L'intelligenza artificiale per le piccole imprese ha grandi implicazioni sul posto di lavoro

Per molti anni, l'intelligenza artificiale (AI) è stata inaccessibile alle piccole imprese. La tecnologia era troppo nuova per essere generalmente accessibile e i suoi limiti erano ancora in fase di definizione. Di conseguenza, la maggior parte delle aziende non conosceva le sue implicazioni e il potenziale per aumentare l'efficienza delle operazioni delle piccole imprese.

Mi aspetto che il 2023 contrasti questa tendenza e consolidi il posto dell'IA come pilastro nello spazio SaaS per le piccole imprese. Molti fattori contribuiranno, ma il driver principale rimarrà in gran parte lo stesso: l'ingresso dell'IA nel mainstream come inclusione automatica nel software a livello di organizzazione. Lo stiamo già vedendo all'interno delle app per ufficio, suite di programmi che includono chat, e-mail, condivisione di file e altri software per piccole imprese collaborativi e incentrati sull'esperienza dei dipendenti.

In Zoho, offriamo una suite completa di queste app chiamata Workplace, ma la maggior parte dei fornitori SaaS per piccole imprese ha almeno una di queste app tra i propri prodotti.

L'intelligenza artificiale all'interno delle app per ufficio è ancora un concetto relativamente nuovo, quindi ecco di più su come la tecnologia può aiutare le piccole imprese oggi e su ciò che queste aziende devono sapere sul futuro dell'IA all'interno del software per ufficio.

Piccolo ma potente

È comprensibile che le piccole imprese siano sopraffatte dal pensiero di utilizzare l'IA quotidianamente. Fino a poco tempo fa, la tecnologia era scarsamente disponibile e piena di bug. Pertanto, il suo utilizzo è stato relegato ai dipendenti che avevano un po' di conoscenze tecnologiche. Non più. L'intelligenza artificiale moderna vive in background, eseguendo attività di supporto che consentono ai dipendenti di reindirizzare il proprio tempo e richiedono un minimo di esperienza digitale iniziale. In effetti, l'intelligenza artificiale all'interno delle app per ufficio può presto guidare i dipendenti a utilizzare al meglio il loro tempo.

Ad esempio, considera una serie di riunioni convocate per risolvere i problemi di un importante progetto di un cliente che ha incontrato alcuni intoppi. Il primo si tiene di persona, dove gli appunti vengono presi a mano e una foto di tali appunti viene condivisa con l'elenco dei partecipanti. Successivamente, alcuni dipendenti da remoto partecipano a una videochiamata per parlare direttamente delle loro nuove priorità e condividere una presentazione aggiornata del cliente che delinea i passaggi successivi.

Un solido pezzo di intelligenza artificiale collaborativa può raccogliere i record disparati di questi incontri (note scritte a mano, trascrizioni video e immagini incorporate) e confrontare le nuove informazioni con la roadmap del progetto originale. Ciò include la scansione dell'AI della nota scritta a mano e la conversione in digitale, nonché l'analisi delle immagini per il contenuto. Quindi, l'elenco delle attività di ciascun dipendente può essere aggiornato e sincronizzato con gli altri membri del team per la massima visibilità e il tempo minimo per agire.

Tutte queste azioni potranno avvenire anche all'interno delle app per ufficio, senza bisogno di prodotti aggiuntivi, il che è di particolare importanza per le piccole imprese i cui dipendenti potrebbero non aver stabilito un flusso di lavoro standardizzato.

Questo potenziale rappresenta un momento ideale per le piccole imprese per assicurarsi di aver stabilito una solida base di software per ufficio per sfruttare al meglio l'IA. Questo inizia con l'allenamento, poiché il software è in grado di autoapprendersi solo se inizia con il piede giusto. La formazione include idealmente l'assistenza umana nel verificare la distorsione dei dati e dare priorità all'unificazione nella costruzione della sua suite tecnologica.

Un luogo di lavoro unificato è quello in cui le app interne sono prodotte tutte da un unico fornitore per garantire che la comunicazione e la sicurezza in tutto l'ecosistema rimangano coerenti e riducano le possibilità di ridondanza. È molto più facile per le piccole imprese iniziare il loro viaggio nel software con il piede giusto e unificato piuttosto che riconfigurare un sistema disgiunto man mano che crescono.

