La guida del piccolo imprenditore alle tasse per i team remoti

Man mano che sempre più aziende passano al lavoro da remoto, i proprietari di piccole imprese devono essere consapevoli delle implicazioni fiscali dell'avere un team da remoto. Questa guida tratterà le basi delle tasse per i team remoti e suggerimenti per i proprietari di piccole imprese per rimanere conformi risparmiando denaro.

I diversi tipi di lavoratori remoti

Prima di ogni altra cosa, discutiamo i tre tipi di lavoratori remoti:

Lavoratore a tempo pieno

Un lavoratore a tempo pieno è un dipendente che lavora per un'azienda secondo un programma regolare, in genere almeno 30 ore settimanali. Sono considerati parte della forza lavoro tradizionale dell'azienda e di solito possono beneficiare di assicurazione sanitaria, ferie retribuite e piani pensionistici. Sono anche considerati dipendenti ai fini fiscali e la società è responsabile della ritenuta alla fonte dalle loro buste paga e dei contributi alla previdenza sociale e al Medicare.

Contraente

Un appaltatore è un individuo che fornisce servizi a un'altra società su base contrattuale. Non sono considerati parte della forza lavoro tradizionale dell'azienda e non hanno diritto agli stessi benefici dei dipendenti a tempo pieno. Sono considerati lavoratori autonomi ai fini fiscali e sono responsabili del pagamento delle imposte, comprese le imposte sul lavoro autonomo. Ricevono una paga a progetto oa ore piuttosto che uno stipendio fisso.

Unico proprietario

Un unico proprietario è un individuo che gestisce la propria attività ed è l'unico proprietario dell'azienda. Non sono considerati parte della forza lavoro tradizionale di un'azienda e non hanno diritto a benefici per i dipendenti. Sono considerati lavoratori autonomi ai fini fiscali e sono responsabili del pagamento delle imposte, comprese le imposte sul lavoro autonomo.

Come pagare i lavoratori remoti

Ci sono differenze tra il pagamento dei lavoratori a distanza negli Stati Uniti e i lavoratori internazionali. Ecco uno sguardo a ciò che dovresti tenere a mente.

Pagare i lavoratori remoti con sede negli Stati Uniti

Per i lavoratori remoti con sede negli Stati Uniti, i proprietari di piccole imprese devono seguire le leggi e i regolamenti dello stato in cui risiede il dipendente remoto. Potrebbe essere necessario trattenere le tasse federali e statali dai loro stipendi, versare contributi alla previdenza sociale e Medicare ed emettere un modulo W-2 al dipendente alla fine dell'anno.

Esistono anche diversi modi per pagare i lavoratori remoti negli Stati Uniti, come assegni cartacei con deposito diretto e piattaforme di pagamento online.

Deposito diretto

Il deposito diretto è il metodo di pagamento più comune per i lavoratori remoti. Si tratta di trasferire la paga del dipendente direttamente sul proprio conto bancario. Questo metodo di pagamento offre un modo comodo e sicuro per i lavoratori remoti di ricevere la paga e consente un facile monitoraggio dei pagamenti.

Assegni cartacei

Alcuni lavoratori remoti potrebbero preferire ricevere un assegno cartaceo spedito al loro indirizzo di casa. Questo metodo può essere meno sicuro del deposito diretto, poiché gli assegni possono essere persi o rubati per posta.

Piattaforme di pagamento online

I lavoratori remoti possono anche ricevere pagamenti tramite piattaforme online come PayPal, Venmo o Zelle. Queste piattaforme consentono trasferimenti elettronici veloci e sicuri e la possibilità di tenere traccia delle spese.

Pagare i lavoratori remoti internazionali

Per quanto riguarda i metodi di pagamento, ci sono meno opzioni per i lavoratori remoti internazionali. Tuttavia, è ancora facile e veloce pagare i lavoratori remoti da qualsiasi parte del mondo con la scelta giusta.

Trasferimento di denaro internazionale

Il servizio di trasferimento di denaro internazionale come Western Union o Moneygram è una buona opzione per le aziende che vogliono pagare i lavoratori remoti nella loro valuta locale.

Bonifico bancario internazionale

I bonifici bancari internazionali comportano l'invio di pagamenti direttamente sul conto bancario del lavoratore remoto. Per fare ciò, avrai bisogno delle informazioni sul conto bancario del dipendente, inclusi il numero di conto, il numero di instradamento e il codice SWIFT della banca. L'azienda avrà anche bisogno di un conto in grado di elaborare bonifici internazionali.

I bonifici bancari internazionali possono richiedere diversi giorni e potrebbero essere associate commissioni al trasferimento. I costi variano a seconda del paese e della banca utilizzata. È anche importante notare che il tasso di cambio può fluttuare, influenzando l'importo che il dipendente riceve.

Piattaforme di pagamento online

Molte piattaforme di pagamento online, come Paypal, Transferwise e Payoneer, possono accettare pagamenti internazionali. Ad esempio, Paypal consente alle aziende di inviare pagamenti a lavoratori remoti in più di 200 paesi e regioni. Offre inoltre una varietà di opzioni per ricevere pagamenti, come bonifico bancario, carta di credito o di debito o saldo PayPal.

