Modello di fattura di spedizione

Panoramica del modello di fattura di spedizione

Proprio come c'è una ricevuta per ogni acquisto che fai, c'è una fattura di spedizione per ogni spedizione spedita. Anche se potrebbe sembrare uno scioglilingua, la generazione di fatture di spedizione accurate e dettagliate è parte integrante di ogni operazione di spedizione. Puoi utilizzare i modelli di fattura di spedizione disponibili su Internet se non vuoi perdere tempo a formulare una fattura di spedizione.

Una corretta fattura di spedizione ufficiale ha molti componenti e costi che devono essere inclusi e, se non vengono rilevati, possono creare problemi durante il transito. I corrieri di solito generano queste fatture per tracciare la spedizione attraverso i loro sistemi e creare un modo standardizzato ed efficiente per garantire che ogni pacco raggiunga la sua destinazione.

Per capire come creare e utilizzare le fatture di spedizione, diamo un'occhiata alle fatture di spedizione.

1) Che cos'è una fattura di spedizione?

Tecnicamente parlando, una fattura di spedizione è un documento creato dal venditore per dichiarare e fornire informazioni sui prodotti e servizi spediti al cliente e le istruzioni di spedizione. Ci sono molte informazioni sulla fattura di spedizione e non puoi perderle o dimenticarle.

Puoi utilizzare un modello di fattura di spedizione gratuito disponibile su Internet o utilizzare Word o Excel per creare un modello di fattura di spedizione. Di conseguenza, la maggior parte delle aziende utilizza un modello di fattura di spedizione con un campo preimpostato e un design con tutte le informazioni statiche già presenti nel documento. Dovrai solo aggiungere le modifiche alle informazioni con ogni spedizione. Ciò consente di semplificare la creazione e la stampa delle fatture di spedizione per la comodità del vettore e del cliente.

Una fattura di spedizione, nota anche come polizza di carico, funge anche da ricevuta di spedizione per il mittente e indica i termini e le condizioni per la spedizione della merce, compresi i termini di pagamento. La fattura di spedizione funge da titolo per i prodotti e servizi che stai inviando ai tuoi clienti. I dettagli sul prodotto e le istruzioni di spedizione vengono trasmessi dal cliente, consentendo una comunicazione senza interruzioni.

2) Cosa includere in un modello di fattura di spedizione?

Ora che conosci la definizione di una fattura di spedizione e lo scopo della polizza di carico, iniziamo con la parte vitale della creazione di un modello di fattura di spedizione.

Sia che tu crei un nuovo modello di fattura di spedizione o utilizzi un modello di fattura gratuito da Internet, devi includere queste nove cose nel tuo modello di fattura.

2.1) Dati del Mittente/Speditore

Il modello di fattura di spedizione dovrebbe riportare il nome dell'azienda e il logo e includere un indirizzo postale accurato della tua azienda in modo che non ci sia confusione in caso di resi e spedizioni perse.

2.2) Dati del Destinatario

Un indirizzo accurato del cliente/destinatario, le informazioni di contatto e il codice PIN di consegna possono semplificare l'esecuzione delle consegne da parte dei corrieri partner e ridurre la quantità di RTO.

2.3) Dettagli del vettore/partner 3PL

La polizza di carico deve contenere il nome e gli estremi del vettore in quanto responsabile del pacco durante il transito.

2.4) Numero di riferimento del cliente/Numero dell'ordine di acquisto

Se includi il numero di riferimento o il numero dell'ordine di acquisto nel modello della fattura di spedizione, è più facile tracciare le spedizioni internamente.

2.5) Descrizione dei Prodotti/Merci

Per evitare problemi con la dogana, puoi includere la quantità e le descrizioni dei prodotti sulla fattura di spedizione. Questo deve essere incluso nel modello poiché le leggi statali/internazionali continuano a cambiare. La descrizione sulla fattura consente di evitare fastidi e confusione con le autorità.

