Suggerimenti dai team di contenuti più produttivi

Pubblicato: 2022-06-26

Se potessimo darti una chiave per una maggiore produttività, una chiave che potrebbe magicamente restituirti alcune delle tue notti e dei tuoi fine settimana, come pensi che sarebbe? Immaginiamo che non ti aspetteresti che assomigli a un flusso di lavoro. Tuttavia, il tuo flusso di lavoro, se non è efficiente, potrebbe rubarti le notti e i fine settimana.

Il flusso di lavoro del marketing dei contenuti

Le fasi del flusso di lavoro del content marketing sono simili a questa:

Sviluppo di idee di contenuto

Dare priorità allo sviluppo dei contenuti

Creare

Organizzare e conservare

Editoria e promozione

Man mano che un team di contenuti si muove attraverso ciascuna di queste fasi, i dati spesso si spostano dai fogli di calcolo alle e-mail ai documenti di Word avanti e indietro. È pieno di inefficienze e i produttori di contenuti si sentono oberati di lavoro, frustrati e improduttivi.

Adottando queste 25 abitudini, puoi apportare miglioramenti al tuo flusso di lavoro per ottenere risultati come questi:

Trascorrere meno notti e fine settimana per lavoro
Fare richieste di budget più fruttuose
Coordinamento degli sforzi tra le piattaforme
Aumentare l'apprezzamento e la visibilità per il tuo team
Semplificazione dei processi di approvazione

Cerca ovunque idee per i contenuti

Offri incoraggiamento a tutti nella tua organizzazione, compresi coloro che non sono coinvolti nella creazione di contenuti, a presentare le proprie idee.

Cerca idee nelle seguenti aree:

Opinione del cliente
Materiale che hai letto
Persone con cui non sei d'accordo
Team orientati al cliente (vendita e servizio clienti)
Stampa di settore
Conferenze, webinar e panel
Hashtag utilizzati in Twitter
Domande e risposte su LinkedIn
Notizia
Cose che trovi stupide

Stabilire un processo di produzione dei contenuti

Crea un processo per consentire alle persone di suggerire, richiedere o condividere contenuti e idee. Questo può essere interno alla tua azienda o puoi chiedere suggerimenti dall'esterno con un processo di richiesta. Ad esempio, potresti utilizzare un modulo web, un indirizzo email dedicato o uno strumento di gestione del lavoro. Mantenere un documento in corso dei tuoi processi, assicurarti che tutti lo capiscano e rendi obbligatorio che tutti seguano lo stesso sistema.

Seleziona un proprietario del processo

Designare una persona che gestisce i processi dei contenuti richiesti. Questo può trasformare un processo complesso e inefficiente in uno facile. Questa persona non deve necessariamente fare molto lavoro, ma funge da coordinatore, smistando e organizzando le idee man mano che arrivano, semplificando il lavoro della redazione.

Includi brief creativi con ogni richiesta

Rendi obbligatorio che ogni richiesta di contenuto includa un brief creativo affinché i produttori dispongano di tutte le informazioni di base di cui hanno bisogno per creare contenuti che soddisfino il brief e abbiano un impatto. Il brief creativo dovrebbe aiutare tutte le persone coinvolte a capire quali sono gli obiettivi finali per tutti i contenuti. Crea un modello per le sintesi dei contenuti che si applica a tutti i tipi di contenuto. Mantenere il brief creativo il più semplice possibile ma comunicare informazioni sufficienti per garantire che i criteri siano soddisfatti.

Identificare gli obiettivi di business di ogni richiesta

Chiedi ai richiedenti di collegare ogni idea di contenuto a un chiaro obiettivo aziendale. È probabile che il contenuto generi entrate? In caso negativo, come è utile il contenuto? Quale sarà il suo effetto e come sarà misurabile questo effetto? Ad esempio, ti aspetti che un post sul blog di qualità induca le persone a visitare il tuo blog più frequentemente. Forse ti aspetti che un singolo contenuto generi più contatti o vendite? Le persone che creeranno il contenuto devono comprenderne lo scopo e il valore aziendale come previsto.

Conoscere il contesto di ogni richiesta

Poni domande ai richiedenti di contenuto, ad esempio come il contenuto dovrebbe essere mirato; in quale contesto questo contenuto avrebbe un impatto; come si adatta ai contenuti esistenti; come supporta una strategia più ampia.

Imposta una strategia di distribuzione dei contenuti

Comprendi presto come distribuirai ogni contenuto. Non dare per scontato come quel contenuto arriverà là fuori. Assicurati che chiunque sia responsabile della distribuzione sappia perché lo sta facendo. Prima di creare qualsiasi contenuto, pensa ai costi e alle risorse relative alla sua distribuzione efficace. Quindi assicurati che la tua strategia di distribuzione si adatti al tuo budget e al tuo target.

Identifica tutti i formati e i tipi di contenuto di cui hai bisogno

Pensa a tutti i formati e i tipi di contenuto di cui hai bisogno per eseguire il backup dei tuoi obiettivi di contenuto. Avrai bisogno di immagini per i social media? Infografica? I post del blog? Video? Pagine di destinazione? Elabora tutti i tipi e i formati di contenuto di cui hai bisogno per essere efficace.

