Cosa devono sapere i proprietari solisti di società sulle riunioni annuali

Quando viene menzionata la frase "assemblea annuale degli azionisti", quale immagine evoca nella tua mente? È un grande raduno di figure influenti in prima linea di giganti del settore come Amazon, Exxon o Apple?

O forse la tua mente vira verso uno scenario più locale, immaginando qualcuno come Jim che gestisce una piccola attività di giardinaggio dai suoi locali residenziali?

Diversi proprietari di piccole imprese scelgono di essere incorporati, spesso istituendo una C Corporation o una S Corporation).

Lo fanno principalmente per salvaguardare i propri beni personali da potenziali passività legate all'attività. Inoltre, l'aliquota dell'imposta sulle società attualmente ridotta rende la C Corporation una scelta allettante per aziende di varie dimensioni.

Ogni volta che viene costituita una società C o S, è fondamentale rispettare i requisiti amministrativi aziendali del tuo stato, anche se la tua società è composta da una sola persona. Queste clausole richiedono l'hosting e la documentazione sia del consiglio di amministrazione che delle riunioni degli azionisti.

Società a singolo proprietario

Questo pezzo fornirà approfondimenti sulle società a singolo proprietario. Un fenomeno che sta diventando sempre più comune, le società a singolo proprietario portano con sé una serie unica di sfide e vantaggi.

In particolare, risponderemo ad alcune delle domande più tipiche poste su una società a singolo proprietario e sui requisiti amministrativi che derivano dalla sua gestione.

1. Posso avere una società a socio unico?

In effetti, è possibile avere una società con un unico azionista. In effetti, ogni stato degli Stati Uniti consente a un singolo individuo sia di formare che di governare una società.

Consentono inoltre alla società di avere un solo direttore, offrendoti la possibilità di assumere i ruoli di unico azionista, direttore e funzionario della tua azienda.

Ciò significa che puoi supervisionare e guidare efficacemente la tua azienda da solo.

2. Quali sono i requisiti di riunione amministrativa per una società a socio unico?

Tutte le società, indipendentemente dalle dimensioni o dal numero di azionisti, sono legalmente tenute a tenere almeno un'assemblea annuale degli azionisti e una riunione del consiglio di amministrazione.

Sebbene sia fattibile ea volte necessario tenere ulteriori riunioni, il minimo è fermamente fissato a una all'anno.

Questo requisito vale anche per le società a socio unico. È una parte essenziale del mantenimento di una buona governance aziendale e dell'adempimento degli obblighi di legge.

3. Di cosa dovrei discutere nell'assemblea annuale degli azionisti?

L'assemblea annuale degli azionisti è principalmente dedicata all'elezione del consiglio di amministrazione della società per il prossimo anno.

Nelle aziende più grandi, questo processo può diventare un affare competitivo e acceso, con vari candidati in lizza per un posto nel consiglio. Per le società con un solo azionista, tuttavia, il processo è notevolmente più semplice.

In sostanza, puoi decidere unilateralmente di nominarti amministratore. Successivamente, è necessario creare verbali di riunione che dimostrino che tu, l'unico azionista, ti sei eletto amministratore unico del consiglio di amministrazione.

4. Di cosa dovrei discutere in una riunione del consiglio di amministrazione?

Il consiglio di amministrazione di una società ha in genere il compito di prendere decisioni finanziarie di grande impatto, che incidono sostanzialmente sia sulla società che sui suoi azionisti.

Questa responsabilità abbraccia una serie di decisioni come l'emissione di azioni, l'approvazione di prestiti o acquisizioni, la nomina di funzionari, la determinazione della remunerazione dei funzionari, l'approvazione di aumenti e l'annuncio di dividendi.

Nel contesto delle società uniproprietario, l'argomento più ricorrente di cui probabilmente "discuterai" e registrerai riguarda i notevoli cambiamenti nella tua retribuzione e le eventuali distribuzioni di dividendi.

5. Come si documenta una riunione?

Sia per la riunione del consiglio di amministrazione che per l'assemblea annuale degli azionisti, è essenziale creare i cosiddetti verbali delle riunioni.

Sebbene questi verbali non debbano dettagliare ogni singola discussione o evento che si è verificato, devono documentare accuratamente i punti principali e tutte le decisioni prese. In genere, questi verbali di riunione consistono in:

• La data, l'ora e il luogo dell'incontro
• Chi ha partecipato. Nota: per una riunione del consiglio di amministrazione in cui sei l'unico a partecipare, dovrai documentare di ricoprire tutte e tre le posizioni di funzionario (CEO, CFO/tesoriere e segretario) e di essere presente.
• Punti all'ordine del giorno con una breve descrizione di ogni punto
• Azioni di voto: nel caso di una società con un unico azionista e un unico amministratore, dovrai solo documentare come hai votato
• Ora in cui la riunione è stata aggiornata

Non sei obbligato a creare verbali di riunione da zero. Diversi modelli gratuiti sono prontamente disponibili online per fungere da framework.

L'utilizzo di un modello non solo rende l'attività meno scoraggiante, ma può anche assicurarti di adempiere tempestivamente alle tue responsabilità amministrative.

È importante sottolineare che non è necessario depositare i verbali presso lo stato o qualsiasi altro organismo. Dovrebbero, tuttavia, essere archiviati in modo sicuro con gli altri documenti aziendali significativi, come articoli costitutivi, statuti e risoluzioni.

6. Devo davvero preoccuparmi di questo?

Quando si opera come unico azionista e amministratore, si può essere tentati di eludere le formalità aziendali. Ciò potrebbe sembrare irrilevante a breve termine, ma trascurare questi requisiti potrebbe potenzialmente mettere a repentaglio la protezione della responsabilità.

Il mantenimento dello stato della tua società come entità legale separata richiede l'osservanza di determinate formalità aziendali, come tenere un'assemblea annuale degli azionisti o archiviare la tua relazione annuale.

Se devi affrontare una causa legale, la parte avversaria potrebbe sostenere che la tua società non ha adempiuto ai propri obblighi aziendali ed è semplicemente un'estensione dei tuoi affari personali.

Se riescono a presentare un caso convincente, potrebbero essere in grado di ottenere un giudizio contro i tuoi beni personali oltre alle risorse della tua azienda.

Il messaggio da asporto è chiaro: è necessario tenere un'assemblea annuale degli azionisti e una riunione annuale del consiglio di amministrazione, indipendentemente dalle dimensioni della società.

In qualità di unico azionista/proprietario, è probabile che le tue riunioni e le tue decisioni siano semplici.

È fondamentale prendersi un po' di tempo per condurre la riunione e registrarla correttamente. In questo modo, salvaguarderai la buona reputazione della tua azienda e conserverai il tuo stato di responsabilità limitata.

Prendiamoci un momento per confrontare visivamente le caratteristiche chiave delle società con un unico proprietario e delle società con più azionisti. La tabella seguente fornisce una panoramica sintetica di queste due forme di società:

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