7 cose che abbiamo imparato durante il nostro primo hackathon virtuale

All'inizio di maggio, Yotpo ha provato qualcosa di leggermente diverso. Abbiamo ospitato il nostro primo hackathon virtuale in assoluto, sfidando il nostro team di marketing a creare sei campagne di marketing in soli quattro giorni, il tutto lavorando da remoto.

Trasformare quello che di solito è un evento in ufficio in uno distribuito attraverso continenti e fusi orari ci ha presentato più di alcune sfide logistiche. Come sarebbe il programma? Come possiamo mantenere le cose divertenti e coinvolgenti? Ma nonostante gli ostacoli, la nostra Markathon inaugurale del lavoro da casa si è rivelata un enorme successo.

Hanno partecipato più di 50 membri del team, ognuno dei quali ha lavorato dalle proprie case a Londra, New York, Sofia e Tel Aviv. L'obiettivo era impressionare i giudici con una nuova campagna e risorse innovative che generano domanda, sviluppare una comprensione ancora più profonda dei prodotti Yotpo e migliorare le nostre capacità di collaborazione in condizioni difficili.

Lungo la strada, abbiamo scoperto molto su ciò che funziona e un po' su ciò che non funziona. Ecco le sette lezioni chiave che abbiamo imparato durante il primo hackathon virtuale di Yotpo.

1. Creare una struttura che fornisca una struttura flessibile per i team

All'inizio, abbiamo istituito un team organizzativo per elaborare piani su come doveva svolgersi l'hackathon di marketing. Quello su cui sono atterrati è stato Markathon: Class of 2020 , un evento virtuale di quattro giorni preceduto da un paio di vivaci cerimonie di apertura e chiusura, al termine delle quali la squadra vincitrice sarebbe stata decretata da una giuria imparziale.

Una struttura coerente è la chiave per mantenere tutti organizzati. Ogni nuovo giorno del Markathon iniziava con un breve quiz per creare un po' di entusiasmo e coinvolgere tutti in una marcia collaborativa. I singoli team si auto-organizzeranno, ma vale la pena avere una struttura quotidiana visibile attorno alla quale l'hackathon può prendere forma.

2. Usa i round di ideazione pre-hackathon per coinvolgere ed eccitare le persone

Il nostro team di marketing organizza già regolarmente eventi di ideazione, in cui ogni membro del team presenta nuove idee basate su un tema scelto. Queste idee vengono quindi ridotte a solo una dozzina di toni circa, prima che vengano scelti pochi eletti per essere prodotti.

Il Markathon ha seguito molti degli stessi ritmi, iniziando con un round di sottomissioni di 65 idee e finendo con le sei campagne che i nostri team avrebbero sviluppato. Poiché ovviamente il pitching non poteva aver luogo di persona, abbiamo sfruttato le presentazioni Zoom e la comunicazione online tra i team per prendere decisioni.

3. Crea un'atmosfera che trascenda la distanza

Una delle prime vittime di qualsiasi evento virtuale può essere l'atmosfera e il tono, quindi è stato estremamente importante stabilire un tema visivo forte per avvicinare i partecipanti . Per fare ciò, abbiamo collaborato allo straordinario team di progettazione di Yotpo, che si è subito messo al lavoro creando un linguaggio visivo generale per la stessa Markathon, oltre a un marchio distinto in stile club per ciascuna delle sei squadre in competizione.

Questa nitida serie di design, che includeva una raccolta di stemmi e stendardi animati delle squadre, ha contribuito a caratterizzare e unificare ciascuna delle squadre, comunicare un'atmosfera e promuovere un senso di sana competizione. Nonostante la distanza, la cultura e la personalità di Yotpo brillavano ancora.

4. Pensa attentamente quando scegli le tue squadre

Uno dei primi passi che abbiamo fatto durante l'organizzazione della Maratona è stato pensare a come creare team con membri che spesso non hanno l'opportunità di lavorare insieme. In fondo si trattava di una sfida di marketing, ma anche di un'opportunità per incoraggiare la collaborazione .

Ciascuno dei nostri sei team Markathon era composto da membri di una vasta gamma di discipline diverse, offrendo alle persone l'opportunità di collaborare con colleghi e team con cui potrebbero non aver lavorato prima. I designer hanno lavorato a fianco di data scientist e responsabili del marketing inbound, ad esempio, creando relazioni che potrebbero essere inserite in progetti futuri.

5. Usa i giochi per guidare la comunicazione

Prima di trasformare il Markathon in un evento virtuale, avevamo programmato di ospitarlo proprio qui presso la sede di Yotpo, con un sacco di spuntini a flusso libero e l'occasionale happy hour per mantenere le cose socievoli e allegre. Conservare quella stessa atmosfera vivace in un contesto virtuale era una grande priorità, ma raggiungerla lavorando da casa rappresentava una seria sfida.

I giochi sono stati la chiave per renderlo un successo. Prima dell'inizio della Maratona abbiamo inviato un elenco di domande a tutti i partecipanti, chiedendo a ciascuno di rivelare alcuni fatti interessanti e divertenti curiosità su se stessi.

Abbiamo quindi iniziato ogni nuovo giorno con un breve quiz a risposta multipla, che assegnava le risposte corrette con gettoni da riscattare per premi divertenti - creati amorevolmente dal team di progettazione - durante la cerimonia di chiusura dell'hackathon.

I partecipanti potrebbero vincere le chiavi per la playlist musicale di un altro ufficio per la giornata - "Stile Gangnam" in ripetizione, vero? — o un nuovo sfondo Zoom disegnato da un designer. Questi giochi non solo incoraggiavano un'ottima comunicazione tra i team remoti, ma aggiungevano una struttura tanto necessaria a ogni giorno.

6. Scegli i giudici che possono portare una prospettiva unica ai progetti

Per decretare il vincitore, abbiamo selezionato una giuria superstar di esperti di Yotpo. Nel valutare il successo e la fattibilità dei nostri progetti, volevamo occhi nuovi e le intuizioni distinte che sarebbero venute da diversi dipartimenti.

In una conferenza virtuale l'ultimo giorno, le sei squadre hanno presentato ciascuna delle loro campagne. I giudici sono stati invitati a porre domande prima di valutare il lavoro di ciascuna squadra in base a una serie di tre criteri ponderati: potenziale impatto, esecuzione e innovazione.

I giudici sono rimasti estremamente colpiti dai risultati e dall'"esecuzione al top della linea", mettendo a tacere qualsiasi preoccupazione che il lavoro a distanza avrebbe potuto avere un impatto sulla qualità delle campagne finite. Lavorare da casa ha solo amplificato l'entusiasmo e l'energia con cui i nostri team si erano avvicinati al compito. La prima Markathon intercontinentale è stata un successo, stabilendo un progetto per futuri eventi di hackathon a distanza.

7. Difendi la tua idea vincente

Oltre ad essere un modo ottimista e sociale per i nostri team di continuare a collaborare durante una crisi, l'hackathon di marketing di quest'anno ha anche prodotto risultati molto concreti. La nostra campagna vincente, un concetto ideato, sviluppato, lanciato ed eseguito da un team diffuso in tutto il mondo, è stata messa in produzione.

La pandemia di coronavirus ci ha costretto a ripensare a come facciamo le cose a quasi tutti i livelli dell'azienda e a trovare nuovi modi per collaborare a progetti complessi da remoto. Quello che abbiamo scoperto quando abbiamo ospitato la Markathon è che le nostre idee più grandi e migliori sono guidate dai nostri team e nessuna distanza può ostacolarlo.