Tasse per i dipendenti a distanza

Le tasse per i team remoti si basano sull'ubicazione del dipendente, non sull'azienda. Ecco uno sguardo a come pagheresti le tasse se pagassi i lavoratori remoti negli Stati Uniti rispetto ai lavoratori remoti con sede a livello internazionale.

Tasse per i lavoratori remoti con sede nello stesso stato

Le tasse sono in genere più semplici da presentare quando i lavoratori remoti lavorano nello stesso stato del loro datore di lavoro. I lavoratori remoti dovranno presentare le tasse nello stato in cui risiedono purché siano considerati residenti.

Nel frattempo, i datori di lavoro sono responsabili della ritenuta alla fonte delle tasse statali e della dichiarazione delle tasse statali. Alcuni stati hanno regole specifiche per i lavoratori a distanza, quindi è essenziale verificare con le leggi fiscali dello stato o consultare un professionista fiscale.

Tasse per i lavoratori a distanza con sede in un altro stato

Se hai dipendenti che lavorano in remoto da stati diversi, dovrai seguire le leggi fiscali dello stato in cui risiedono. Le aziende dovranno trattenere le imposte federali sul reddito e le imposte sui salari (previdenza sociale e Medicare) dalla paga del dipendente remoto, proprio come farebbero per qualsiasi altro dipendente. Inoltre, devono emettere un modulo W-2 al dipendente remoto alla fine dell'anno, che utilizzeranno per presentare le tasse.

Anche i benefici per i dipendenti per i lavoratori remoti, come l'assicurazione sanitaria, i piani pensionistici e persino le spese per l'home office, sono essenziali da considerare. Alcuni proprietari di piccole imprese possono beneficiare di crediti d'imposta sanitari, in base alle leggi statali. Questo credito può aiutare a compensare il costo della fornitura di assicurazione sanitaria ai dipendenti ed è disponibile per le aziende con meno di 25 dipendenti a tempo pieno.

I piani pensionistici, come 401(k)se SEP IRA, ti consentono di fornire vantaggi ai lavoratori remoti e risparmiare sulle tasse. I contributi a questi piani sono deducibili dalle tasse.

Oltre ai benefici e alle tasse per le piccole imprese, i lavoratori remoti devono essere consapevoli delle proprie responsabilità durante la stagione delle tasse. Potrebbero dover presentare le tasse nello stato in cui lavorano e vivono. Alcuni stati hanno quella che è nota come "regola di convenienza", che richiede ai dipendenti che lavorano in remoto da un altro stato di pagare le tasse in entrambi gli stati.

Tasse per i lavoratori a distanza con sede in un altro Paese

I proprietari di piccole imprese devono seguire le leggi e i regolamenti del paese in cui risiede il dipendente internazionale. Può essere più complesso, in quanto paesi diversi hanno leggi e normative fiscali diverse.

In alcuni casi, l'imprenditore potrebbe dover trattenere le tasse dalla paga del dipendente, versare contributi a un sistema di previdenza sociale locale, presentare le tasse nel paese in cui ha sede il dipendente e gestire i tassi di conversione della valuta e le commissioni bancarie. Devono inoltre rispettare le leggi e i regolamenti internazionali sul lavoro, come le leggi sul salario minimo, la retribuzione degli straordinari e le ferie.

Come semplificare le tasse e il libro paga

La gestione delle tasse e delle buste paga può sembrare intimidatoria, soprattutto per i proprietari di piccole imprese che lo fanno per la prima volta.

Un buon consiglio è utilizzare un software per le imposte e le buste paga che può aiutarti a calcolare automaticamente detrazioni e crediti e può anche aiutarti a archiviare le tasse elettronicamente. Alcuni popolari servizi di buste paga sono OnPay, Gusto e ADP Run.

Un'opzione alternativa è assumere un professionista fiscale per aiutarti a navigare nel codice fiscale e assicurarti di sfruttare tutte le detrazioni e i crediti disponibili. Fiverr dispone di consulenti finanziari, servizi di preparazione fiscale e servizi fiscali aziendali che possono aiutarti a gestire le tasse e le buste paga.

Indipendentemente dal metodo scelto, tieni registri accurati di tutte le tue entrate e spese e di eventuali detrazioni o crediti a cui hai diritto. Un modulo adeguato renderà più gestibile la dichiarazione delle tasse e ti assicurerà di ottenere tutte le detrazioni e i crediti. Inoltre, tieniti aggiornato su eventuali cambiamenti nella legislazione fiscale degli stati in cui lavori e vivi in ​​​​modo da poter pianificare di conseguenza e usufruire di eventuali nuove detrazioni o crediti.

Considerazioni finali sulle tasse per i lavoratori a distanza

Le tasse per i team remoti possono essere complesse, ma i proprietari di piccole imprese possono risparmiare denaro e rimanere conformi comprendendo le nozioni di base e approfittando delle detrazioni e dei crediti disponibili. I proprietari di piccole imprese possono mantenere le proprie tasse in ordine utilizzando un servizio di buste paga fornendo allo stesso tempo vantaggi preziosi ai dipendenti remoti.

Si consiglia di assumere un professionista fiscale che abbia familiarità con le leggi fiscali negli Stati Uniti e a livello internazionale per assicurarsi di rispettare tutte le normative necessarie e sfruttare eventuali crediti o detrazioni disponibili.

Se hai bisogno di consultare un professionista, Fiverr dispone di esperti fiscali e paghe che possono aiutarti a rispettare la conformità.

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