Come legare con un corriere o una compagnia di spedizioni in eCommerce

Collabora con una società di corriere per la spedizione di eCommerce

La collaborazione con corrieri validi costituisce la base di qualsiasi buona attività di vendita al dettaglio e all'ingrosso di e-commerce. Senza una buona compagnia di spedizioni che fornisca una sorta di garanzia di servizi di qualità, ci sono numerose aree della tua attività che possono essere influenzate negativamente. Questi sono i fattori da considerare quando si seleziona una società di servizi di corriere.

Tuttavia, il processo di collegamento con un buon partner di spedizione comprende numerosi fattori diversi che vanno ben oltre l'onboarding, dalla selezione di un partner logistico al monitoraggio delle sue prestazioni in un periodo per individuare possibili aree di miglioramento.

Elenco delle 8 cose principali da tenere a mente quando si collega una società di corriere in India per la spedizione di e-commerce

In questo articolo, ti guideremo attraverso i passaggi principali per creare una relazione con una società di spedizioni o corrieri in India che ti consenta di mantenere un'attività redditizia.

1. Scelta di una società di corriere e negoziazione dei termini di servizio

La selezione di un corriere partner è solo il primo passo di un processo molto più lungo, ma non è affatto facile. Abbiamo creato un elenco completo di 15 diversi criteri da considerare quando si sceglie un'azienda di logistica. La prima cosa sarebbero i costi di spedizione complessivi, ma oltre a ciò, ci sono anche altre specializzazioni che diverse attività online potrebbero richiedere. Come un'azienda di gioielli, la gestione di articoli costosi e fragili di alto valore richiederebbe probabilmente una compagnia di spedizioni come Sequel che abbia familiarità con la spedizione di quella categoria di prodotti.

Restringere questi criteri dipende fortemente dal settore a cui appartiene ciascuna attività di e-commerce e dal pubblico di destinazione a cui si rivolgono. Un'azienda che vende abbigliamento al dettaglio a prezzi scontati richiederebbe probabilmente meno sicurezza di un'azienda che si occupa di gioielli di fascia alta. Laddove una gioielleria potrebbe richiedere un'assicurazione, un rivenditore di abbigliamento probabilmente manterrebbe la consegna rapida come necessità prioritaria. Un'azienda di cosmetici, d'altra parte, potrebbe richiedere servizi di corriere sensibili alla temperatura per gran parte dei loro prodotti.

Dopo aver selezionato la compagnia di spedizioni ideale in base a un'ampia varietà di criteri, le trattative sono il passo successivo. Questo processo presenta le sue sfide legate alla strutturazione di un accordo con i partner logistici interessati che comprenda tutti i servizi richiesti dal ritiro e stoccaggio al completamento della consegna e alla ricezione del feedback dei clienti. Oltre a termini standard come il periodo di tempo specificato per la consegna (al massimo 3-5 giorni), le esigenze specifiche identificate per la tua attività sono una parte importante del quadro di qualsiasi SLA tra te e i tuoi numerosi corrieri partner.

2. Utilizzo ottimale delle risorse

Il modo in cui le risorse vengono utilizzate è un elemento importante da considerare durante il processo di negoziazione, nonché dopo che i termini sono stati concordati e durante la fornitura del servizio. È importante ricordare che il collegamento con qualsiasi azienda di logistica, anche se è una tra le tante, è un processo continuo e continuo.

Le risorse di base che ogni corriere avrà a disposizione sono una flotta di veicoli, attrezzature per il carico e lo scarico delle spedizioni e personale compreso tra 5.000 e 500.000. Tuttavia, una buona azienda è quella che continua a sviluppare le proprie risorse esistenti e ad utilizzarne di nuove nel tempo, in particolare tecnologie all'avanguardia.

Avere uno staff ben addestrato può spesso essere più efficace che avere uno staff numeroso e i veicoli richiederanno un'ispezione regolare. Anche la creazione di Hub e centri di spedizione in aree remote o popolari è estremamente utile. Tuttavia, possono aiutare efficacemente solo se la rete dei centri è ben collegata. Errori di comunicazione possono verificarsi in qualsiasi fase della spedizione, ad esempio il primo miglio, il miglio intermedio o l'ultimo miglio, portando a ritardi nella consegna e ai clienti lasciati all'oscuro dello stato del loro ordine.

