Come ottimizzare le parti più noiose della tua attività di design freelance

La maggior parte dei creativi freelance ha un'esperienza in comune: quel momento si sono resi conto di quanto un business creativo comporti cose non creative. Per me, è stato dopo aver terminato l'incarico per il mio primo cliente e aver realizzato quanto "lavoro di chiusura" era ancora da fare.

Essere un designer freelance significa anche togliersi il cappello di design di tanto in tanto per essere un contabile, un copywriter, un addetto alle vendite e altro ancora. Stai gestendo tutto da solo e, sebbene sia sicuro, puoi esternalizzare e ottenere aiuto, hai comunque bisogno di una solida comprensione di tutto.

Tu sei il capo, dopotutto.

E quella roba non è dove si trova il tuo cuore, e sicuramente non è ciò che volevi fare di una carriera. Quindi fa davvero schifo che più successo e abilità hai, più clienti ottieni, più amministratore dovrai fare, sottraendo tempo ad altri progetti di design su cui potresti lavorare.

Sfortunatamente, dedicare almeno un po' di tempo all'amministrazione, al marketing e ad altre parti dell'attività è inevitabile. Ma ci sono sicuramente antidolorifici per la situazione.

Puoi diventare intelligente e trovare il modo di dedicare il minor tempo possibile a quelle cose in modo da poter rimanere sempre più nella tua "caverna del design" e far uscire la testa per le attività di amministrazione essenziali.

Come libero professionista, non ho altra scelta che lavorare in modo incredibilmente intelligente. Sono sicuro che puoi relazionarti. Quando hai solo 10 ore alla settimana per far crescere la tua attività, spendere anche un'ora intera nel tuo software di fatturazione può sembrare uno spreco, come se fossi trattenuto da un lavoro eccezionale che ti farà notare alle persone.

Quindi ecco i modi migliori per lavorare in modo intelligente e semplificare le cose noiose.

I quattro tipi di razionalizzazione di cui tenere conto

Tra tutti gli hack e le app che cambiano la vita e tutto il resto, è facile lasciarsi sopraffare da tutti i consigli sulla produttività là fuori. Alcuni strumenti e insegnanti fanno dolci promesse che sembrano piuttosto allettanti.

Ma molte persone lo complicano eccessivamente. Soprattutto quando impari per la prima volta tutto questo processo di razionalizzazione, è meglio mantenere le cose semplici.

Ecco quelle che mi piace chiamare le quattro categorie di smart working:

1. Esternalizzare a qualcun altro

Affidare parte del tuo lavoro a qualcun altro è un modo abbastanza ovvio per sbarazzarti delle cose che non ti piacciono nella tua lista di cose da fare. È la tattica più drastica (tagliare completamente un'attività invece di risparmiare tempo su di essa), quindi risparmierai molto tempo, ma è anche uno dei metodi più costosi.

Un buon modo per iniziare è assumere un assistente virtuale generale per gestire alcune cose che ti trattengono. Mi piace il modo in cui Indigo Colton lo definisce in The Freelance to Freedom Project: "Stanno assumendo compiti che la tua azienda deve svolgere per funzionare senza intoppi, ma o odi farlo o ti occupa troppo tempo".

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2. Automatizza utilizzando un'app

Questo è il mio metodo preferito per risparmiare tempo. La tecnologia è così intelligente ora, è pazzesca. Lascia che faccia tutto ciò che può per noi. L'automazione del flusso di lavoro può aiutarti a saltare interi passaggi o fasi del tuo amministratore freelance. È anche particolarmente ottimo per il tipo di cose amministrative di cui parleremo in questo post poiché si tratta per lo più di attività facili ea basso consumo.

Cerchi un'ottima app di fatturazione? Non guardare oltre.

3. Lavoro in lotti

Prendi tutte le attività amministrative o non creative che hanno alcune cose in comune o vengono eseguite nello stesso strumento, raggruppale insieme e inizia a trattarle come un'unica attività o processo. Come spiega The Muse, funziona perché "Questo metodo presumibilmente aumenta la tua produttività aiutandoti a evitare quel frenetico cambio di marcia che si verifica sempre quando passi da un progetto all'altro".

Ciò potrebbe significare una giornata dedicata alle riunioni (o nessuna riunione). Forse è un'ora prestabilita ogni giorno in cui invii tutte le e-mail, le fatture e altre comunicazioni in uscita invece di farlo quando viene visualizzato l'oggetto. Qualsiasi attività piccola o breve che compare frequentemente nell'elenco delle cose da fare, è possibile semplificare raggruppando in poche sessioni più grandi.

4. Creazione di modelli

I modelli possono essere utilizzati in quasi tutte le aree della tua attività di progettazione freelance. Sono sicuro che hai modellato parti del tuo processo di progettazione, un contratto di base e un modello di fattura e altre graffette. Ma ci sono un sacco di altri usi, come per i post sui social media, le e-mail e persino le chiamate di consulenza dei clienti. Potresti non essere sempre in grado di utilizzare risposte completamente predefinite, ma la creazione di modelli o prompt "riempibili" per te stesso consente anche di risparmiare molto tempo.