2.6) Destinazione e Dettagli del Trasporto

Il modello della fattura di spedizione deve includere il peso e le dimensioni del pacco e i dettagli precisi della destinazione. Devi includere la natura della merce, ad esempio, se è fragile o contiene materiale pericoloso o infiammabile.

2.7) Data di ritiro

La data di ritiro indica la data e l'ora in cui la responsabilità della spedizione è stata trasferita al vettore partner. Può anche essere utilizzato per tenere traccia dei tempi di consegna.

2.8) Tipo di imballaggio

Devi includere se hai utilizzato scatole, pellet, casse o barili per spedire i tuoi prodotti per facilitare la lavorazione.

2.9) Bolle di consegna e istruzioni

Durante la creazione del modello di fattura di spedizione, puoi aggiungere una colonna per fornire istruzioni speciali al tuo corriere partner trasmesse dal cliente. Ciò ti consente di migliorare la tua esperienza di consegna e migliorare la soddisfazione dei clienti.

3) Come creare un modello di fattura di spedizione?

La creazione di un modello di fattura di spedizione può essere un compito noioso e deve essere eseguita con attenzione. Per semplificarti le cose, abbiamo ristretto il compito in pochi semplici passaggi.

3.1) Passaggio 1: scarica un modello personalizzabile

Anche se desideri formulare il tuo modello di fattura di spedizione, scarica da Internet un modello di fattura di spedizione gratuito adatto al tuo colore o con spaziatura e formattazione adeguate. Questo ti farà risparmiare un sacco di tempo.

3.2) Passaggio 2: aggiungere i dettagli richiesti.

Aggiungi righe e spazio separatamente per i dettagli di mittente, destinatario e vettore. Assicurati che ci sia spazio sufficiente per le parti, poiché questi campi includeranno indirizzi e informazioni di contatto.

3.3) Passaggio 3: includi i dettagli dell'ordine

Successivamente, dovrai aggiungere schede e spazi per le informazioni sull'ordine, inclusi i codici a barre per i numeri di riferimento della spedizione e i numeri d'ordine.

3.4) Passaggio 4: aggiungere termini e condizioni

Assicurati di aggiungere termini e condizioni e dettagli di pagamento sulla fattura di spedizione. Ciò migliora l'esperienza di consegna e rende più facile per i corrieri smistare gli ordini in contrassegno.

3.5) Passaggio 5: Descrizione dell'elemento

Se in genere spedisci attraverso lo stato e i confini internazionali, è l'ideale aggiungere una riga di descrizione dell'articolo nella fattura di spedizione. Ciò consentirà ai tuoi prodotti di essere facilmente valutati dalle autorità e assicurerà che le tue spedizioni non siano bloccate in dogana.

3.6) Passaggio 6: includi costi aggiuntivi/istruzioni di spedizione

L'aggiunta di una colonna per menzionare le istruzioni di spedizione, i costi aggiuntivi e così via ti aiuterà a migliorare la tua esperienza di consegna. Altri oneri come manodopera e gestione possono essere menzionati direttamente sulla fattura di spedizione per promuovere la trasparenza.

4) Tipi di fatture di spedizione

Come sappiamo, la spedizione e la logistica non sono processi semplici. Con le aziende di e-commerce che mirano a raggiungere una portata globale, è naturale che un tipo di fattura di spedizione non fosse sufficiente per supportare l'intero ecosistema logistico. Sebbene il formato dei modelli di fattura di spedizione sia quasi identico con alcune piccole modifiche, è necessario comprendere i diversi tipi di fatture di spedizione.

4.1) Fattura standard: la fattura standard è solo una semplice fattura di spedizione per la spedizione della merce.

4.2) Fattura commerciale: la fattura commerciale viene in genere utilizzata per denotare l'importazione di merci estere e delinea i dettagli delle merci a fini doganali.

4.3) Fattura pro-forma: La fattura pro-forma viene solitamente fornita prima dell'acquisto o della spedizione della merce per fornire un preventivo all'acquirente.

4.4) Fattura di credito: Una fattura di credito viene solitamente utilizzata per emettere una nota di credito in sospeso al cliente, principalmente in caso di resi o rimborsi.

