• Migliore bilanciamento del carico
• Controlli di condivisione esterna
• Migliore gestione dei dati
• Produttività migliorata
• Maggiore scalabilità e altro ancora.

D. Files Connect è l'unica opzione per connettere le due piattaforme?

R. Sebbene Files Connect sia il metodo di integrazione più utilizzato, non è l'unico modo. Puoi anche utilizzare strumenti di integrazione di terze parti o creare una piattaforma personalizzata con funzionalità di integrazione.