Scala la tua azienda di sicurezza con l'app n. 1 Security Guard

Ci sono molte parti in movimento quando gestisci un'azienda di guardie giurate. Dalla gestione dei dipendenti ai clienti alle operazioni quotidiane, tutto è super importante e super urgente. Oltre a tutto ciò, ci sono numerosi regolamenti e una speranza di base che sarai redditizio alla fine del mese.

Dopo che oltre 100 società di guardie giurate sono diventate clienti di Connecteam, abbiamo voluto creare una guida su come altre società di sicurezza potrebbero utilizzare l'app Connecteam per le guardie di sicurezza per ampliare la propria attività. Abbiamo esaminato due aspetti fondamentali:

1. Quali sfide hanno dovuto affrontare le aziende di sicurezza prima di scegliere Connecteam?
2. Perché hanno scelto Connecteam e come utilizzano l'app?

Di seguito sono riportate le conclusioni che abbiamo trovato in modo da poter ridimensionare la tua azienda di sicurezza con l'app n. 1 per la guardia di sicurezza.

Sfide che le società di sicurezza hanno dovuto affrontare prima di Connecteam

Difficile mantenere tutti sulla stessa pagina

"Poiché tutto cambia regolarmente, è una sfida mantenere tutti sulla stessa pagina."

"È estremamente difficile ottenere piena visibilità su chi ha ricevuto il messaggio e ricevere informazioni sul campo dai nostri dipendenti richiede troppo tempo".

"È una seccatura ottenere informazioni in tempo reale dal campo e utilizziamo strumenti diversi, quindi nulla viene registrato e ogni messaggio è disordinato senza formato".

Processo disordinato per creare un programma efficace e distribuire i turni

"Creare in anticipo una pianificazione predittiva che funzioni per tutti non è un'attività facile da svolgere, e usare carta e penna o pile di fogli Excel per portare a termine il lavoro mi affoga nelle scartoffie."

Tenere traccia delle ore in modo accurato per il libro paga non è facile

“Avere dipendenti senza scrivania crea un incubo quando si tratta di tenere traccia delle ore. Proprio come creare un programma, abbiamo pile di fogli e schede perforate o e-mail infinite in cui i dipendenti segnalano quando hanno timbrato l'entrata e l'uscita. Inoltre, dobbiamo rispettare le leggi normative, quindi dobbiamo assicurarci di avere gli orari corretti da tutti i nostri dipendenti ".  

Onboarding e formazione

“Essere guardie giurate significa assumersi maggiori responsabilità e competenze, che richiedono molta esperienza e formazione. Dobbiamo preparare il nostro personale a tutte le sfide, aiutarli a lavorare ad alto livello e approvare le normative governative. Tuttavia, riteniamo che l'inserimento e i metodi di formazione regolari richiedano molto tempo e siano difficili da organizzare, soprattutto quando non tutti si trovano nello stesso luogo.

"Abbiamo molti dipendenti temporanei, quindi abbiamo bisogno di un processo di onboarding rapido ma completo e non dovrebbe costarci un occhio della testa".

Offri al cliente la migliore esperienza

“I miei clienti si aspettano un'esperienza migliore e moderna. Lavoro sodo per differenziarmi dalla concorrenza e offrire un valore aggiunto”.

In che modo le società di sicurezza utilizzano l'app Connecteam Security Guard

1. Comunicazione interna semplice e semplificata

Non perdere mai un colpo con le tue guardie di sicurezza e mantieni tutti sulla stessa pagina con un clic di un pulsante. La comunicazione interna con il tuo team è essenziale per la soddisfazione sul lavoro e anche per la soddisfazione del cliente!

Inoltre, puoi tenere traccia di tutti i risultati dalla dashboard per sapere chi ha letto il tuo messaggio e chi no. Invia un promemoria a coloro che hanno perso il tuo messaggio in modo da essere certo che tutti siano al corrente.

Esempi del tipo di comunicazione che puoi inviare tramite l'app Connecteam security guard includono:

• Comunicazione mirata : rivolgersi a tutti o a un gruppo specifico di dipendenti (come i supervisori o quelli in una posizione specifica) e inviare aggiornamenti, informazioni pertinenti, nuovi protocolli, riconoscimento del dipendente del mese e altro ancora.
• Directory dei dipendenti: è facile trovare i dettagli di contatto del tuo team con una gestione completa delle autorizzazioni.Avvia una conversazione con chiunque sia rilevante in un tocco
• Gruppi di chat: è così semplice semplificare la comunicazione quotidiana in modo semplice ed efficiente inviando messaggi al gruppo pertinente o tramite una chat privata uno a uno.Fai sapere al tuo team quale percorso è meglio prendere o se c'è un evento in uno dei siti o se c'è stato un incidente e devono essere a conoscenza. Qualunque sia l'informazione di cui hanno bisogno per essere informati per svolgere il proprio lavoro in modo efficiente, condividila con loro in tempo reale senza la necessità di infinite catene di WhatsApp, telefonate sciatte o messaggi di testo obsoleti.
• Notifiche push e aggiornamenti: invia annunci sia formali che informali, come operazioni, aggiornamenti del CEO, riconoscimento dei dipendenti, aggiornamenti amministrativi e altro.Ciò tiene tutti informati da cima a fondo su tutte le questioni aziendali.