Ciò può comportare una percentuale più alta di RTO. La piattaforma utilizzata da un fornitore di servizi di spedizione per il monitoraggio può anche influire sull'esperienza del cliente, poiché gli aggiornamenti ritardati del cliente durante il processo di spedizione possono aumentare notevolmente la sua ansia e le possibilità che sviluppino il rimorso dell'acquirente. Un meccanismo di consegna tecnologicamente avanzato può anche aiutare a scoprire i percorsi ottimali per le consegne regolari.

Un altro aspetto importante dell'utilizzo delle risorse è assicurarsi di aver esplorato a fondo tutti i possibili servizi che un corriere può fornire. Potrebbero esserci funzionalità offerte sul loro sistema di tracciamento che potrebbero non essere le più ovvie ma potrebbero potenzialmente aumentare la velocità di consegna, la gestione dell'inventario e la soddisfazione del cliente. Questi potrebbero includere la gestione dei rapporti di mancato recapito, la gestione dei resi e gli aggiornamenti dei veicoli, tra le molte altre cose a seconda della società di logistica in questione.

3. Definizione del processo regolare per ciascun ordine

Per evitare errori di comunicazione, incomprensioni e disguidi che potrebbero portare a potenziali perdite, è utile creare un progetto del sistema di consegna e delle operazioni quotidiane. Questa mappa tiene traccia di come uno spedizioniere viene assegnato a un particolare ordine che lo firma e fa rilasciare l'articolo in loro custodia e quando l'articolo deve essere ritirato dopo che è stato effettuato un ordine.

Specifica inoltre come il personale del magazzino dovrebbe essere formato per lavorare con una nuova compagnia di spedizioni di eCommerce. Una sfida comune affrontata dalla maggior parte delle aziende di e-commerce è la gestione delle eccezioni di consegna. Una consegna può fallire per una serie di motivi, ad esempio quando l'indirizzo di consegna o le informazioni di contatto del cliente sembrano essere errate.

In tali situazioni, è fondamentale che la tua società di fornitori di servizi di corriere eCommerce in India disponga di un sistema chiaro per gestire tali eccezioni, idealmente sotto forma di un team di assistenza clienti che può essere raggiunto tramite chiamata, SMS o indirizzo e-mail. I sistemi basati su API come ClickPost funzionano in modo efficiente per consentire alle aziende di e-commerce di gestire le eccezioni in un breve lasso di tempo di 4 ore.

Questo team sarebbe responsabile della ricezione delle informazioni corrette dai clienti e della riprogrammazione della consegna per una data successiva. Idealmente, la consegna dovrebbe essere completata entro 36 ore dalla data di consegna originariamente programmata poiché le possibilità che l'ordine venga annullato aumentano esponenzialmente oltre tale lasso di tempo. Un sistema efficiente in atto è l'unico modo per garantire che questo processo si svolga senza intoppi.

4. Riconciliazione in contrassegno (COD).

Il settore dell'e-commerce ha conosciuto un grande boom negli ultimi anni, che è stato spinto all'eccesso dalla necessità di servizi remoti durante l'inizio della pandemia di COVID-19. Molti consumatori scelgono di pagare i propri acquisti online, il che aumenta la velocità e l'efficienza della consegna. Tuttavia, numerosi clienti continuano a preferire gli ordini in contrassegno, che consentono loro di effettuare il pagamento in contanti una volta completata la consegna.

Sebbene offrire il pagamento in contrassegno sia un ottimo modo per raggiungere una base di clienti più ampia, può comportare numerose sfide. Uno dei problemi più frequenti che si verificano quando vengono effettuati ordini in contrassegno è un ritardo nell'aggiornamento dell'importo del pagamento completato con la banca dell'attività di e-commerce.

Questi ritardi possono portare a account non corrispondenti che devono essere spiegati e corretti. Il modo in cui una società di corriere affronta questo aspetto della riconciliazione del contrassegno e utilizza la tecnologia disponibile per affrontare lo stesso può contribuire a un mantenimento efficiente dei registri e delle finanze per un'impresa di e-commerce.

Un altro elemento importante della riconciliazione COD è la gestione delle consegne COD fallite. Questi possono verificarsi per una serie di motivi, che si tratti dello stato del prodotto al momento della consegna o di vincoli di cassa da parte del consumatore. In questi casi, è necessario annotare il motivo della mancata consegna e quindi deve essere in atto una procedura per restituire l'articolo in questione.

Queste caratteristiche possono essere incluse nel meccanismo di consegna. Inoltre, dovrebbero essere in vigore anche i termini per ritenere la società di logistica o spedizione responsabile di un contrassegno (COD) non riuscito a causa di un prodotto danneggiato durante il trasporto.