Dai priorità a tutte le richieste di contenuto

Non considerare tutte le richieste di contenuto uguali. Stabilire un sistema per la definizione delle priorità è importante, soprattutto quando si tratta di un piccolo team o le risorse di cui disponi sono limitate. Controlla regolarmente la tua lista di priorità. Non intraprendere un progetto solo perché ti atterra in grembo. Considera quale sarà l'impatto della volontà e considera quale effetto la tempistica potrebbe avere su tale impatto.

Conosci la quantità di lavoro a cui puoi impegnarti

Identifica quali parti della tua attività sostieni. Decidi a chi devi rispondere all'interno della tua attività e chi non lo sei.

Quindi decidi come allocare il tempo tra le parti dell'attività che hai identificato.

Gestisci le richieste casuali in modo coerente

Aspettati l'inaspettato. Le richieste ad hoc avverranno e possono sminuire il lavoro prioritario di un team di contenuti. Pensa all'impostazione di regole su come gestirai le richieste casuali. Alcuni team di contenuti consentono di elaborare solo una di queste richieste in qualsiasi momento.

Avere un piano in atto ridurrà il numero di queste richieste e ti aiuterà a mantenere la tua strategia nei tempi previsti. Aiuterà anche a evitare il burnout nel tuo team di contenuti.

Rispondere in modo coerente ai richiedenti

Tieni informati i richiedenti del processo. Dopo che ti è stata inviata una richiesta di contenuto, non lasciare che la richiesta scompaia nell'etere. Le persone vogliono essere aggiornate in ogni fase del processo. Stabilire un processo di comunicazione con i richiedenti. Informali se rifiuti le loro idee, accetti le loro idee e se sono necessarie ulteriori informazioni. Comunicare con loro sulla sequenza temporale di produzione.

Sapere quando dire di no

È semplice come sapere quando dire di no. Più comunichi le tue priorità e i risultati a cui stai lavorando, più dire di no diventa più facile. Ogni volta che dici di no, rendi più facile per il tuo management capire che hai bisogno di più risorse.

Crea modelli per il contenuto

I modelli aiutano gli autori a creare contenuti in modo coerente ed efficiente. Crea un modello per tutti i tipi di contenuto che produci: comunicati stampa, e-book, brochure, ecc. Se stabilisci la struttura di ogni tipo di contenuto, quanto tempo ci vuole, il tuo team vede cosa dovrebbe fare.

Progetta un sistema di promemoria

Crea un sistema di promemoria per aiutarti a rimanere in linea con le tue pietre miliari dei contenuti. Non devono essere avvisi o e-mail automatizzati. Una semplice lista di cose da fare in un blocco sulla scrivania può essere altrettanto efficiente.

Identifica i tuoi produttori, revisori e approvatori

Scopri chi produce, esamina e approva i contenuti in ogni fase del processo. Quando le aspettative non sono chiare possono sorgere inefficienze. Ad esempio, se invii bozze di esempio di contenuto a persone che non hanno bisogno di vederlo, stai sprecando il loro tempo e il tuo.

Creare un ambiente di responsabilità

Le persone non seguiranno sempre nemmeno il processo di revisione più agevole, sono impegnate, si distraggono o procrastinano. Con ogni produttore, revisore e approvatore chiarisci cosa ti aspetti e quando te lo aspetti. Chiedi a ciascuna parte di impegnarsi a fornire ciò che è necessario in tempo.

Comunicare

Tutti i collegamenti della catena devono sapere dove si trova un contenuto nel processo. Gli stakeholder devono sapere cosa è pianificato per il futuro. Cose semplici come qualcuno che si prende una vacanza deve essere conosciuto da tutti. La produzione di contenuti non ha mai un vero punto finale: il lavoro è in corso. Cerca feedback in ogni fase del processo in modo da sapere dove funzionano le cose e dove potrebbero essere apportati miglioramenti.

Scopri che aspetto ha "completato".

Affinché i contenuti possano andare avanti senza intoppi, l'intero team dovrebbe capire quando un contenuto è stato completato.

Prendi una decisione su dove archiviare i file

Quando il contenuto è completato, dove metti i file? Come possono gli altri accedere ai file? Archivia i tuoi file di contenuto in un luogo accessibile a chiunque ne abbia bisogno.

Rendi coerenti i nomi dei file

Imposta convenzioni di denominazione dei file. Quando assegni un nome ai file in modo coerente, puoi ordinarli facilmente. Ad esempio, iniziando ogni nome di file con la data.

Pubblica al momento giusto

Solo perché il contenuto è completo non significa che sia ora di pubblicarlo. Sii flessibile nella selezione quando il contenuto completato viene pubblicato, quindi puoi essere strategico nella pubblicazione e nella promozione. Ad esempio, un pacchetto di contenuti distribuito in pochi giorni potrebbe avere un impatto maggiore.

Integra la tua promozione con i tuoi contenuti

Chiunque stia promuovendo i tuoi contenuti tiene queste persone informate in modo che abbiano risorse e piani in atto per quando il contenuto sarà pronto.

Sviluppare le migliori pratiche promozionali

Trova le migliori pratiche di promozione dei contenuti per la tua organizzazione. Scopri quali hashtag funzionano meglio nei tuoi post sui social media. Ricicla i tuoi migliori post del blog più vecchi. Qualunque cosa funzioni meglio, falla e falla regolarmente.

Conclusione

Meglio tu e tutti coloro con cui lavori capirete come dovrebbe funzionare il flusso di lavoro dei contenuti, maggiore sarà la produttività.