2. Programmazione e spedizione più rapide e dipendenti

Connecteam ti consente di inviare lavori o creare turni con un clic di un pulsante! Assegna le tue guardie di sicurezza a determinati turni in base a diverse posizioni e base di clienti, supporta la pianificazione di più team per turno di lavoro e puoi anche includere informazioni dettagliate sui turni per garantire che le cose vengano eseguite correttamente come indirizzo, attività, promemoria e altro.

Tutti i tuoi dipendenti hanno accesso immediato al loro programma da qualsiasi luogo in modo che possano accettare o rifiutare un turno, vedere se un turno è disponibile e altro ancora.

Pianifica facilmente in anticipo e ottieni una panoramica in tempo reale dello stato di avanzamento dei progetti sapendo dove si trovano i tuoi dipendenti.

• Assegna le guardie di sicurezza a turni in base a diverse posizioni e base di clienti
• Supportare la pianificazione di più team per turno
• Tieni traccia dell'ora e della posizione di entrata e uscita e persino di note e commenti sui turni
• Consenti ai dipendenti di accettare/rifiutare i turni (opzionale – può essere disabilitato)
• Ricevi richieste di ferie e ferie e visualizza immediatamente se sono state approvate o rifiutate

3. Orari precisi e migliore gestione delle buste paga

Connecteam semplifica la timbratura di entrata e uscita, tutto ciò che i dipendenti devono fare è fare clic sul pulsante grande e il gioco è fatto! In qualità di manager, puoi stare certo che i dipendenti sono dove dicono di essere, quindi li stai pagando accuratamente poiché un timestamp GPS è contrassegnato per ogni funzione di entrata e uscita. Questo aiuta a limitare i pugni degli amici e l'abuso di tempo è un ricordo del passato, il che significa che stai gestendo un libro paga più intelligente e accurato per tutti.

Risparmia tempo su buste paga e schede attività con l'automazione del monitoraggio del tempo di Connecteam:

• Per timbrare i turni in entrata e in uscita con un timbro di posizione GEO
• Sfruttando le impostazioni predefinite dei promemoria per assicurarsi che i dipendenti timbrano l'entrata e l'uscita in orario
• Utilizzo di note e tag, per soddisfare esigenze specifiche (come filtrare per cliente o date specifiche)
• Esportazione dei fogli paga, per turno o come totale
• Si integra direttamente con QuickBooks Online e Gusto per un libro paga senza preoccupazioni

Si noti che ci sono limitazioni di orario che è possibile impostare per assicurarsi che le guardie di sicurezza possano timbrare solo PRESSO IL SITO loro assegnato e solo QUANDO dovrebbero.

4. Automatizza i processi giornalieri

Può essere difficile gestire i rapporti dal campo, spesso c'è un vuoto e il più delle volte passi molto tempo a rincorrere determinati rapporti perché non ti sono stati inviati in tempo. E non farmi nemmeno iniziare a provare a decifrare una calligrafia disordinata se le tue guardie di sicurezza stanno ancora compilando tutto con carta e penna.

Rendi digitali tutte le liste di controllo, i moduli e i report in modo che i tuoi dipendenti possano compilarli quando e da qualsiasi luogo. Con un clic, ottieni un feedback immediato da terra in modo da poter prendere decisioni aziendali intelligenti. Ad esempio rapporti di riepilogo, registri giornalieri, rapporti sugli incidenti, rimborsi spese, liste di controllo delle attrezzature e molto altro. Tutti questi flussi di lavoro possono anche essere condivisi automaticamente con i tuoi clienti, se lo desideri.

Migliora facilmente le tue operazioni quotidiane inviando report dal campo all'ufficio in pochi secondi. Mentre sono in viaggio, i dipendenti possono riempire quanto segue e altro:

• Rapporto di inizio o fine turno
• Rapporto di ispezione del supervisore
• Verbale di incidente
• Denuncia di infortunio
• Rapporto di risposta all'avviso
• Rapporto di osservazione/pericolo per la sicurezza
• Rapporto di reclamo del cliente
• Modulo d'ordine uniforme
• Richiesta di manutenzione del veicolo

Inoltre, rendi disponibili sull'app tutti i tuoi materiali più comuni, come ad esempio:

• Procedure operative standard (SOP)
• Il manuale dell'impiegato
• Protocolli di sicurezza e di emergenza
• Codice etico
• Politica uniforme
• Politica sulle molestie sessuali

5. Migliorare la formazione e l'onboarding per tutte le guardie di sicurezza

Il settore delle guardie giurate deve spesso affrontare un grande turnover, il che significa che le ore che dedichi alla formazione di ogni nuovo assunto possono costarti a lungo termine.