4.5) Fattura di addebito: una fattura di addebito viene solitamente utilizzata per addebitare spese/costi speciali della merce dopo la consegna.

5) Importanza del modello di fattura di spedizione

Le operazioni di spedizione e le catene di approvvigionamento diventano complesse man mano che cresci. Dovrai utilizzare un software di gestione delle spedizioni e degli adempimenti come ClickPost per superare le sfide tecniche e semplificare l'intero processo. Se vuoi costruire un marchio, probabilmente soddisferai una base di clienti globale.

Una fattura di spedizione diventa essenziale in tali scenari, in quanto è un documento legalmente vincolante dell'accordo tra il mittente e la compagnia di trasporto. Inoltre, una fattura di spedizione rende più facile tracciare e gestire gli ordini internamente e ritenere il vettore responsabile per spedizioni perse/danneggiate secondo i termini SLA.

Sebbene i modelli di fattura di spedizione gratuiti siano disponibili su Internet, potresti dover lavorare su di essi per aggiungere il tuo marchio e tocchi personali in base al tuo processo di evasione. Tuttavia, per un'organizzazione di livello aziendale, idealmente, è impossibile generare una fattura di spedizione separata, poiché in genere gestiscono un volume di ordini più elevato. In questi casi, creare e formulare autonomamente un modello di fattura di spedizione può aiutarti a velocizzare notevolmente il processo.

6) Dove puoi trovare modelli di fattura di spedizione gratuiti?

Un modello di fattura di spedizione gratuito è il punto di partenza migliore se stai cercando di creare un modello di fattura gratuito per la tua attività. Esistono numerose fonti di modelli di fattura di spedizione modificabili gratuiti. Puoi controllare il modello di fattura di spedizione ClickPost qui.

Oltre a ClickPost, se stai cercando opzioni di design, ci sono modelli di fattura di spedizione su Word se stai cercando un modello con testo pesante. Il vantaggio dell'utilizzo di un modello di spedizione personalizzabile dalla parola è che è gratuito e ottieni alcune opzioni di progettazione. Puoi persino aggiungere il logo del tuo marchio per offrire un'esperienza di marca personalizzata ai tuoi clienti.

Tuttavia, se stai cercando di creare un modello tabellare o utilizzare Excel o fogli di Google per tenere traccia dei tuoi ordini, potrebbe essere meglio cercare un modello di fattura di spedizione in Excel. Se non riesci a trovare un design che ti è piaciuto in queste tre opzioni, puoi google modelli di fattura di spedizione gratuiti e otterrai vari siti Web che forniscono modelli scaricabili gratuitamente. Il vantaggio dell'utilizzo di questi modelli di spedizione gratuiti è che semplifica l'immissione dei dati e puoi persino automatizzare l'intero processo di generazione. Tuttavia, non puoi aggiungere molto testo a questi modelli poiché Excel è un'applicazione per fogli di calcolo.

7) Modello di fattura di spedizione internazionale

Durante la spedizione internazionale, le regole doganali e di esportazione/importazione possono essere complicate. Una fattura di spedizione è un documento che può velocizzare lo sdoganamento. Ma, per questo, dovrai assicurarti che la tua fattura di spedizione abbia tutti i requisiti degli ufficiali doganali per cancellare il tuo ordine.

È necessario un modello di fattura di spedizione internazionale infallibile per garantire che le fatture di spedizione non presentino discrepanze. Ciò garantirà che i tuoi ordini non abbiano problemi durante lo sdoganamento. La fattura di spedizione internazionale o la fattura commerciale vengono solitamente utilizzate per delineare tutti gli articoli venduti. La fattura commerciale diventa un documento legalmente vincolante e una prova di vendita per tutte le ulteriori attività legali che devono essere svolte per importare le vostre merci nel rispettivo paese o stato.

Il modello della fattura di spedizione internazionale deve essere impeccabile in quanto il governo lo utilizzerà per imporre dazi doganali sugli articoli valutando il valore effettivo delle merci. La fattura commerciale può essere utilizzata anche come prova di acquisto/spedizione in caso di sinistro assicurativo.