Ora, tuffiamoci nei dettagli.

Dedica meno tempo alla posta elettronica

L'e-mail è uno dei mali più necessari per qualsiasi professionista. Non c'è modo di evitare di parlare con i clienti, quindi devi concentrarti sul trovare modi per utilizzare meno e-mail e passare più velocemente nella tua casella di posta.

Usa le risposte automatiche

Prima di tutto, imposta le risposte automatiche per i tipi comuni di e-mail che ricevi come richieste di nuovi clienti, domande frequenti e invii di moduli di contatto. Se dici a persone diverse la stessa cosa più e più volte, dovresti usare una risposta automatica per questo.

Anche se hai ancora bisogno di entrare e rispondere a una parte della domanda di qualcuno o fornire maggiori informazioni, questa e-mail automatica fornisce alle persone più informazioni e ti fa guadagnare tempo per rispondere! Ad esempio, potresti collegare una risposta automatica al modulo di assunzione del tuo cliente che include informazioni e collegamenti su ciò che verrà dopo.

Dovresti comunque andare a dare un'occhiata al tuo nuovo potenziale cliente, ma non dovresti affrettarti a rispondere immediatamente poiché questo è uscito automaticamente.

La maggior parte dei moduli di contatto avrà una funzione di risposta automatica integrata e strumenti come un CRM o Zapier possono aiutarti a configurarli per il resto della tua casella di posta.

Crea modelli di risposta predefiniti

Per qualsiasi risposta ripetitiva ma che richieda troppa personalizzazione per automatizzare la risposta, salta alcuni passaggi creando un modello di email che puoi modificare e inviare.

Pensa a e-mail come spiegare la tua disponibilità o i prezzi a un potenziale cliente: dipende dai tempi e dalla situazione, ma solo una parte di quell'e-mail (la data o il prezzo effettivo) deve essere personalizzata per ogni persona.

Ciò significa che sono perfetti per i modelli di email! Questi possono essere creati nel tuo CRM (di cui parleremo più avanti), uno strumento integrato come le risposte predefinite di Gmail o semplicemente copiando e incollando modelli da un documento Word in una nuova e-mail.

Filtra automaticamente la tua casella di posta

Sto parlando di molto di più delle poche schede della posta in arrivo, come "Promozione", che Gmail ti offre automaticamente. Puoi effettivamente disattivarli e creare regole più avanzate per spostare automaticamente gli elementi in tag e cartelle diversi, contrassegnare le e-mail come lette e altro in base ai mittenti, alle righe dell'oggetto o alle parole utilizzate nell'e-mail. Anche altri provider di posta elettronica hanno caratteristiche simili.

Quando devi allontanarti dal lavoro del cliente per controllare la posta elettronica, vuoi concentrarti sulle e-mail importanti. Rispondi a qualsiasi cliente, potenziale cliente, partner, ecc. e torna al design prima di farti distrarre dalle newsletter, dalla promozione degli sconti e dalle persone che ti lanciano a freddo.

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Invia aggiornamenti automatici

Un'attività che mi sfuggiva sempre di mente era l'invio di aggiornamenti settimanali o cardine a un cliente. Se avessi un cliente a cui avrei dovuto inviare gli aggiornamenti del martedì, sarebbe arrivato alle 12:01 di mercoledì più di una volta. Comunicare sugli aggiornamenti è importante, ma può anche sembrare noioso, specialmente con i clienti che ne fanno richiesta continuamente.

Il modo migliore per occuparsene è attraverso una buona gestione dei progetti e strumenti di collaborazione. Avranno funzionalità come notifiche e-mail e digest che informeranno automaticamente i tuoi clienti mentre stai controllando gli articoli, spostando i prodotti lungo la tua pipeline e altri articoli per "lavorare". E non dovrai inviare un'e-mail dopo ogni elemento cancellato dalla tua lista di cose da fare.

Usa un'agenda degli appuntamenti

Non odi tutto il avanti e indietro necessario per fissare un appuntamento? Non è mai così semplice come "Sei libero in questo momento?" "Sì!" "Grande!" Stai inviando e-mail con il tuo cliente e confrontando i programmi cercando di trovare un orario che funzioni per entrambi.

Invece, uno strumento di prenotazione degli appuntamenti semplificato come Acuity o Calendly espone la tua disponibilità ai clienti e consente loro di prenotare un posto nel tuo calendario da lì. Così semplice.

Trova e trova nuovi clienti in meno tempo

Marketing te stesso e lavorare su nuovi contatti è un altro male necessario. Non puoi ottenere nuovi clienti senza marketing, o almeno marcandoti abbastanza bene da consentire alla tua attività di commercializzarsi da sola. E quando inizia a funzionare, ci vogliono più giri di ruota per portare qualcuno dall'interesse per i tuoi servizi a pagarli. Ecco le parti che puoi semplificare.

Crea una sequenza di email marketing

Dovresti già utilizzare l'email marketing per la tua attività freelance. Se lo fai, probabilmente invii una newsletter settimanale o mensile e potresti avere un'offerta di attivazione gratuita sul tuo sito web.