Con Connecteam, ti assicuri che tutte le informazioni siano disponibili sullo smartphone del tuo dipendente, dal materiale formativo alle procedure, protocolli, video e altro ancora. Puoi tenere traccia dei loro progressi in tempo reale, inviare notifiche a chiunque sia in ritardo e, soprattutto, i tuoi dipendenti vengono formati al proprio ritmo, nel proprio tempo. Anche in viaggio!

Ogni volta che un nuovo assunto si unisce al team, regalagli il miglior primo giorno di sempre offrendo l'esperienza del 21° secolo:

• Una lettera formale di benvenuto al dipendente in azienda
• Esamina una "lista di controllo per i nuovi dipendenti" per assicurarti che nulla venga perso
• Modulo informazioni personali (informazioni personali, informazioni di contatto, contatto di emergenza)
• Riservatezza e patto di non divulgazione
• Domanda di casellario giudiziario
• Ottieni una copia dell'ID del nuovo assunto e di altri documenti pertinenti
• Formazione in materia di salute e sicurezza
• Firme di uniformi, distintivi e altre attrezzature

Migliorare regolarmente le competenze professionali consentendo la disponibilità di tutto il materiale pertinente con un semplice clic:

• Formazione in materia di salute e sicurezza
• Formazione sulle molestie sessuali
• Uso e manutenzione delle attrezzature
• Test e quiz

6. Promuovere la conformità a livello aziendale

Connecteam è utilizzato dalle società di sicurezza per scopi di conformità, quasi nulla è più importante del rispetto delle normative federali e statali.

I moduli "Leggi e firma" sono comuni, così come la formazione periodica di aggiornamento. Tutti i documenti vengono registrati e inviati automaticamente come copia PDF a e-mail predefinite che possono essere personalizzate per ogni modulo e gli utenti possono esportare un rapporto di riepilogo in qualsiasi momento.

“L'archiviazione di determinati documenti è una delle funzionalità che amo così tanto, poiché i dipendenti possono firmare tutto sul proprio telefono. Ho creato politiche sulle molestie sessuali, politiche mediche incluso un foglio per raccogliere le preferenze sui benefici del team, politiche sulla sicurezza e altro ancora. I dipendenti lo riconoscono e accedono all'app senza dover essere fisicamente in ufficio. Questo ci fa risparmiare un sacco di tempo ed evitiamo il fastidio di follow-up avanti e indietro.– Parfait Vandi, Presidente e Qualify Manager di UGS Private Security Inc.

Leggere e firmare documenti:

• Riconoscimento del manuale del dipendente
• Accordo uniforme
• Politica sulle molestie sessuali
• Altri leggono e firmano documenti

Formazione periodica di aggiornamento:

• Formazione sulle molestie sessuali
• Formazione sui protocolli di emergenza
• Formazione sulla familiarità del campus
• Corso di aggiornamento del protocollo

Qualunque altra cosa sia necessaria alla tua azienda di sicurezza per ottenere una migliore conformità su tutta la linea, può essere gestita con Connecteam.

7. Più facile gestire le attività delle risorse umane

Automatizza i processi e ottieni un migliore controllo sui problemi relativi alla forza lavoro:

• Presenta un amico: è così facile per i tuoi dipendenti raccomandare amici per una posizione che aiuta ad aumentare la portata del reclutamento.
• Gestione delle richieste di ferie/malattia: gli utenti ricevono aggiornamenti automatici se le richieste sono state rifiutate o approvate.
• Modulo di informazioni personali per l'assunzione di nuovi dipendenti (informazioni personali, informazioni di contatto, contatto di emergenza, documenti come moduli fiscali/carta d'identità con foto, ecc.)
• Aggiornamento delle informazioni di contatto come indirizzo, nome, e-mail, conto bancario e altro.
• Sondaggio sulla soddisfazione dei dipendenti che puoi inviare settimanalmente o mensilmente o in qualsiasi momento.

Gestisci le tue risorse umane interne con una soluzione diretta e in tempo reale, facile da usare e che garantisce ai tuoi dipendenti un accesso immediato a tutte le informazioni relative all'azienda.

Perché le società di sicurezzascelgono l'app Connecteam Security Guard

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