8) Conclusione

Le operazioni di spedizione sono la spina dorsale di ogni attività di e-commerce. Con l'aumento della popolarità e del volume degli ordini, diventa sempre più difficile gestire e spedire i tuoi ordini in modo efficace senza creare un sistema infallibile. In ogni sistema di gestione delle spedizioni di successo, le fatture di spedizione sono la chiave per tracciare e gestire i tuoi ordini tramite più corrieri.

Una fattura di spedizione non è solo un documento che può essere utilizzato per scopi interni, ma è anche un documento legalmente vincolante che denota i termini e le condizioni discussi tra il mittente e il vettore. Una fattura di spedizione chiara e concisa può essere la chiave per operazioni di spedizione e di evasione ordini efficienti. Ma, per generare ogni volta questa fattura di spedizione impeccabile, hai bisogno di un modello di fattura di spedizione affidabile e completo che copra tutte le tue basi. Un modello di fattura di spedizione formulato correttamente può ridurre al minimo il fastidio di generare la fattura.

Per fare ciò, puoi utilizzare i modelli di fattura di spedizione gratuiti disponibili su Internet, oppure puoi utilizzare la parola modelli di fattura di spedizione o modelli di fattura excel che sono prontamente disponibili all'interno del software. Puoi anche avvalerti dell'aiuto di software di gestione delle spedizioni come ClickPost per semplificare ulteriormente le tue operazioni. Se desideri accedere al modello di fattura di spedizione ClickPost, puoi visitare il nostro sito Web o seguire il link sopra indicato.

Se ti rivolgi a una base di clienti globale, devi disporre di un modello di fattura di spedizione preciso. La fattura di spedizione funge da titolo di proprietà della merce durante l'importazione in un paese. Le autorità lo utilizzano come riferimento per valutare il valore delle merci e la loro idoneità all'ingresso nel Paese. Pertanto, è necessario utilizzare un modello di fattura di spedizione che fornisca tutte le informazioni richieste sulla polizza di carico in modo che le spedizioni non siano bloccate in dogana.

In conclusione, puoi dire che un modello di fattura di spedizione è uno dei fattori più cruciali da considerare durante lo sviluppo di un'operazione di spedizione affidabile ed efficiente. Il modello ti consentirà di semplificare i tuoi processi e di risparmiarti la seccatura manuale di creare un nuovo documento di fattura. Puoi anche aggiungere il tuo marchio sulla fattura di spedizione per migliorare la visibilità del marchio.

9) Domande frequenti sul modello di fattura di spedizione

9.1) Come creo un modello di fattura di spedizione?

Per creare un modello di fattura di spedizione personalizzato, puoi aprire un documento di fattura vuoto in Word o Excel, oppure puoi scegliere tra i modelli preesistenti disponibili in questo software. Puoi quindi modificare i campi, aggiungere il tuo marchio e salvare il modello. Ora puoi utilizzare questo modello per generare le tue fatture di spedizione.

9.2) Esistono modelli di fattura di spedizione gratuiti in Microsoft Word o Excel?

Ci sono alcuni modelli di fattura di spedizione gratuiti in Word ed Excel che puoi utilizzare per creare gratuitamente il tuo modello di fattura di spedizione.

9.3) Cos'è la polizza di carico?

La polizza di carico è solo un altro termine per le fatture di spedizione. Contiene tutte le informazioni necessarie per effettuare una consegna corretta e le informazioni sulla merce all'interno delle spedizioni.

9.4) In cosa differisce una fattura commerciale da una fattura di spedizione?

La differenza significativa tra una fattura commerciale e una fattura di spedizione è che la fattura commerciale viene generalmente generata durante la spedizione di ordini internazionali. La fattura commerciale contiene il valore della merce insieme alla descrizione. Ciò consente alle autorità di utilizzarlo come documento ufficiale in materia di assicurazioni, dogane e altri procedimenti finanziari.