Puoi fare ancora di più per trasformare qualsiasi abbonato che non ha ancora compilato il tuo modulo "assumimi" in un lead informato e interessato. Usa una sequenza di benvenuto per nutrirli, far loro sapere come puoi aiutarli e infine presentare di nuovo il tuo modulo "assumimi".

Usa moduli di contatto intelligenti

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Per le persone che sono pronte ad andare direttamente al modulo "assumimi" sul tuo sito web, vuoi che questo sia il primo passo in un processo di onboarding del cliente senza interruzioni. Ciò significa che devi disporre di moduli di contatto sufficientemente dettagliati da avere tutte le informazioni necessarie per spostarli al passaggio successivo nel processo di assunzione dei clienti per ridurre al minimo qualsiasi avanti e indietro e risparmiare sullo stress. E ciò potrebbe significare più di un modulo di contatto sul tuo sito.

Ma quando i tuoi moduli sono dettagliati, puoi facilmente collegarli ai passaggi successivi. Ad esempio, un modulo dettagliato può portare a una sequenza e-mail personalizzata o a un'e-mail di risposta automatica.

Automatizza o invia in batch la promozione sui social media

Passare su Facebook o Twitter per commercializzare te stesso può facilmente essere una perdita di tempo. In primo luogo c'è il tempo ogni giorno o settimana che richiede l'effettivo lavoro di marketing. Ma poi c'è il tempo extra che trascorri sulla rete dopo averlo finito, dopo che sei stato distratto e hai iniziato a scorrere il tuo feed.

Automatizzando la pubblicazione sui social media con uno strumento come MeetEdgar o programmando tutto in una volta all'inizio di ogni settimana, puoi tornare al lavoro e continuare a pubblicare il tuo nome.

Utilizza un CRM per i contratti e l'onboarding

Il tuo processo di progettazione probabilmente include molti moduli, contratti e altri documenti. Ad esempio, c'è il contratto iniziale, eventuali fatture, moduli per la firma delle approvazioni e tutto quel jazz.

Un CRM rende facile tenere traccia di tutto ciò che accade. Uno strumento molto popolare tra i designer freelance ultimamente è Dubsado, che concentra il suo prodotto sull'aiuto ai liberi professionisti creativi e ai proprietari di piccole imprese.

Crea campagne a goccia

Quando utilizzi un CRM, Dubsado o un altro strumento, è abbastanza semplice inviare una serie di e-mail ai clienti. Queste sono diverse dalle sequenze di email marketing in quanto inviano automaticamente documenti, aggiornamenti e così via ai clienti, quindi l'amministratore sta avvenendo dietro le quinte senza che tu ti allontani da Adobe.

Essere pagato

Ricordi quel momento a-ha di cui ti ho parlato? Avevo appena finito di scrivere e modificare il mio primo post sul blog freelance e mi sono reso conto che c'era molto più lavoro da fare prima di vedere i miei soldi. E peggio, non potevo inseguire il mio prossimo cliente finché non l'avevo fatto. Mio Dio, ho fatto molta strada, ed ecco come puoi semplificare anche tu.

Invia fatture automatiche e ricorrenti

Se stai inviando più di una fattura a qualcuno, dovresti fare tutto il possibile per eliminare tutto il lavoro in una volta. La maggior parte dei software di fatturazione te lo rende facile.

Puoi impostare un programma di pagamento in anticipo e far uscire le fatture automatiche di conseguenza, impostare fatture ricorrenti per un cliente in corso o collegare il tuo strumento di fatturazione al tuo strumento di gestione del progetto in modo che possano sincronizzarsi tra loro.

Automatizza i solleciti di pagamento

Sarebbe fantastico se ogni cliente fosse desideroso e puntuale di pagarti, ma questa non è la vita della maggior parte dei liberi professionisti. Invece, dobbiamo stare al passo con loro, inviare loro promemoria sulle scadenze imminenti e, nei casi peggiori, inseguire i pagamenti in ritardo.

O noi? Potrebbe non essere una funzionalità ovvia in ogni CRM e strumento di fatturazione, ma la maggior parte di essi ti consente di impostare e-mail e promemoria automatici attivati ​​dalle scadenze di pagamento che hai impostato.

Tieni traccia delle entrate e delle spese

Una volta che vieni pagato, è tempo di festeggiare, non di saltare direttamente al tuo software di contabilità. La registrazione di entrate e spese non è qualcosa su cui dovresti dedicare tempo.

Tra la connessione del software alla tua banca e alle carte di pagamento e la possibilità di registrare automaticamente le attività in fogli di calcolo personalizzati tramite IFTTT o Zapier, dovresti essere in grado di accedere periodicamente e rivedere le tue finanze, non anche organizzarle.

Facendo tutti questi semplici tagli qua e là, non devi preoccuparti di attività di amministrazione più importanti che non puoi ritagliare. Cinque minuti qui e cinque minuti là si sommano facilmente a ore e ore in più di progettazione che puoi fare ogni settimana.

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