5. Documentazione

Una volta che hai completato tutti i passaggi precedenti e hai trovato chiarezza in merito a tutte le tue considerazioni prioritarie determinate, il passaggio successivo è confermare il partner di spedizione e inviare tutta la documentazione necessaria per assicurarti di poterti integrare senza problemi con la piattaforma di quel partner e che tutti gli aspetti finanziari e aziendali le formalità sono sbrigate. La documentazione in questione può variare da partner a partner, ma ci sono alcuni elementi comuni per tutti i partner.

I documenti standard che un'azienda di e-commerce deve in genere fornire a un'azienda di logistica iniziano con una prova di identificazione aziendale. Questa sarà la forma di un numero di carta PAN per la tua azienda e una copia del documento nella domanda stessa. La maggior parte dei corrieri partner richiederà anche una copia del certificato GST per capire in quale fascia GST rientra la tua azienda e la categoria di prodotti trattati.

Il documento più importante da mantenere con qualsiasi corriere è lo SLA (Service Level Agreement). Questo documento comprenderà tutti i termini in base ai quali il partner di spedizione deve fornire il proprio servizio, la tariffa complessiva che può addebitare per lo stesso e dove devono essere imposte sanzioni in caso di prestazioni di bassa qualità o violazione dei termini SLA.

Dopo la presentazione dei documenti di identificazione e relativi alla finanza e dopo la firma dello SLA, sono necessarie ulteriori pratiche burocratiche per mappare i meccanismi di consegna che verranno seguiti in determinate località. Il formato di questi documenti può variare da azienda a società.

6. Utilizzo di un sistema di integrazione

Il collegamento con una singola compagnia di spedizioni è solo un passaggio sullo sfondo delle funzionalità di un'attività di e-commerce. Gli e-tailer di medie e grandi dimensioni richiedono solitamente più corrieri partner per garantire la completa evasione degli ordini giornalieri. Una volta concordati i termini con un nuovo partner di spedizione, l'onboarding con tale società è un processo separato che richiede l'integrazione con la piattaforma di consegna e monitoraggio.

Ogni società di logistica mantiene il proprio sistema per consentire alle società di e-commerce di tracciare ed evadere gli ordini. Pertanto, per ogni serie di ordini di un determinato tipo o che si rivolgono a una località specifica, come le aziende che offrono la consegna in giornata o le consegne iperlocali , gestite da un corriere partner diverso, verranno utilizzate piattaforme indipendenti per evadere tali ordini.

Ciò non solo si traduce in comunicazioni variegate ai clienti, ma richiede anche un maggiore dispendio di risorse da parte dell'e-tailer per monitorare gli ordini su ciascuna di queste piattaforme, seguire le consegne fallite o ritardate e tenere traccia delle prestazioni e delle tendenze delle preferenze dei clienti.

È qui che i sistemi di integrazione dei corrieri possono alleggerire l'onere per gli imprenditori. Un'efficiente piattaforma basata su API per la spedizione eCommerce o l'aggregazione di corrieri o logistica può fornirti un unico punto di riferimento per visualizzare tutti i partner logistici e gli ordini gestiti da loro, invece di dover visitare singolarmente il sito Web di ciascuna azienda.

Piattaforme di integrazione come ClickPost forniscono anche opzioni per acquistare etichette di spedizione preparate per ogni ordine, messaggi standardizzati per mantenere aggiornati i clienti, una pagina unificata per visualizzare gli ordini e un'altra per seguirli, opportunità per promuovere eventi o vendite importanti, processi integrati per i resi e Gestione dei rapporti di mancato recapito e un sistema automatizzato per monitorare le prestazioni e le tendenze in periodi di tempo specificati.

7. Monitoraggio delle prestazioni

È stato menzionato alcune volte in questo articolo che legare con una società di corriere è un processo continuo e continuo. Anche se può iniziare con la selezione, non finisce quando viene scelto il partner e vengono firmati gli accordi. Ogni compagnia di spedizioni in India ti fornisce un servizio che può avere un impatto importante sulle prestazioni aziendali complessive.

Ci vuole una macchina ben oliata per garantire il ritiro immediato dopo l'effettuazione dell'ordine, frequenti aggiornamenti sul posto, consegna rapida, trasporto sicuro del prodotto e, infine, il posizionamento del prodotto nelle mani di un cliente per la sua soddisfazione.

Il monitoraggio delle prestazioni è una funzione importante nel processo di selezione di un corriere partner per lavorare. Entro 6 mesi, sono stati effettuati e consegnati ordini sufficienti per determinare quali sono le aree in cui la compagnia di spedizioni interessata ti ha aiutato e aiutato a migliorare la crescita del business e quali sono le aree che richiedono miglioramenti. Puoi anche determinare più chiaramente se l'azienda è un partner valido per la tua attività.