Evidenziare sulla sicurezza

Più l'intelligenza artificiale di un'azienda si basa su dati validi, più sarà in grado di gestire e stabilire le priorità delle attività in modo autonomo. Tuttavia, laddove i dati abbondano, come potrebbe accadere quando le piccole imprese crescono, il rischio di problemi di sicurezza rimane elevato. È probabile che le piccole imprese credano che operare da un database condiviso significhi che esiste un'unica posizione in cui un attacco può avere il massimo effetto e che gran parte delle risorse di un'azienda dovranno essere destinate al mantenimento della privacy.

Tuttavia, l'intelligenza artificiale stessa consente una maggiore sicurezza e la tecnologia è destinata a migliorare solo nel tempo. Durante il processo di formazione, i dipendenti possono alimentare ed etichettare i punti dati anomali per dare all'intelligenza artificiale un'idea di ciò che costituisce una violazione dei dati, quindi correggere ovviamente identificando i falsi positivi. Ancora una volta, quando l'intelligenza artificiale di un'azienda viene caricata in anticipo con dati rilevanti, può ricontrollare i risultati andando avanti da sola.

I luoghi di lavoro unificati perfezionano ulteriormente il processo di controllo degli errori offrendo molti più indizi contestuali rispetto a un sistema basato su una varietà di fornitori. Non c'è modo di sapere in che modo le informazioni verranno trasferite attraverso due sistemi completamente diversi, in particolare quello di una violazione dei dati, ed è impossibile dire con precisione quando ciascuna azienda agirà per prevenire ulteriori problemi. Tuttavia, un singolo fornitore può distribuire in modo rapido ed efficiente un aggiornamento nell'intero ecosistema, oltre a monitorare facilmente l'attività in tutte le sue app per ufficio.

Elevare ogni attività

Mentre le funzionalità su larga scala dell'IA attirano molta attenzione, è la semplicità dei dettagli diabolici che spicca. Si consideri la situazione delineata sopra, in cui le note ei file di più riunioni vengono consolidati e integrati nel flusso di lavoro di un'azienda. Il processo potrebbe essere valido, ma se ci sono incoerenze o errori nell'input, è improbabile che l'IA fornisca accuratezza.

Fortunatamente, l'IA attuale e futura si concentra su tutte le attività lavorative, non importa quanto piccole, a partire da funzionalità che i dipendenti potrebbero aspettarsi altrove ma che potrebbero non aver sperimentato in un sistema unificato. Ad esempio, il controllo ortografico guidato dall'intelligenza artificiale va oltre le parole stesse per evidenziare errori grammaticali e indicare dove è necessario più contesto.

A causa dell'unificazione, questa forma di intelligenza artificiale è disponibile su più app all'interno della macchina di un dipendente, inclusi browser e programmi di social media. Se i dispositivi di un dipendente sono connessi al sistema unificato, l'IA può tracciarne l'utilizzo e regolare quali tipi di file possono essere installati e il livello di accesso che può avere un utente esterno. Ognuna di queste azioni può poi essere comunicata ad altri via email o chat.

Lo sviluppo di Office AI sta attualmente operando su una tabella di marcia accelerata verso la sostenibilità e la longevità. Addestrare un sistema per svolgere alcune attività è molto meno efficiente rispetto all'installazione di un'intelligenza artificiale che, pur richiedendo un po' di tempo iniziale, riesce a crescere autonomamente e a gestire i flussi di lavoro attuali e nuovi man mano che si presentano.

Presto, la tecnologia AI non sarà vista come una caratteristica bonus o piacevole da avere, ma come uno strumento essenziale per la produttività sul posto di lavoro. Quando ciò accadrà, le aziende con una precedente esperienza di intelligenza artificiale saranno posizionate per superare la concorrenza, quindi le piccole imprese farebbero bene a iniziare a utilizzare questo software nei loro uffici oggi stesso.

Di Ramprakash "Ram" Ramamoorthy