Ad esempio, una società di corriere afferma di essere attrezzata per consegnare anche nelle località più remote. Con il passare del mese, si osserva che un particolare gruppo di codici pin in un'area remota sembra effettuare frequentemente un volume elevato di ordini. Tuttavia, questi ordini iniziano a ridursi poiché la compagnia di spedizioni è stata spesso responsabile di consegne ritardate in quella particolare area a causa della mancanza di risorse o di altri ostacoli, sebbene altre aree non abbiano tali problemi.

Dato che il maggior numero di ordini proviene da quella località, a causa della quale la consegna in località remote è diventata una considerazione prioritaria per te, potresti dover rivalutare le prestazioni di questo corriere partner. Può aiutare a determinare se il vettore in questione mantiene la propria flotta per la consegna delle spedizioni, il che restringe il campo di applicazione della sfida. Nel caso in cui un vettore utilizzi un canale di partner e agenzie per il trasporto, le possibilità di una consegna inefficiente sono maggiori.

Il monitoraggio delle prestazioni di un'azienda fornitrice di servizi logistici di eCommerce richiede anche di monitorare attentamente le transazioni commerciali, dal numero di ordini effettuati in una determinata località al feedback dei clienti su ogni parte del processo logistico. Se un reclamo ripetuto da parte dei clienti è che il sistema di tracciamento non sembra essere aggiornato.

E non sono in grado di determinare lo stato del loro ordine a causa del quale stanno riducendo i loro acquisti. In tal caso, il corriere deve implementare un sistema di tracciamento più avanzato. Anche tenere traccia del proprio modello di business aiuta, soprattutto nel caso di SDD, NDD e consegna iperlocale.

Courier o Shipping API Integration e piattaforme logistiche possono essere di grande aiuto nel processo di monitoraggio delle prestazioni poiché tutti gli ordini effettuati da tutte le tue società di logistica eCommerce vengono mantenuti, tracciati e analizzati comparativamente in periodi di tempo specificati su un'unica piattaforma. Queste informazioni e altri rapporti possono quindi essere creati per aiutarti a determinare quali sono le aree che richiedono miglioramenti.

8. Rinegoziare i termini SLA sulla base di aree di miglioramento

L'obiettivo del monitoraggio delle prestazioni di qualsiasi società di corriere, nonché in aree specifiche di destinazione, è determinare quali sono le sfide che la tua azienda deve affrontare nel fornire consegne efficienti e rapide. Una volta stabilite le sfide e i punti critici relativi ai vari indicatori chiave di prestazione relativi alla logistica, con l'aiuto di una piattaforma di visualizzazione integrata e di analisi dei dati. La prossima cosa da fare è capire chiaramente come la compagnia di navigazione può migliorare le proprie prestazioni.

La maggior parte degli SLA sono contratti a tempo limitato che rimangono in vigore per un anno (12 mesi), dopodiché il contratto può essere automaticamente rinnovato o risolto. Un'opzione alternativa è modificare il contratto esistente o redigerne uno nuovo con lo stesso partner. Alla fine del periodo contrattuale, puoi rivolgerti al fornitore di servizi logistici con aree di miglioramento e rivedere il contratto per affrontare le stesse.

Nel caso in cui si siano verificate numerose mancate consegne a causa di danni al prodotto durante il trasporto, è possibile ridurre le perdite specificando una clausola assicurativa per eventuali mancate consegne dovute a danni causati durante il trasporto.

Allo stesso modo, se ci sono alcuni aspetti delle prestazioni del corriere che stanno migliorando i KPI, possono essere azzerati per determinare come mantenere lo stesso livello di efficienza e persino promuoverlo. Se un particolare partner di spedizione o logistica è stato particolarmente bravo in (Next-Day-Delivery), puoi anche considerare di offrire SDD (Same-Day-Delivery) e aggiungere lo stesso come servizio necessario nello SLA, da includere in spese di spedizione e non come costo nascosto.

Conclusione finale

Come accennato in precedenza, il processo di collegamento con un'azienda di logistica è in corso, quindi monitorare le prestazioni di un corriere, notare le aree di miglioramento (sia buone che cattive) e tradurle in termini praticabili per SLA sono attività che devono essere effettuato ad intervalli regolari. Questi possono aiutarti a ottimizzare l'essenza principale del servizio, che è vendita e consegna. Mantiene felici i clienti e la tua attività cresce e prospera in un mercato competitivo.